Microsoft Exchange Online для предприятий (стр. 8 )

Пользователи могут применять шаблоны к сообщениям электронной почты, чтобы управлять тем, какие права имеют получатели. Такими действиями, как переадресация, извлечение сведений, сохранение или печать сообщения, можно управлять, применив к сообщению соответствующий шаблон RMS.

См. также статью справочной системы «Настройка и использование управления правами на доступ к данным в Exchange Online».

После включения IRM защиту можно применять к сообщениям следующим образом:

Пользователи могут вручную применять шаблоны в Outlook и Outlook Web App. Пользователи могут выбрать шаблон политики прав, применяемый к сообщению, в раскрывающемся списке «Разрешения». Если пользователь отправляет сообщение с защитой IRM, то все файлы поддерживаемых форматов, прикрепленные к сообщению, получают такую же защиту IRM, которая применяется к сообщению. Защита IRM применяется к файлам Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint, а также XPS-файлам и вложенным сообщениям электронной почтыle.

Поддержка IRM в Outlook Web App

Пользователи могут прозрачно создавать и читать сообщения, защищенные IRM, при помощи Outlook Web App — пользуясь веб-браузерами Internet Explorer, Firefox, Safari и Chrome (без дополнительных компонентов). Возможности работы с сообщениями включают полнотекстовый поиск, просмотр в режиме беседы и предварительный просмотр.

Поддержка IRM в Exchange ActiveSync

Пользователи мобильных устройств с поддержкой функций IRM протокола Exchange ActiveSync могут читать сообщения, защищенные IRM, если у них есть соответствующие права. Администраторы контролируют использование этих возможностей при помощи RBAC и политик Exchange ActiveSync.

Поиск в сообщениях, защищенных IRM

Сообщения, защищенные IRM, индексируются, и в них можно выполнять поиск, включая заголовки, тему, текст и вложения. Пользователи могут выполнять поиск по сообщениям, защищенным IRM, в Outlook и Outlook Web App, а администраторы — при помощи функции поиска в нескольких почтовых ящиках или командлета Search-Mailbox.

Правила защиты транспорта

Администраторы используют для управления внутренними, входящими и исходящими потоками сообщений электронной почты в организации правила, также известные как правила транспорта. Используя правила масштаба организации, администраторы могут определять конкретные атрибуты сообщений, или условия, а также действия, которые должны производиться над всеми сообщениями, содержащими такие атрибуты. Обратите внимание, что правила транспорта доступны не во всех организациях.

Защита голосовой почты

Для того чтобы сообщения голосовой почты не могли быть переадресованы нежелательным получателям, пользователи или администраторы могут применить к ним правил «Не пересылать», независимо от клиента электронной почты — либо ко всем сообщениям голосовой почты в организации, либо только к тем, которые были помечены отправителем, как частные.

Правила защиты Outlook

Правила защиты Outlook автоматически применяют защиту с помощью управления правами на доступ к данным (IRM) к сообщениям в Microsoft Outlook 2010 на основании таких свойств сообщения, как отдел отправителя, адресаты сообщения и отношение получателей к организации. При включении правила защиты Outlook 2010 проверяет сообщения перед отправкой и применяет к ним шаблоны службы управления правами (RMS), если сообщение отвечает условиям правила.

Примечание

Правила защиты Outlook не применяются к сообщениям, отправляемым из Outlook Web App.

Функциональность архивирования и соответствия нормативам

Этот раздел посвящен функциональности архивирования и соответствия нормативам Exchange Online.

Заявление об отказе

Заявление об отказе — это текст, который автоматически добавляется в сообщения электронной почты. Как правило, заявления об отказе содержат информацию юридического характера, а также предупреждения относительно неизвестных или непроверенных отправителей или любую другую информацию, которую пожелает указать организация. Для автоматического присоединения заявлений об отказе к сообщениям электронной почты используются правила транспорта. Создаются заявления об отказе с помощью панели управления Exchange.

См. также тему справочной системы «Добавление заявлений об отказе».

Правила транспорта

Администраторы используют для управления внутренними, входящими и исходящими потоками сообщений электронной почты в организации правила, также известные как правила транспорта. Используя правила масштаба организации, администраторы могут определять конкретные атрибуты сообщений, или условия, а также действия, которые должны производиться над всеми сообщениями, содержащими такие атрибуты. Exchange Online поддерживает транспортную функциональность Exchange Server 2010 SP1.

См. также тему справочной системы «Правила в масштабе организации».

Личный архив

Примечание

В этом документе описаны возможности архивирования почтовых ящиков Exchange Online. Решение для локальных почтовых ящиков Exchange Server 2010 SP1 описано в документе «Exchange Online Archiving. Описание службы».

Функциональность личных архивов предлагает пользователям Exchange Online широкие возможности архивирования. Личный архив — это специализированный почтовый ящик, который виден рядом с основным почтовым ящиком в Outlook или Outlook Web App. Работать с архивом можно точно так же, как с основным почтовым ящиком. Можно выполнять поиск как в основном почтовом ящике, таки в архиве.

См. также тему справочной системы «Включение архивного почтового ящика».

Примечание

Для архивирования сообщений в Exchange Online нельзя использовать правила ведения журнала, транспорта и пересылки.

Клиенты, поддерживающие личный архив

Outlook 2010 и Outlook Web App предоставляют пользователям полную функциональность личного архива, а также связанные функции, такие как удержание и архивные политики.

Outlook 2007 предлагает не все функции архивирования и соответствия нормативам. Пользователи Outlook 2007 не могут применить к своим почтовым архивам политики удержания и архивирования; им доступны только политики, предоставленные администратором. Для работы с личным архивом пользователи Outlook 2007 должны установить накопительное обновление users Office 2007 от февраля 2011 г.

Примечание

Для работы с личным архивом должны быть выполнены особые требования лицензирования Outlook, описанные в документе «License requirements for Personal Archive and retention policies».

Объем личного архива

Каждый личный архив может содержать сообщения только одного пользователя. Ограничение пользователей плана Exchange Online (план 1) для основного почтового ящика и личного архива —25 ГБ. Пользователи плана Exchange Online (план 2) располагают емкостью 25 ГБ для личного почтового ящика и неограниченной емкостью для личного архива, квота по умолчанию составляет 100 ГБ, и может быть при необходимости увеличена через службу поддержки Office 365.

Импорт данных в личный архив

Импортировать данные в личный архив можно четырьмя способами:

Импорт данных из файла формата. pst при помощи мастера импорта и экспорта Outlook. Перетаскиванием файлов формата. pst в архив мышью. Перетаскиванием сообщений электронной почты из основного ящика в архив мышью. Автоматическое перемещение почтовых элементов из основного почтового ящика в личный архив согласно политикам архивирования, в соответствии с давностью сообщений.

Командлет PowerShell new-mailboximportrequest недоступен в Exchange Online.

Ведение журнала

Правила журнала используются для записи (регистрации в журнале) сообщений электронной почты, отправляемых или принимаемых указанными в правиле получателями. Если сообщение соответствует условиям правила журнала, то оно заносится в журнал. При этом можно указать получателей, заносимых в журнал, определить, какие именно сообщения с их участием следует заносить в журнал, и куда следует доставлять копии заносимых в журнал сообщений. Правила журнала позволяют добиться соблюдения юридических и нормативных требований, а также обеспечить соответствие требованиям для организации.

Например, корпоративные руководители в некоторых сферах финансовой деятельности отвечают за заявления, которые делают их сотрудники клиентам. Правила журнала можно использовать для сбора всех сообщений, отправленных и полученных заданными группами сотрудников внешним получателям.

См. также тему справочной системы «Правила журнала».

Политики удержания

Политики удержания почты Exchange Online позволяют организациям понизить ответственность, связанную с электронной почтой и другими видами коммуникаций. Администраторы применяют правила удержания к тем или иным почтовым папкам пользователей. Кроме того, администраторы могут предоставить пользователям меню политик удержания, с тем, чтобы они самостоятельно применял политики к определенным почтовым элементам, беседам или папкам Outlook 2010 или Outlook Web App. Политики удержания Exchange Online управляются из локальной среды.