УТВЕРЖДАЮ
Министр природных ресурсов и экологии Ростовской области _______________ «___» __________ 2015г. |
ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
начальника отдела организационной работы и делопроизводства управления организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы Ростовской области начальника отдела организационной работы и делопроизводства управления организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области (далее - начальник отдела) относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы области категории «руководители».
1.2. Назначение и освобождение от должности начальника отдела осуществляется министром природных ресурсов и экологии Ростовской области (далее - министр).
1.3. Начальник отдела непосредственно подчиняется начальнику управления организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области (далее - начальник управления).
1.4. Начальник отдела имеет в подчинении государственных гражданских служащих отдела в количестве, определенном штатным расписанием.
1.5. На период временного отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, болезнь и т. д.) его должностные обязанности исполняет специалист-эксперт отдела организационной работы и делопроизводства управления организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области (далее - министерство).
1.6. Начальник отдела осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:
Конституции Российской Федерации;
Федерального закона -ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федерального закона -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федерального закона -ФЗ «О противодействии коррупции»;
иных федеральных законов, в том числе регулирующих особенности прохождения гражданской службы;
указов Президента Российской Федерации;
постановлений Правительства Российской Федерации;
нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;
Областного закона -ЗС «Устав Ростовской области»;
Областного закона -ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Областного закона -ЗС «О Правительстве Ростовской области»;
Областного закона -ЗС «Об обращениях граждан»;
Областного закона -ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
Регламента Правительства Ростовской области, утвержденного указом Губернатора Ростовской области;
распределения обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области, утвержденного указом Губернатора Ростовской области;
постановления Правительства Ростовской области «Об утверждении Положения о министерстве природных ресурсов и экологии Ростовской области»;
положения об управлении организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области;
положения об отделе организационной работы и делопроизводства управления организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области (далее - отдел);
иных законов и нормативных правовых актов Ростовской области.
2. Квалификационные требования
2.1. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее:
2.1.1. Высшее образование.
2.1.2. Стаж государственной гражданской службы Российской Федерации
не менее двух ле т стажа государственной гражданской службы Российской Федерации или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности, направлению подготовки;
Для граждан имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома не менее одно года стажа государственной гражданской службы Российской Федерации или стажа (опыта) работы по специальности, направлению подготовки.
2.2. Начальник отдела должен знать:
Конституцию Российской Федерации;
Федеральный закон -ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон -Ф3 «О противодействии коррупции»;
Федеральный закон -ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
Федеральный закон -ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
Указ Президента РФ «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
Областной закон -ЗС «Устав Ростовской области»;
Областной закон -3C «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Областной закон -3C «О Реестре государственных должностей Ростовской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Ростовской области»;
Областной закон -ЗС «Об обращениях граждан»; Областной закон -3C «Об архивном деле в Ростовской области»;
Областной закон -ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
указ Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области»;
Регламент Правительства Ростовской области, утвержденный указом Губернатора Ростовской области;
распределение обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области, утвержденное указом Губернатора Ростовской области;
распоряжение Правительства Ростовской области «О межведомственном электронном документообороте»;
постановление Правительства Ростовской области «Об утверждении Положения о министерстве природных ресурсов и экологии Ростовской области»;
Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, утвержденную распоряжением Правительства Ростовской области;
Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области;
Инструкцию по делопроизводству в министерстве природных ресурсов и экологии Ростовской области;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Положение об управлении организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области;
Положение об отделе организационной работы и делопроизводства управления организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области;
порядок подготовки проектов нормативных правовых актов Ростовской области по вопросам профессиональной деятельности;
иные федеральные и областные правовые акты по направлениям профессиональной деятельности;
основы организации труда, управления;
основы делопроизводства;
аппаратное и программное обеспечение; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности (уровень "Базовый");
систему взаимодействия с гражданами и организациями; учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения органами государственной власти Ростовской области основных задач и функций; систем межведомственного взаимодействия; систем управления государственными информационными ресурсами; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных; систем управления электронными архивами; систем информационной безопасности; систем управления эксплуатацией (уровень "Специальный");
правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты; другие правовые акты Российской Федерации и Ростовской области, а также служебные документы применительно к исполнению должностных обязанностей.
2.3. Начальник отдела должен владеть навыками:
конструктивного и эффективного стиля руководства;
организации и обеспечения выполнения задач;
инновационного мышления;
оперативного принятия и реализации управленческих решений;
квалифицированного планирования работы;
эффективного планирования служебного времени;
контроля, анализа и прогнозирования;
ведения деловых переговоров;
публичных выступлений;
формирования благоприятного морально-психологического климата в коллективе;
мотивации подчинённых и стимулирования достижения результатов; организации работы по эффективному взаимодействию с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, сотрудничества с коллегами и подчинёнными;
организации подготовки проектов правовых актов, информационно-аналитических материалов, иных документов по вопросам профессиональной деятельности;
стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учётом возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах; работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера; работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет; работы в операционной системе; управления электронной почтой; работы в текстовом редакторе; работы с электронными таблицами; подготовки презентаций; использования графических объектов в электронных документах; работы с базами данных (уровень "Базовый");
работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями; работы с системами межведомственного взаимодействия; работы с системами управления государственными информационными ресурсами; работы с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных; работы с системами управления электронными архивами; работы с системами информационной безопасности; работы с системами управления эксплуатацией (уровень "Специальный");
другими навыками, необходимыми для исполнения должностных обязанностей.
3.Должностные обязанности, права и ответственность
3.1. Должностные обязанности начальника отдела:
3.1.1. В своей деятельности начальник отдела руководствуется основными обязанностями гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.1.2. В соответствии с требованиями Федерального закона -ФЗ «О противодействии коррупции» начальник отдела обязан уведомлять в установленном порядке представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
3.1.3. Исходя из задач структурного подразделения начальник отдела выполняет следующие функции:
осуществляет общее руководство отделом, его эффективное взаимодействие с другими подразделениями министерства, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, областными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, иными предприятиями и организациями;
организует и обеспечивает исполнение Федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также законов и иных нормативных правовых актов Ростовской области в сфере государственной гражданской службы, делопроизводства и трудовых отношений;
вносит предложения по структуре и штатной численности отдела, кандидатурам на должности работников отдела, о поощрении работников отдела и применении к ним дисциплинарных взысканий;
осуществляет контроль организационной работы по координации деятельности структурных подразделений министерства по перспективному и текущему планированию на неделю, месяц, квартал, год;
осуществляет контроль по организации проведения совещаний с участием министра;
обеспечивает методическое руководство по организации и ведению единой системы делопроизводства в министерстве, учету и прохождению документов, поступающих в министерство, а также исходящей корреспонденции;
осуществляет контроль за организацией ведения единого порядка документирования в министерстве в соответствии с утвержденным Регламентом Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству Правительства Ростовской области и Инструкцией по делопроизводству в министерстве;
обеспечивает разработку инструкций, положений по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, оптимизацию документооборота;
обобщает информацию по своевременному прохождению, исполнению и качественному оформлению документов;
осуществляет ведение базы данных межведомственного электронного документооборота системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело»;
ведет учет и контроль документооборота в министерстве на основе автоматизированной системы;
контролирует исполнение архивных запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и других вопросов социально-правового порядка;
организует формирование сводной номенклатуры дел министерства;
участвует в проведении экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, в составлении актов на дела, выделенные к уничтожению;
заверяет подлинность служебных документов министерства, за исключением кадровых документов;
участвует в работе по рассмотрению жалоб и обращений граждан и юридических лиц по вопросам соблюдения законодательства, в том числе в подготовке ответов заявителям;
готовит проекты приказов, распоряжений, постановлений, рекомендаций по направлению деятельности;
принимает участие в разработке проектов законов, постановлений, распоряжений и иных правовых актов Ростовской области в пределах своей компетенции;
готовит письма, информацию и аналитические материалы в соответствии с поступающими запросами министерств и ведомств, подведомственных учреждений, а также других организаций в пределах своей компетенции;
обеспечивает сохранность государственного имущества, в том числе предоставленного для исполнения должностных обязанностей;
систематически повышает свой профессиональный уровень, своевременно осваивать нормативные и методические документы;
организует и контролирует своевременное рассмотрение специалистами отдела обращений государственных органов, общественных объединений, предприятий, учреждений, организаций, граждан, а также подготовку проектов соответствующих государственных решений в рамках компетенции отдела;
готовит материалы к совещаниям, относящимся к деятельности отдела;
распределяет обязанности между сотрудниками отдела, разрабатывает должностные регламенты, при необходимости вносит в них изменения и дополнения, представляет их на подпись начальнику управления министерства;
исполняет иные обязанности, предусмотренные Федеральным законом -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
обеспечивает соблюдение работниками отдела требований регламента Правительства Ростовской области, правил внутреннего трудового распорядка министерства.
3.2.Права начальника отдела:
3.2.1. При исполнении своих должностных обязанностей начальник отдела обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 01.01.01 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.2.2. Начальник отдела представляет отдел во взаимоотношениях со структурными подразделениями министерства, структурными подразделениями Правительства Ростовской области, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами;
3.2.3. Имеет право на организацию и проведение специалистами отдела плановых и внеплановых проверок за исполнением подведомственными государственными учреждениями Ростовской области ведение системы «Дело», номенклатуры дел министерства;
3.2.4. Получение в установленном порядке от государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, граждан и общественных объединений статистических и оперативных данных, отчётных и справочных материалов необходимых для исполнения работниками отдела своих должностных обязанностей;
3.2.5. Внесение предложений по разработке и совершенствованию областных законов, других нормативных актов Ростовской области, административных регламентов по вопросам, находящимся в компетенции отдела;
3.2.6. Изучение деловых, личностных и профессиональных качеств сотрудников отдела;
3.2.7. Внесение предложений по совершенствованию работы отдела и министерства в целом.
3.3. Ответственность начальника отдела.
Начальник отдела несет ответственность за:
неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
разглашение государственной тайны (в случае наличия допуска к сведениям, ее составляющим), конфиденциальной информации, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», за несоблюдение внутреннего трудового распорядка министерства, правил и норм по охране труда и противопожарной безопасности.
Начальник отдела несет персональную ответственность за качество и достоверность подготовленных или согласованных им документов.
4. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения
4.1. Начальник отдела вправе:
давать поручения работникам отдела, осуществлять контроль за их исполнением;
подписывать служебные документы в пределах своей компетенции;
запрашивать в установленном порядке у структурных подразделений министерства, структурных подразделений Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов, а также предприятий, учреждений и организаций Ростовской области различных форм собственности документы, информацию и материалы, необходимые для исполнения функций отдела;
принимать участие в работе создаваемых областными органами государственной власти, органами местного самоуправления коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп и т. п.).
4.2. Начальник отдела обязан:
планировать деятельность отдела;
распределять работу между работниками отдела;
контролировать исполнение работниками отдела своих должностных обязанностей;
по поручению министра готовить информационные, справочные и другие материалы.
5. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных актов и (или) проектов управленческих и иных решений
5.1. Начальник отдела участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов решений государственного органа, относящихся к ведению отдела.
5.2. В целях подготовки проектов нормативных правовых актов и проектов решений государственного органа начальник отдела самостоятельно:
изучает действующее федеральное и областное законодательство, а также законодательство других регионов Российской Федерации и судебную практику, аналитические, статистические и иные материалы;
изучает переданные ему на исполнение документы;
в рабочем порядке взаимодействует с работниками министерства, работниками иных государственных органов и органов местного самоуправления, гражданами и представителями организаций;
осуществляет подготовку проектов текстов документов отдела;
представляет проект документа на подпись (визирование) уполномоченному должностному лицу через ответственного за делопроизводство или лично;
принимает меры к согласованию проектов правовых актов и документов, если это предусмотрено нормативными правовыми актами Ростовской области.
6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов решений,
порядок согласования и принятия решений
6.1. Общие сроки и процедуры подготовки документов регулируются Инструкцией по делопроизводству министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области и регламентом работы Правительства Ростовской области.
6.2. В целях подготовки, согласования и принятия решений начальник отдела обязан:
обеспечить подготовку проекта документа и представить его на согласование начальнику управления рыбного хозяйства не позже, чем за два рабочих дня до истечения срока исполнения (ответа) по этому документу (решению), который установлен федеральным законом или нормативным правовым актом Ростовской области, либо иного срока, установленного вышестоящим руководителем;
после одобрения (согласования) проекта документа вышестоящим руководителем незамедлительно сдать готовый проект ответственному за делопроизводство или представить на подпись вышестоящему руководителю.
Начальник отдела осуществляет подготовку, согласование и рассмотрение проектов управленчеких и других решений в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, министерства.
7. Порядок служебного взаимодействия с гражданскими служащими министерства, гражданскими служащими иных государственных органов и органов местного самоуправления, гражданами и организациями
7.1. Поручения и указания начальнику отдела даются вышестоящим руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, в устной или письменной форме по любому вопросу деятельности министерства.
7.2. Объяснительные записки, заявления о служебной проверке, иные заявления и предварительные уведомления о намерениях выполнять иную оплачиваемую работу на имя представителя нанимателя начальник отдела представляет в письменной форме.
7.3. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений начальник отдела вправе обращаться к другим работникам министерства, работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.
7.4. Начальник отдела вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам ведения отдела в ответ на обращения к нему работников государственных органов и органов местного самоуправления.
7.5. Начальник отдела вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам деятельности представителям организаций и гражданам только по поручению вышестоящего руководителя.
7.6. Начальник отдела вправе по документу, подготовленному иным структурным подразделением или иным органом, предложить исполнителю в рабочем порядке внести изменения и/или дополнения в проект соответствующего документа либо решить вопрос о его отзыве, если такой проект или отдельные его положения не соответствуют федеральному, областному законодательству и/или правилам оформления документов.
7.7. Начальник отдела обязан временно выполнять отдельные служебные обязанности отсутствующего работника в соответствии с поручением вышестоящего руководителя или лица, его замещающего.
8. Перечень государственных услуг, оказываемых в соответствии с административным регламентом государственного органа гражданам и организациям
При выполнении своих должностных обязанностей начальник отдела не оказывает государственных услуг гражданам и организациям.
9. Показатели эффективности и результативности профессиональной и служебной деятельности начальника отдела
Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности начальника отдела оценивается в соответствии со следующими показателями:
1. Показатели эффективности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Баллы |
1.1 | Использование в процессе работы методов планирования | навыки планирования отсутствуют; планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу | 0 1 2 |
1.2 | Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т. п.) | выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям; выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям; выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям | 0 1 2 |
1.3 | Широта использования знаний, указанных в п.2.2 должностного регламента, при выполнении работ | используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности отдела; используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности отдела; используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений деятельности отдела | 1 2 3 |
1.4 | Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации | навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют; возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме; возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме | 0 1 2 |
1.5 | Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения | низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения); средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом); высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени) | 0 1 2 |
1.6 | Интенсивность работы | низкая (работа выполняется крайне медлительно); средняя (работа выполняется в нормальном режиме); высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ) | 0 1 2 |
1.7 | Инновационность в работе | низкая (инновационные решения не генерируются); средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно); высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме) | 0 1 2 |
2. Показатели результативности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Баллы |
2.1 | Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями | порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно; порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; отдельные поручения выполняются несвоевременно; порученная работа всегда выполняется своевременно | 0 1 2 3 |
2.2 | Качество выполненных работ | выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок | 0 1 2 |
Начальник управления организационной, административно-хозяйственной работы министерства природных ресурсов и экологии Ростовской области |
|
Лист ознакомления с должностным регламентом
№ п/п | Фамилия, имя, отчество гражданского служащего (лица), назначаемого на должность гражданской службы | Дата и подпись гражданского служащего (лица) после ознакомления с должностным регламентом и получения его копии | Название, дата и номер документа о назначении на должность гражданской службы | Название, дата и номер документа об освобождении от занимаемой должности гражданской службы |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
