Инструкция по приему на государственное хранение и работе с видеофонограммами в государственных архивах (стр. 3 )

4. Система научно-справочного аппарата к видеофонограммам

 
 4.1. Структура системы НСА к видеофонограммам.
 
 Структура системы научно-справочного аппарата к видеофонограммам государственного архива включает в себя учетные документы (см. разд. 3), архивные справочники.
 
 4.2. Состав справочников к ВФГ и их функции.
 
 Справочники должны обеспечивать поиск документов и документной информации по архивным видеофонограммам. Эти справочники должны создаваться на основе описания видеофонограмм, поступивших на государственное хранение.
 
 Этим требованиям отвечает разработанная тематическая карта (машиноориентированная), которая содержит перечень необходимых позиций (реквизитов), позволяющих провести описание видеофонограммы и ведение поиска документной информации в традиционных каталогах различного типа и назначения, а также в АИПС.
 
 Отличительные черты ВФГ, обусловленные особенностями их создания и использования, предполагают вынесение на тематическую карту таких специфических данных, как формат записи, тип ленты, хронометраж записи, аппаратура видеозаписи, система записи, техническое состояние ВФГ и др.
 
 В форме тематической карты учтены требования записи этой информации на предмашинные носители.
 
 4.2.1. Тематическая карта для описания видеофонограмм позволяет организовывать и вести в государственном архиве (как в традиционном, так и в автоматизированном режиме):
 
 - систематический каталог и предметные указатели к нему;
 
 - предметные каталоги по любому элементу систематизации, вынесенному в отдельную графу карты (именной, хронологический, географический и др.);
 
 - тематические обзоры по определенной теме;
 
 - тематические перечни видеофонограмм по определенной теме (полные, выборочные).
 
 4.3. Каталогизация видеофонограмм.
 
 Видеофонограммы по зафиксированной в них многоаспектной информация и трудоемкости тематического информационного поиска подлежат 100 % каталогизации.
 
 Тематическая карта для описания ВФГ при каталогизации составляется на каждый отдельный видеофильм и его часть, ТВ-передачу, спецвыпуск, отдельные ТВ-репортажи, ТВ-сюжеты, имеющие самостоятельное смысловое содержание.
 
 Форма тематической карты на видеофонограмму и пример ее заполнения представлены в приложении 10.
 

 4.3.1. Назначение и состав реквизитов тематической карты для описания видеофонограмм.
 
 Описание видеофонограмм на тематической карте и заполнение реквизитов, предусмотренных картой, осуществляются на основе сведений, содержащихся в описях видеофонограмм, подлежащих государственному хранению, в учетных документах (книгах учета и описания, монтажных листах и аннотациях), в паспорте видеофонограмм и других видах документов.
 
 4.3.2. При заполнении реквизитов тематической карты следует учитывать следующее:
 
 - графа ДОО заполняется только при вводе информации в автоматизированную систему;
 
 - графы 11, 12, 13, 14 заполняются путем обвода кружком соответствующего ВФГ индекса 1 или 2;
 
 - графы 17 и 23 заполняются путем обвода кружком соответствующих значений: 1 - имеется в наличии; 0 - нет в наличии;
 
 - в графе 18 записываются сведения о лицах, подлежащих включению в именной каталог архива. Запись производится прописными буквами кириллического алфавита. Между ф. и.о. различных лиц ставится запятая;
 
 - в графе 25 записывается текст реферата ВФГ (составляется в архиве на основе монтажного листа и аннотации), который отражает основное содержание документа.
 
 4.3.3. Методика составления и ведения архивных поисковых справочников традиционным способом изложена в Основных правилах работы государственных архивов с КФФД (раздел 3, п. 3.1.21).
 
 4.3.4. Составление и ведение поисковых справочников с помощью автоматизированной системы позволяет при однократном описании ВФГ на тематической карте получать автоматизированным способом все перечисленные выше архивные поисковые справочники, осуществлять тематический поиск по разовым запросам, а также подготавливать перечни документов контрольно-учетного характера по любому из признаков, вынесенных на тематическую карту.
 

5. Обеспечение физико-химической сохранности видеофонограмм

 
 5.1. Контроль видеофонограмм при приеме на государственное хранение.
 
 5.1.1. При приеме на государственное хранение должна производиться проверка физического состояния видеофонограмм и состояния ее упаковки, а также проверка наличия необходимой сопроводительное документации (см. п. 2.1.3 инструкции) с заключением ОТК организации - источника комплектования. Техническое состояние передаваемых на госхранение документов - качество изображения и звука, физическое состояние носителя - проверяется госархивом и оформляется актом (приложение II).
 
 5.1.2. Оценка технического состояния ВФГ производится перед передачей в архив организацией - источником комплектования совместно с представителем государственного архива. В акте технического состояния ВФГ должна содержаться общая оценка качества в соответствии с “Правилами эксплуатации технических средств телевидения, радиовещания и телевизионного производства”. ПТЭ-82, часть I, Телевидение, Москва, 1983, п. 5.5.7 “Методика субъективной оценки телевизионного изображения”.
 

 5.2. Технические требования к видеофонограммам, поступающим на государственное хранение.
 
 5.2.1. ВФГ, принимаемые на госхранение, должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-73 и в заводскую коробочную упаковку, изготовленную из ударопрочного полимерного материала. Упаковка не должна иметь дефектов механического происхождения, которые могут оказать влияние на свойства видеофонограммы.
 
 5.2.2. Катушки для намотки ВФГ должны отвечать требованиям ГОСТ 16824-76 и не должны иметь видимых дефектов на поверхности щек (задиров металла, вмятин, деформаций, следов коррозии и др.). Кассеты для ВФГ формата “Юматик-эйч” также не должны иметь видимых невооруженным глазом дефектов поверхности. При обнаружении дефектов на упаковке, катушках и ВФГ составляется акт наличия дефектов.
 
 5.2.3. Намотка ВФГ должна быть ровной и плотной; торцевые поверхности должны быть ровными, без выступающих витков ленты и ступенек.
 
 5.2.4. ВФГ должна содержать запись изображения, при воспроизведении которого обеспечивается хорошее восприятие информации; при просмотре на видеомагнитофоне не должно быть заметных помех (горизонтальных штрихов, мерцаний, хаотических нарушений яркости и т. д.), снижающих резкость, контрастность и цветопередачу.
 
 5.2.5. Начальный технический ракорд ВФГ*1 должен соответствовать табл. 1 ГОСТ 19464-74 (формат “Q”), документу N 102/1 ТК ОИРТ или ПГ ГОСТ “Видеофонограмма на ленте 25,4 мм. Технические требования. Методы измерений” (формат “C”). Адресно-временной код (АВК*2) должен соответствовать документу МЭК “Публикация 461” 1974 г.
 _____
 *1 Ракорд видеофонограммы - начальный участок магнитной ленты с записью специальных сигналов для настройки и опознавания программы видеофонограммы, испытательных сигналов и др. информации.
 *2 Адресно-временной код - 80-битовый код, который присваивается каждому кадру изображения ВФГ и записывается по всей длине ленты.
 
 5.2.6. ВФГ должны иметь запись сигналов испытательных строк (в строках 17, 18, 330 и 331) по ГОСТ 7845-79 и запись непрерывного последовательного адресно-временного кода.
 
 5.2.7. ВФГ на магнитной ленте шириной 50,8 мм должны обеспечивать воспроизведение сигналов на техническом ракорде с параметрами по п. 1.1 ТУ 84-888-89. С целью определения объективных характеристик параметров ВФГ производится измерение параметров испытательных строк по ТУ 84-888-89, а также отношения сигнала яркости к флуктуационной помехе.
 

 ВФГ на магнитной ленте шириной 25,4 мм должны обеспечивать воспроизведение технического ракорда с параметрами, соответствующими нормам ТУ на видеомагнитофон “Кадр-103СЦ”. Настройка видеомагнитофона производится соответственно п. 5.3.4. настоящей инструкции. На основной ВФГ производится измерение сигналов испытательных строк.
 
 5.3. Контроль видеофонограмм.
 
 5.3.1. При наличии в государственном архиве комплекта контрольно-измерительной аппаратуры (приложение 12) контроль технических параметров ВФГ осуществляется архивом в процессе хранения, а также при выдаче и возврате после использования. Контроль ВФГ в процессе хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, в соответствии с разделом 5.2. До оснащения архива комплектом необходимой контрольно-измерительной аппаратуры периодический контроль технического состояния ВФГ может производиться (по договоренности) организацией - пользователем или организацией - источником комплектования совместно с представителем госархива. После контроля видеофонограммы заполняются соответствующие графы акта технического состояния ВФГ (приложение II, оборотная сторона).
 
 5.3.2. Перед проведением технического контроля ВФГ должны быть выдержаны при относительной влажности 60±5% и температуре 20±2°С в течение не менее одних суток.
 
 5.3.3. Для оценки ВФГ на магнитной ленте шириной 50,8 мм используется видеомагнитофон типа “Кадр-ЗПМ”, соответствующий по техническим характеристикам нормам, приведенным в техническом описании M181-600-TO, или иной видеомагнитофон, по техническим характеристикам аналогичный или превышающий вышеуказанный.
 
 5.3.4. Для оценки ВФГ на магнитной ленте шириной 25,4 мм используется видеомагнитофон типа “Кадр-103СЦ”, соответствующий по техническим характеристикам нормам, приведенным в инструкции по эксплуатации Р 72.054.000 ИЭ, или иной видеомагнитофон, рассчитанный на работу с аналогичными видеофонограммами и по техническим характеристикам не уступающий видеомагнитофону “Кадр-103СЦ”.
 
 5.3.5. Осциллографический, визуальный контроль и контроль сигналов звуковой программы ВФГ осуществляется при наличии соответствующего контрольно-измерительного оборудования (приложение 12).
 
 5.3.6. Сигнал звуковой программы при проверке ВФГ оценивается по уровню (на индикаторах видеомагнитофона) и по отсутствию заметных на слух искажений, фона, шума, тресков, щелчков. Номинальный уровень звукового сигнала измеряется по техническому ракорду, его соответствию уровням действующих измерительных лент.