Электронное архивирование (стр. 11 )

f)        регулярное содержание всех элементов, связанных с обратимостью.

13.2.9        Реституция

При прекращении обязательств по договорной сохранности третье лицо обязуется вернуть клиенту все архивы и не будет хранить их копию. Тем не менее, если клиент конкретно делает запрос, его архивы могут продолжать сохраняться третьей стороной на дополнительный период.

13.2.10        Конфиденциальность и личные данные

Третья сторона гарантирует конфиденциальность информации, которой она доверяла, и любую другую информацию, которая могла быть сообщена ему во время ее договорных отношений с ее клиентом.

Эта информация может быть получена от доступа к документам, которые она содержала под стражей, или из-за их знаний об информационных системах организации, или от их операций, независимо от того, получены ли эти знания из собственных наблюдений или предоставлены ее клиентом.

Третья сторона принимает все необходимые меры для обеспечения конфиденциальности информации, которую она могла бы знать во время работ по техническому обслуживанию.

Такая информация должна сообщаться только лицам, указанным клиентом, за исключением ситуаций, когда это юридически обязывает передавать эту информацию другой стороне.

13.2.11        Профессиональное страхование

Третья сторона должна заключить договор страхования для покрытия всех рисков, связанных с его гражданской ответственностью. Это страхование предоставляет финансовую гарантию относительно уровня пошлин.

Третья сторона должна поддерживать это страхование до тех пор, пока применяется контракт на обслуживание.

Третья сторона может потребовать дополнительной страховой защиты от сбоя информационной системы.

13.2.12        Субконтрактинг

Клиент должен быть проинформирован, когда третье лицо планирует использовать субподрядные услуги. В этом случае третья сторона несет ответственность за услуги, предоставляемые клиенту.

13.2.13        Оценка

Положение, касающееся проверок оценки, должно соответствовать требованиям настоящей части ISO 14641 (см. Раздел 12).

14        Поставщики услуг

14.1        Общие положения

В этом разделе рассматриваются архивные решения, для которых некоторые услуги предоставляются субподрядчиками, кроме доверенных третьих лиц. В Приложении C представлены принципы для предлагаемых общих условий обслуживания.

Организация, осуществляющая обслуживание информационной системы, несет ответственность за всю систему и обеспечивает, чтобы все услуги, предоставляемые субподрядчиками, соответствовали требованиям этой части ИСО 14641 в соответствии с обязанностями, которые они взимают.

Выбранному субподрядчику должен быть предоставлен спецификационный документ уполномоченным лицом, определяющий требования. Субподрядчик обязуется соблюдать эти спецификации.

Процедуры и операции, выполняемые субподрядчиком, систематически проверяются и проверяются на регулярной основе.

14.2        Договор субподрядчика

Прежде чем использовать услуги субподрядчика, необходимо подтвердить, что:

- субподрядчик может выполнять требования этой части ИСО 14641 для предоставления услуг;

- процедуры субподрядчика соответствуют архивной политике создателя;

- данные контрольных журналов, подготовленные субподрядчиком, могут использоваться в информационной системе отправителя;

- Политики безопасности субподрядчика согласуются с политикой разработчика.

14.3        Договор с субподрядчиком

Контракт должен содержать, по меньшей мере, следующую информацию:

a)        ссылка на эту часть ИСО 14641, то есть ИСО 14641-1: 2011;

b)        описание используемых процедур;

c)        описание инфраструктуры, используемой в связи с предоставленной услугой;

d)        критерии, используемые для контроля качества;

e)        доступ к журналам событий информационной системы субподрядчика;

f)        меры, принятые для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных под стражей;

g)        методы и средства массовой информации, используемые для передачи электронных документов и связанных с ними метаданных между составителем и субподрядчиком;

h)        методы, используемые для преобразования формата, если это применимо;

i)        положения о передаче документа, если это применимо;

j)        страховые полисы субподрядчиков, покрывающие убытки, связанные с работой.

14.4        Передача данных по телекоммуникационным сетям

Когда открытые сети используются для передачи документов между владельцем и субподрядчиком, должны использоваться соответствующие методы аутентификации, целостности данных и конфиденциальности.

Приложение A

(информативный)

Архивная политика

В архивной политике в правовых, функциональных, эксплуатационных, технических и безопасных условиях описываются требования к внутренней или внешней информационной системе, включая цели, задачи и обязательства системы.

Он должен указать следующие данные.

a)        Услуги, предоставляемые вкладчикам и пользователям для внесения депозита или реституции архива, включая объем услуг, уровень обслуживания, типы архивов, форматы электронных документов, условия передачи, объемы передачи, частоту депозитов и т. д.

b)        Обязательства, возложенные на все стороны, в первую очередь на архивное обслуживание. Обязательства, касающиеся других сторон, должны, по крайней мере, указывать минимальные требования для осуществления архивных услуг, которые соответствуют архивной политике.

c)        Особенности операций, осуществляемых для предоставления этих услуг (депозит, хранение и т. д.) и связанная с ними организация операций (связи между операциями, обмен данными и т. д.).

d)        Применимые правила безопасности согласно каждому уровню обслуживания и функции, основанные на организационных, практических и технических соображениях.

Архивная политика - это прежде всего общая функциональная структура и, как таковая, должна быть независимой от конкретных методов, используемых для целей осуществления конкретных операций.

Архивированная политика - это документ, который предоставляет всем участвующим сторонам (внутренним или внешним для службы) четкое описание обязательств архивной службы. Это повлечет за собой практические соображения для выполнения и доставки, в том числе:

- архивный депозит;

- идентификация и аутентификация источника архива;

- доступность архива;

- поиск и отображение архивов;

- реституция архивов;

- целостность архивов;

- разборчивость архивов;

- долгосрочное сохранение архивов;

- прослеживаемость операций по депонированию, реституции и уничтожению;

- производство аттестаций;

- непрерывность бизнеса и / или аварийное восстановление от случайных или злонамеренных причин;

- добровольное уничтожение архива.

Приложение B

(информативный)

Декларация архивных практик

В декларации архивной практики объясняются методы и процессы, реализованные для достижения целей безопасности в архивной политике.

В декларации архивной практики следует описать, как архивная служба организации и / или сторонний поставщик архивных услуг соответствует требованиям архивной политики в отношении аспектов среды, материала, процессов, операций и методов.

В декларации об архивных действиях следует описать:

- операционные процессы реализованной архивной службы; а также

- правила безопасности, описанные в архивной политике, как с точки зрения эксплуатационных характеристик безопасности по сравнению с различными компонентами архивной службы, так и с теми, которые необходимы для реализации этих характеристик.

Эти стандарты и правила должны быть четко описаны в декларации архивной практики, особенно если они относятся к самой архивной службе. Это заявление может ссылаться на более общий документ политики безопасности, охватывающий информационную систему, если это необходимо.

Декларация архивной практики должна включать, по крайней мере, полное и полное описание практики и установить связь между правилами, описанными в архивной политике, к которой относится декларация, и к стандартам и операционным методам.

Хотя архивная политика устанавливается независимо от конкретных аспектов операционной среды информационной системы, в архивной практике написано заявление об организационной структуре, операционных процессах и материальной среде архивной службы организации или сторонних организаций поставщика архивных услуг.

Объявление архивной практики всегда предоставляется поставщиком услуги, то есть архивной службой организации или сторонним поставщиком архивных услуг.

Объявление архивной практики в принципе является конфиденциальным внутренним документом, касающимся только архивной службы. Однако для завершения архивной политики архивная служба могла выпускать выдержки из своего заявления о архивной практике.

В декларации архивной практики описывается, как архивная служба организации и / или стороннего поставщика архивных услуг может выполнить свой долг удовлетворительно. Это должно сделать его особенно полезным во время любой оценки, поскольку это облегчит работу аудитора и сократит время аудита.

Приложение C

(информативный)

Общие условия обслуживания

Пользователи архивных служб могут иметь доступ только к архивной политике организации. Этим пользователям может быть сложно интерпретировать эту информацию.

Соответственно, было бы полезно предоставить пользователям дополнительный упрощенный документ, который мог бы помочь в разъяснении и понимании важной информации, которую им необходимо знать, чтобы принимать обоснованные решения, которые они исследуют.

Общие условия обслуживания должны содержать ссылки на доступные руководства пользователя. Чтобы оставаться ясным и понятным, эти руководства должны описывать только те функции, которые необходимы для поддерживаемых операций, хотя они могли бы ссылаться на более общие руководства, если бы это считалось полезным.

Архивные службы организации и / или стороннего поставщика архивных услуг должны предоставлять пользователям общие условия обслуживания.

Библиография

[1]        ISO 6196-8, Микрографика - Словарь - Часть 8: Использование.

[2]        ISO 10196, Приложения для обработки изображений - Рекомендации по созданию оригинальных документов.

[3]        ISO 12029, Управление документами - Машиночитаемые форматы бумаги - Оптимальный дизайн для удобного использования и электронных систем управления документами (EDMS).

[4]        ISO 14721, Космические данные и системы передачи информации - Открытая архивная информационная система - Справочная модель.

[5]        ISO 15489-1, Информация и документация - Управление записями - Часть 1: Общие положения.

[6]        ISO / TR 15489-2, Информация и документация - Управление записями - Часть 2: Руководящие принципы.

[7]        ISO / TR 15801, Управление документами - Информация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по надежности и надежности.

[8]        ISO 19005 (все части), Управление документами - Формат электронного документа для долгосрочного сохранения.

[9]        ISO / TR 22957, Управление документами - Анализ, выбор и внедрение систем электронного документооборота (EDMS).

[10]        ISO / IEC 13346 (все части), Информационные технологии. Объем и структура файлов одноразовых и перезаписываемых носителей с использованием несекретной записи для обмена информацией.

[11]        ISO / IEC 13490 (все части), Информационные технологии. Объем и структура файлов только для чтения и одноразовых компакт-дисков для обмена информацией.

[12]        ISO / IEC 27001, Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности - Системы управления информационной безопасностью - Требования.

[13]        IEC 61000-4 (все части), Электромагнитная совместимость (ЭМС). Часть 4. Методы испытаний и измерений.

[14]        ETSI TS 101 733, Электронные подписи и инфраструктуры (ESI); Формы электронной подписи, Европейский институт стандартизации электросвязи.

[15]        ETSI TS 101 903, Электронные подписи и инфраструктуры (ESI);

Расширенные электронные подписи XML (XAdES), Европейский институт стандартизации электросвязи.

[16]        MoReq2 Типовые требования к управлению электронными документами, доступно на www. moreq2.eu.

УДК                                                                МКС 35.080                                

Ключевые слова: удобства использования

УДК                                                                        МКС 35.080                                

Ключевые слова: удобства использования

Заместитель Председателя технического

Комитета по стандартизации № 34

«Информационные технологии»                                         М. Тастимова

РАЗРАБОТЧИК

АО «Национальный инфокоммуникационный

Холдинг «Зерде» Заместитель

Председателя Правления                                                 Ж. Жахметова

Руководитель разработки                                                 Д. Смагулова

       

Аналитик Департамента методологии

в области ИКТ/Разработчик                                                 А. Канешева