Раздел 7 Инструкции по делопроизводству в хозяйственных судах Республики Беларусь «Организация рассмотрения обращений граждан и представителей субъектов хозяйствования, на которые распространяется действие Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан»

Раздел 7 Инструкции по делопроизводству в хозяйственных судах Республики Беларусь «Организация рассмотрения обращений граждан и представителей субъектов хозяйствования, на которые распространяется действие Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан»

7.1. Хозяйственные суды Республики Беларусь рассматривают в пределах своей компетенции в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 01.01.2001 «Об обращениях граждан» (в редакции от 01.01.2001) (далее – Закон), Указом Президента Республики Беларусь от 01.01.2001 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (далее – Указ), другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь, а также данным пунктом Инструкции обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц.

7.2. К обращениям, которые должны рассматриваться хозяйственными судами в порядке и в сроки, предусмотренные Законом, Указом и данным разделом Инструкции, относятся следующие обращения граждан, представителей субъектов хозяйствования и индивидуальных предпринимателей (далее -обращения):

предложения - рекомендации по улучшению деятельности хозяйственных судов;

жалобы непроцессуального характера на волокиту при рассмотрении дел и исполнении исполнительных документов;

жалобы на нетактичное поведение судей, судебных исполнителей и других работников хозяйственных судов;

обращения непроцессуального характера, направленные в хозяйственные суды по подведомственности республиканскими и местными органами государственной власти и управления, иными организациями, а также вышестоящими должностными лицами;

иные заявления непроцессуального характера.

7.3. Делопроизводство по обращениям в хозяйственных судах ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на сектор делопроизводства (канцелярию). Зарегистрированные обращения в тот же день передаются на рассмотрение руководителю хозяйственного суда, который определяет срок исполнения и дает конкретные указания исполнителю.

7.4. Запросы граждан и представителей субъектов хозяйствования о разъяснении законодательства и судебной практики, запросы информационно-справочного характера о деятельности судов, о ходе рассмотрения дел и исполнения исполнительных производств (далее –запросы), ходатайства о совершении конкретных исполнительных действий не относятся к обращениям, которые должны рассматриваться хозяйственными судами в порядке и в сроки, предусмотренные Законом и Указом. Такие запросы регистрируются в общем порядке, установленном Инструкцией, и рассматриваются в сроки, предусмотренные Инструкцией по контролю за исполнением документов и поручений в хозяйственных судах Республики Беларусь, а ходатайства – в соответствии с ХПК.

7.5. Письменные обращения, в том числе принятые на личном приёме, поступившие на «горячую линию» Службы судебных исполнителей хозяйственных судов в Республике Беларусь, принимаются сектором делопроизводства (канцелярией) в день их поступления и подлежат обязательной регистрации. В случае поступления письменного обращения в выходные или праздничные дни регистрация осуществляется в первый рабочий день.

7.6. По вопросам, не относящимся к компетенции хозяйственных судов, заявителю в пятидневный срок направляется ответ о том, что обращение должно быть подано в соответствии с требованиями законодательства об обращениях граждан и юридических лиц с указанием, в какой орган необходимо обратиться по поставленным вопросам либо сопроводительным письмом обращение направляется в соответствующий орган с уведомлением об этом заявителя, при этом копия обращения подшивается в дело (наряд).

7.7. Регистрация письменных обращений осуществляется сектором делопроизводства (канцелярией) с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной) или журнальной с графами, аналогичными реквизитам примерной формы регистрационно-контрольной карточки обращений граждан (приложение 27).

Регистрационный штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации обращения, проставляется в правом нижнем углу первой страницы обращения.

Если расположение текста обращения не позволяет поместить штамп в указанном месте, то допускается располагать его на другом свободном от текста месте этой страницы обращения.

Письменному обращению присваивается входящий номер, который вносится в регистрационный штамп. Номер включает в себя обязательные реквизиты: порядковый номер обращения и индекс «Гр» (например: 10 Гр).

При регистрации коллективных обращений в их номер включается буквенное обозначение «Кл», анонимных - «Ан».

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в хозяйственные суды, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: 10 Гр/1, 10 Гр/2).

7.8. Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный номер в течение календарного года. В правом верхнем углу повторных обращений ставится отметка «Повторно», а в регистрационную форму (журнал) вносится номер и дата поступления предыдущего обращения.

7.9. После регистрации обращения передаются руководству хозяйственных судов.

Поручения председателей (заместителей председателей) хозяйственных судов о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.

Обращения не могут быть переданы на рассмотрение должностным лицам, действия которых обжалуются.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, поступившие для рассмотрения в хозяйственный суд от различных адресатов, передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.

Обращения передаются судьям или начальникам структурных подразделений (исполнителям) под роспись в регистрационной форме (журнале).

7.10. Высший Хозяйственный Суд при поступлении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения хозяйственным судом области (города Минска), проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает соответствующему хозяйственному суду обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, о чем сообщает автору обращения (подпункт 1.4 пункта 1 Указа).

7.11. Хозяйственный суд области (города Минска), получивший данное предписание, должен исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом в Высший Хозяйственный Суд, а также уведомить автора обращения.

7.12. Обращения, направленные в хозяйственные суды из Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, иных органов государственной власти и управления (вышестоящими должностными лицами), в сопроводительных письмах к которым требуется сообщить результаты рассмотрения и предписания, берутся на особый контроль.

Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в РКК АИС СХС работник сектора делопроизводства проверяет в базе данных наличие имеющихся материалов, относящихся к поступившему документу, и составляет к нему информационную справку (реквизиты ранее поступившего документа; инициалы и фамилия исполнителя; реквизиты письма-ответа, в случае, когда документ исполнен).

Сопроводительные письма к обращениям хранятся вместе с поступившими обращениями.

Контроль за сроками исполнения по таким обращениям в Высшем Хозяйственном Суде возлагается на отдел организационно-контрольной работы и делопроизводства. Работник сектора делопроизводства одновременно с вручением документов ответственным исполнителям представляет копии документов с резолюцией Председателя (заместителей Председателя) Высшего Хозяйственного Суда в отдел организационно-контрольной работы и делопроизводства для постановки на контроль.

В хозяйственных судах областей (города Минска) контроль за сроками исполнения по таким обращениям осуществляется в аналогичном порядке либо в порядке, установленном в соответствующем хозяйственном суде.

7.13. Если поступившее обращение взято на особый контроль по решению председателя хозяйственного суда, то в резолюции председателем проставляется знак контроля «К» или указывается срок исполнения.

На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу работником сектора делопроизводства (канцелярии) проставляется штамп «Контроль».

7.14. Письменное обращение гражданина, рассматриваемое хозяйственным судом в порядке, установленном Законом и Указом, должно содержать: наименование и (или) адрес организации (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которую направляется обращение; фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы); изложение сути обращения; личную подпись гражданина.

Письменное обращение юридического лица, рассматриваемое хозяйственным судом в порядке, установленном Законом и Указом, должно содержать: наименование и (или) адрес организации, в которую направляется обращение; полное наименование юридического лица и его юридический адрес; изложение сути обращения; фамилию, имя, отчество и подпись руководителя, иного должностного лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица.

7.15. Обращения, поступившие в электронном виде на официальный адрес электронной почты хозяйственного суда, распечатываются работником сектора делопроизводства (канцелярии), в день их поступления. Дальнейшая работа с такими обращениями осуществляется в порядке, предусмотренном для письменных обращений либо запросов.

7.16. Первый экземпляр документа (ответа на обращение), предназначенного для отправки по электронной почте, оформляется ответственным исполнителем на бумажном носителе с использованием бланка установленной формы. Подписанный и зарегистрированный документ подшивается в наряд в соответствии с номенклатурой дел. В электронной копии документа ответственный исполнитель проставляет исходящие дату и номер и копирует ее в соответствующую папку исходящих документов сектора делопроизводства (канцелярии), для последующей отправки заявителю в электронном виде.

7.17. На обращения, поступившие в электронном виде на официальный почтовый ящик хозяйственного суда, распространяются требования, предъявляемые к письменным обращениям, указанные в пункте 7.14, за исключением требований о наличии личной подписи гражданина, подписи руководителя, иного должностного лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенной печатью юридического лица.

7.18. К письменным обращениям прилагаются копии документов о результатах их предыдущего рассмотрения другими государственными органами, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений. К повторным обращениям прилагаются копии документов о результатах их предыдущего рассмотрения хозяйственным судом.

7.19. Письменные обращения могут быть оставлены без рассмотрения по существу, если:

обращения не соответствуют требованиям, указанным в пункте 7.14;

в обращениях содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;

текст обращения не поддается прочтению;

обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.

7.20. Решение об оставлении обращения без рассмотрения принимает председатель (заместитель председателя) хозяйственного суда.

При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства (юридическом адресе) автора хозяйственный суд в пятидневный срок со дня регистрации обращения письменно, за подписью председателя (заместителя председателя) хозяйственного суда, уведомляет автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению, а в случае, указанном в абзаце пятом пункта 7.19, также разъясняет в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.

7.21. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершённом преступлении.

Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок и заявителям даны ответы в установленном порядке. При этом им письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка по данному вопросу прекращается. Решение о прекращении переписки по повторным обращениям принимается председателями (заместителями председателей) хозяйственных судов.

7.22. При поступлении в Высший Хозяйственный Суд непроцессуальной жалобы на действия судьи или работника аппарата хозяйственного суда области (города Минска), как правило, она направляется для рассмотрения председателю соответствующего хозяйственного суда. В сопроводительном письме указывается о необходимости дать ответ заявителю и информировать о результатах рассмотрения Высший Хозяйственный Суд.

7.23. При поступлении в хозяйственный суд жалобы непроцессуального характера на действия судьи или работника аппарата хозяйственного суда области (города Минска) (далее –жалоба) председателем хозяйственного суда в необходимых случаях может создаваться комиссия для проверки, изложенной в обращении информации.

7.24. При необходимости для проведения такой проверки в хозяйственные суды могут направляться судьи и компетентные работники структурных подразделений Высшего Хозяйственного Суда.

При проведении проверки члены комиссии вправе знакомиться с документами, снимать с них копии, делать выписки, получать необходимые объяснения от судей, работников аппарата хозяйственного суда, запрашивать информацию в других организациях.

Члены комиссии при этом должны проявлять тактичность, вежливость, уважительное отношение к собеседникам. Лицам, принимающим участие в работе с обращениями, запрещается разглашать ставшие им известными сведения об обстоятельствах личной жизни граждан и иную конфиденциальную информацию.

Лицо, в отношении которого проведена проверка, ознакамливается с ее результатами и вправе изложить в письменной форме свое мнение относительно результатов проверки.

При признании доводов обращения несостоятельными заявителю направляется ответ с изложением выводов комиссии, обоснованием и оценкой каждого довода обращения, ссылкой на материалы проверки и нормы действующего законодательства.

В случае признания доводов заявителя обоснованными (полностью или частично) в ответе делается ссылка на обстоятельства, подтвержденные проверкой, и сообщается о принятых по ним мерах. Председатель хозяйственного суда может принять соответствующие меры дисциплинарного характера в отношении лиц, допустивших те или иные нарушения и упущения в работе, а при необходимости и организационные меры по устранению и предупреждению выявленных недостатков.

7.25. Сроки рассмотрения обращений исчисляются в календарных днях со дня их регистрации в хозяйственных судах.

Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь.

7.26. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководители хозяйственных судов могут продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом заявителей.

Срок рассмотрения обращений при необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации может быть продлен до шести месяцев председателями хозяйственных судов с одновременным уведомлением об этом заявителей.

7.27. В случае направления Высшим Хозяйственным Судом запроса в хозяйственный суд области (города Минска) о представлении документов или иной информации, необходимой для рассмотрения обращения, данный запрос должен быть исполнен хозяйственным судом в пятидневный срок со дня его получения, если иной срок не указан в запросе.

7.28. Ответы на обращения печатаются на бланке хозяйственного суда и подписываются председателем (заместителем председателя) хозяйственного суда.

Предписания оформляются на бланке письма согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационной формы (журнала).

7.29. В ответах, направляемых в Администрацию Президента Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, иные органы государственной власти и управления (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении автора о результатах рассмотрения его обращения.

7.30. В случае, когда заявитель не требует письменного ответа, на самом обращении председателем (заместителем председателя) хозяйственного суда делается отметка: «В дело (наряд)», указывается, что ответ дан в устной форме, ставится дата и личная подпись должностного лица, направившего документ в дело (наряд). Работником сектора делопроизводства (канцелярии) в регистрационной форме (журнале) также делается запись, что ответ дан в устной форме, ставится дата ответа.

Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращения заносится работником сектора делопроизводства (канцелярии) в регистрационную форму (журнал).

7.31. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, документы по личному приему граждан формируются в дела (наряды) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел хозяйственных судов.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. Неисполненные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.

7.32. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке хозяйственным судом может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

7.33. Приём граждан по вопросам, входящим в компетенцию хозяйственных судов, осуществляется председателем (заместителем председателя) хозяйственного суда и судьями в соответствии с графиком приема граждан. В рамках приёма рассматриваются как обращения, подпадающие под действие Закона и Указа, так и запросы о разъяснении законодательства и судебной практики, запросы информационно-справочного характера о деятельности хозяйственных судов.

7.34. График приёма граждан в Высшем Хозяйственном Суде составляется и периодически обновляется помощником Председателя, в хозяйственных судах областей (города Минска) - лицами, ответственными за организацию личного приёма. Графики личного приёма граждан с указанием фамилий должностных лиц, дней, часов и места приёма утверждаются председателями хозяйственных судов.

Приём граждан Председателем Высшего Хозяйственного Суда и его заместителями ведется, как правило, по предварительной записи, которую осуществляют помощник Председателя Высшего Хозяйственного Суда и работники, обеспечивающие работу приёмных.

Приём сотрудников Высшего Хозяйственного Суда, хозяйственных судов областей (города Минска) по личным вопросам руководством Высшего Хозяйственного Суда осуществляется в дни согласно утвержденному графику и (или) по вызову руководства Высшего Хозяйственного Суда.

7.35. График приёма граждан, а также информация о порядке осуществления предварительной записи на личный приём размещается на информационных стендах, в инфокиоске, а также на Интернет-портале хозяйственных судов Республики Беларусь.

7.36. Предварительная запись на приём к Председателю и заместителям Председателя Высшего Хозяйственного Суда может производиться по телефону либо посредством заполнения гражданином и представителем юридического лица соответствующей заявки по форме, размещенной на Интернет - портале хозяйственных судов Республики Беларусь.

Заявка распечатывается работником, обеспечивающим работу приемной, и передается Председателю Высшего Хозяйственного Суда через его помощника либо заместителю Председателя на рассмотрение. Ответ на заявку в течение 10 дней со дня ее поступления размещается на Интернет - портале хозяйственных судов Республики Беларусь работником, обеспечивающим работу приемной Председателя Высшего Хозяйственного Суда в поле «результаты рассмотрения заявки», где указываются фамилия должностного лица, к которому гражданин записан на приём, дата и время приема.

По результатам рассмотрения заявки гражданину может быть отказано в приеме в связи с тем, что вопрос не относится к компетенции Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь.

Не подлежат рассмотрению по существу обращения, поданные гражданами через рубрику Интернет - портала хозяйственных судов Республики Беларусь «Запись на прием».

Предварительную запись граждан по телефону на приём к Председателю Высшего Хозяйственного Суда осуществляет помощник Председателя, к заместителям Председателя - секретари судебного заседания - помощники судей, обеспечивающие работу соответствующих приемных (далее - лица, ответственные за личный прием), которые выясняют фамилию, имя и отчество, место жительства, работы гражданина и предлагают изложить суть вопроса, с которым он обращается.

Информация о гражданах, желающих записаться на приём, доводится до сведения Председателя (заместителя Председателя) Высшего Хозяйственного Суда, которые определяют возможность и очередность осуществления приёма. Лица, ответственные за личный приём, информируют по телефону граждан о дате и времени приема либо об отказе в приёме с указанием причин.

При повторной записи на приём к Председателю (заместителям Председателя) Высшего Хозяйственного Суда, если вопрос был рассмотрен ранее одним из заместителей Председателя Высшего Хозяйственного Суда, или имеются результаты исчерпывающих проверок и заявителю даны письменные ответы в установленном порядке, запись на приём осуществляется по усмотрению руководства суда.

7.37. Приём граждан осуществляется, как правило, в специально отведенном кабинете, а в случае необходимости - с участием помощника председателя хозяйственного суда либо секретаря судебного заседания - помощника судьи.

При устном обращении гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность.

7.38. В случае если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений.

Председатель (заместитель председателя) хозяйственного суда, осуществляющий личный приём, передает письменное обращение работнику приемной для последующей регистрации в секторе делопроизводства (канцелярии).

На таких обращениях работником сектора делопроизводства (канцелярии) делается пометка «С личного приема».

7.39. Если решение вопроса, с которым гражданин обратился на личном приёме, не относится к компетенции хозяйственного суда, обращение не рассматривается по существу, но лицо, осуществляющее приём, разъясняет гражданину, в какой государственный орган ему следует обратиться для решения вопроса.

7.40. Учёт обращений, принятых на личном приеме граждан, осуществляется в журналах учёта, в том числе при проведении приёма граждан в рамках семинаров, конференций, дней правовых знаний, в ходе работы информационно-пропагандистских групп и т. д. (приложение 28).

7.41. Учет обращений, рассмотренных на личном приеме Председателем и заместителями Председателя Высшего Хозяйственного Суда, ведут работники приёмных. Учет обращений, рассмотренных на личном приеме судьями Высшего Хозяйственного Суда, ведётся судьями.

Учёт обращений, рассмотренных руководством и судьями хозяйственных судов областей (города Минска), осуществляется в аналогичном порядке.

7.42. Лица, ведущие учёт обращений, поступивших на личном приеме, в журнале учёта осуществляют разграничение обращений, подпадающих под действие Закона и Указа, от запросов о разъяснении законодательства. Обращения, подпадающие под действие Закона и Указа, помечаются буквами «Гр».

7.43. Работники, обеспечивающие работу приёмных Высшего Хозяйственного Суда и секретари судебных заседаний - помощники судей представляют в отдел организационно-контрольной работы и делопроизводства информацию по установленной форме о количестве и категориях обращений, подпадающих под действие Закона и Указа, рассмотренных на личном приеме в хозяйственном суде и во время выездных мероприятий руководством и судьями Высшего Хозяйственного Суда, к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

7.44. Структурные подразделения Высшего Хозяйственного Суда представляют в отдел организационно-контрольной работы и делопроизводства к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом, информацию о количестве и категории рассмотренных ими письменных обращений, подпадающих под действие Закона и Указа.

Информация о количестве и категориях рассмотренных обращений представляется на бумажном носителе путём заполнения соответствующей формы статистической отчетности за подписью начальника подразделения.

7.45. Отдел организационно-контрольной работы и делопроизводства Высшего Хозяйственного Суда готовит сводную форму статистической отчетности «Работа с обращениями граждан и субъектов хозяйствования, на которые распространяется действие Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан».

7.46. Запросы о разъяснении законодательства и судебной практики, запросы информационно-справочного характера о деятельности хозяйственных судов, о ходе рассмотрения дел и исполнения исполнительных производств отражаются в соответствующей графе статистической формы «Пропаганда хозяйственного законодательства и практика его применения».

7.47. Персональную ответственность за организацию работы с письменными обращениями граждан и по личному приёму граждан несут председатели хозяйственных судов.

Ответственность за своевременное, правильное и полное разрешение обращений возлагается на судей, руководителей структурных подразделений, которым обращение было передано для рассмотрения.

7.48. Сектор делопроизводства (канцелярия) осуществляет автоматизированный контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений и за 5 дня до истечения срока рассмотрения информирует ответственных исполнителей о приближении срока исполнения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Копия промежуточного ответа подшивается в соответствующее дело (наряд). Вторая копия промежуточного ответа хранится у исполнителя для контроля. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в установленные законодательством сроки.