Инструкция по делопроизводству в Евпаторийском городском совете Республики Крым (стр. 21 )

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

9.6.4. Непосредственный отбор документов на хранение и уничтожение производят ответственные за ведение делопроизводства в городском совете. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.

9.6.5. По результатам экспертизы ценности документов работниками, ответственными за ведение делопроизводства в городском совете, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

9.6.6. Документы, не подлежащие передаче в муниципальное бюджетное учреждение "Архив города Евпатории" (далее – ведомственный архив), и с истекшим сроком хранения, уничтожаются по акту.

9.7. Составление описей дел

9.7.1. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

9.7.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов и частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела.

9.7.3. Описи дел постоянного хранения городского совета печатаются в четырех экземплярах, согласовываются с ЭК Евпаторийского городского совета, утверждаются управляющим делами аппарата совета, курирующим вопросы делопроизводства, экспертной комиссией администрации города  Евпатории Республики Крым (приложение № 12).

9.7.4. Описи дел по личному составу печатаются в трех экземплярах, согласовываются с ЭК  Евпаторийского городского совета, архивным отделом администрации города Евпатории, утверждаются управляющим делами аппарата совета, курирующим вопросы делопроизводства.

9.8. Подготовка и передача документов в муниципальное бюджетное учреждение «Архив города Евпатория»

9.8.1. С момента заведения и до передачи в  архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители отделов городского совета или их сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

9.8.2. Отделы Евпаторийского городского совета, передают в  архив дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача осуществляется только по описям дел.

9.8.3. Дела с исполненными документами  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в  архив после истечения годичного срока их хранения и использования.

9.8.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в отделах Евпаторийского городского совета и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

9.8.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному в общем отделе, согласованному с руководителями отделов городского совета и утвержденному управляющим аппарата совета, курирующим вопросы делопроизводства.

9.8.6. В период подготовки дел к передаче в архив работниками отделов городского совета, предварительно проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за ведение делопроизводства обязаны устранить.

9.8.7. В случае ликвидации или реорганизации отделов городского совета лицо, ответственное  за ведение делопроизводства в данном органе, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в  архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и по номенклатуре дел.

10. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Порядок изготовления, учета, использования и хранения печатей и штампов в городском совете определяется правовым актом  муниципального образования городской округ Евпатория.

Управляющий делами

аппарата совета                                                                

ОДОБРЕНО

Протокол заседания ЭК

Евпаторийского городского совета

Республики Крым

от _______________ 20__  № ____

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭК

администрации города

Евпатории Республики Крым

от ___________ 20__  № ____

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Инструкции по делопроизводству

в Евпаторийском городском совете

Республики Крым

                                                                                                                                                                       ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

       к Инструкции по делопроизводству

       в Евпаторийском городском совете

       Республики Крым

                                                                       

                                       ЖУРНАЛ

регистрации выдачи бланков строгого учета

Номера выданных бланков	Дата выдачи бланков	Наименование выданных бланков	Должность, фамилия, инициалы получателя бланков	Подпись получателя бланков	Регистрацион-ный номер документа, для издания которого использован выданный бланк
1	2	3	4	5	6

       

                                                       ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

       к Инструкции по делопроизводству

       в Евпаторийском городском совете

       Республики Крым

АКТ об уничтожении испорченных (неиспользованных) бланков строгого учета
Комиссия в составе
ознакомилась с перечнем испорченных (неиспользованных) бланков строгого учета
№ п/п	Наименование бланка	Номер бланка, подлежащего списанию
1	2	3
и приняла решение об их уничтожении, о чем и составлен настоящий акт.
Председатель комиссии:
(подпись)	()
Члены комиссии:
(подпись)	()
(подпись)	()

«­­­____» ________________20____г.

                                                       ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

                                                       к Инструкции по делопроизводству

                                                       в Евпаторийском городском совете

                                                       Республики Крым