Электронное архивирование (стр. 2 )

3.36 доверенный сторонний поставщик архивных услуг (trusted third-party archive service provider): сторонний человек или организация, ответственная за сохранение архивов.

4        Общие характеристики и уровни требований

4.1        Характеристики

Для того, чтобы организация могла применять признанную структуру спецификаций для хранения, использования, архивирования, поиска и отображения электронных документов, необходимо принять как технические, так и организационные меры для обеспечения целостности документов и долгосрочного сохранения.

В этом контексте электронная информационная система должна осуществлять предопределенную архивную политику; описание общих принципов такой политики описано в

Важно признать, что информационные системы будут захватывать электронные документы, которые подаются для долгосрочного хранения и использования. Термин «захват» в этом смысле отражает получение и обработку информации, подлежащей управлению информационной системой. В тех случаях, когда печатные документы должны храниться и управляться в электронной форме, эти документы должны сканироваться и индексироваться до их захвата в информационной системе.

Эта часть стандарта ИСО 14641 применима только к неизменным захваченным документам. Справочные данные справочного документа в файловой системе или базе данных не могут быть стерты, изменены или могут быть заменены новыми данными.

Процедуры и требования безопасности должны быть выполнены с целью:

a)        контролировать процесс архивирования;

b)        предотвращать и / или обнаруживать изменения, внесенные в документы, или данные, необходимые для их поиска и отображения;

c)        обеспечить целостность данных контрольных журналов (включая журнал системных событий).

Электронная информационная система должна характеризоваться характеристиками:

1)        пригодность для долгосрочного сохранения;

2)        целостность;

3)        безопасность;

4)        отслеживания.

Эта часть стандарта ISO 14641 описывает:

- спецификации процедур, связанных с обработкой, сохранением, доступом и реституцией сканированной или цифровой информации, а также требованиями к безопасности информационной системы;

- процедуры относительно оцифровки аналоговых документов;

- процедуры относительно взятия документов, их сохранения, доступа и реституции;

- процедуры относительно возможного распоряжения документами;

- правила относительно применимых процедур, касающихся операторов;

- описание итоговых аттестаций этих операций;

- спецификации, касающиеся материалов, оборудования и программных реализаций;

- условия системных аудитов и соответствующих процедур;

- характеристики, применимые к использованию доверенных третьих сторон;

- характеристики, применимые к использованию субподрядчиков.

Руководство по техническому описанию, аттестации и журналы, детализирующие жизненный цикл архивов или системных событий, должны храниться в тех же условиях, что и сами архивы.

4.2        Уровни требований

Различные организации могут иметь отдельные индивидуальные подходы к рискам и требованиям к информационным системам, используемым для сохранения электронных документов.

В таблице 1 приведены уровни уровней этих требований. В нем обобщаются общие характеристики и практические методы реализации на уровне требований, предпочитаемых организацией, в отношении характера сохраняемых документов и потенциальных рисков.

Дополнительные требования могут быть выбраны на основе конкретных потребностей и приемлемых уровней риска.

Соответствие информационной системы этой части ИСО 14641 должно оцениваться в зависимости от уровня требований, отобранных организацией.

Таблица 1 - Требования к информационным системам

Характеристика	Минимальные требования	Дополнительные требования
Использование стандартизированных или отраслевых стандартов и публично	Преобразование форматов
доступные форматы файлов	Сканирование документов
Описание метаданных документа	Стандартный формат метаданных
Миграция средств массовой информации
Пригодность для длительного использования,
Преобразование форматов	Контроль и преобразование
долгосрочное сохранение	форматы во время захвата
Уведомление об устаревании формата
Плановый и прослеживаемый формат
преобразование
Управление системными изменениями
Гарантируется хранением на носителях:
- физический WORM
- логический WORM на фиксированных носителях с	Сильный уровень безопасности
- журнал событий
Расширенный уровень безопасности
- методы и процедуры обнаружения и
Сильный уровень безопасности
предотвращение замещений ввода
Расширенный уровень безопасности
- логический WORM на съемном носителе (см.
целостность	перезаписываемые / стираемые носители)
- перезаписываемые / стираемые носители (нормальный уровень безопасности)
Процесс захвата архивов
Оповещения до уничтожения архивов
Описание процесса уничтожения архивов	Определение изменения
процедуры сохранения
периодов
Сохранение после уничтожения
метаданных и аудита
Идентификация лиц и процессов, обращающихся к архивам	Сильная аутентификация
Резервные копии архивов	Использование различных типов и
формы СМИ
Защита от рисков наводнений,
Безопасность	огонь и т. д.
Контролируемые операции архивирования (идентификация и отслеживание)	Сильная аутентификация
Поиск в форматах, отличных от
форматы ввода
Непрерывность доступа к архивам
Дата и отметка времени	Дата и время
доверенная сторонняя сторона
Поддержание технического файла (архивная политика, общая	Корректировка
условия обслуживания, процедуры операций, жизненный цикл	организационные процессы
документ)	клиента и связанных с ним
аттестаты
Поддержание контрольного следа жизненного цикла архивов и событий	Цифровая подпись, дата и
прослеживаемость	журнал	временная печать аттестаций
операций и событий, в единицах
или партии
Определение гранулярности
партии событий, к которым
применяется цифровая подпись
Частота архивирования аудита
тропы и журналы

5                Основные Характеристики

5.1        Общие положения

Конструкция и функционирование информационной системы должны обеспечивать выполнение процедур, гарантирующих требования, выбранные из 4.2.

5.2        Техническое описание

Должно быть создано и сохранено руководство по техническому описанию информационной системы. Он должен содержать по крайней мере:

a)        перечень аппаратных компонентов информационной системы со всеми серийными номерами, прилагаемыми производителями, основные характеристики этих компонентов, дата (ы) производства, соответствие соответствующим стандартам безопасности;

b)        для сетевой системы, ее типологии и топографии, а также описания соединений и оборудования безопасности;

c)        модель архитектуры данных информационных объектов и их взаимоотношения в отношении их использования в поддержку общих целей информационной системы;