Методика підготовки офіційних документів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (стр. 5 )

При посиланні в листі на інші установи, організації, посадових осіб слід називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу чи телефон /їх пошуки можуть забрати багато часу й зусиль кореспондента, а, значить, затримати вирішення питання/.

Листи адресуються на установу або її структурний підрозділ, який займатиметься вирішенням питання. Керівникам установ і організацій листи адресуються тоді, коли необхідне їх безпосереднє втручання /наприклад, коли лист містить скаргу на зволікання з боку апарату, на дії чи бездіяльність підрозділів установи тощо/. В цьому разі біля прізвища та ініціалів керівника безпосередньо в листі ставиться позначка - "Особисто". На конверті цю позначку робити не слід: лист буде передано адресатові нерозпечатаним, а, значить, незареєстрованим.

Якщо лист адресується посадовій особі, доцільні форми звертання: "Шановний...", "Вельмишановний..." - із зазначенням імені та по батькові.

Тон листа має бути коректним. Лист не повинен давати приводу для полеміки і до зайвого листування. Тому підготовлений лист доцільно прочитати вголос, щоб переконатися, що його витримано у виваженому тоні, відповідно до вимог ділової етики.

Заява

Це письмове офіційне повідомлення, стверждення чи прохання.

Заява пишеться власноручно (особисто) в одному примірнику.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду в певний структурний підрозділ установи, підприємства чи організації.

Заява про прийом на роботу оформлюється на чистому аркуші паперу формату А 4 або на трафаретному бланку.

У заяві можуть бути такі реквізити:

·  адресат;

·  відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, подані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

·  назва виду документа (Заява);

·  текст (суть прохання);

·  перелік додатків (копій документів);

·  дата (проставляється дата написання заяви, переважно словесно-цифровим способом);

·  підпис заявника.

Адресат і дані про заявника зазначаються у верхньому правому куті аркуша. Кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса і номер телефону заявника наводяться в дужках.

Заява про прийом на роботу, як правило, адресується керівникові установи, підприємства, організації. У зв’язку з цим у секретаря (чи іншої відповідальної особи) повинен бути зразок заяви із зазначенням даних, виготовлений точно за формою, яка вимагається, з додержанням необхідних полів.

У інтересах заявника – грамотність і охайність оформлення заяви. Заява після її розгляду разом з іншими документами служить основою для видання наказу чи розпорядження про прийом на роботу.

У разі відмови заявнику повідомляють про це усно або письмово (за вказаними у заяві адресою чи телефоном).

Заява про переведення на іншу посаду оформлюється на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4. У відомостях про себе заявник зазначає лише свою посаду, прізвище, ім’я та по батькові (або прізвище та ініціали). Домашня адреса і телефон не вказуються. Особливо важливо чітко й переконливо викласти мотиви прохання про переведення.

Заява про надання чергової відпустки може бути оформлена на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4. У тексті обов’язково слід зазначити дату початку відпустки. Питання про надання чергової відпустки вирішує керівник з урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник відповідно до Закону України “Про відпустки” має право на короткострокову відпустку без збереження заробітної плати. В заяві про таку відпустку важливо обгрунтувати прохання посиланням, яке максимально враховує формулювання Закону про мотиви (причини), з яких може бути надано відпустку без збереження зарплати.

Рішення по такій заяві приймає керівник і накладає резолюцію. Наказ про надання відпустки оформлюють, виходячи з заяви і резолюції, при цьому основою для формулювання наказу (збільшити, зменшити кількість днів) є резолюція.

Заява про звільнення з посади за складом реквізитів і оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду. У цій заяві важливо дуже старанно і вагомо сформулювати причини звільнення: у зв’язку з чим (переїзд за місцем роботи чоловіка; у зв’язку зі станом здоров’я тощо); що не влаштовує на нинішній роботі (умови праці; зарплата; грубість безпосереднього керівника; стосунки в колективі і т. ін.). Аналізуючи причини звільнень, керівництво за бажання зможе вжити заходів щодо закріплення цінних кадрів, поліпшення умов праці, використання засобів заохочення за сумлінну працю, усунення порушень громадянських прав, удосконалення стилю керівництва тощо.

Заява про надання навчальної відпустки. Оформлюється аналогічно заявам про інші види відпусток. Обов’язкове посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої неможливо вирішити питання про надання відпустки. Довідка-виклик подається на розгляд разом із заявою.

Автобіографія

Цей термін походить від трьох грецьких слов: autos - сам; bios - життя; grapho – пишу – опис свого життя.

Автобіографія – це документ, у якому особа повідомляє основні факти свого життя. Вона – обов’язковий елемент особової справи.

Зазначений документ характеризується незначним рівнем стандартизації (лише на аркушах, які часто додаються до особових листків обліку кадрів, друкується назва – “Автобіографія” і накреслена лінія для прізвища, імені та по батькові. Значно рідше виготовляються трафаретні бланки автобіографії.

Основні вимоги до написання автобіографії – вичерпна повнота необхідних відомостей і лаконізм викладу, точність фактів опису життя.

Є дві форми автобіографії:

·  широка розповідь з елементами опису життєвих фактів і характеристикою людей, що згадуються в ній. Часто зустрічається при виданні збірників літературних творів, книг про визначних людей, автобіографічних збірників про життя видатних людей;

·  документ із точним поданням фактів. Саме він є складовою частиною документів з особового складу.

Усі відомості про себе подаються в описовій формі від першої особи в суворо хронологічній послідовності (із зазначенням місяця і року) і таким чином, щоб було можна отримати уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію і громадську діяльність автора.

В автобіографії обов’язково зазначаються:

1.  Назва документа (АВТОБІОГРАФІЯ). Пишеться заголовними літерами по центру аркуша формату А4, трохи нижче межі верхнього поля.

2.  Прізвище, ім’я, по батькові автора – сучасне й попереднє (якщо були зміни): наприклад, “ПЕТРЕНКО (дівоче прізвище – МИЩИК) Галина Іванівна”.

3.  Число, місяць і рік народження (словесно-цифрова форма).

4.  Місце народження (село, селище, місто, район, область, країна – за існуючим на той період адміністративно-територіальним поділом. У разі необхідності автор може паралельно вказати сучасну назву. Наприклад, с. Печалівка (тепер – Мирне) Костопільского району Рівненської області.

5.  Соціальне походження.

6.  Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові (сучасні й попередні, якщо були зміни); дати народження (смерті, якщо померли); де і ким працюють (якщо не працюють, то зазначається останнє місце роботи і повідомляється, що в даний час не працюють чи перебувають на пенсії). Ці відомості, залежно від мети оформлення особової справи, можуть і не включатися в конкретну автобіографію.

7.  Відомості про навчання (повні назви всіх навчальних закладів, у яких автор пройшов навчання, спеціальність за дипломом). Набуття наукових ступенів і вчених звань.

8.  Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності найменування місць роботи і посад; останнє місце роботи й посада. За наявності значних перерв у трудовій діяльності слід вказати причину, з якої автор тимчасово не працював (догляд за дитиною; пошук роботи; зміна місця проживання та інші).

9.  Відомості про участь у громадській роботі (в усіх її видах).

10. Нагороди і заохочення.

11. Сучасний сімейний стан і склад сім’ї (мати, батько, чоловік, дружина, діти).

12. Паспортні дані, домашня адреса і номер телефону (проставляються на вимогу (за проханням) відповідної кадрової служби.

13. Дата написання (ставиться під текстом ліворуч словесно-цифровим способом) і підпис автора – під текстом праворуч.

Якщо автобіографію пишуть на стандартному бланку або є побажання органу, організації, яким вона подається, то можуть висвітлюватися й деякі інші питання: участь у бойових діях, перебування під судом і слідством та інші.

Кожне нове повідомлення в автобіографії пишеться з абзацу.

Характеристика

Це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (особи) і який складається на його вимогу або за письмовим запитом іншої установи, підприємства, організації.

Оформлена відповідним чином, характеристика вважається офіційним документом. Ії видає адміністрація установи, підприємства чи організації своєму працівникові, учневі, стажисту, практикантові при вступі до навчального закладу (за вимогою), при атестаціях, представленнях до нагород, оформленні відрядження для виїзду за кордон та в інших необхідних випадках.

Основними реквізитами характеристики є наступні:

1.  Назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА).

2.  Текст. Умовно можна виділити такі основні частини:

·  Анкетна частина (друкується на відстані 2-3 інтервалів нижче від слова “Характеристика”, з відступом на 3-4 пробіли від 4-го положення табулятора). Спочатку заголовними літерами зазначають прізвище, ім’я та по батькові в родовому відмінку, потім – звичайними літерами – рік або повну дату народження, освіту, науковий ступінь, вчене звання (за наявності), посаду, місце проживання (в разі необхідності). Анкетна частина може бути розташована й по центру, нижче слова “Характеристика”).

·  Відомості про трудову діяльність (час роботи в колективі, на даній посаді; просування по службі; рівень професійної майстерності, трудові досягнення).