Документационное обеспечение управления. Нормативная база (стр. 6 )

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность, исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами. При утрате основной печати организации или круглых печатей структурных подразделений руководитель организации должен немедленно сообщить об этом в правоохранительные органы и произвести публикацию в местной печати. Изготовление печатей и штампов взамен утерянных производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

Штампы

Что касается штампа, то официального определения для него нет. Штампом считается клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки. Например, «КОПИЯ ВЕРНА», «КОНТРОЛЬ», «В дело № _____», т. е. они применяются для проставления на документе типовой информации и могут содержать отметки для внесения информации от руки. Виды штампов и их количество устанавливаются самой организацией.

Места проставления штампов, как, правило, известны. В Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» - в нижнем левом.

       

Учет печатей и штампов

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф такого журнала приведен в приложении
№ 29 в Методических рекомендациях к Правилам делопроизводства. Листы такого журнала нумеруются, прошнуровываются и опечатываются (п. 3.8.1 Методических рекомендаций). Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. А персональная ответственность закрепляется приказом организации, обязательно с учетом взаимозаменяемости. Журнал учета печатей и штампов должен быть внесен в номенклатуру дел организации.

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей и штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу (например, делопроизводственную или административно-хозяйственную).

Уничтожением печатей занимается специально созданная комиссия. Она создается приказом руководителя организации и может быть постоянно действующей либо разово по потребности.

Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием ее ножницами на мелкие кусочки. Факт уничтожения печати отражается в акте, после чего его реквизиты заносятся в журнал учета печатей и штампов.

Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – акте об утрате печати (штампа).

Когда требуется изготовление новой печати взамен старой?

Изготовление новой печати может потребоваться в случае:

утери старой печати;

износа старой печати;

изменения наименования или адреса места нахождения.

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать.

Вступление в силу новой печати должно оформляться приказом руководителя организации.

Завершая разговор о печатях и штампах, подведем итог:

1. В каждой организации в целях упорядочения работы по применению, хранению и уничтожению печатей и штампов должен быть разработан Порядок использования, хранения и уничтожения печатей и штампов организации, который может быть самостоятельным документом или разделом в Инструкции по делопроизводству.

2. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов закреплена приказом с учетом взаимозаменяемости.

3. Перечни документов, на которые ставится основная печать и дополнительные круглые печати, утверждены приказом или закреплены приложением к Инструкции по делопроизводству.

4. Учет используемых печатей и штампов ведется в специальном журнале.

5. Изготовленные печати и штампы вводятся в действие приказом организации.

6. Уничтожение утративших силу, изношенных печатей и штампов производится комиссией с составлением акта и проставлением соответствующих отметок в журнале учета печатей и штампов.

Таким образом, грамотное ведение делопроизводства в организации невозможно без такого основополагающего документа, как Инструкция по делопроизводству, в которой должны быть освещены все делопроизводственные процессы, даны образцы всех необходимых документов.

Если в вашей организации еще нет Инструкции по делопроизводству, то делопроизводственная служба или сотрудник, ответственный за делопроизводство в организации, должен иметь нормативные документы, о которых мы сегодня говорили, на основе которых необходимо разработать Инструкцию по делопроизводству.