Инструкция по делопроизводству в архивной службе Кабардино-Балкарской республики (стр. 15 )

3.7. Работа исполнителя с документами

Организация работы с документами в структурных подразделениях АС КБР осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя АС КБР, его заместителя, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;
Подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства АС КБР, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
Специалисты структурных подразделений АС КБР в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в АС КБР;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
В случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, функция ответственного исполнителя возлагается на исполнителя, указанного в резолюции первым.
Ответственный исполнитель может созывать соисполнителей для выработки совместного решения, устанавливать порядок и сроки представления проектов документов.
В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются руководителем структурного подразделения другому исполнителю а также в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по указанию руководителя подразделения, вновь назначенному сотруднику.
Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснование, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания; делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, тиражирует документ. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов

3.8.1. Учет печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
АС КБР в соответствии с Законом КБР от 4 августа 1994 года «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» применяет печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики.
Кроме печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в АС КБР используются печати структурных подразделений, печать «Для пакетов», металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Руководитель АС КБР по согласованию с начальником административного управления АС КБР.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в секторе по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС и направляется заказ на предприятие - изготовитель печатей.
В случае служебной необходимости по решению Руководителя АС КБР допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителя, отдела бухгалтерского учета и отчетности, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом АС КБР или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Гербовая печать АС КБР проставляется на отдельных документах АС КБР только за подписью Руководителя АС КБР и его заместителя. Гербовая печать структурных подразделений (УЦГА АС КБР, УЦДНИ АС КБР, отдела социально-правовой документации) проставляется на архивных справках за подписью начальников указанных структурных подразделений. Гербовая печать проставляется на договорах, на платежных поручениях и других финансовых документах на получение денежных средств, доверенностях, справках о подтверждении стажа работы и о заработной плате сотрудников АС КБР, на удостоверениях должностных лиц, подписанных руководителем АС КБР, и в иных установленных случаях.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Простые круглые негербовые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
Учет имеющихся в АС КБР печатей и штампов ведет сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС в журнале (Приложение ) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы должны храниться в надежно запираемых шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых АС КБР, не допускается.
Об утере печати, штампа должен быть незамедлительно поставлен в известность сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР работником, расписавшимся в журнале учета печатей и штампов за полученную печать или штамп.
Контроль за правильностью учета, хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях АС КБР осуществляет сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР. Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год.
По каждому факту утраты печатей и штампов проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей и штампов.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печати АС КБР с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики возлагается на Руководителя и отдел бухгалтерского учета и отчетности, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений.
Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется сектором по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР, ответственным за учет печатей.

3.8.2. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов АС КБР возлагается на административное управление АС КБР, которое:
получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 29) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.
Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения АС КБР, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 30).
Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

__________________________

СОГЛАСОВАНО
ЭПК Архивной службы КБР
протокол от 01.01.01 года № 08

Приложение
к п. 3.3.1.

Вносится Президентом
Кабардино-Балкарской Республики

Проект

ЗАКОН
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике

Статья 1. Предмет регулирования настоящего Закона