Обзор ведущих практик юридических служб Республики Беларусь (стр. 2 )

Совет № 4. Для оптимизации работы специалистов иных структурных подразделений целесообразно разрабатывать памятки по использованию типовых форм договоров.

В практике работы ряда юридических служб принято разрабатывать памятки по использованию форм типовых и примерных договоров для специалистов структурных подразделений с указанием правил заполнения, пределов изменения условий.

Немаловажной частью работы с типовыми формами договоров является анализ исполнения типовых договоров, недостатков, которые выявились при их исполнении, протоколов разногласий, подписанных к указанным договорам. На основании такого анализа юридической службой разрабатываются изменения в типовые договоры, которые согласовываются со всеми заинтересованными службами и включаются в типовые договоры на следующий период.

Совет № 5. Для систематизации работы с договорами можно использовать корпоративную информационную систему.

В корпоративной информационной системе могут фиксироваться особенности заключаемых договоров (не типовых) и формироваться соответствующие напоминания по особенностям договоров менеджерам, работающим с конкретными контрагентами предприятия. Например, это могут быть особенности, связанные с валютой платежа, длительностью отсрочки, дополнительными обязанностями и ответственностью сторон и пр.

В единой информационной системе может учитываться и фиксироваться и претензионная деятельность. Каждая поступившая претензия при этом вносится в электронную базу, при этом количество заполняемых юристом полей минимальное. Вся последующая работа по претензии, в т. ч. хранение копий собранных документов и фотографий, подготовка ответа на претензию будет вестись в информационной системе. При этом любой сотрудник компании, имеющий соответствующие права доступа может по номеру претензии или по иным критериям поиска найти конкретную претензию и увидеть документы по ней, у кого из юристов она находится в работе, что было сделано и какой результат на текущем этапе достигнут.

Автоматизация рабочих мест специалистов, участвующих в ведении договорной работы позволит сократить время на выполнение своих функций, обеспечит быстрый доступ к нужной информации, сохранит электронную историю всех совершаемых операций с договором и т. п.

Совет № 6. Рекомендуется использовать различные механизмы, защищающие организацию от непогашенной дебиторской задолженности.

Для увеличения эффективности договорно-претензионной работы в связи с реальными рисками несвоевременности расчетов по договорам с резидентами Республики Беларусь могут быть использованы следующие механизмы: условия об удержании и залоге имущества, снижение срока рассмотрения претензии до пяти дней, одобрение электронной переписки по исполнению договора, выражение стоимости договора в иностранной валюте с оплатой в национальной валюте по курсу Национального банка Республики Беларусь на день оплаты.

Следует отметить, что зачастую надлежащим образом и своевременно оформляемые другими специалистами в ходе исполнения сделки документы (например, своевременно проведенная сверка расчетов) позволяют упростить работу юриста путем взыскания долгов в приказном производстве. Защита интересов компании строится на упреждение и начинается она уже с осмотрительности при выборе контрагентов: тендеры, проверки службы безопасности и т. д. Юрист здесь может участвовать в информационной разведке данных о контрагенте из профессиональных источников: сведения из ЕГР, нахождение в стадии ликвидации, банкротства, данные реестра бланков строгой отчётности и т. п. Таким образом, целесообразно ввести четкую систему проверки контрагентов (в том числе с использованием платных источников информации).

***

Вышеуказанные меры позволят управлять процессом договорной работы, эффективно и оперативно выявлять и корректировать отклонения, не иметь неконтролируемой просроченной дебиторской задолженности, в том числе за счет установления финансовых требований к контрагенту.

Участие юридической службы в принятии управленческих
и стратегических решений

Совет № 7. Юридической службе рекомендуется активно участвовать в управленческой деятельности предприятия, стратегическом планировании и оценке направлений развития с точки зрения обеспечения законности и соблюдения норм права.

Юридические службы зачастую подчиняются напрямую высшему руководству субъекта хозяйствования, что позволяет иметь относительную независимость от других подразделений и руководителей. Независимость юридической службы и прямое подчинение первому лицу компании позволяют юристам иметь необходимый властный статус, который вынуждает работников учитывать рекомендации юристов в решении бизнес-задач. Начальник юридической службы может быть интегрирован в органы управления общества и входить в состав дирекции, а также присутствовать на заседаниях наблюдательного совета, собраниях акционеров, участвовать в проведении деловых переговоров. Это обеспечивает возможность давать объективную текущую оценку в процессе работы, независимую оценку итоговых решений, выработку беспристрастных рекомендаций по утверждению директором и исполнению коллегиальных и/или комиссионных решений.

Юрист должен быть вправе сам инициировать проведение совещаний для принятия управленческих решений, необходимых для выполнения им своей работы. Немаловажна и роль юриста в качестве слушателя и наблюдателя хода коллегиальных совещаний и обсуждений: высказанные доводы, обмен мнениями, мотивация и т. д. в некоторой степени облегчают правовую проработку вопроса с точки зрения его глубокого практического анализа.

Если, по мнению юриста, принятое решение или проект не может быть реализован или документ принят в предложенном варианте, юрист принимает меры для поиска законной альтернативы, выработки приемлемой редакции документа. Юрист вправе по своему усмотрению привлекать к участию в своей работе руководителей подразделений и отдельных специалистов или организовывать совместную работу.

Совет № 8. Ориентируйтесь в работе не только на решение возникающих проблем, но и на выявление и предупреждение возможных рисков.

Работа юридической службы может строиться на сочетании двух подходов. Первый подход, традиционный, состоит в том, что юридическая служба предприятия защищает интересы компании тогда, когда эти интересы под угрозой, то есть решает уже возникшие проблемы и дает рекомендации тогда, когда об этом просят. Второй, который находит все большее распространение на современном этапе, - юридическая служба компании несет ответственность за всестороннее правовое сопровождение деятельности компании и обязана предотвратить события, несущие негативные последствия для бизнеса и для компании в целом.

Влияние юридической службы на деятельность иных служб

Юридическая служба в организации является внутренним интегратором законности на всех уровнях, инициатором локального нормотворчества, обеспечивает функционирование и описание в локальных актах бизнес-процессов. Юридическая служба влияет на организацию и деятельность иных служб путем разработки типовых договоров, ознакомления работников субъекта хозяйствования с законодательством и изменениями в законодательстве, касающимися их деятельности, участия юридической службы в совещаниях других служб.

Локальное нормотворчество

Совет № 9. Рекомендуется своевременно выявлять и устранять пробелы в локальном правовом регулировании.

Юридической службе целесообразно осуществлять аудит деятельности предприятия с тем, чтобы своевременно выявлять отсутствие либо недостаточность локальных нормативных правовых актов (далее – ЛНПА), и устранять обнаруженные пробелы. Локальное нормотворчество позволяет избежать возложения на юридический отдел несвойственных ему функций, которые могут и должны выполнять другие подразделения предприятия. Для этого в ЛНПА, издаваемым по ключевым вопросам, возникающим в процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия, следует распределять зоны ответственности.

Для небольших юридических служб локальное нормотворчество помогает снизить нагрузку на юридическую службу. Руководствуясь принципом «легче научить, чем за кого-то работать» на одном из предприятий удалось построить систему, где каждый отдел четко выполняет свои функции. Структурные подразделения самостоятельно готовят приказы, контракты, изменения, дополнения к ним, договоры на обучение. Юрист только визирует подготовленные приказы.

Совет № 10. Процесс разработки ЛНПА должен быть строго алгоритмизирован.

Разработка ЛНПА может осуществляться группой специалистов, которые в силу должностных обязанностей отвечают за их создание, курируют направление проектной работы, а также заинтересованы в их наличии. Проект ЛНПА проходит согласование внутри компании и утверждается руководителем компании. При выявлении новых, неурегулированных ранее вопросов в бизнес-процессах компании, юридической службе следует инициировать процесс урегулирования: внести соответствующие предложения руководителю компании для утверждения формы ЛНПА, требуемого к разработке, состава рабочей группы, сроков создания продукта.

Юридическая служба может участвовать в разработке ЛНПА компании либо как инициатор и разработчик документа по наиболее важным общим вопросам деятельности компании, иногда и узко специализированным, либо путём согласования их проектов. Как правило, проекты ЛНПА разрабатываются руководителями, специалистами по направлениям деятельности. Причём, независимо от предмета регулирования, оценку проекта юристом всегда следует проводить в полном объёме: соответствие законодательству, интересам компании, другим локальным актам, регулирующим данный вопрос или сферу деятельности, целесообразность принятия, необходимость разработки актов в развитие или дополнение данного, возможность наиболее рационального способа актуализации и т. д.

Регламентации бизнес-процессов, требующих участия юридической службы, может быть организована следующим образом: потребность в каждом процессе, его суть и содержание, состав участников должны изначально сложиться в установившейся практике, после чего быть задокументированными, что позволяет добиться гармонии между описанием процесса и его практической реализацией.

Обеспечение законности в деятельности других служб и ознакомление с изменениями законодательства