Инструкция по делопроизводству в Евпаторийском городском совете Республики Крым (стр. 15 )

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования их должностей с указанием органа городского совета, организаций, инициалов и фамилий (в именительном падеже). В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.

6.4.3. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

6.4.4. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

Утверждение акта может осуществляться председателем Евпаторийского городского совета, заместителем председателя Евпаторийского городского совета, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

6.5. Служебная переписка

6.5.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

6.5.2. Служебные письма в городском совете готовятся как:

ответы о выполнении поручений председателя Евпаторийского городского совета и его заместителя;

исполнение поручений председателя Евпаторийского городского совета  и его заместителя в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов и другим направляемым документам;

ответы на письма и запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

6.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя Евпаторийского городского совета, его заместителя на основании имеющихся сроков выполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня поступления запроса, обращения в городской совет.

Сроки подготовки инициативных писем определяются главой муниципального образования городской округ Евпатория, его заместителем.

Если последний день срока выполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит выполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Срок выполнения служебного письма указывается непосредственно в документе либо в резолюции руководителя (заместителя руководителя).

6.5.4. Служебные письма, как правило, предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по выполнению документов (резолюции руководителя (заместителя руководителя).

6.5.5. Служебные письма оформляются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом TimesNewRoman размером № 14 или № 12 через одинарный межстрочный интервал.

Служебные письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр – на бланке, второй экземпляр – на стандартном листе бумаги).

Служебные письма, направляемые внутри Российской Федерации, составляются на русском языке.

6.5.6. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, – пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.5.7. Письма финансового характера и письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Евпаторийского городского совета Республики Крым.

6.5.8. Для служебных писем-ответов реквизит, содержащий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен. Ссылка в тексте документа на этот реквизит не делается.

6.5.9. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, напоминания, требования и так далее. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).

Текст служебного письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим предоставить информацию...», «направляем на заключение проект...»);

от 3-го лица единственного числа («правовое управление не считает возможным...», «экспертно-правовой отдел Евпаторийского городского совета предлагает рассмотреть возможность...»);

от 1-го лица единственного числа – на бланке письма должностного лица («прошу Вас представить данные о...», «считаю возможным принять участие в…», «направляю...»).

6.5.10. В служебных письмах, подготовленных на бланке формата А4, используется реквизит «Наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий па вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма (оформляется согласно пункту 3.2.14 Инструкции).

6.5.11. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст письма с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая».

Например:

!

Допускается также обращение с использованием слов «господин», «госпожа». При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются.

Например:

Уважаемый господин Савельев!

или

Господин Савельев!

В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов «С уважением,», которые пишутся с абзацного отступа от левой границы текстового поля документа. После них ставится запятая.

Этикетные фразы могут оформляться рукописным способом или по согласованию с руководителем печататься составителями при подготовке проекта письма.

6.5.12. Если служебное письмо содержит приложение, ссылка на него оформляется согласно пункту 3.2.17 Инструкции. Материалы, прилагаемые к служебному письму, не содержат обозначения приложения.

6.5.13. Представляемые на подпись руководителю (его заместителю) проекты писем должны иметь визы согласования.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.

Экземпляр, остающийся в общем отделе, визируется исполнителем (при необходимости – руководителем исполнителя и иными работниками отраслевых (функциональных), территориальных органов, участвовавшими в согласовании проекта письма).

6.5.14. В случае если служебное письмо подготовлено во исполнение какого-либо поручения (запроса) и представляется на визирование, к письму в обязательном порядке прилагается документ, послуживший основанием для его подготовки (поручение, письмо, резолюции, иной документ).

6.5.15.Ответное письмо, как правило, должно быть подписано тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности. В отдельных случаях допускается подписание ответного письма в соответствии с резолюцией руководителя.

6.5.16. Датой служебного письма является дата его подписания. Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 9 к Инструкции.

6.6. Электронное письмо (сообщение)

6.6.1. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений устанавливается городским советом.

6.6.2. Прием электронных писем в адрес председателя Евпаторийского городского совета, его заместителя  осуществляются общим отделом городского совета. Отправка электронных писем осуществляется отделами городского совета.

6.6.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота городского совета. Документы, поступающие в адрес председателя Евпаторийского городского совета, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

6.6.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

6.6.5. Отправляемый посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

6.6.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота общим отделом. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного в установленном порядке, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением финансовых документов и ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.7. Записка (аналитическая, докладная,

служебная, объяснительная)

6.7.1. В городском совете для информационного обмена между отделами, должностными лицами, работниками используются следующие виды записок: