Документационное обеспечение управления. Нормативная база (стр. 5 )

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы», «руководящие материалы», «разная переписка», «дела с отчетностью» и т. п.).

Дела формируются в течение года по мере появления этих документов. Дело считается заведенным, если в него подшит хотя бы один документ.

При заведении дела оформляется обложка дела, на которой указывается:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;        

индекс дела;

заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел);

срок хранения документов и статья по Перечню (в соответствии с номенклатурой дел);

год заведения дела.

Документы, сформированные в дела, хранятся в рабочих кабинетах или в специально выделенных для этого местах в запирающихся шкафах, сейфах или на стеллажах, при условии доступа к ним только тех работников, в обязанности которых входит формирование и хранение дел. При хранении дела должны быть защищены от воздействия влаги, пыли, солнечного света, высокой температуры.

Для обеспечения учета дел, быстрого их поиска, контроля наличия рекомендуется дела располагать вертикально, корешками наружу и в последовательности, соответствующей заголовкам дел в номенклатуре дел. На корешках  обложек  дел должны быть указаны  индексы дел по номенклатуре дел.

Инструкцией по делопроизводству или отдельным распорядительным актом организации (если отсутствует инструкция по делопроизводству) обязательно должен быть регламентирован порядок работы с печатями и штампами организации. Прошедшие проверки в подведомственных организациях выявили отсутствие такого документа во многих из них. Работа с печатями и штампами строится «на доверии», ответственность за их применение и хранение ничем не закреплена. Поэтому, если в ваших учреждениях и организациях такая же ситуация, то нужно срочно наводить порядок на этом участке делопроизводственной деятельности.

Какие вопросы возникают при применении, хранении и уничтожении печатей и штампов?

- Сколько и каких печатей и штампов может завести организация?

- Как их потом «не  растерять» - учитывать наличие и движение, раздать ответственным лицам, проверять наличие, выявлять и уничтожать пришедшие в негодность, регламентировать правила использования (в т. ч. на какие документы оттиск какой печати ставить)?

- Что делать с утраченными печатями?

Итак, начнем отвечать на эти вопросы с понятия – что такое печать и что такое штамп; какая существует нормативная база.

Согласно ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающие заверение подлинной подписи.

Что именно должно быть изображено на печати юридического лица (называем ее основной печатью)?

Федеральный закон -ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» внес изменения прежде всего в законы о корпоративных организациях ( АО). Теперь соответствующие статьи Закона «Об акционерных обществах» и Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» звучат так: «Общество вправе иметь печать (а было: «Общество должно иметь печать»), штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.».

Закон не затрагивает некоммерческие организации и государственные, муниципальные унитарные предприятия.

В соответствии с Федеральным законом -ФЗ (ст.2) «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» «Унитарное предприятие должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения унитарного предприятия. Унитарное предприятие вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

Изготовить печать с логотипом можно в любой фирме, занимающейся изготовлением печатей. Возможно также изготовление печатей с защитой от подделок, например, путем нанесения на клише видимых или невидимых линий рисунков.

Право на использование в печатях изображения государственной символики оговорено в соответствующих правовых нормах РФ, субъектов РФ.

До определенного времени практиковалось изготовление печатей с изображением Государственного герба РФ. Причиной неконтролируемого использования было отсутствие правового регулирования в этом вопросе.
25 декабря 2000 года был принят Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе РФ». Он установил способы и порядок воспроизведения и использования данной государственной символики. Согласно Закону Государственный герб РФ помещается только на печатях:

- федеральных органов государственной власти;

- иных государственных органов, организаций и учреждений, органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Герб является государственным символом, атрибутом государственной власти, поэтому его использование возможно только теми организациями, которые выступают от имени государства или по его поручению. Использование Государственного герба РФ на печатях юридических лиц, не наделенных государственно-властными полномочиями, является неправомерным. Аналогично поступаем и с гербом субъекта РФ.

Изготовлением гербовых печатей занимаются только организации, имеющие специальное разрешение, в частности полиграфическая фирма .

Наличие у организации печати и ее особенности (изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, эмблемы, товарного знака) должно быть закреплено в Уставе или Положении об организации.

ГОСТ 51511-2001        позволяет изготавливать основную печать  в нескольких экземплярах        (номерная печать): на ней проставляется цифра «2» Ее существование, назначение обязательно должно быть закреплено в Положении о порядке использования, хранения и уничтожения печатей и штампов.

Основной печатью заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

Любая организация имеет право изготовить для своих нужд дополнительные печати.  Как правило, такие печати в центре содержат наименование подразделения («Отдел кадров», «Склад № 2») или наименование вида документа («Для копий», «Для пакетов», «Для документов», «Для накладных»). При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должно быть идентичным.

В организациях могут быть и другие виды печатей, например, положением  о филиале или представительстве  организации может быть предусмотрено наличие у филиала (представительства) собственной печати (в этом случае печать должна в обязательном порядке содержать наименование  филиала (представительства), например, «Филиал № 3»).

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется  основной печатью организации.

Дополнительные печати разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте.

В организации должен быть распорядительный акт, утверждающий перечень документов, заверяемых основной печатью (данный перечень приводится в приложении № 8 к Методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003), и перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений. Кстати, данное право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в Положении о структурном подразделении.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

На документах, предоставляемых в государственные  и контролирующие органы, рекомендуется проставлять основную печать организации.

Копии растиражированных внутренних документов заверяются печатью службы ДОУ.

Электронно-цифровая подпись заверяется специальным штампом.

Где и как проставить оттиск?

Вне зависимости от вида печати существуют универсальные правила их проставления на документах:

Печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М. П.), либо так, чтобы она захватывала небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи. Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. Недопустимо ставить печать поверх личной подписи, это затрудняет ее идентификацию, а оттиск, стоящий где-то далеко от подписи, может вызвать сомнение в том, что проставлялся он после подписания документа. И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, так как это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности.

При «пропечатывании» документов, особенно платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому необходимо своевременно менять (заправлять) штемпельную подушку.

Где должны храниться печати и штампы?

Основная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника руководителя организации или самого руководителя. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям и хранятся у работников, ответственных за их использование, в столах или шкафах, запираемых на ключ.