Обзор ведущих практик юридических служб Республики Беларусь (стр. 1 )

Обзор ведущих практик юридических служб Республики Беларусь

В период с 01.09.2013 по 28.03.2014 года редакцией журнала «Юрист» был проведен конкурс «Лучшие юридические департаменты Беларуси – 2013». В экспертный совет конкурса вошли руководители юридических служб ведущих белорусских предприятий, представители отраслевых министерств, Министерства экономики и Министерства юстиции, судьи, преподаватели, представители ведущих юридических компаний Республики Беларусь: Минский офис юридического бюро «Егоров, Афанасьев, Пугинский и партнеры», Адвокатское бюро «Степановский, Папакуль и партнеры», SORAINEN, Адвокатское бюро «ВМП Власова, Михель и партнеры», Адвокатское бюро «Сысуев, Бондарь, Храпуцкий СБХ», Revera Consulting Group.

В основу проведения конкурса было положено анкетирование участников конкурса по значимым направлениям работы юридической службы, с последующей оценкой зашифрованных анкет членами экспертного совета.

Победители определялись в 9 номинациях, в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. В каждой номинации, за исключением номинации «Финансовые услуги», определялось по 2 победителя: один победитель среди юридических служб с числом сотрудников 4 и более, и один среди юридических служб с числом сотрудников 3 и менее. Победителями стали следующие предприятия:

Номинация	Малая премия (1-3 сотрудника)	Большая премия (4 и более сотрудников)
Промышленное производство	2566 завод по ремонту радиоэлектронного вооружения»	Группа компаний «АЛЮТЕХ»
Строительство и строительные работы (услуги)		ОДО «Этерика»
Оптовая и розничная торговля, общественное питание	торговли Новополоцка»	ОДО «Мостра-групп»
Финансовые услуги	Не проводился
Производство продуктов питания	КСУП «Совхоз-комбинат «Заря»(Мозырский район)	Иностранное предприятие «ИНКО-ФУД» ООО
Производство товаров народного потребления	С
Услуги связи, телекоммуникационные услуги, транспортные и логистические услуги	И Телематик Сервисиз»	С ТелеСистемы»
Потребительские услуги	КУП «Коммунальник Калинковичский»	УП «ЖРЭО Московскогорайона г. Минска»
Бизнес-услуги	-сервис»	Главное хозяйственное управление Управления делами Президента Республики Беларусь

На основании изучения отдельных разделов анкет участников конкурса и полученных от участников конкурса пояснений по организации работы юридических служб, были выбраны высоко оцененные юридические практики по отдельным направлениям и были подготовлены настоящий обзор, содержащий рекомендации по организации эффективной работы. Оргкомитет конкурса благодарит РУП «Белоруснефть», РУП «Белоруснефть-Минскавтозаправка», СП «ВЕСТТРАНСЛАЙН» ООО, КПРСУП «Гомельоблдорстрой», Банк», КУПП «Боровка», , СП , «Приорбанк» ОАО, метизный завод», РУП «Сморгонский агрегатный завод», Логистик», Унитарное предприятие жилищно-коммунального хозяйства Шумилинского района, , -М», , И Телематик Сервисез» за предоставленную для подготовки рекомендаций информацию.

Организация договорно-претензионной работы юридической службы

Юридическими службами с целью соблюдения требований законодательства Республики Беларусь, защиты интересов компании и обеспечения ее безопасности, разрабатывается и внедряется комплекс мер, позволяющий эффективно управлять договорной работой и связанными рисками.

Совет № 1. Целесообразно регламентировать процесс договорной работы.

Рекомендуется использовать регламентирующей документ (например, правила ведения договорной работы), в котором будет описан четкий алгоритм договорной работы в организации: основные термины, порядок разработки типовых договоров в компании, основания и процедура их пересмотра, порядок заключения, исполнения, прекращения договорных отношений, правила и порядок оформления приложений (дополнений), замечаний к заключенным договорам, архивное хранение документов и т. п.).

Роли заинтересованных в договоре подразделений должны быть четко разделены: следует определить подразделение-инициатор договора, обязательные согласующие подразделения (их количество меняется в зависимости от вида договора и процедуры согласования), зоны ответственности каждого из подразделений по договору (т. н. зоны компетенции), установить ответственность подразделений за возможные нарушения установленных правил (процедур).

Процедура и порядок согласования договора также должны быть описаны. В процессе согласования условий договора с контрагентом рекомендуется четко разделять функции подразделений по проведению переговоров (юристы должны общаться с юристами контрагента, менеджер компании – с соответствующим должностным лицом контрагента и т. п.). Приоритет следует отдавать переговорам и достижению предварительного согласия на ту или иную редакцию договора, а не подготовке дополнительных документов к договору и усложнению договорной работы (протоколы разногласий, урегулирования разногласий и т. п.).

В случае несогласия контрагента с типовой формой договора компании, может быть подготовлен новый договор, учитывающий интересы обеих сторон. В ситуации, когда контрагент настаивает исключительно на своем варианте договора без возможности внесения в него корректировок, должна быть предусмотрена процедура выдачи заключений о рисках подразделениями-экспертами, после анализа которых подразделение-инициатор принимает решение о заключении договора с контрагентом либо об отказе от него.

Рекомендуется вводить систему контроля (аудита, в том числе выборочного) результатов ведения договорной работы подразделениями-экспертами (юридический отдел, финансовая служба).

Совет № 2. Рекомендуется разработать бланки типичных для организации договоров и памятки, описывающие порядок заключения договоров.

Для эффективной организации договорной работы зачастую используются типовые договоры. Требования к разработке, актуализации, использованию типовых форм договоров следует установить в ЛНПА (например, в правилах ведения договорной работы). Решение о разработке типовых форм договоров принимается юридической службой исходя из объема неоднократно совершаемых компанией типовых сделок и (или) совершаемых не часто, однако рисковых для компании.

Бланки договоров могут быть разработаны на все виды договоров, исходящие от компании, и для постоянных «входящих» контрагентов. Разработку типового договора целесообразней осуществлять юридической службе с последующим его согласованием со службой-инициатором, финансовым подразделением. В бланк договора помимо обязательных законодательно предписанных и существенных для соответствующих правоотношений условий, следует включить так называемые «превентивные» условия, наиболее приемлемые для компании. Такие условия формируются на основе анализа исполнения договоров, возникавших при их исполнении трудностей и негативных последствий с целью предупредить возможные риски и повторение ошибок.

Вместе с тем, для сохранения гибких подходов при обслуживании клиентов на предприятии может быть разработан ЛНПА, который содержит перечень условий, которые могут быть включены в договор в отступление от типовых условий. Такие условия должны быть согласованы всеми службами, в том числе и юридической, что не будет требовать дополнительного согласования при заключении конкретного договора.

Юрист участвует в проведении переговоров по заключению договоров нечасто, как правило, при согласовании условий нетипичных для компании и крупных рискованных сделок. На практике, проведением переговоров и подготовкой проектов договоров занимаются, как правило, специалисты соответствующего предмету договора направления деятельности. Они же выступают первичным звеном при согласовании проектов договоров, представленных контрагентом. Для первичной проработки соответствующими специалистами наиболее часто встречающихся в деятельности компании видов договоров юрист также может разработать соответствующие письменные памятки, которые будут содержать обязательные законодательные и желательные для компании условия договоров соответствующего вида.

Типовую форму договора следует утвердить у руководителя организации, после чего её текст рекомендуется защитить от несанкционированного внесения изменений и разместить в электронной системе в доступной для службы-инициатора форме, в частности, в базе данных. Работники заполняют поля договоров, доступные для редактирования. Бланки договоров в последующем на согласование юристу могут не предоставляться, а ответственность за их заполнение будет лежать исключительно на исполнителе.

Стандартизация функций сотрудников предприятия касается не только разработки типовых договоров, но и типизации бизнес-процессов, связанных с работой с клиентами. Стандартизация и использование типовых форм позволит сократить затраты рабочего времени как сотрудников юридической службы, так и других работников, в итоге – быстро и качественно заключить сделку с клиентом.

Совет № 3. В некоторых случаях для разработки текста договора следует привлекать различных специалистов.

В случае разработки сложных договоров, которые не поименованы в законодательстве, и не являются типичными для предприятия, может быть создана комиссия. В состав комиссии включаются подразделение-инициатор, а также работники служб отвечающих за ту или иную главу договора в соответствие со своими должностными обязанностями, в том числе с обязательным привлечением специалистов юридической службы и бухгалтерии. При этом ответственность специалистов за ту или иную главу договора может закрепляться в соответствующем ЛНПА (например, в Положение о порядке заключения, исполнения, изменения и расторжении договоров возможно включение главы «Компетентность и ответственность служб за условия договора»).