Все об оформлении личной карточки ф. Т-2 (стр. 8 )

Наконец, ряд льгот для работников организации может быть предусмотрен локальными нормативными актами: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персонале, а также трудовым договором с работником (например, оплачиваемые учебные отпуска студенту дневного факультета вуза – см. пример заполнения раздела).

Все эти льготы необходимо учитывать в разделе IX личной карточки.

Однако, по нашему мнению, таблица в разделе IX сделана чрезвычайно неудобно для практической работы с ней:

Во-первых, отсутствует графа "Наименование документа", в которой кадровик мог бы указать, какой документ подтверждает право работника на льготу.

В первом примере (см. пример заполнения раздела) в графах 2 и 3 указаны реквизиты паспорта несовершеннолетнего работника и, далее, реквизиты его трудового договора (о чем еще можно было бы догадаться без указания на название документа). Во втором примере в этих графах могут быть указаны и реквизиты справки бюро МСЭ, и реквизиты пенсионного удостоверения, в котором проставлена отметка об инвалидности (об этом уже догадаться сложно). Есть только один путь решения этой проблемы: вписывать наименование документа в таблицу, удобнее всего – в графы 2-3 одним из способов, показанных в примере 1.

Во-вторых, совершенно не ясно, и в Указаниях по применению унифицированных форм не сказано, что следует писать в графе "Основание". Одни пишут в этой графе реквизиты нормативного акта (Кодекса, Закона и др.), которым установлена льгота, другие указывают причину предоставления человеку льготы.

И мы полностью согласны с последним мнением. Форма Т-2 – это рабочий инструмент кадровика, в ней должна содержаться значимая, важная для него информация, т. е. причина, по которой работодатель обязан предоставлять работнику льготу (несовершеннолетие, инвалидность, Чернобыль и др.). Какую информацию почерпнет для себя кадровик, если в графе "Основание" будет ссылка на нормативный акт (ст. 267 Трудового кодекса РФ – в первом примере, Закон "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" – во втором примере)? То, что эти льготы внесены в личную карточку, неоспоримо доказывает, что кадровик знаком с соответствующим нормативным актом, следовательно, указание реквизитов этого акта уже никакой смысловой нагрузки не несет.

Но не странно ли, что в таблице нет графы, в которую можно было бы вписать причину установления льготы, т. е., говоря официальным языком, наименование льготной категории для этого работника? На самом деле такая графа есть. Если под термином "основание" подразумевать не нормативный акт, а "наименование льготной категории", становится понятно, что всю информацию, необходимую кадровику для работы, можно вписать в последнюю графу таблицы, как это и сделано в приведенных ниже примерах.

Примеры заполнения раздела IX

Пример 1

Наименование льготы	Документ	Основание
номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в удобное время, 31 день	пасп. 00 00 000000	00.00.0000	Несовершеннолетний (до 00.00.0000)
Оплачиваемые учебные отпуска	ТД № 000	00.00.0000	Студент дневного ф-та вуза
…

или:

Наименование льготы	Документ	Основание
номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в удобное время, 31 день	Пас 00 00 000000	порт 00.00.0000	Несовершеннолетний (до 00.00.0000)
Оплачиваемые учебные отпуска	Трудовой 000	договор 00.00.0000	Студент дневного ф-та вуза
…

Пример 2

Наименование льготы	Документ	Основание
номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в летнее время, 30 дней	Спр. МСЭ 000000	00.00.0000	Инвалид 3 гр.
Отпуск без сохранения зарплаты, 60 дней	То	же	То же
…

или:

Наименование льготы	Документ	Основание
номер	дата выдачи
1	2	3	4
Отпуск в летнее время, 30 дней	Справка 000000	МСЭ-011 00.00.0000	Инвалид 3 гр.
Отпуск без сохранения зарплаты, 60 дней	То	же	То же
…

В случае окончания срока действия либо отмены льготы в этот раздел вносятся соответствующие изменения, а в случае появления у работника новых льгот – дополнения.

При нехватке строк в таблице следует поступать так же, как и при нехватке строк в разделе VIII «Отпуска».

В раздел Х "Дополнительные сведения" вносятся все данные о работнике, которые не вошли в другие разделы личной карточки, но представляют интерес для работодателя – для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, работающих инвалидах, пенсионерах и др. В частности, в разделе указываются:

– сведения об обучении на очно–заочных (вечерних), заочных, и дневных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения; а также об обучении в экстернате либо вечерней школе с указанием даты поступления в образовательное учреждение или курса (класса), на котором учится работник;

– сведения о работающем инвалиде: дата и номер справки МСЭ, группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности; заключение МСЭ об условиях и характере труда;

– сведения о детях-инвалидах или наличии в семье человека, нуждающегося в уходе, либо инвалида 1 группы;

– сведения о повышении квалификации до поступления на работу в данную организацию;

– сведения о наличии других специальностей, профессий, для которых не хватило места в пункте 7 раздела I;

– сведения о наличии у работника водительских прав, заграничного паспорта, а также любые другие сведения, интересующие работодателя и предоставленные ему работником.

Пример заполнения раздела X

1. Сертификат профессионального бухгалтера (2004 год).

2. Обучается в Высшей школе менеджмента при МГУ по программе «Магистр» (2004-2006 гг.).

3. Водительское удостоверение категории «В» с 2000 г.

4. Имеет загранпаспорт.

5. Ребенок-инвалид 1991 г. р.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняется после издания приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)[26]. Записи вносятся в строгом соответствии с формулировками приказа. Личную карточку подписывает работник кадровой службы, указывая свою должность и расшифровку подписи.

В заключение личную карточку должен подписать работник. Подпись работника подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Внесение изменений в личную карточку Т-2

Работник должен быть поставлен в известность об обязанности своевременно извещать кадровую службу организации обо всех изменениях персональных данных: фамилии, образовании, семейном положении, адресе места жительства и др.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации[27] при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Ссылка на документ, на основании которого вносятся изменения, Указаниями не предусмотрена.

Так, например, при изменении фамилии работника старая фамилия зачеркивается одной линией и выше или рядом вписывается новая фамилия. Внесенное изменение кадровик заверяет своей подписью.

Точно так же вносятся и любые другие изменения.

Способ ведения личной карточки

В заключение, уважаемые читатели, нам хотелось бы рассмотреть плюсы и минусы всех возможных способов ведения личной карточки.

Способ первый: вести Т-2 только в электронной форме. Разумеется, это самый удобный для большинства кадровиков способ. Те отделы кадров, где установлены специальные программы для оформления кадровых документов, ведут личную карточку в компьютере независимо от своего желания: программа сама заполняет ее при оформлении приказов на работников. В электронном варианте Т-2 никогда не возникает проблем с нехваткой строк в таблице: дополнительные строки появляются по мере необходимости. Есть и другие существенные достоинства электронной личной карточки.