По результатам проверки соблюдения архивного законодательства в Муниципальном образовании «Суксунский муниципальный район»

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Агентства по делам архивов Пермского края ___________________ _____________ 2009

АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПЕРМСКОГО КРАЯ

АКТ

_______________ № _______________

г. Пермь

 

Комиссией Агентства по делам архивов Пермского края в составе консультанта М и заместителя начальника отдела комплектования, личных фондов, ведомственных архивов ГКУ «Государственный архив Пермского края» , действующих на основании приказа Агентства осуществлена проверка соблюдения архивного законодательства архивным отделом администрации Суксунского муниципального района, проверка соблюдения правил организации хранения, учета и использования архивных документов в ГОУ НПО «Профессиональное училище» № 69 и отделе представителей Пермьстата в Суксунском районе.

При проверке со стороны архивного отдела присутствовали начальник архивного отдела и специалист I категории

Предыдущая проверка состоялась в сентябре 2003 года. За прошедший период улучшилось материально-техническое оснащение отдела в части обеспечения компьютерной и множительной техникой, выделено дополнительное помещение площадью 24 кв. м. для рабочей комнаты специалистов, проведен косметический ремонт, организовано ежегодное обследование технического состояния помещения, проведена работа по переплету метрических книг.

Юридический адрес архивного отдела: ул. К. Маркса, 4, п. Суксун, 617560

Телефон: (2

Проверка начата: 02.06.2

Окончена 02.06.2

Во время проверки произведен визуальный осмотр помещений архива, проанализированы следующие документы:

1. Положение об архивном отделе.

2. Должностные инструкции сотрудников.

3. Планово-отчетная документация за 2007 – 2008 гг.

4. Инструкция по делопроизводству в архивном отделе.

5. Номенклатура дел архивного отдела.

6. Описи дел архивного отдела.

7. Книги выдачи дел во временное пользование и в читальный зал.

8. Схема учета документов.

9. Картотека учета розыска дел.

10. Инструкция об охранном режиме архивного отдела.

11. Инструкция о мерах пожарной безопасности архивного отдела.

12. Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях.

13. Схема эвакуации документов из архивохранилищ архивного отдела.

14. Паспорта архива на 01.01.2008 и 01.01.2009 и объяснительные записки к ним.

15. Книга учета поступлений документов.

16. Список фондов.

17. Листы (карточки) фондов.

18. Дела фондов.

19. Описи дел и документов.

20. Реестр описей.

21. Схема учета документов.

22. Журнал работы с ПК «Архивный фонд».

23. Список организаций - источников комплектования архивного отдела.

24. Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архивного отдела.

25. Наблюдательные дела организаций – источников комплектования.

26. Графики согласования номенклатур дел, утверждения описей дел и приема дел в архивный отдел.

27. Документы по проведению семинаров, учеб ответственных за делопроизводство и архив.

28. Книга учета поступающих запросов и писем граждан.

29. Письма и заявления граждан на получение справок социально-правового характера.

30. Образцы справок о зарплате, о стаже, образец отрицательного ответа.

31. Книга учета поступающих тематических запросов.

32. Журнал учета использования архивных документов.

При проверке выявлено:

Работа архивного отдела строится в соответствии с законодательством об архивном деле, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации , зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации от 01.01.2001 г., регистрационный № 000 (далее – Правила), методическими указаниями Федерального архивного агентства и Агентства по делам архивов Пермского края.

Вместе с тем в результате проверки выявлены следующие недостатки:

В нарушение Федерального закона от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации» Положение об отделе, утвержденное постановлением главы района не в полной мере соответствует действующему законодательству.

В нарушение п. 2.11. Правил ограничена возможность комплектования, так как загруженность архивохранилищ составляет 94%.

В нарушение п. 2.11.2.3. Правил не соблюдается температурно-влажностный режим в архивохранилищах (22ºС вместо предусмотренных Правилами 19ºС).

В нарушение приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» применяется в работе архива форма Акта о выдаче архивных дел во временное пользование.

Не соответствует п. 3.5.2. Правил форма книги учета поступлений документов.

Не соответствуют п. 3.5.3 Правил названия части фондов, в том числе фонды личного происхождения и архивные коллекции в списке фондов, не внесены номера, названия и основания выбытия двух архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

Не соответствуют п. 3.5.6. Правил формулировки итоговых записей в описях дел.

Не соответствует «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций организация делопроизводства документов в ГОУ НПО «Профессиональное училище» № 69 и отделе представителей Пермьстата в Суксунском районе.

Не соответствуют требованиям пунктов 5.9. и 5.9.1 Правил оформление архивных справок.

С нарушением п. 5.7.2. Правил оформляются тематические подборки копий документов.

В целях устранения выявленных нарушений рекомендуется:

1. В срок до 01.12.2009:

1.1. привести в соответствие:

1.1.1. с действующим законодательством Российской Федерации Положение об отделе;

1.1.2. с «Типовой инструкции по делопроизводству…» Инструкцию по делопроизводству в архивном отделе;

1.1.3. с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» форму Акта о выдаче архивных дел во временное пользование;

1.5. представить на рассмотрение ЭПМК предложения по расширению списка организаций – источников комплектования архива;

1.6. провести систематизацию документов в наблюдательных делах организаций и составить внутренние описи к ним.

2. В срок до 01.01.2010:

2.1. изыскать возможность выделения дополнительных площадей под архивохранилища для организации работы отдела по приему документов;

2.2. решить вопрос о приобретении кондиционера для нормализации температурно - влажностного режима в хранилище;

2.3. привести в соответствие с Правилами:

2.3.1. форму Книги учета поступлений документов и список фондов архива;

2.3.2. итоговые записи в описях дел;

2.4. составить картотеку на 146 книг и брошюр СИФ.

3. Постоянно:

3.1. отражать в справках по проверкам организаций все выявленные недостатки, в обязательном порядке требовать от проверенных организаций план устранения замечаний и информацию об их устранении;

3.2. оформление ответов на запросы социально-правового характера и поисковых данных в архивных справках вести в соответствии с. Правилами и Рекомендациями Федерального архивного агентства по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации (Информационно-методический бюллетень комитета по делам архивов Пермской области, № 50);

3.3. планировать работу по дополнению и оформлению тематических подборок документов.

4. Представить в Агентство по делам архивов Пермского края План мероприятий по устранению выявленных нарушений в срок до 30.09.2009.

5. Направить в Агентство по делам архивов Пермского края информацию по устранению нарушений вместе с отчетом за 2009 г.

Вшивкова

Зам. начальника отдела

комплектования, личных фондов,

ведомственных архивов

ГКУ «Государственный

архив Пермского края»