Инструкция по приему на государственное хранение и работе с видеофонограммами в государственных архивах (стр. 2 )

3. Учет и организация государственного хранения видеофонограмм

 
 3.1. Принципы построения системы учета и организации хранения видеофонограмм в государственном архиве.
 
 3.1.1. Учет видеофонограмм в государственном архиве строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов ведомственного и государственного архивов.
 
 Система учета неразрывно связана с системой организации документного массива, порядком размещения документов в архивохранилищах.
 
 3.1.2. ВФГ учитываются единицами учета и единицами хранения.*1  
 _____
 *1. За единицу учета принимается видеофильм или совокупность единиц хранения тематически связанных между собой видеозаписей (спецвыпуск, ТВ-передача и т. д.). За единицу хранения принимается физически обособленный рулон магнитной ленты или кассета с записью изображения и звука.
 
 3.1.3. Поступившие на государственное хранение видеофонограммы учреждений 1 группы организуются в коллекции и учитываются в валовом порядке по мере поступления в архив независимо от организации источника комплектования документов, а также формата записи и разновидности материального носителя информации (типа видеоленты) и других технических характеристик видеофонограмм.
 
 3.1.4. ВФГ поступившие из учреждений 2-й группы учитываются в составе фондов этих учреждений самостоятельными описями ВФГ, или в качестве приложений к единицам хранения управленческой и научно-технической документации в порядке, установленном “Основными правилами работы государственных архивов СССР” (М. 1984) и “Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР” (М. 1985).
 
 3.2. Порядок оформления видеофонограмм, поступивших на государственное хранение в качестве самостоятельных единиц учета.
 
 3.2.1. Видеофонограммам в государственном архиве присваивается учетный номер, который состоит из номеров единицы учета и единицы хранения, написанных через тире. Если единица учета состоит из одной единицы хранения, то ее учетным номером является только номер единицы учета; если единица учета состоит из нескольких единиц хранения, то номер единицы хранения проставляется в порядке их систематизации внутри каждой единицы учета.
 
 В случае выбытия видеофонограммы из архива ее учетный номер другому документу не передается.
 

 3.2.2. Учет видеофонограмм и их физическая организация закрепляются проставлением шифра, который состоит из сокращенного названия госархива, сокращенного обозначения разновидности документов (ВФГ - видеофонограмма) и учетного номера единицы хранения. Шифр проставляется карандашом на светлом ракорде, приклеенном на концевой участок видеоленты.
 
 Ярлык с аналогичным шифром крепится с помощью склеивающей ленты типа ЛТ-19 на торцевую часть заводской упаковки, в которую помещена видеофонограмма (катушка, кассета).
 
 Целесообразно также укреплять на упаковке единицы хранения этикетку с указанием ее учетного номера, наименования ВФГ, даты производства (выхода в эфир), данных о метраже или хронометраже видеозаписи.
 
 3.3. Состав учетных документов на видеофонограммы, их функции и порядок ведения.
 
 3.3.1. Основными документами по учету видеофонограмм в государственном архиве являются: книга учета поступлений видеофонограмм; опись видеофонограмм; лист учета видеофонограмм; паспорт государственного архива.
 
 3.3.2. Первичный суммарный учет видеофонограмм ведется в Книге учета поступлений, куда вносятся в хронологической последовательности все первичные и последующие поступления документов (см. прил. 5).
 
 Поступлением считается совокупность видеофонограмм, передаваемых в госархив учреждением-сдатчиком по одному акту приема-передачи. Каждое отдельное поступление должно быть внесено в книгу под очередным порядковым номером.
 
 Запись производится на основании данных акта приема-передачи к описи, с которыми видеофонограммы поступают в государственный архив.
 
 3.3.3. Поединичный учет видеофонограмм осуществляется в описях видеофонограмм, которые служат в качестве учетного и поискового документа к ВФГ (см. порядок составления описи - п. 2.2 настоящей инструкции).
 
 Примечание. Государственный архив должен иметь не менее двух экземпляров описей видеофонограмм. Первый экземпляр хранится в отделе учета, второй - в хранилище.
 
 3.3.4. Учетный номер, присвоенный видеофонограмме в государственном архиве, проставляется в соответствующей графе описи. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество принятых по данной описи единиц учета и единиц хранения видеофонограмм (суммарно по всем единицам учета), крайние номера единиц учета, дата записи и фамилия составителя.
 
 3.3.5. Лист учета видеофонограмм (приложение 6) включает в себя графы, фиксирующие поступление, выбытие и наличие видеофонограмм. Заполнение листов учета проводится на основании актов приема-передачи и актов о списании документов.
 

 3.3.6. Вспомогательные учетные документы создаются в госархиве по мере необходимости для обеспечения работы определенных участков, связанных с сохранностью документов, архивно-технической и профилактической обработкой, использованием.
 
 К числу вспомогательных учетных документов относятся:
 
 - реестр описей;
 
 - картотека движения ВФГ.
 
 3.3.7. Дело видеофонограммы создается на каждую единицу учета. В его состав входят документы, отражающие состав, содержание, техническое состояние и использование видеофонограмм: монтажный лист, аннотация видеофонограммы, опись отдельного видеосюжета, паспорт видеофонограммы, акты технического состояния, листы использования и другие документы, отражающие процесс использования ВФГ в госархиве.
 
 3.4. Размещение видеофонограмм в хранилищах и выдача.
 
 3.4.1. Система учета определяет хранение видеофонограммы в порядке учетных номеров. План размещения документов в хранилище утверждается директором государственного архива.
 
 Видеофонограммы размещаются в хранилищах на стеллажах или в специальных шкафах, в заводской (чемоданной) упаковке, вертикально. В каждом хранилище видеодокументов стеллажи или шкафы нумеруются самостоятельно, слева направо от входа. Полки в стеллажах или шкафах нумеруются сверху вниз.
 
 3.4.2. В целях оперативного поиска видеофонограмм и закрепления места хранения в архивохранилищах осуществляется топографирование видеофонограмм, создаются топографические указатели.
 
 В топографических указателях отражаются все изменения в объеме и местонахождении документов. Устаревшие топографические указатели сохраняются до первой проверки наличия, производимой после упомянутых изменений.
 
 3.4.3. Выдача видеофонограмм из архивохранилищ производится:
 
 - исследователям в просмотровые залы;
 
 - сотрудникам государственного архива для текущей плановой работы;
 
 - в лаборатории технического контроля, реставрации и копирования;
 
 - во временное пользование.
 
 Примечание. При наличии копий оригиналы видеофонограмм выдаются только для проведения технического контроля и консервационно-профилактической обработки. В остальных случаях выдаются копии.
 

 Выдача видеофонограммы сотрудникам архива и в просмотровые залы оформляется требованием и фиксируется в книге учета и выдачи документов из хранилища.
 
 Выдача видеофонограмм в лаборатории и технические подразделения государственного архива оформляется заказ-нарядом и отмечается в книге учета выдачи видеофонограмм в лаборатории.
 
 Для контроля за поединичным движением видеофонограмм в архивохранилищах ведутся специальные картотеки. Карточки движения видеофонограмм заводятся на каждую единицу хранения и систематизируются в порядке их учетных номеров.
 
 3.4.4. Проверка наличия и состояния видеофонограммы как действенное средство контроля за их сохранностью является постоянной плановой работой государственного архива. В соответствии с планами проверка наличия и состояния видеодокументов проводится не реже одного раза в пять лет.
 
 3.4.5. Для учета выдачи видеофонограмм из хранилища, выдачи во временное пользование, оформления проверки наличия документов используются формы, предложенные в “Основных правилах работы государственных архивов с кинофотодокументами” (М., 1980, прил. 28, 37, 58, 59).
 
 3.5. Учет и хранение особо ценных документов.
 
 3.5.1. В государственных архивах ведется специальный учет поступивших на государственное хранение особо ценных видеофонограмм.
 
 Во всех учетных документах за этой категорией ВФГ сохраняются их учетные номера, полученные при поступлении на госхранение.
 
 3.5.2. Учет особо ценных видеофонограмм ведется по описям особо ценных документов (приложение 7).
 
 Шифром особо ценной видеофонограммы является ее учетный номер с добавлением индекса “ОЦ”.
 
 Особо ценные ВФГ размещаются в отдельном хранилище или в отдельной изолированной части хранилища.
 
 Особо ценные видеофонограммы выдаются только на проверку технического состояния и для консервационно - профилактической обработки. Во всех остальных случаях выдаются их копии.
 
 3.6. Учет копий страхового фонда и фонда пользования.
 
 3.6.1. Данный учет в государственном архиве ведется:
 

 - по книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (прил. 8);
 
 - по описям страхового фонда видеофонограмм (прил. 9).
 
 Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования видеофонограмм предназначена для суммарного учета страховых копий и их поступлений. По ней также присваивается учетный номер единицам учета страхового фонда.
 
 Опись страхового фонда предназначена для поединичного и суммарного учета страхового фонда видеофонограмм. Она создается в 3 экземплярах, один из которых вместе со страховыми копиями передается в хранилище страхового фонда.
 
 3.6.2. Копии фонда пользования учитываются под номерами соответствующих оригиналов видеофонограмм в Книге поступлений страхового фонда и фонда пользования. По окончании учета очередного поступления страхового фонда сведения о наличии копий вносятся в описи особо ценных видеофонограмм.
 
 К учетным номерам ВФГ страхового фонда и фонда пользования добавляются через тире отметки “С. Ф.” и “Ф. П.”
 
 Копии фонда пользования размещаются в общем хранилище видеофонограмм в соответствии с их учетными номерами.
 
 В топографических указателях архивохранилища при размещении копий фонда пользования делаются соответствующие пометки.