Документационное обеспечение управления. Нормативная база (стр. 1 )

Документационное обеспечение управления. Нормативная база.

Сотрудники, работающие в управленческом аппарате любой организации, постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.

Это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т. е. составления, оформления документов, их обработкой и хранением и называется делопроизводство. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами, а именно:

Федеральный закон РФ -ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

Федеральный закон РФ -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон РФ -ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;

Федеральный закон РФ -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Базовые положения, связанные с документированием информации, определяет Федеральный закон -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Порядок использования ЭЦП в документах установлен  Федеральным законом  «Об электронной цифровой подписи». Закон устанавливает, что ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» и более ранний Закон Российской Федерации -1 «О языках народов Российской Федерации» устанавливают, что делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

При организации хранения документов основополагающим является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Правила делопроизводства утверждены постановлением Правительства РФ.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство – изданием распорядительных документов; организация – организационных документов; инструктирование – в виде инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т. д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

- организация работы с документами: получение – передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением.

Есть еще более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

Внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами.

Наиболее общим документом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт  принят  постановлением Госстандарта России и введен  в  действие с

1 июля 2003 года. В  2016 году разработан новый стандарт, однако в связи с его доработкой действие ГОСТ Р 6.30-2003 продлено до 01.07.2018. ГОСТ устанавливает состав реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов, порядок их оформления, виды бланков документов и требования к бланкам документов. Положения стандарта не носят обязательного характера. Законом «О техническом регулировании» провозглашен принцип добровольности применения национальных стандартов. Однако стандарты на оформление организационно-распорядительных документов в нашей стране применяются уже более 40 лет, и большинство организаций в практике работы с документами основываются именно на положениях стандарта. При этом нужно учитывать, что ГОСТ Р 6.30-2003 не является документом прямого действия, положения стандарта внедряются в практику работы с документами в конкретной организации через Инструкцию по делопроизводству и другие нормативные и методические документы по делопроизводству, что дает возможность на фоне общих положений и правил, установленных ГОСТом, отразить специфические особенности оформления документов, присущие конкретной организации.

В небольших организациях и учреждениях, где объем обрабатываемых документов невелик, создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства (по-другому: управлением делопроизводства, общим отделом, канцелярией, секретариатом), возлагают на секретаря-референта.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в учреждении, помните, что качественная постановка делопроизводства строится на основе законодательно-правовых, нормативно-методических документов и требует профессиональных знаний.

Нормативные документы организации по делопроизводству

Постановка делопроизводства в любой организации требует наличия пакета основных организационных и нормативно-методических документов, регламентирующих этот процесс. Основным документом, регламентирующим все делопроизводственные процессы в организации, является инструкция по делопроизводству. На основе каких нормативных документов она должна разрабатываться сегодня?

Инструкция по делопроизводству конкретной организации разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы.

Что может помочь в создании этого документа?

       Приказ Росархива «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

К уже упомянутым Правилам делопроизводства Росархивом были разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству

Методические рекомендации разработаны с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела, в частности, положений федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
«Об архивном деле в Российской Федерации», «Об электронной цифровой подписи».

Именно Методические рекомендации помогут разработать конкретную инструкцию по делопроизводству в организации, так как раздел 3 Методических рекомендаций посвящен Структуре и содержанию Инструкции по делопроизводству, в нем содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции, а именно:

Общие положения.

Создание документов в организации.

Организация документооборота.

Документальный фонд организации.

Особенности работы с электронными документами.

Работа исполнителя с документами.

Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов.

Раздел «Общие положения» определяет:

назначение и  цели Инструкции;

нормативную базу Инструкции;

общие принципы работы с документами;

сферу действия инструкции, порядок ее применения и ответственность подразделений и работников за ее применение в деятельности.

Эта ответственность распределяется между службой делопроизводства, руководителями структурных подразделений, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Раздел «Создание документов в организации» регламентирует:

общие требования к документам;

состав и виды бланков документов;

состав реквизитов и правила их оформления;

оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов, деловой переписки).

В разделе «Организация документооборота» выделены отдельные технологические участки обработки документов:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

регистрация поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством;

организация работы с отправляемыми документами;

регистрация отправляемых документов;

отправка документов;

регистрация и прохождение внутренних документов,

а также даны консультации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов.

Особое значение в инструкции по делопроизводству имеет раздел «Документальный фонд организации». И Методические рекомендации фактически дают методику разработки следующих разделов инструкции по делопроизводству: