Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел «Руководство».
В конце каждого года номенклатура дел организации уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
При крупных реорганизациях структуры организации номенклатура дел может пересоставляться и заново утверждаться. Текущие изменения и дополнения могут вноситься в номенклатуру дел в течение года, для этого в каждом разделе номенклатуры необходимо оставлять свободные номера для образующихся дел.
4. Правила составления и оформления номенклатуры дел организации
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел в организации должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству.
В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации. Названиями разделов являются названия подразделений. Первый раздел номенклатуры – это всегда название службы ДОУ: управление делами, канцелярия и т. д., независимо от того, какое место оно занимает в структуре управления или в штатном расписании. Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.
СЛАЙД № 8. Форма номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения и № статьи по перечню, примечание. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят из индекса организации, цифрового обозначения структурного подразделения внутри организации по штатному расписанию (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Например: индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03» и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02). Порядковые номера структурных подразделений могут закрепляться инструкцией по делопроизводству или приказом руководителя.
Если организация небольшая, не имеет структурного деления и ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме, индекс будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например:
04-02, где «04» - это обозначение вопроса деятельности (например, «Реклама»), 02- порядковый номер дела в номенклатуре (например, «Договоры о предоставлении рекламных услуг».
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. О заголовках дел поговорим подробно, т. к. это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел и по ним часто возникают вопросы.
1. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Образец заполнения номенклатуры дел.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, приказы, решения, поручения вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие специфическую деятельность организации и ее подразделений, переписку и др.
Дела с перепиской располагаются в следующем порядке: вначале – переписка с вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
2. Формулирование заголовка дела – самая сложная работа при составлении номенклатуры дел. Несмотря на то, что уже давно выработаны правила составления заголовков дел, в каждом конкретном случае составитель должен решать, какие из существующих признаков (номинальный (видовой), авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический или географический) и сколько надо использовать при составлении заголовка дела. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
-дата (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документа, т. е. что находится в деле – подлинники документов или их копии.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле, например:
«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например:
«Документы к протоколам заседаний Совета директоров».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
«Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
«Переписка об аренде складских помещений».
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название, например:
«Переписка с главами администраций районов и муниципальных образований края о социальной защите населения».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
«Переписка со школами Уссурийского района об участии в дне открытых дверей».
Проанализируем еще несколько примеров заголовков.
Например, «Приказы руководителя КГКУ «Примуправтодор» по основной деятельности». В любой номенклатуре дел имеются заголовки дел, включающие названия распорядительных документов. В целом приведенный пример можно было бы считать правильным, за исключением одного: не нужно употреблять в названиях заголовков дел название учреждения, в котором составляется номенклатура дел.
Сводная номенклатура дел организации имеет титульный лист, на котором помещается полное официальное название учреждения, поэтому в заголовках дел нужно использовать нарицательное существительное, обозначающее тип организации: «Приказы учреждения по основной деятельности».
Еще один пример: «Материалы о подготовке заседаний научно-технического совета».
В заголовках дел, которые включают разные документы, связанные единством рассмотрения вопроса, не употребляется слово «материалы» (оно не предусмотрено государственным терминологическим стандартом), следует употреблять слово «документы» и обязательно раскрывать видовой состав документов.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
