В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

       «Отчеты комиссии по занятости за 2017 год».

       Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела в целом.

               Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

       3. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией организации.

       При работе с номенклатурой дел нужно иметь в виду, что в течение года номенклатуру дел можно дополнять новыми заголовками, если появились новые документы, для которых не предусмотрено заголовка. Это может быть в случае, если возникли новые направления деятельности, появились новые корреспонденты, переписку с которыми нужно выделить в отдельное дело, и другие ситуации. Именно для этого при составлении номенклатуры дел в ней предусматривают так называемые резервные индексы дел.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

       В заголовках дел важной отметкой является отметка о копийности документов. Слово «Копии» включается в заголовок дела в том случае, если в деле находятся не подлинники документов, а копии.

       Например, в номенклатуре дел отдела организации (учреждения) (например, отдела кадров, бухгалтерии) может быть такой заголовок:

       «Приказы учреждения по основной деятельности. Копии», поскольку в структурные подразделения приказы поступают в копиях.

       Третья графа номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела. Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3-4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома).

       Номенклатура дел организации составляется не только для определения состава дел, но и определения сроков хранения документов. Срок хранения указывается в графе 4 номенклатуры дел. Сроки хранения документов устанавливаются  по перечням документов: типовым или ведомственным.

В работе можно использовать  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ , а также Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 01.01.2001
№ 000.

        В графе 4 номенклатуры дел указывается не только срок хранения, но и статья по Перечню, на основании которой указан срок. Если в Перечне при указании срока хранения имеется отметка «ЭПК», она переносится в номенклатуру дел. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Если в заголовке дела стоит отметка «Копии», в графе «Срок хранения» срок не проставляется, а делается отметка «До минования надобности», которая может указываться сокращенно в виде аббревиатуры – ДМН, при этом статья по Перечню также проставляется.

       Например:

       ДМН

  Ст. 22-б

       Если в номенклатуре дел установлен срок хранения «До минования надобности», это означает, что документы должны храниться в организации:

       не менее одного года, если это управленческие документы, срок хранения которых установлен по Перечню  типовых управленческих архивных документов, образующихся в  деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

       не менее пяти лет, если срок хранения установлен по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

       Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

       Электронные документы имеют такие же сроки хранения, как и документы на бумажном носителе (в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Причем срок хранения зависит не от носителя документа (бумажный или электронный), а от его вида и назначения, т. е. определять срок хранения электронных документов нужно по тем же источникам, что и для бумажных.

       

       В графе 5 «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

       -о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения);

       -о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

       Так, если в процессе деятельности возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

       При наличии в Перечне, по которому определяется срок хранения дела, комментариев (например, «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел без изменений.

Таким образом, разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив для дальнейшего, уже архивного хранения.

Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и заполнения граф номенклатуры дел должен быть закреплен в Инструкции по делопроизводству.

Строго в соответствии с номенклатурой дел осуществляется формирование дел, т. е. группировка исполненных документов в дело и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по составу и заголовку дела;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело включаются только документы, имеющие одинаковый срок хранения (документы постоянного и временных сроков хранения помещаются в разные дела);

в дело включаются по одному экземпляру (подлинник документа или копия) каждого документа, правильно и полностью оформленного (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело по объему не должно содержать более 250 листов (при необходимости включить в дело большее количество документов дело разбивается на тома или на части; при этом индекс дела и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

       -распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

       -протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

       -приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственной деятельности (эти группы приказов имеют разные сроки хранения);

       -планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

       -предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы организации и отдельно – по личным вопросам;

       -в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии.

       Говоря о формировании дел по переписке, следует отметить, что нельзя формировать дела по принципу «входящие – исходящие» (а с такими случаями сталкивались в ходе проверок), поскольку систематизация переписки (как и других документов) по такому принципу – это нарушение одного из важнейших правил формирования дел: в дела помещаются документы, имеющие один срок хранения. В дела с перепиской помещаются как входящие, так и исходящие документы, связанные тематически, т. е. содержанием. Поступившее письмо и подготовленный ответ составляют единый комплекс документов, помещаемый в одно дело (по тематике, а не по принципу, входящим или исходящим является документ).

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6