5.3.7. При визуальном осмотре ВФГ не должна иметь загрязнений, царапин, складок, выкрошивания и осыпания рабочего слоя, включений частиц грязи, влияющих на качество изображения.
5.3.8. Одновременно с проведением контроля качества следует подвергнуть ВФГ очистке и перемотке на специальных устройствах (например, установках УРЛ-1 и УРЛ-1В (СССР)).
Для снятия внутренних напряжений в рулоне один раз в 2-3 года необходимо производить перемотку редко используемых ВФГ с осмотром их внешнего вида.
Очистка и перемотка ВФГ должна осуществляться при температуре 20±2°С и относительной влажности воздуха 60±5%.
5.3.9. Работы по контролю ВФГ должны осуществляться техническими специалистами, имеющими соответствующую профессиональную подготовку.
5.4. Условия долгосрочного государственного хранения.
5.4.1. Общие требования к архивохранилищам ВФГ соответствуют требованиям к хранилищам фотодокументов по ОСТ 55.3-84.
5.4.2. Во всех помещениях специально построенных архивохранилищ должно быть обеспечено кондиционирование воздуха. В помещениях, приспособленных для хранения ВФГ, допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией, оборудованной противопыльными фильтрами.
5.4.3. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и рабочих помещений должна быть не более 0,3 мг/м3 при величине пылевых частиц не более 0,5 мкм. Для предупреждения попадания пыли извне, в помещениях рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05-0,1 атм.).
5.4.4. Содержание вредных газов и примесей в воздухе помещений хранилищ не должно превышать (в мг/м3): аммиак - 0,04; сероводород - 0,008; окислы азота - 0,04; сернистый газ - 0,005; пары ртути - 0,0003.
5.4.5. В помещениях хранилищ ВФГ на магнитной ленте напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м. Для измерения напряженности магнитных полей в помещении должны применяться магнетометры Ф-18 на постоянном ИГ-70 на переменном токе.
5.4.6. В помещениях хранилищ должны быть установлены двухсторонние стеллажи, изготовленные из неферромагнитного материала. Допускается применение стеллажей со стальным каркасом при условии замыкания контуров стеллажей (например, соединение электропроводом) и заземления.
5.4.7. Стеллажи в хранилищах следует устанавливать перпендикулярно стенам, имеющим оконные проемы, с соблюдением следующих расстояний (в м):
между стеной без окон и стеллажом - 0,75;
между стеной и торцом стеллажа - 0,45;
между рядами стеллажей (главный проход) - 1,2;
между стеллажами (проход между стеллажами) - 0,75;
между полом и нижней полкой стеллажа - 0,3;
между стеллажами и отопительными приборам - не менее 1,0;
высота стеллажей не должна превышать 2,2 м.
5.4.8. Полки стеллажей в целях вентиляции должны иметь продольные просветы. Расстояние между полками должно быть на 25-30 мм больше высоты коробок с ВФГ.
5.4.9. ВФГ на магнитной ленте должны храниться в помещениях с температурой 16±2°С и относительной влажностью воздуха 50±5%.
5.4.10. Для измерения параметров воздушной среды в хранилищах следует применять комнатные или лабораторные термометры с ценой деления 0,5-1°С и диапазоном температур от 0 до 40°С и волосяные гигрометры M-19 и М-68.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются два раза в неделю в регистрационном журнале.
Контрольно-измерительные приборы должны проходить проверку по аспирационному психрометру МВ-4М или М-34 не реже одного раза в 6 месяцев с фиксацией ее результатов в том же журнале.
Количество контрольно-измерительных приборов должно составлять не менее одного комплекта на 25м
хранилища.
5.4.11. Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным.
Естественное освещение допускается только при наличии на окнах светорассеивающих или светозащитных приспособлений. Не допускается прямое попадание солнечных лучей в хранилища.
При искусственном освещении предпочтительно использование ламп накаливания. Допускается использование люминесцентных ламп с укороченным ультрафиолетовым участком спектра (например, марок ЛБ, ЛХБ, ЛТБ). Источники искусственного света должны быть закрыты плафонами с гладкой наружной поверхностью.
5.5. Использование. (Технические требования).
5.5.1. При выдаче ВФГ для использования и возврате проводится контроль технических параметров видеофонограммы в соответствии с разделом 5.3 настоящей инструкции.
5.5.2. Для просмотра и технической оценки качества ВФГ должны использоваться профессиональные видеомагнитофоны, конструкция и технические характеристики которых должны соответствовать формату записи.
5.5.3. Целостность видеофонограммы при возврате проверяется при сопоставлении длительности адресно-временного кода с исходным значением (до выдачи).
5.6. Правила обращения с видеофонограммами.
5.6.1. В помещениях, где проводится работа с ВФГ, нельзя находиться в верхней одежде, грязной и мокрой обуви, держать продукты питания, есть, пить, курить.
5.6.2. Работа с ВФГ должна производиться в халатах по ГОСТ 12.4.132-83 и ГОСТ 12.4.131-83, а также в перчатках по ГОСТ 1108-74.
5.6.3. При работе с ВФГ необходимо выполнять следующие требования:
- видеомагнитофоны и контрольная аппаратура должны содержаться в чистоте; с рабочих поверхностей аппаратов и блоков магнитных головок должна ежедневно удаляться пыль и грязь;
- на рабочей поверхности аппаратов не должны находиться посторонние предметы;
- работая с видеофонограммами нельзя допускать появления замятин, складок, надрывов, отслоения рабочего слоя, отпечатков пальцев на их поверхности;
- на ВФГ категорически запрещается делать пометки, оставлять закладки в рулоне, делать надрезы, вырезки и т. п.;
- недопустимо сматывать магнитную ленту на пол;
- не допускается нахождение ВФГ под прямыми солнечными лучами, вблизи источников электромагнитных полей (электромоторов, трансформаторов, кабелей) и вблизи нагревательных и отопительных приборов;
- после окончания работы каждая ВФГ должна быть уложена в полиэтиленовый пакет, а затем - в коробку или контейнер; аппаратура должна быть закрыта крышками и чехлами.
Приложение 1 к п. 2.2.1
Форма титульного листа законченной описи ВФГ постоянного хранения
Формат A3 (297 х 420)
________________________________________ ОПИСЬ N _______________________________________ Крайние даты документов ___________________ |
_____
*1 Заполняется в государственном архиве
Приложение 2 к п. 2.2.1
Форма описи ВФГ
Формат АЗ (297 х 420 мм)
| | | УТВЕРЖДАЮ |
| Расшифровка подписи | |||||||||||
| ОПИСЬ N _____________________________________ | | | | | | ||||||||||
Учетные номера в госархиве | Индекс, произ - водствен- | Название видеофо - нограмм | Авторы | Дата записи | Место записи | Язык | Количество единиц хранения | Состав тестовой сопроводительной документации | Формат и тип пленки | Приме- чания | ||||||
номер едини - цы учета п/п | номер едини - цы хра - нения | ные номера |
|
|
|
|
| ориги- нал ВФГ (эфир - ная копия) | рабо- чая копия (техни - ческий дубль) | хроно- метраж | цвет- ность | монтаж- ный лист | анно- тация | акты техни - ческого состо - яния |
|
|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| ||||||||||||||||
Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи | | | | | | | | | | | | |||
Заведующий ведомственным архивом | Подпись | Расшифровка подписи | | | | | | | | | | | | |||
УТВЕРЖДЕНО | | ОДОБРЕНО | | | | | | | | | ||||||
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
