Документационное обеспечение управления. Нормативная база (стр. 2 )

Разработка и ведение номенклатуры дел;

Формирование дел и их текущее хранение;

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение;

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения;

Передача дел на архивное хранение.

Методические рекомендации содержат приложения, в которых приведены образцы бланков документов, формы документов, более глубоко раскрывается содержание отдельных разделов, в том числе раздела «Документальный фонд организации». И тогда снимаются многие частные вопросы, которые прозвучали в ваших письмах-ответах на наш запрос, например: правила оформления распорядительных документов; правила составления деловых писем; требования к оформлению реквизитов; контроль исполнения документов (система, сроки); ведение номенклатуры дел.

Кроме того, в Методических рекомендациях имеется раздел «Особенности работы с электронными документами», который устанавливает порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения системы электронного документооборота. В Методических рекомендациях подчеркивается, что инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Методика работы с электронными документами предусматривает, что исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе.

В Методические рекомендации включены разделы, отсутствующие в Правилах делопроизводства, но, по мнению разработчиков, необходимые в инструкции по делопроизводству: работа исполнителя с документами; изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов.

Итак, еще раз отметим, что основным документом, регламентирующим все делопроизводственные процессы в организации, является инструкция по делопроизводству. Сегодня собрались на семинаре представители разных учреждений и организаций, у каждой из них имеется своя специфика, и мы не можем вручить каждому готовую инструкцию по делопроизводству. Но обращаем ваше внимание на документ, который, несомненно, поможет разработать адаптированную под ваше учреждение или организацию инструкцию по делопроизводству, – это Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 01.01.2001
№ 76.

Всегда возникает закономерный вопрос: а кто должен проделать эту непростую работу в организации? Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой делопроизводства с участием представителей всех структурных подразделений организации и согласовывается с заинтересованными должностными лицами (например, с заместителем руководителя организации, отвечающим за ведение делопроизводства, с руководителем юридической службы или юристом организации, с руководителями других структурных подразделений организации). Согласованный проект Инструкции утверждается приказом руководителя организации, так как введение Инструкции в действие требует осуществления ряда организационных мероприятий, которые должны быть доведены до работников распорядительным актом руководителя.

В дальнейшем, в процессе применения Инструкции по делопроизводству, как правило, возникает необходимость изменения, уточнения или отмены отдельных положений. Вносимые в Инструкцию изменения должны согласовываться с заинтересованными должностными лицами и вводиться приказом руководителя организации.

За невыполнение или ненадлежащее выполнение требований Инструкции по делопроизводству работники организации несут дисциплинарную ответственность, что должно найти отражение в соответствующих разделах должностных инструкций.

Таким образом, разработка Инструкции является одной из функций службы ДОУ. Главное назначение Инструкции – установить единые правила работы с документами, обеспечить прохождение документов в организации, их исполнение и, что очень важно, - обеспечить сохранность документов, создаваемых и поступающих в организацию, для их использования в последующей деятельности.

Не менее важным документом любой организации, закрепляющим порядок систематизации документов в целях организации их архивного хранения является номенклатура дел организации.

Понятие номенклатуры дел

       В деятельности  любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться, составляют номенклатуру дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения (определение номенклатуры дел согласно ГОСТ Р 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

       Как следует из определения номенклатуры, во-первых, ее главным назначением является систематизация документов. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него.

       А чтобы стать действующим документом, номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими правилами.

       Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

       Итак, номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел.

Номенклатуры дел бывают типовые и примерные, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Но каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации.

       1. Что необходимо включать в номенклатуру дел?

       В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие, внутренние документы, регистрационные журналы. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. Кроме того, в номенклатуру дел должны быть внесены документы временно действующих органов, комиссий, групп, созданных для решения какой-либо одной задачи.

        Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, рекламные извещения, поздравительные письма, пригласительные билеты и др. аналогичная корреспонденция.

       2. Кто составляет номенклатуру дел организации?

       Номенклатуру дел организации составляет ответственный за делопроизводство в организации. Он составляет сводную номенклатуру дел, которая состоит из номенклатур дел структурных подразделений. В структурных подразделениях (отделах) должны быть назначены свои ответственные лица, так как никто лучше сотрудников и руководителя не знает о составе документов своего отдела.

       Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел, стоит издать приказ, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому, т. е.  ответственному за делопроизводство в организации.

       Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации: «Руководство», «Кадры», «Рекламная деятельность».

3. Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации

        Перед тем как составить номенклатуру дел, следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. При этом учитываются Устав организации, положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков хранения.

       После того как изучили состав документов, ответственный за делопроизводство в отделе составляет индивидуальную номенклатуру дел отдела, ее подписывает начальник отдела и передает ответственному исполнителю в электронном виде и на бумажном носителе.

       Таким образом, сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. В организациях, не имеющих внутреннего структурного деления, составляется одна общая номенклатура дел организации.

       Если организация не передает свои документы на государственное хранение, номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и подписывается руководителем службы делопроизводства. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации.

       Если организация сдает свои документы на хранение в государственный (или муниципальный) архив, т. е. является источником комплектования государственного или муниципального архива, номенклатура дел визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив, и должна быть одобрена центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации. Кроме того, она направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.        После утверждения номенклатуры дел необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей отделов и раздать им для использования.