Инструкция по организации и проведению закупок товаров, работ и услуг в АО «Банк развития Казахстана» (стр. 1 )

 

Утверждена

решением Правления

АО «Банк Развития Казахстана»

от «09» декабря 2014 г.

(протокол № 63/14)

 

 

ИНСТРУКЦИЯ ПО организации и проведению ЗАКУПоК

ТОВАРОВ, РАБОТ И УСЛУГ

в АО «БАНК РАЗВИТИЯ КАЗАХСТАНА»

 

Настоящая Инструкция по организации и проведению закупок товаров, работ и услуг АО «Банк Развития Казахстана» (далее – Инструкция) разработана в целях детализации применения норм Правил осуществления закупок товаров, работ и услуг акционерным обществом «Банк Развития Казахстана», утвержденных решением Совета директоров АО «Банк Развития Казахстана» от 01.01.01 года (далее – Правила), в целях координации и упорядочения процесса закупок товаров, работ и услуг в АО «Банк Развития Казахстана» (далее - Банк).

Банк как субъект финансового мониторинга в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан от 28 августа 2009 года «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных незаконным путем, и финансированию терроризма» (далее – Закон), при проведении процедур закупок товаров, работ и услуг на сумму свыше 2 000 000 тенге, Банк запрашивает у потенциальных поставщиков все необходимые документы на предмет соответствия потенциальных поставщиков требованиям Закона. В случае выявления несоответствия потенциального поставщика требованиям Закона, Банк вправе отказаться от заключения с ним договора о закупке (при признании его победителем в закупке) либо на любой стадии расторгнуть с ним договор (при заключенном договоре).

Структурные подразделения Банка обязаны принимать все необходимые меры, в том числе по предоставлению в подразделение, ответственное за организацию и проведение закупок (далее-подразделение закупок) и Службу комплаенс Банка документов, в целях исполнения Банком требований Закона. Взаимодействие со Службой комплаенс Банка по вопросам соответствия требованиям Закона в процессе закупок осуществляет подразделение закупок. Подразделение закупок осуществляет передачу данных о потенциальных поставщиках (участниках закупок) в Службу комплаенс, которая в течение 2 (двух) рабочих дней с момента поступления информации осуществляет мероприятия по проверке потенциальных поставщиков требованиям Закона, и при возникновении вопросов представляет свое заключение. По истечении 2 (двух) дней и при отсутствии соответствующего заключения вопрос считается согласованным со стороны Службы комплаенс.

 

1.    Общие положения

 

1.         Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, регулируются в порядке, установленном Правилами. При наличии противоречий межу Инструкцией и Правилами, приоритет имеют нормы Правил.

2.         Требования Инструкции обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями и работниками Банка.

3.         Подразделение закупок – структурное подразделение Банка, ответственное за выполнение процедур организации и проведения закупок.

4.         Документы по проводимым/проведенным закупкам (за исключением договоров, приказов) хранятся в подразделении закупок. При этом сроки хранения документов определяются нормами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства и (или) номенклатурой дел Банка.

 

2.        Термины и определения

 

5.         В Инструкции применяются термины и определения, предусмотренные Правилами.

 

3.        Ответственность и полномочия

 

6.         Подразделения/работники Банка, инициирующие закупки (далее – инициаторы закупок), несут ответственность за их финансово-экономическую целесообразность, за выполнение требований Инструкции и Правил.

7.         При представлении соответствующих документов в подразделение закупок для осуществления процедур по организации и проведению закупок, инициаторы закупок ответственны за своевременность подачи документов, за их достоверность и полноту, за соответствие расходов на закупаемые товары, работы, услуги расходам, предусмотренным бюджетом Банка (далее – Бюджет) по курируемым статьям.

8.         Подразделение закупок ответственно за организацию и осуществление закупок товаров, работ и услуг, проводимых в соответствии с законодательством Республики Казахстан и Правилами.

9.         Подразделение закупок несет ответственность за соответствие содержание тендерной и иной документации, приложений к ней и приказов о проведении закупок законодательству Республики Казахстан, Правилам и настоящей Инструкции в пределах своей компетенции.

Инициаторы закупок несут ответственность за правильное и точное изложение технической спецификации закупаемых товаров, работ и услуг.

 

4.    Разработка и утверждение Плана закупок Банка

 

10.     Решение об осуществлении закупок принимается на основании потребности Банка в товарах, работах и услугах согласно плану закупок Банка (далее - План закупок).

11.     План закупок на предстоящий год формируется на основании Бюджета в соответствии с требованиями Правил и утверждается Председателем Правления Банка или иным уполномоченным им лицом в течение 20 (двадцати) рабочих дней со дня утверждения Бюджета.

План долгосрочных закупок формируется на основании плана развития Банка, утверждается решением Правления Банка в течение 30 (тридцати) рабочих дней с момента утверждения плана развития, и должен соответствовать требованиям Правил.

12.         Подразделение Банка, ответственное за процедуру планирования Бюджета (далее – подразделение планирования) не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня утверждения Бюджета/плана развития Банка, направляет инициаторам закупок выписку из Бюджета/план развития по курируемым статьям.

13.         Для формирования Плана закупок инициаторы закупок готовят и формируют заявку на формирование плана закупок на предстоящий финансовый год по форме, согласно Приложению 1 к Инструкции (далее – заявка).

14.         Инициаторы закупок обязаны осуществлять постоянный анализ и мониторинг цен по не закупленным товарам, работам и услугам, в случае изменения таких цен, ежеквартально направлять информацию в подразделение закупок и подразделение планирования, с целью внесения изменений и дополнений в Бюджет/План закупок на соответствующий год.

15.         Подписанные инициаторами закупок заявки на соответствующий финансовый год в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней со дня получения выписки из Бюджета/плана развития представляются в подразделение закупок.

16.         Подразделение закупок, при условии своевременного предоставления заявок инициаторами закупок и соответствия их требованиям пункта 13 Инструкции, в течение срока, указанного в пункте 11 Инструкции, разрабатывает План закупок, согласовывает его с подразделением планирования на предмет соответствия сумм расходов плана закупок – расходам, утвержденным в бюджете, инициаторами закупок и представляет на утверждение Председателю Правления Банка либо уполномоченному им лицу.

17.         Подразделение закупок в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня утверждения Плана закупок размещает его на официальном веб-сайте Банка и на веб-портале государственных закупок.

18.         Изменения и дополнения в План закупок вносятся решением Председателя Правления Банка или иным уполномоченным им лицом в случаях:

- внесения изменений, дополнений в план развития и (или) Бюджет;

- выявленного в результате исследований уменьшения цен товаров, запланированных к закупу;

- необходимости изменения характеристик, количества, сроков, условий оплаты, места поставки, а также дополнения и(или) исключения товаров, работ, услуг в рамках утвержденного Бюджета (такие изменения допускаются на основании служебного письма инициатора закупки, согласованного подразделением планирования и руководителем, курирующим инициатора закупки, содержащего четкое обоснование необходимости таких изменений).

Решение об отказе от закупки принимается в порядке, предусмотренном пунктом 14 Правил. В данном случае, в адрес подразделения закупок инициатором закупки направляется служебное письмо, согласованное курирующим руководителем, с целью исключения соответствующей статьи из Плана закупок.

19.         Изменения и дополнения в План закупок вносятся на основании поступившей в подразделение закупок заявки инициатора закупок, при необходимости с приложением оригинала выписки из протокола Бюджетной комиссии Банка, решений Совета директоров, Правления Банка, поручений Председателя либо членов Правления Банка.

20.         Подразделение закупок в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня принятия решения о внесении изменений и (или) дополнений в План закупок обязано разместить на веб-сайте Банка и на веб-портале государственных закупок, уточненный План закупок с отражением в нем соответствующих изменений и(или) дополнений и(или) информацию о внесенных изменениях и дополнениях в план закупок.

21.         Приобретение товаров, работ, услуг, не предусмотренных утвержденным Планом закупок, не допускается, если только они не входят в перечень исключений, определенных в понятии «закупки» Правил.

22.         Банк вправе осуществить процедуры закупок, касающиеся выбора поставщика товаров, работ, услуг, до утверждения Бюджета и Плана закупок по перечню, утвержденному Правлением Банка. В данном случае условием заключения договора о закупках является утверждение Бюджета и Плана закупок по товарам, работам, услугам, в отношении которых были осуществлены процедуры закупок, касающиеся выбора поставщика.