Электронное архивирование (стр. 7 )

- формат кодирования документов;

- период сохранения (график хранения) и окончательное распоряжение документами;

- права доступа, связанные с документами;

- размер архивной партии.

10.1.10        Индексирование и поиск документов

Электронные документы классифицируются, идентифицируются и индексируются с использованием метода, который позволяет осуществлять поиск конкретного документа или определенного набора документов.

Эти индексы должны быть составлены из метаданных документов. Индексирующая информация должна быть сохранена информационной системой либо как простой, так и автономный индекс, относящийся только к документам или как часть более сложной информационной системы (например, как часть большей базы данных).

Информационная система должна быть сконструирована таким образом, чтобы непреднамеренные действия пользователя без предупреждения не приводили к изменению или потере индексов или связей между логическим адресом и физическим адресом документов.

10.2        Документы на основе бумаги или микроформы

10.2.1        Сканирующие устройства для документов

Сканирующие устройства для документов, первоначально на бумаге или микроформе, должны быть полностью описаны, в том числе:

a)        физические характеристики документов, обрабатываемых сканерами;

b)        возможности захвата сканеров;

c)        оптические устройства сканеров, если применимо, с их рабочими и доступными механизмами настройки;

d)        механизмы настройки сканеров и связанные с ними операции.

10.2.2        Функции обработки изображений

Для создания качественных цифровых изображений или уменьшения размера файлов может потребоваться использование программных или аппаратных устройств, которые позволяют обрабатывать эти изображения после оцифровки. Последствия каждого процесса и их ограничения должны быть указаны в руководстве по техническому описанию.

Наиболее частые методы:

a)        преобразование изображения из цветного или серого в монохромное;

b)        устранение перекоса;

c)        удаление пятен / фона;

d)        удаление черной границы;

e)        удаление наложений, логотипов, водяных знаков или любого другого типа несвязанной информации;

f)        удаление пустых страниц.

Все эти процессы должны быть выполнены с тщательным рассмотрением, поскольку они имеют отношение к верности электронного изображения в отношении исходного документа. В частности, процедура преобразования серого или цветного изображения в монохромное изображение должна быть проверена и проверена подробно до ее реализации.

Удаление Speckle может привести к удалению из изображения определенных элементов информации, таких как запятая или акцент или деталь на диаграмме. Поэтому он должен быть проверен перед реализацией. Результаты испытаний должны храниться в руководстве по техническому описанию.

Программное обеспечение, используемое для удаления наложений, оставляя только переменное содержимое, может использоваться, если связанные функции, работающие в информационной системе, полностью указаны в руководстве по техническому описанию. Кроме того, когда для извлечения документа требуется слияние содержимого переменной и наложения, тогда используемая версия используемого оверлея должна быть идентична оверлею, извлеченной при проверке и обработке страницы.

Руководство по техническому описанию должно описывать управление версиями наложения и логическую связь между содержимым переменной документа и соответствующей версией оверлея.

Наложения рассматриваются как элементы документа и поэтому должны храниться в тех же условиях, что и другие элементы документа.

Когда необходимо сохранить информацию в целом, рекомендуется не использовать такие методы. Во всех остальных случаях необходимо указать причины использования таких методов в руководстве по техническому описанию.

Удаление пустой страницы может представлять потенциальный риск потери информации. Когда это реализовано, рекомендуется проверить, что используемый метод является надежным и не удаляет страницы, содержащие информацию. В руководстве по техническому описанию должны быть указаны процедуры, используемые для обеспечения надежности этой операции. Целесообразно также реализовать процесс, который будет считать количество удаленных страниц относительно количества сохраненных страниц.

Использование тестовых целей (см. ISO 12653-1 и ISO 12653-2) позволяет объективно измерять информационную систему и проверять эффекты программного обеспечения для обработки изображений.

10.2.3        Бумажный документ или процедура захвата микроформы

10.2.3.1        Общие положения

Когда завершение записи на бумажном носителе или в микроформате завершено, оператор должен предоставить аттестат проверки, который по меньшей мере предоставляет имя оператора, дату сканирования, время начала и окончания сканирования, идентификаторы первого и последнего отсканированного документа и количество страниц отсканированы.

После проверки отсканированных изображений авторизационная аттестация выдается владельцем или уполномоченным агентом владельца. Если аттестация применяется к пакетной документации, указывается количество изображений и документов.

10.2.3.2        Подготовка бумажных документов

Организация должна гарантировать, что качество бумажных документов, которые она производит, совместимо с методами сканирования или микрографического захвата. Разорванные или смятые документы, выпущенные организацией или полученные из внешних источников, могут потребовать восстановления до оцифровки. Тем не менее текст документов не должен изменяться и корректироваться, чтобы улучшить удобочитаемость, поскольку это может изменить целостность документов в отношении исходных документов.

По мере возможности для обработки документов, предназначенных для оцифровки, должны быть реализованы такие меры, как предусмотренные в ИСО 10196 и ИСО 12029.

10.2.3.3        Подготовка документов микроформы

Документы с микроформами должны быть очищены от пыли перед оцифровкой. Оператор должен проверить, есть ли какие-либо царапины или дефекты, ограничивающие четкость до точки, где чтение или обработка документа будет невозможна.

10.2.3.4        Сканирование документов или микроформ

В руководстве пользователя должны быть указаны все детали, относящиеся к сканированию документов, настройке сканера, процессам улучшения изображения и различным элементам процедуры сканирования. Любая технология обработки, используемая для улучшения информации, должна быть предварительно подтверждена инициатором проекта и полностью описана в руководстве пользователя системы сканирования.

Руководство пользователя должно охватывать все темы, связанные с авторизованными операциями, касающимися модификаций цифровых изображений, создаваемых сканерами документов.

10.2.3.5        Проверка отсканированной информации

Руководство пользователя системы сканирования должно включать процедуру проверки проверки.

Проверки проверки должны применяться, по крайней мере, к:

a)        качество и целостность изображений в отношении исходных документов;

b)        точность информации индексации отсканированных документов.

Если проверки качества могут выполняться самими операторами, чтобы уменьшить отклонения, рекомендуется, чтобы окончательная проверка качества выполнялась лицами, не являющимися операторами.

Процедуры отбора проб для отдельных физических элементов должны соответствовать ISO 2859 (все части).

10.2.4        Аудиторские следы

10.2.4.1        Идентификация документа или партии

Сканирование документов (бумага или микроформа) должно включать следующие элементы истории информации:

a)        уникальный идентификатор документов в информационной системе;

b)        количество страниц документов.

Пакеты сканирования (бумага или микроформа) должны содержать следующие элементы истории информации:

- идентификатор партии (этот идентификатор должен быть уникальным для каждой партии);

- количество документов / барабанов микрофильма / микрофиши в этой партии;

- количество отсканированных страниц или, для микроформ, количество кадров.

10.2.4.2        Детали процесса захвата документа

Следующая информация, если применимо, записывается в контрольный журнал:

a)        сообщения, полученные от устройства сканирования (дата и время начала сканирования, инициализация партии для автоматизированных систем, завершение процесса сканирования и т. д.);

b)        количество байтов, созданных процессом проверки документа до и (если используется сжатие) после сжатия.

10.2.4.3        Данные контрольных журналов

Исторический отчет о событиях должен включать по меньшей мере следующую информацию.

Для бумажной оцифровки документа:

a)        идентификатор первого документа или первой партии документов, отсканированных и сохраненных;

b)        идентификатор последнего документа или партии документов, отсканированных и сохраненных;

c)        дата и время прибытия и вылета каждого оператора;

d)        идентификатор последнего документа или партии документов, отсканированных и сохраненных каждым оператором;

e)        идентификатор последнего документа или пакета документов, отсканированных и сохраненных каждый оператор;

f)        общее количество обработанных страниц;

g)        общее количество страниц, которые не обрабатываются, в том числе невозможные для сканирования из-за низкого качества документа (например, слабый контраст, слезы или клочки);

h)        общее количество пустых страниц, если таковые имеются.