Инструкция по приему на государственное хранение и работе с видеофонограммами в государственных архивах (стр. 1 )

Главное архивное управление при Совете министров СССР

Научно-исследовательский центр технической документации СССР
(НИЦТД СССР)

 УТВЕРЖДАЮ
 Начальник Главного архивного управления
при Совете Министров СССР
 Ф. M. Ваганов
 “28” января 1988 г.

Инструкция по приему на государственное хранение и работе с видеофонограммами в государственных архивах

 
 Индекс темы: 1.4.5.2  
 

Директор НИЦТД СССР

“11” декабря 1987 г.

Москва - 1988

Введение

 
 Научно-технический прогресс во всех отраслях знаний и производства обусловил совершенствование известных и внедрение в практику новых методов и технических средств записи документной информации, широкое внедрение в сферу науки, техники, управления народным хозяйством и сферу информации современных видов документов. В их числе один из видов аудиовизуальных документов - видеофонограммы (ВФГ).*1
 _____
 *1 Видеофонограмма - аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию, зафиксированную соответственно видеозаписью и звукозаписью. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. М., 1982, вып. 1, с. 35.
 
 “Положением о Государственном архивном фонде СССР”, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274, этот вид документации был включен в число документов, обязательных для отбора и пополнения Государственного архивного фонда СССР.
 
 На государственную архивную службу страны возложена задача по приему на государственное хранение документальных ВФГ двух групп:
 
 1) видеофильмов, видеосюжетов, телевизионных передач и т. д. по целевому назначению и содержанию, условно приравненных данным. Положением к кинодокументации;
 
 2) ВФГ, созданных в процессе проведения научных исследований, в процессе экспериментальной отработки технических средств, а такие профессионального обучения специалистов по работе с техническими средствами в отраслевых организациях. Видеофонограммы документального и научно-прикладного характера подлежат государственному хранению в составе документов Государственного архивного фонда СССР в государственных архивах спецдокументации (кино-, фото-, фоно-, научно-технической документации).
 
 Основными источниками комплектования ГАФ СССР видеофонограммами первой группы являются теле - и киноорганизации, осуществляющие производство и хранение видеопродукции; Центральное телевидение, республиканские и региональные телевизионные студии, специализированные организации Госкино СССР, оснащенные соответствующей видеотехникой. Видеофонограммы данной группы передаются на государственное хранение в государственные кинофотофоноархивы. В качестве источников комплектования государственных архивов видеофонограммами второй группы выступают неспециализированные организации отраслей народного хозяйства - министерства, ведомства, научные, проектные, технологические, учебные, информационные институты, конструкторские бюро и лаборатории заводов и объединений, т. е. практически любые отраслевые организации, располагающие видеотехникой и осуществляющие изготовление и хранение видеофонограмм. Видеофонограммы данной группы передаются на государственное хранение в соответствующие государственные архивы.
 
 Видеофонограмма как разновидность аудиовизуальных документов является синтетическим документом, способным с высокой степенью оперативности фиксировать и воспроизводить изображение с одновременным синхронным воспроизведением звуковых характеристик. Видеофонограмма дает возможность воспроизводить изображение в целом и по фрагментам, минуя, в отличие от фиксации на кинопленку, процессы, обязательные в кинопроизводстве.
 

 Начало разработок в области техники и технологии видеозаписи относится к 50-м годам. Практическое внедрение видеозаписи в телевизионном вещании в нашей стране началось в 60-х годах. За прошедшие годы в соответствующих организациях накопилось большое количество видеофонограмм, часть из которых подлежит государственному хранению.
 
 Настоящая инструкция является первым нормативным документом по организации работ: по приему на государственное хранение видеофонограмм на магнитной ленте*1, их учету, созданию научно-справочного аппарата и обеспечению физико-химической сохранности. При разработке данной инструкции учитывались основные действующие нормативно-методические документы, принятые в советском архивоведении. Это, прежде всего, “Основные правила работы государственных архивов СССР”. М., 1984 г.; “Основные правила работы ведомственных архивов”. М., 1986 г., “Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами”. М., 1980 г. Помимо нормативной литературы использован практический опыт работы с видеофонограммами на Московском телевизионном техническом центре им. 50-летия Октября, а также опыт НИЦТД СССР, где прием на государственное хранение видеофонограмм был начат в 1985 г.
 _____
 *1 Видеофонограммы на других носителях (магнитные диски) в инструкции не рассматриваются, так как еще не нашли широкого практического применения.
 
 Настоящая инструкция состоит из пяти разделов, в которых раскрыты основные направления работы с видеофонограммами. В первом разделе, посвященном классификации видеофонограмм, изложены положения об определении основной классификационной единицы ВФГ, о разделении ВФГ по видам, по месту записи, по системам записи и по технике исполнения, а также изложен вопрос распределения документов по архивам. Во втором разделе определяется порядок оформления приема ВФГ на государственное хранение; рассматривается состав комплекта ВФГ и текстовая сопроводительная документация к ним; даются рекомендации по систематизации ВФГ в описях, и рассматривается порядок передачи ВФГ на государственное хранение. Третий раздел инструкции посвящен учету и организации государственного хранения ВФГ в государственных архивах; в разделе изложены требования к составлению учетных документов, выдаче ВФГ из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния ВФГ и созданию страхового фонда особо ценных документов.
 
 В четвертом разделе инструкции изложены положения о составе поисковых справочников к ВФГ и их функции; рассмотрена форма тематической карточки с заполненными реквизитами, подчеркивающей преемственность ее от традиционного информационного справочника к ее автоматизированному варианту.
 

 В пятом разделе инструкции освещаются вопросы контроля и обеспечения физико-химической сохранности видеофонограмм; изложены технические требования к видеофонограммам, поступающим на государственное хранение.
 
 Раздела об использовании ВФГ в инструкции нет, поскольку организация использования документов этого вида не имеет существенного отличия от использования кинофотофонодокументов, порядок которого изложен в соответствующих нормативных документах Главархива СССР.
 
 К инструкции приложены обязательные формы документации по вышеизложенным видам работ, структура формуляров которых определена с учетом современных форм требований к унификации документов.
 
 Инструкция предназначена для государственных архивов СССР.
 
 Подготовка инструкции осуществлена группой сотрудников НИЦТД СССР в составе , , (к. т.н.). Большую помощь при составлении настоящей инструкции оказала ст. археограф отдела научно-исследовательской и методической работы Главархива СССР .
 

1. Классификация видеофонограмм

 
 Классификация ВФГ предполагает группировку их по коллекциям, поступившим в государственный архив от учреждений источников комплектования в виде сложившихся комплексов.
 
 1.1. Видеофонограммы по видам классифицируются на художественные, документальные и научно-прикладные.
 
 1.2. По месту записи видеофонограммы классифицируются на студийные, внестудийные (натурные), трансляционные (переданные ТВ-каналами) по Союзу (общесоюзные, республиканские, местные) из-за рубежа:
 
 
 - к видеофонограммам общесоюзного значения относятся ВФГ, создаваемые в системе организаций Гостелерадио СССР и Госкино СССР; к данному комплексу ВФГ относятся документальные видеофильмы, построенные на основе документальных видеозаписей явлений, событий, пли предметов реальной действительности; телевизионные передачи (ТВ-передачи) спецвыпуски, сюжеты (телесюжеты) о наиболее значительных событиях, в том числе полученные по международным каналам;
 
 - видеофонограммы, создаваемые в системе Гостелерадио союзных республик, относятся к ВФГ республиканского значения. По видовому составу данные ВФГ аналогичны ВФГ общесоюзного значения;
 

 - видеофонограммы, создаваемые в областных, краевых и других телерадиоцентрах, относятся к ВФГ местного значения.
 
 1.3. По системам записи видеоинформации ВФГ, принимаемые на государственное хранение, классифицируются на:
 
 - ВФГ, записанные в формате “Q” - поперечно-строчный формат видеозаписи, осуществляемый на видеоленту шириной 50,8 мм;
 
 - ВФГ, записанные в формате “C” - наклонно-строчный формат видеозаписи, осуществляемый на видеоленту шириной 25,4 мм;
 
 - ВФГ, записанные в формате “Юматик-эйч” - наклонно-строчный формат записи, осуществляемый на видеоленту шириной 19 мм.
 
 1.4. По технике исполнения ВФГ классифицируются на видеозаписи на бобинах (катушках) (ширина пленки 50,8 и 25,4 мм) и кассетах (ширина пленки 19 мм).
 

2. Порядок приема видеофонограмм на государственное хранение

 
 Экспертиза ценности видеофонограмм проводится на основе принципов и критериев экспертизы аудиовизуальных документов, разработанных советским архивоведением.
 Экспертиза ценности видеофонограмм и подготовка документов к передаче на государственное хранение осуществляется ведомственными архивами и экспертными службами (ЦЭК и ЭК организаций - источников комплектования), в состав которых входят представители государственных архивов.
 
 Этими же службами осуществляется выявление особо ценных видеофонограмм.
 
 2.1. Состав комплекта и текстовой сопроводительной документации видеофонограмм, передаваемых на госхранение.
 
 2.1.1. Государственному хранению подлежат цветные и черно-белые ВФГ (видеофильмы, телевизионные передачи, спецвыпуски, репортажные видеозаписи, ТВ-сюжеты и другие виды телевизионной и кинопродукции, записанные на видеоленту) в следующем комплекте:
 
 - оригинал видеофонограммы (эфирная копия);
 
 - рабочая копия (технический дубль).
 
 Примечание. От организаций - источников комплектования, относящихся ко второй группе, видеофонограммы могут поступать на государственное хранение в наличном комплекте.
 
 2.1.2. Текстовая сопроводительная документация к видеофонограммам, передаваемая на государственное хранение, включает:
 
 - монтажный лист (покадровое описание законченного производством и (или) прошедшего эфир видеофильма, ТВ-передачи, спецвыпуска, ТВ-репортажа и другого с указанием плана, хронометража, текста и технических помех видеоизображения);
 
 - аннотацию на видеосюжеты;
 
 - акт технического состояния видеофонограммы, отражающий комплекс технических характеристик видеофонограмм и уровень их качества на момент передачи на госхранение.
 
 2.1.3. Текстовая сопроводительная документация к ВФГ, передаваемым от организаций - источников комплектования второй группы (в случае ее отсутствия), составляется в самих организациях с привлечением представителя госархива.
 
 2.2. Порядок составления и оформления описи на видеофонограммы, подлежащие государственному хранению.
 
 2.2.1. Видеофонограммы, подлежащие государственному хранению, включаются в опись (см. прил. 1, 2).
 
 Систематизация ВФГ осуществляется по одной из предлагаемых схем:
 
 - по тематике ВФГ с последующей систематизацией по годам или производственным (учетным) номерам ВФГ;
 
 - по выпускающим редакциям с последующей систематизацией по алфавиту передач, дате выпуска, производственному (учетному) номеру;
 
 - по хронологии выпуска ВФГ, включая видеосюжеты, не вошедшие в готовую кино - и телевизионную продукцию.
 
 2.2.2. Видеофонограммы включаются в опись по единицам учета и по единицам хранения.
 
 2.2.3. В конце описи цифрами и прописью делается итоговая запись о количестве внесенных в опись единиц учета и количестве единиц хранения ВФГ, в том числе и о количестве особо ценных ВФГ.
 
 Примечание. Напротив единицы учета особо ценных ВФГ в графе описи “Примечание” ставится отметка “ОЦ”.
 
 2.2.4. Опись ВФГ нумеруется полистно. Общее количество пронумерованных листов указывается в “Листе-заверителе” описи (приложение 3).
 
 2.2.5. Опись составляется в трех экземплярах; рассматривается на ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования и ЭК госархива; утверждается руководством организации. После утверждения первые два экземпляра описи ВФГ передаются госархиву; третий экземпляр передается организации - источнику комплектования.
 
 2.3. Порядок передачи видеофонограмм на государственное хранение.
 
 2.3.1. В соответствии с утвержденной описью организация - источник комплектования в установленные Положением о ГАФ СССР сроки - не позднее чем через 3 года после производства (выхода в эфир) - передает ВФГ на государственное хранение.
 
 2.3.2. Передача ВФГ в государственный архив оформляется “Актом приема-передачи” (см. прил. 4).
 
 2.3.3. Подготовленный в организации - источнике комплектования “Акт приема-передачи” ВФГ утверждается руководителем организации и заверяется гербовой печатью, что является решением руководства на передачу ВФГ в государственный архив.
 
 “Акт приема-передачи” составляется в двух экземплярах. Один экземпляр утвержденного Акта высылается государственным архивам в организацию - источник комплектования не позднее месячного срока.
 
 2.3.4. Видеофонограммы принимаются на государственное хранение в специальной упаковке (требования к упаковке ВФГ изложены в п. 5.2.1 настоящей инструкции).
 
 2.3.5. Все работы, связанные с передачей ВФГ на государственное хранение: подготовка необходимой текстовой сопроводительной документации; проведение контроля технического состояния передаваемых на госхранение ВФГ; упаковка и транспортировка ВФГ - осуществляются за счет средств и силами сотрудников организации - источника комплектования с участием представителя государственного архива (см. Положение о ГАФ СССР. 1980, п. 17).