Электронное архивирование (стр. 9 )

d)        дата конверсии;

e)        имя входного файла;

f)        имя выходного файла;

g)        отображение формата;

h)        результат операции (то есть успех или отказ) и, когда происходит сбой, регистрируют возникшие аномалии.

Преобразования формата могут выполняться на нескольких этапах архивного процесса: когда документ захватывается, когда конверсия была запланирована после архивирования документа или когда формат кодировки архивированного документа устарел и может представлять проблему для доступ.

Объем процессов, связанных с архивированными форматами электронных документов, варьируется в зависимости от контрактных соглашений между создателем архива и архивной службой и применимой политикой архивирования.

- При вводе в информационную систему принимаются следующие шаги:

- проверка формата (или нет) при старте архива (на основе таблицы приемлемых форматов системного ввода);

- конвертировать форматы (или нет) на основе результатов проверок или на основе контрактных условий, относящихся к таблице целевых архивных форматов.

- После ввода в информационную систему предпринимаются следующие шаги:

- оповещения владельца (или нет), если формат кодировки устарел;

- преобразование (или отсутствие) информационной системы, когда сообщается о устаревании формата.

Проверка формата производится с помощью инструмента, который позволяет точно идентифицировать, описать и проверить формат.

11        Архивные операции

11.1        Область применения

Работа архивов означает доступ, реституцию и окончательное удаление архивов.

11.2        Доступ

11.2.1        Общие положения

Операции доступа должны основываться на критериях поиска и последующей передаче электронных документов в их архивном формате.

Кроме того, доступ может включать:

a)        отображение документов на экране;

b)        печать копии на бумаге или пленке;

c)        воспроизведение звука в соответствующих акустических условиях относительно качества документов;

d)        воспроизведение видеоизображений в соответствующих акустических условиях относительно качества документа. Методы, используемые для извлечения и отображения документов, должны быть указаны в руководстве по техническому описанию.

Обработка содержимого документа не допускается для операции поиска и отображения, за исключением декомпрессии, интерпретации формата и последующей технической обработки, а также любых необходимых корректировок физических или программных характеристик устройств поиска и отображения.

При необходимости производится аттестация соответствия переданной копии. Эта аттестация должна включать помимо имени лица, выдавшего запрос, и имя лица, предоставившего аттестацию, метаданные, позволяющие идентифицировать документ и обеспечивающие аудиторский след жизненного цикла документа в информационной системе,

11.2.2        Оцифрованные документы

Приложения для просмотра и чтения должны быть независимы от инструментов, которые использовались для создания архивных документов. Поэтому электронный документ должен быть захвачен в программной и аппаратной среде, отличной от среды, используемой для просмотра или чтения.

Если в процессе цифрового преобразования для документа с бумажным или микроформатным источником используется программное обеспечение, которое удаляет оверлеи или любые другие фиксированные элементы, принцип верности документа при поиске и отображении требует, чтобы восстановленный документ объединял фиксированный контент с переменным содержимым. Информационная система должна гарантировать, что используемые версии оверлея или фиксированных элементов являются такими же, как и во время оцифровки.

11.2.3        Размещенные электронные документы

Когда используются конкретные таблицы кодирования, они должны быть доступны и доступны во время доступа.

Доступ к этим документам должен выполняться с использованием соответствующих инструкций компоновки.

11.2.4        Электронные документы, использующие формат планировки

Процессы доступа должны быть ограничены сборкой различных компонентов документа в соответствии с предписанными правилами отображения и предполагаемым средним дисплеем без каких-либо действий или обработки содержимого.

11.3        Реституция

Реституция архивов, полная или частичная, означает передачу архивных документов их составителю или должным образом назначенным третьим лицам.

Реституция должна сопровождаться уничтожением (удалением) документов в информационной системе.

Процедура реституции и технические детали передачи (формат реституции и выбранные носители) должны быть указаны в руководстве по техническому описанию.

11.4        Архивирование

Период сохранения архивных документов (график хранения) должен управляться в информационной системе либо с использованием записи периода сохранения в метаданных для каждого архивного документа, либо путем ссылки на каждый архивный документ в отношении таблицы периода сохранения. Информационная система разрешает изменение периода сохранения для конкретного документа.

Под наблюдением уполномоченного агента и в соответствии с существующими процедурами, в конце периода сохранения архивы должны быть удалены. Эта операция должна сделать удаленные документы окончательно и полностью недоступными.

Примечание - Дополнительную информацию см. В стандартах ISO 15489-1, ISO 15489-2 или MoReq2.

Когда сменный носитель данных уничтожается, процесс должен обеспечивать полную недоступность информации, записанной на носителе.

Любое сохранение метаданных и журналов или журналов аудита, связанных с удаленными архивами, указывается в договоре или в архивной политике.

12        Оценка информационной системы

12.1        Общие положения

12.1.1        Аудиты

Информационная система и все связанные с ней процедуры должны регулярно проверяться, особенно когда основные изменения вносятся в информационную систему. Эти проверки могут проводиться либо внутренним персоналом организации, ответственной за внедрение информационной системы (внутренняя оценка), так и / или персоналом, предоставляемым сторонним предприятием (внешняя оценка).

Результаты этих проверок сохраняются.

12.1.2        Цели

Аудиты должны убедиться в том, что информационная система и процедуры соответствуют этой части ИСО 14641. Этот контроль соответствия должен охватывать проектирование, внедрение, использование и все эксплуатационные процедуры системы.

Кроме того, аудиты должны иметь возможность измерять эффективность внедренной информационной системы и ее способность решать задачи и требования соответствующей области деятельности.

Наконец, аудиты должны предоставлять всю информацию, полезную для надлежащего улучшения соответствия информационной системы.

12.1.3        Обязанности аудитора

Аудиторы должны как минимум:

a)        формулировать и уточнять требования;

b)        готовит и проводит ревизионные операции, с которыми им поручено;

c)        записывать результаты;

d)        сообщать о выводах ревизий.

Аудиторы должны быть беспристрастными и свободными от любых влияний, которые могут повлиять на объективность.

12.1.4        Персонал, ответственный за оценку

Квалификация, обучение и опыт каждого аудитора (активного или вспомогательного) контролируются и контролируются ответственной за них организацией.

В частности, аудиторы должны иметь опыт работы с несколькими годами профессиональной практики в области управления документами, электронного архивирования или управления записями. Значительная часть этого опыта должна заключаться в разработке и консультировании по внедрению информационных систем.

Внутренние или внешние аудиторы должны обладать следующими навыками, необходимыми для проведения процесса аудита:

a)        методы измерения, допроса, оценки и написания отчетов;

b)        методы для выполнения различных процессов аудита, таких как планирование, метод, организация, связь и управление.

Их навыки должны соответствовать всем типам документов, содержащихся в информационной системе, включая конкретные технические документы, такие как аудио и видео.

12.1.5        Проверка документации

Организация должна поддерживать информационную систему, которая гарантирует, что вся документация, связанная с проверками, может быть проверена и которая гарантирует, что:

a)        обновленные версии необходимой документации доступны в соответствующих количествах во всех точках, где делаются операции с информационной системой;

b)        все изменения или дополнения к документации должным образом разрешены и обрабатываются таким образом, чтобы обеспечить быстрое и непосредственное действие персонала;

c)        устаревшая документация незамедлительно изымается и уничтожается из всех точек распространения и использования в организации (в исключительных случаях устаревшая документация, которая должна быть сохранена для юридических или исторических целей, должна быть надлежащим образом идентифицирована и сохранена).

12.1.6        Документы по оценке операций

Организация должна регистрировать все результаты оценочных операций. Документы должны описывать процессы, применяемые к каждой операции оценки.

Все документы должны быть надежно сохранены на соответствующий период.

12.2        Внутренняя оценка

Когда оценка проводится персоналом в соответствии с полномочиями организации, организация должна подготовить и дать описание организации, четко показывая распределение обязанностей и иерархическую структуру организации, в частности демонстрируя независимость аудиторских ролей и оперативных роли.