Совет № 11. Для обеспечения законности в деятельности других служб следует осуществлять проверку знаний соответствующих специалистов.
Юридическая служба может являться участником-инициатором рабочей группы по разработке комплекса мер по проверке профессиональных знаний сотрудников подразделений компании. Проверку с участием юридического отдела следует проводить на предмет знания требований ЛНПА компании и внешнего законодательства, регламентирующего работу соответствующего подразделения компании. Работа комиссии не должна быть формальной: по результатам проверки должны быть подведены итоги и выявлены слабые места в знаниях работников проверенного подразделения. Для устранения пробелов юридической службе рекомендуется подготовить перечень материалов и провести обучение по проблемным темам.
Совет № 12. Рекомендуется проводить регулярное правовое обучение различных сотрудников организации.
Можно отметить существование практики по обучению вновь принятых работников основам права: трудового, гражданского, экологического, административного и др. Кроме этого, юридические службы ряда предприятий регулярно проводят собрания в структурных подразделениях, направленные на ознакомление работников предприятия с законодательством, регулирующим их деятельность, разъяснение порядка применения определенных норм и т. п. Проведение таких собраний позволяет существенно сэкономить рабочее время сотрудников юридической службы и не отвлекаться в течение дня на дачу консультаций по одним и тем же вопросам.
Для ознакомления сотрудников с изменениями законодательства, юридическая служба должна ежедневно изучать изменения законодательства и при наличии изменений, касающихся подразделений компании, может высылать их с комментариями о применении сотрудникам. Таким образом, достигается информирование и своевременное реагирование на происходящие изменения.
Участие юридической службы в работе иных подразделений
Юридическая служба может принимать участие в совместных совещаниях с подразделениями компании. По результатам проводимых совещаний контроль за исполнением принятых решений или обязанность по выработке альтернативного варианта решения достаточно часто возлагается на юридическую службу.
Совет № 13. Для своевременного выявления и предотвращения возможных рисков юридической службе следует проводить регулярный внутренний аудит деятельности иных структурных подразделений организации.
Основной работой юридической службы зачастую является выявление рисков и управление ими путем оценки и анализа, подготовки рекомендаций по предупреждению, минимизации, устранению последствий рискованных мероприятий и их причин. Чаще всего такие риски выявляются в ходе оценки и выполнения юридической службой поставленных задач. Юридической службе целесообразно предоставлять право проводить аудит документооборота компании, отдельных подразделений и служб на предмет действительности, достаточности имеющихся документов и их соответствия требованиям законодательства, интересам компании. Юридическая служба вправе запрашивать необходимые ей информацию и документы непосредственно у работника, в компетенцию которого входит решение тех или иных вопросов, при необходимости поставив об этом в известность руководителя подразделения, к работнику которого обратился сотрудник юридической службы. Сотрудникам юридической службы, как правило, не должен ограничиваться доступ к конфиденциальной информации и к носителям коммерческой тайны для использования в работе. В то время как информация, исходящая от сотрудников юридической службы, может быть дозирована в зависимости от характера запрашиваемой информации, статуса обратившегося с запросом лица и т. д.
Для обеспечения эффективной работы по выявлению и предотвращению рисков в структуру юридической службы может входить бюро по экономической безопасности. На бюро возлагаются следующие обязанности:
· проведение антикоррупционных мероприятий;
· воспитательно-профилактическая работа с персоналом по вопросам обеспечения экономической безопасности предприятия, в том числе по охране коммерческой тайны;
· организация взаимодействия с правоохранительными организациями по вопросам экономической безопасности предприятия;
· проведение служебных расследований по фактам причинения ущерба предприятию;
· получение аналитическим и другим законным путем информации о контрагентах, клиентах и лицах из числа персонала, в действиях которых содержится угроза интересам предприятия, и подготовка предложений руководству по нейтрализации этих угроз;
· контроль за осуществлением закупок товаров (работ, услуг).
Совет № 14. Рекомендуется организовать систему фиксации работы с контрагентами по договорам.
Для эффективной работы с договорами может использоваться специальная база, в которой содержится необходимая информации по всем договорам (а не только бухгалтерская). Речь идет о фиксировании истории работы с контрагентом по договору: оплаты, с номерами и датами платежных документов, отгрузки, с номерами и датами ТТН, а также по какому обязательству они возникли, принимаемые меры. В некоторых организациях соответствующая программа сама формирует не только типовой (бухгалтерский) акт сверки расчетов, но и сделанный по инициативе юридической службы акт сверки с конкретно взятыми обязательствами. Это позволяет быстро определить кредиторскую или дебиторскую задолженность, найти, при необходимости, в бухгалтерии копии первичных учетных документов, рассчитать штрафные санкции. Такая система регистрации и хранения договоров позволяет работникам юридической службы составить претензию, заявление в суд или подготовить отзыв, не выходя из кабинета, что значительно экономит рабочее время и увеличивает качество подготавливаемых документов.
Использование систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-систем) не только для разрешения коммерческих вопросов, но и в работе юридических служб, встречается достаточно часто. Это позволяет при разрешении правовых вопросов анализировать необходимую информацию и предоставлять свои заключения быстро и качественно.
Совет № 15. В процессе работы по документом рекомендуется взаимодействовать непосредственно с исполнителем.
В процессе работы с документами, предоставляемыми в юридическую службу, все возникающие вопросы рекомендуется прорабатывать совместно с работником, предоставившим эти документы. Это помогает более точно понять проблему и найти самый оптимальный вариант решения. Непосредственная работа с исполнителем позволяет разъяснить ему причины, по которым документ нуждается в доработке или изменении, и тем самым повысить правовой уровень работника.
Внутренняя организация деятельности юридической службы
Для большинства юридических служб характерно использование программных средств учета и распределения заданий, высокий уровень интеграции юридической службы в бизнес-процессы, серьезное отношение к личной удовлетворенности сотрудников от работы в конкретной юридической службе, постоянный анализ работы юридической службы в целях поиска инновационных решений.
Учет и распределение имеющихся заданий
Совет № 16. Руководителю юридической службы для распределения заданий с учетом специализации, уровня знаний и занятости сотрудников рекомендуется использовать специальные программные средства.
Для оптимизации работы юридической службы существует практика использования специально разработанного программного комплекса. Суть данного ресурса заключается в сведении всех источников поступления запросов на поддержку юридической службы к одному ресурсу, доступному авторизованному сотруднику из любой точки посредством сети Интернет. В практике работы одной из компаний, в случае возникновения необходимости получения поддержки от юридической службы, сотрудник любого подразделения компании заполняет в онлайн-режиме заявку с описанием проблемы, сутью запроса, его приоритетности, предпочтительных сроков решения. Каждая такая заявка автоматически попадает на согласование непосредственного руководителя автора запроса и, в случае одобрения непосредственным руководителем, попадает на исполнение в юридический отдел. Запросы автоматически сортируются системой в зависимости от выставленного приоритета и срока исполнения. При этом автор запроса, его руководитель и иные сотрудники компании (в зависимости от уровня доступа) в любое время и из любой точки мира могут отслеживать ход исполнения запроса.
Такое решение позволяет структурировать порядок взаимодействия разных служб компании с юридическим отделом и повысило его эффективность, в том числе путем:
- более четкой постановки задач перед сотрудниками юридического отдела;
- облегчения оценки загруженности сотрудников юридического отдела, что позволяет более равномерно распределять задачи между ними;
- предоставления возможности более эффективно планировать свое рабочее время сотрудниками юридического отдела;
- снижения потока неэффективных, невостребованных запросов.
Также существует практика внедрения системы электронного документооборота, учитывающей движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения. Учет имеющихся заданий у сотрудников юридической службы строится на базе данной системы с учетом следующего:
- вся внешняя и внутренняя корреспонденция поступает на рассмотрение руководителю юридической службы;
- руководитель распределяет задания между своими заместителями по направлениям рассматриваемых ими вопросов, которые, в свою очередь, направляют задания руководителям соответствующих отделов службы;
- текущий контроль за ходом выполнения полученных заданий юристами службы и обсуждение текущих вопросов по заданию осуществляет руководитель отдела;
- результаты и сроки выполнения задания контролируются руководством юридической службы.
Система электронного документооборота позволяет четко распределять задачи, осуществлять постоянный оперативный контроль за ходом выполнения заданий и соблюдением сроков их исполнения.
Необходимо отметить, что четко организованный автоматизированный документооборот – надежный союзник юриста в работе с большим объемом документов, обеспечивающий соблюдение важных в работе юристов сроков.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
