Все об оформлении личной карточки ф. Т-2 (стр. 7 )

–  государственные награды, в том числе государственные почетные звания (на основании соответствующих указов и иных решений);

–  ведомственные награды (на основании приказов министров и руководителей иных ведомств);

–  виды поощрения, применявшиеся к работнику в организации: благодарности, почетные грамоты, ценные подарки, премии, не обусловленные системой оплаты труда и не носящие систематического характера (на основании приказов руководителя организации[21]).

В таблице указываются:

–  в графе 1 – наименование вида поощрения или награды;

–  в графах 2, 3 и 4 – наименование, серия (если есть), номер и дата документа о применении поощрения или присвоении награды. При этом в тех случаях, когда вносятся записи о государственных наградах – орденах, медалях, знаках, званиях и пр., следует делать ссылку не на Указ Президента (главы государства) или иной акт, которым было произведено награждение, а на тот документ, который представил в отдел кадров работник, т. е. удостоверение. В удостоверении на медаль или орден имеется номер самого удостоверения, но нет даты его выдачи. Однако в нем есть дата подписания Президентом Указа о награждении. Это и есть дата награждения, которое подтверждено удостоверением с соответствующим номером.

Пример заполнения раздела VII

Наименование награды	Документ
наименование	номер	дата
1	2	3	4
Медаль «В память 850-летия МОСКВЫ»	Удостоверение	А № 000	26.02.1997
Благодарность	Приказ	69-п	12.12.2002
Значок с логотипом	Приказ	219-п	22.01.2005
…	…	…	…

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.). Основанием для внесения записей являются приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (ф. Т-6, Т-6а).

При внесении записи о ежегодном оплачиваемом отпуске указывается период работы, за который этот отпуск предоставляется. Исчисление периодов работы начинается с даты приема работника на работу в данную организацию. Однако ст. 121 Трудового кодекса РФ предусмотрены периоды времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на отпуск (в частности, период прогула без уважительных причин и отстранения от работы по вине работника; отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 дней, предоставляемые на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ; отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет). Поэтому даты начала и окончания отпускного периода могут изменяться (см. пример заполнения). Отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые на основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ, не влекут за собой изменения отпускного периода (см. также пример заполнения).

В связи с этим, фиксируя в этом разделе отпуска без сохранения заработной платы, необходимо при наличии уважительных причин указывать эти причины.

В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ если в период ежегодного основного или дополнительного отпуска работник заболевает либо ему приходится исполнять государственные обязанности (например, выполнять обязанности присяжного заседателя в суде), а также в других случаях, предусмотренных законами и локальными нормативными актами организации, его отпуск может быть продлен. Таким образом, дата окончания отпуска по приказу и фактическая не будут совпадать. Сотрудники отдела кадров, на которых лежит обязанность заполнять личные карточки, используют для себя один из двух вариантов заполнения графы 6.

Способ 1. все графы таблицы заполняются одновременно, а в случае переноса окончания отпуска в графу 6 вносится изменение: зачеркивается первоначальная дата и вписывается фактическая. Здесь же дается ссылка на соответствующий документ (например, листок нетрудоспособности). При этом указывать реквизиты этого документа необязательно.

Способ 2. с 1 по 5 графы таблицы заполняются в день начала отпуска, а графа 6 – после его окончания. Этот способ менее удобен, так как даты в приказе и в личной карточке не будут совпадать, что недопустимо, учитывая, что в графе 7 делается ссылка на приказ.

Продолжительность отпусков учитывается только в календарных днях. Дата начала и окончания отпуска указываются по приказу. Если работник с его согласия отзывается из отпуска, необходимо сделать исправительную запись с указанием фактической даты выхода из отпуска и использованного периода работы. Основанием для такой записи является приказ об отзыве работника из отпуска.

У сотрудника отдела кадров, заполняющего таблицу по отпускам в личной карточке, почти всегда возникают проблемы, связанные с недостаточным количеством строк в этой таблице. Особенно быстро этот недостаток таблицы проявляется в тех организациях, где отпуска работникам предоставляются частями, в личных карточках студентов-вечерников и заочников и т. п.

Пример заполнения раздела VIII

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы	Количество календарных дней отпуска	Дата	Основание
с	по	начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Ежегодный	12.10.2001	11.10.2002	28	01.08.2002	28.08.2002 02.10.2002 (б/л)	Приказ от 01.01.2001 № 45
Без сохранения заработной платы			8	23.12.2002	30.12.2002	Приказ от 01.01.2001 № 63
Ежегодный	19.10.2002	18.10.2003	28	01.04.2003	28.04.2003	Приказ от 01.01.2001 № 34
Без сохранения заработной платы в связи со смертью близкого родственника			5	01.11.2003	05.11.2003	Приказ от 01.01.2001 № 56
Без сохранения заработной платы (пенсионер по возрасту)			14	06.11.2003	19.11.2003	Приказ от 01.01.2001 № 56
Ежегодный	19.10.2003	18.10.2004	14	01.09.2004	14.09.2004	Приказ от 01.01.2001 № 51
Ежегодный	19.10.2003	18.10.2004	5	01.10.2004	05.10.2004	Приказ от 01.01.2001 № 59
Ежегодный	19.10.2003	18.10.2004	9	23.12.2004	31.12.2004	Приказ от 01.01.2001 № 76
…	…	…	…	…	…	…

Самый простой и удобный способ решения проблемы подсказан нам Госкомстатом[22]: допускается вносить изменения в части … включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Таким образом, делается (с помощью компьютера или вручную) таблица из раздела VIII на полную страницу формата А4, вверху пишется заглавие: «Вкладной лист к личной карточке », и мы получаем таблицу необходимого нам размера. При необходимости делаются «вкладные листы № 2» и т. д. Таким же образом мы поступаем, если заканчиваются таблицы в других разделах личной карточки.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством". Социальные льготы для работников предусмотрены большим количеством федеральных и отраслевых нормативных актов. Часть этих льгот может быть не связана с трудовыми правоотношениями (например, льготы по оплате жилья и др.) и реализуются различными государственными и негосударственными[23] учреждениями, организациями и предприятиями.

трудовые социальные льготы – другая часть льгот – предоставляются работнику работодателем. Работник, имеющий право на трудовые льготы, предъявляет в отдел кадров соответствующие документы, подтверждающие эти права (справки, удостоверения и пр.).

Во многих случаях социальные льготы для работников предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Все эти случаи[24] сотрудники отдела кадров обязаны знать. Помимо Кодекса необходимо знать также законы, которыми установлены социальные льготы, предоставляемые отдельным категориям работников[25] работодателей. Все эти законы (или необходимые выдержки из них) должны быть в библиотечке каждого кадровика наряду с Трудовым кодексом РФ.