Электронное архивирование (стр. 1 )

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Электронное архивирование

Часть 1:

ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ

ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИИ

ДЛЯ КОНСЕРВАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата введения ____________________

Область применения

Эта часть ИСО 14641 предоставляет набор технических спецификаций и организационных политик, которые должны быть реализованы для захвата, хранения и доступа к электронным документам. Это обеспечивает четкость, целостность и прослеживаемость документов на время их сохранения.

Эта часть стандарта ИСО 14641 применима к электронным документам в результате:

- сканирование оригинальной бумаги или документов микроформы;

- преобразование аналогового аудио - или видеоконтента;

- «собственное» создание приложением информационной системы; или

- другие источники, которые создают цифровой контент, такой как двух - или трехмерные карты, рисунки или рисунки, цифровые аудио / видео и цифровые медицинские изображения.

Эта часть стандарта ISO 14641 не применима к информационным системам, в которых пользователи могут заменять или изменять документы после захвата.

Эта часть ISO 14641 предназначена для следующих пользователей.

a)        Организации, осуществляющие информационные системы, в которых:

1)        электронные документы, созданные из сканирования, хранятся в среде, которая обеспечивает верность в отношении первоначальной и долгосрочной сохранности;

2)        документы, записанные в цифровом формате, хранятся в среде, которая обеспечивает целостность содержимого информации и четкости документа;

3)        прослеживаемость обеспечивается для всех операций, связанных с электронными документами.

b)        Организации, предоставляющие услуги по информационным технологиям и издателям программного обеспечения, которые стремятся разработать информационные системы, обеспечивающие верность и целостность электронных документов.

c)        Организации, предоставляющие сторонние службы архивации документов.

2        Нормативные ссылки

Следующие ссылочные документы являются обязательными для применения этого документа. Для датированных ссылок применяется только указанное издание. Для недатированных ссылок применяется последнее издание ссылочного документа (включая любые поправки).

ISO 2859 (все части), процедуры отбора проб для проверки по атрибутам

Проект, редакция 1

ISO 8601, Элементы данных и форматы обмена - Обмен информацией - Представление дат и времени

ISO / TR 12033, Управление документами - Электронная обработка изображений - Руководство по выбору методов сжатия изображений документов

ISO 12653-1, Электронная визуализация - Целевая задача для черно-белого сканирования офисных документов - Часть 1:

Характеристики

ISO 12653-2, Электронная обработка изображений - Целевая задача для черно-белого сканирования офисных документов - Часть 2:

Способ использования

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применяются термины, определения и обозначения, приведенные в ISO 12653-1 и ISO 12653-2 и ниже.

3.1 доступ (access): процессы извлечения и отображения (воспроизведения) электронных документов для оперативных, доказательных или исторических целей.

3.2 архив (ы) (archive(s)): набор документов, полученных или полученных, независимо от их даты, формата или носителя информации, любым лицом, организацией, общественным или частным сервисом в ходе их деятельности.

3.3 архивная политика (archival policy): правовых, функциональных, оперативных, технических и требований безопасности внутренней или внешней информационной системы.

Примечание - В приложениях А и В приводятся принципы архивной политики и декларации об архивных действиях.

3.4 архив жизненного цикла (archive lifecycle log): журнал, который записывает данные контрольных журналов, связанных с процессом архивирования жизненного цикла документа.

3.5 реституция архива (archive restitution): возврату и передаче архивных документов их составителю или должным образом назначенному лицу или организации.

3.6 профиль архивной системы (archival system profile): набор свойств, относящихся к классу архивов, которые имеют общие характеристики в плане конфиденциальности, хранения и удаления, а также права доступа (например, создание, чтение, изменение, удаление).

3.7 ACU, блок создания аттестации (ACU, attestation creation unit): аппаратные и / или программные устройства для доставки электронных аттестаций.

Примечание - Аттестации включают идентификатор устройства и соответствующий идентификатор архивной службы.

3.8 аудиовизуальный (audiovisual): методы коммуникации, сочетающие звук и изображение.

3.9 контрольный журнал (audit trail): совокупность информации, необходимой для обеспечения исторической записи всех значимых событий, связанных с хранимой информацией и информационной системой.

3.10 Данные (data): цифровая форма информации, к которой можно получить доступ, прочитать и / или обработать.

3.11 даты и времени (date and time stamp): последовательность символов, обозначающая дату и / или время, в которое произошло определенное событие.

3.12 депозит (deposit): набор документов, разделяющих один и тот же профиль архивной системы.

3.13 цифровой архив (digital archival): набор действий, направленных на выявление, захват, классификацию, сохранение, получение, отображение и предоставление доступа к документам в информационных или исторических целях или на срок, необходимый для выполнения юридических обязательств.

3.14 цифровой документ (digital document): цифровое представление содержимого, которое хранится и управляется электронным способом.

Примечание - Ассоциация контента, логической структуры и атрибутов отображения, извлекаемых устройством, способным отображать читаемый человеком (или машиночитаемый) объект. Документ может быть записан в цифровом виде (создание) в источнике или преобразован из аналогового документа.

3.15 цифровой отпечаток пальца (digital fingerprint): битной последовательности, сгенерированной из цифрового документа, с использованием алгоритма, который однозначно идентифицирует исходный документ.

Примечание - Любая цифровая модификация документа приведет к другому отпечатку пальца.

3.16 цифровое уплотнение (digital seal): метод обеспечения целостности документа, включая хеш-функции, цифровые подписи и, факультативно, отметку даты и времени.

3.17 цифровая подпись (digital signature): Данные, которые при добавлении к цифровому документу, позволяют пользователю документа для проверки подлинности его происхождения и целостности.

3.18 оцифровка (digitization): преобразование аналогового документа (бумаги, микроформы, пленки, аналоговых аудио - или аудиовизуальных лент) в цифровой формат с целью сохранения или обработки.

3.19 оцифрованный документ (digitized document): результат оцифровки информации, первоначально сохраненной на физических носителях (бумага, микроформа и пленка, аналоговые аудио - или аудиовизуальные ленты).

3.20 верность документа (document fidelity): свойство архивированного документа, который отображает всю информацию, содержащуюся в исходном исходном документе.

Примечание - Это понятие применимо к любому изменению формы, включая преобразование в цифровую форму или преобразование формата.

3.21 долговечность (durability): атрибут документа, который остается читаемым на протяжении всего жизненного цикла.

3.22 электронная информационная система (electronic information system): система, предназначенная для приема, сохранения, доступа и передачи архивов в электронном виде.

3.23 электронная аттестация (electronic attestation): информация, подготовленная для доказательства того, что произошло действие или электронная транзакция.

3.24 журнал событий (events log): журнал, который записывает данные контрольных журналов, связанных с системными операциями.

3.25 преобразование формата (format conversion): преобразование цифрового документа в другой электронный формат.

Примечание - Эта операция сохраняет верность документа.

3.26 хэш-функция (hash function): математический алгоритм, используемый для превращения некоторых видов данных в относительно небольшое целое число.

3.27 целостность (integrity): атрибут документа, содержимое которого завершено и не изменяется.

3.28 разборчивость (legibility): атрибут архивированного документа, который позволяет получить доступ ко всей содержащейся в нем информации.

Примечание - Этому могут способствовать определенные метаданные, связанные с документом.

3.29 сжатие с потерями (lossy compression): алгоритм сжатия, который теряет часть исходной информации во время сжатия.

Примечание - Полученный декомпрессированный объект является только приближением оригинала.

3.30 миграция СМИ (media migration): акт передачи документа из одной среды в другую, особенно в отношении управления устареванием средств массовой информации.

3.31 метаданные (metadata): данные, описывающие контекст, содержание и структуру документа и их управление с течением времени.

3.32 копирование (replication): который состоит из копирования информации между избыточными ресурсами, в частности программными или аппаратными компонентами, для повышения надежности, отказоустойчивости или доступности.

3.33 источник времени (time source): внутренний или внешний компонент информационной системы, обеспечивающий надежную и объективную временную привязку, соответствующую требованиям.

3.34 маркер отметки времени (time-stamp token): объект данных, который связывает представление данных с конкретным временем (выраженное в UTC), тем самым обеспечивая доказательства того, что данные существовали в это время.

3.35 перемещаемость (transferability): возможность восстановления подлинного цифрового архива (информация, данные, объекты и все связанные метаданные из одной информационной системы), чтобы перенести его в другую информационную систему с помощью процедуры, указанной заранее.

Примечание - Эта проблема имеет особое значение, когда информация хранится сторонним поставщиком услуг архива.