Инструкция по делопроизводству в архивной службе Кабардино-Балкарской республики (стр. 12 )

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) АС КБР, передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений АС КБР, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства АС КБР).
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;
Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ и в электронную базу данных АС КБР, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.
Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

3.4.8. Отправка документов

Отправку исходящих документов за подписью Руководителя АС КБР и/ или его заместителя производит Служба делопроизводства.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Документы для отправки представляются исполнителями с указанием почтового адреса (номе факса), электронного адреса или с указателем рассылки.
Гражданский служащий Службы делопроизводства, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет наличие соответствующих подписей, исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Документы с грифом «Секретно», передаются в сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель.
Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000.

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
Проекты приказов АС КБР по основной деятельности и по личному составу после их подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и делопроизводства, который контролирует правильность их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись Руководителю АС КБР. После подписания документы регистрируются.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через Службу делопроизводства.

3.4.10. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в АС КБР и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства АС КБР и представляются Руководителю АС КБР в установленном порядке в виде справок (отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в АС КБР и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Формы справки о документообороте и рекомендательной справки о состоянии исполнения документов в структурном подразделении приведены в приложениях № 20-21.

3.5. Документальный фонд АС КБР

Документальный фонд АС КБР - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности. Документальный фонд АС КБР составляют документы, созданные в АС КБР и ее структурных подразделениях и полученные ими в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в АС КБР, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел АС КБР составляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» М., 2007 г., по некоторым статьям сроки хранения проставляются согласно «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций предприятий с указанием сроков хранения» М. 1989 г.. Данные статьи отмечаются в номенклатуре звездочкой (*).
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда АС КБР. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив АС КБР лежит на Службе делопроизводства АС КБР.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об АС КБР, регламента АС КБР, положений о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности АС КБР, их виды, состав и содержание.
В АС КБР составляется сводная номенклатура дел по установленной форме (Приложение ).
Номенклатура дел структурного подразделения для включения в сводную составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства АС КБР.
Сводная номенклатура дел АС КБР составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел АС КБР оказывает экспертно-проверочная комиссия АС КБР (далее - ЭПК).
Один раз в 5 лет номенклатура дел АС КБР согласовывается с экспертно-проверочной комиссией АС КБР.
Номенклатура дел АС КБР, согласованная с ЭПК, утверждается руководителем АС КБР не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения функций и структуры АС КБР номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК АС КБР.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел АС КБР готовится не менее чем в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - в управлении центрального государственного архива АС КБР. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства в электронном виде.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы АС КБР.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в АС КБР цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1.1.1., где 1.1.- обозначение структурного раздела и подразделения, 1. - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
(В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.)
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных, республиканских органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, докладыобзоры, сводки, справки и т. д.).
Например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
Или:
Протоколы заседаний методического Совета Архивной службы КБР. Документы (планы, сообщения информации) к ним.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с Федеральным Архивным агентством, Правительством КБР и администрациями муниципальных образований и др. об административно-организационной деятельности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Северо-Кавказской академией государственной службы по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями Северо-Кавказского Федерального округа и другими регионами по вопросам выявления документов по истории КБР.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок сформированного в отдельный том приложения к делу должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения и др.
Если в течение года в Архивной службе КБР возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).