Порядок работы с документами в государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Ставропольская государственная медицинская академия» Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации

Проект

Порядок работы

с документами в государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Ставропольская государственная медицинская академия» Министерства здравоохранения и

социального развития Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Порядок работы с документами в государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Ставропольская государственная медицинская академия» Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее – Порядок работы) разработан в целях совершенствования системы общего делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.

1.2. Порядок работы устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Ставропольская государственная медицинская академия» Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее – академия).

1.3. Порядок работы распространяется на организацию работы с документами, не зависимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация единой системы делопроизводства, документационное обеспечение деятельности академии, методическое руководство работой по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением требований ГОСТов осуществляется общим отделом.

1.5. Руководители структурных подразделений академии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Порядка работы, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.6. Проекты организационно-распорядительных и других служебных документов на стадии их подготовки в академии являются конфиденциальными.

1.7. Об утрате документов работники отдела сообщают непосредственному руководителю и в общий отдел.

 

II. Порядок работы с документами

1. Общие положения

1.1. Движение документов академии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

1.2. Порядок организации документооборота (далее - порядок) определяет единую систему делопроизводства в академии:

- порядок приема, учета и распределения входящих документов;

- учет и регистрация исходящих документов;

- прохождение документов и справки по прохождению;

- контроль исполнения;

- подготовку, оформление и рассылку служебных документов;

- контроль за исполнением документов;

- подготовку документов к последующему хранению в архиве и их использованию.

1.3. Настоящий порядок разработан в соответствии с унифицированной системой документации государственного стандарта РФ – ГОСТ Р 6.30-2003, постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000, на основании Устава академии и иных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок документооборота и делопроизводства.

1.4. Правила и порядок в нем обязательны для всех сотрудников структурных подразделений академии.

1.5. Ответственность за организацию документооборота и соблюдение настоящего порядка возлагается на общий отдел академии и на руководителей структурных подразделений.

1.6. Общий отдел осуществляет руководство и проверку по вопросам организации документооборота, взаимодействует со всеми структурными подразделениями академии, оказывает им организационно- методическую помощь.

1.7. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за работу с документами.

1.8. Работать с документами разрешается только в служебных помещениях, выносить их можно только с разрешения руководителей структурных подразделений.

1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, а также в случае отсутствия по другой причине работник обязан передать находящиеся у него на исполнении документы лицу, ответственному за работу с документами в подразделении.

1.10. Все руководители структурных подразделений обязаны знакомить вновь принятых работников с настоящим порядком.

2. Документационное обеспечение деятельности академии, порядок подготовки и оформления документов

2.1. Управленческая деятельность совещательного органа академии осуществляется в соответствии с Уставом академии путем подготовки проектов и издания основных видов организационно-распорядительных документов.

2.2. Система организационно-распорядительной документации состоит из организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов.

2.3. Организационно-правовые и распорядительные документы

2.3.1.Основное назначение организационно-правовых и распорядительных документов – регулирование деятельности академии, обеспечение реализации стоящих перед ней задач и получение от этой деятельности максимального эффекта.

2.3.2. Организационно-правовые документы составляют правовую основу деятельности академии и содержат положения, основанные на нормах административного права, и обязательны для исполнения. Это:

1. Устав академии.

2. Решения общего собрания сотрудников или конференции.

3. Решения Ученого совета.

4. Коллективный договор.

5. Штатное расписание.

6. Решение ректората.

7. Приказы ректора.

8. Положения о структурных подразделениях.

9. Положения о направлениях основной деятельности академии.

10.Регламент работы.

11.Должностные инструкции сотрудников.

2.4. Требованиями к оформлению документов являются: полное наименование академии, наименование документа, визирование документа, подпись или гриф утверждения, печать, дата, номер.

2.5.Особенности подготовки и оформления приказов

2.5.1. Приказ - правовой акт, подписываемый ректором, проректором назначенным исполняющим обязанности в отсутствии ректора.

2.5.2. Приказами оформляются решения основных задач академии, а также по оперативным, организационным, кадровым, студенческим и другим вопросам деятельности академии.

2.5.3. Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений ректора, решений Ученого совета, ректората либо в инициативном порядке.

2.5.4. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров академии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» на основании соответствующих представлений, заявлений, рассмотренных ректором.

2.5.5. Проекты приказов по движению студентов готовит и вносит студенческий отдел кадров.

2.5.6. Проекты приказов касающихся ординаторов, интернов, слушателей циклов готовит и вносит институт последипломного и дополнительного образования.

2.5.7. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

2.5.8. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы:

- заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, точка в конце приказа не ставится;

- приказ может начинаться словами «в целях, в соответствии, во исполнение» и т. д.;

- проекты приказов и приложения к ним визируются руководителем подразделения, внесшим проект;

- приказы согласовываются с руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются поручения, а также с юристом, проректором по финансовой работе, при наличии финансовых вопросов - главным бухгалтером и другими проректорами в зависимости от содержания;

- подразделения, лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в рассылке.

2.5.9. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет отдел кадров.

2.5.10. Приказам присваивается дата и порядковый номер в общем отделе, нумерация производится в пределах календарного года.

2.5.11. Датой приказа является дата его подписания.

2.5.12. Для рассылки в структурные подразделения готовятся копии приказов, заверенные круглой печатью общего отдела. Список рассылки готовит исполнитель.

2.5.13. Приказы по основной деятельности, по личному составу, по студентам и командировкам нумеруются в отдельных журналах. (Приложение )

2.6. Информационно-справочные документы

Информация о фактическом положении дел в системе управления академии содержится в различных источниках, которыми являются информационно-справочные документы.

К ним относятся: служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др. Информация, содержащаяся в них, может быть принята к сведению, или на основании их принимаются распорядительные документы.

2.6.1. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях ректората, совещаниях, деловых встречах.

Протоколы могут оформляться в полном или кратком формате. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Текст состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется и в полной, и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка – «список участников прилагается»), повестка дня.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). (Приложение )

2.6.2. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. (Приложение )

2.6.3. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. (Приложение )

2.6.4. Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, составляется руководителями структурных подразделений академии ректору или проректору академии.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. (Приложение )

2.6.5. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником академии ректору, проректорам, деканам факультетов. (Приложение )

2.6.6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, анализ. Справки обычно отражают основную деятельность академии или подтверждают сведения биографического или служебного характера (с места работы). (Приложение )

2.6.7. Договор – документ, содержащий соглашение сторон по вопросам различных видов деятельности академии: финансовый договор с прилагаемым счетом визирует проректор по финансам. Договоры по различным видам деятельности визируются проректорами соответствующих структур, юридической службой.

2.6.8. Письмо – документ, выступающий в качестве инструмента информационного обмена между организациями и людьми.

Содержание письма может быть следующим: запрос, уведомление, соглашение, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение и др.

По видам выделяют: сопроводительное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос с указанием номера запроса, письмо-ответ с указанием номера письма, по которому поступил запрос, информационные письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, обоснованным, убедительным, корректным, начинаться, как правило, с уважительного обращения «Уважаемый(ая)». (Приложение )

2.6.9. Заявление – документ, содержащий просьбу. (Приложение )

3. Требования к составлению и оформлению реквизитов документов.

3.1. Документы изготавливаются на бланках (сопроводительное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос, информационное письмо), на стандартных листах форматом А4 (служебная записка, объяснительная записка, приложение к письму, договор, акт, заявление).

3.2. Документы печатаются с использованием только черной краски.

3.3. Исходящие документы: письма печатаются на бланках академии, бланк – лист А4, имеющий в левом верхнем углу первого листа штамп академии (Приложение )

3.4. При подготовке внутренних документов академии, при оформлении протоколов, договоров, актов, служебных записок бланки академии не используются.

3.5. При подготовке документов рекомендуется текстовый редактор OFFICE WORD шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервала.

3.6. Каждый напечатанный лист документа имеет следующие размеры полей: левое - 30мм, правое - 10мм, верхнее - 20мм, нижнее - 20мм.

3.7. При составлении и подготовке документов используются следующие реквизиты:

01. Наименование академии:

- должно соответствовать наименованию в нормативном документе - Уставе академии;

- при подготовке служебных писем академии для отправления, наименование оформляется угловым штампом (Приложение , № 8, №9);

- наименование может располагаться продольно.

02. Наименование вида документа:

- определяется настоящим порядком в зависимости от издаваемого документа (приказ, акт, справка и т. п.).

03. Заголовок:

- ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, извещений, телеграмм и документов, оформленных на бумаге формата А5, составляется заголовок к тексту, который должен кратко и точно раскрывать содержание документа;

- заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля;

- точка в конце заголовка не ставится.

04. Текст документа:

- текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей;

- первая строчка абзаца начинается на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля;

- текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации;

- пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют;

- при оформлении документа на двух или более страницах они должны быть пронумерованы со 2-ой страницы арабскими цифрами без слова «страница».

05. Согласование:

Согласование необходимо для проверки специалистами (юристом, финансовым отделом) целесообразности или своевременности составления документа. Согласование документа оформляют визой «согласование документа» (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ.

При наличии замечаний по документу в согласовании указывать: замечания прилагаются на отдельных листах.

06. Гриф утверждения:

- на документах, которые подлежат утверждению (Положения, должностные инструкции и т. п.), гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и должен состоять из слова: «Утверждаю» без кавычек, наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (Приложение ).

07. Подпись:

- подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности, за все изложенное в нем и за возможные последствия от введения документа в действие;

- ректор предоставляет право подписи определенным лицам на основании приказа «О наделении должностных лиц академии правами подписи финансовых документов» № 000 от 01.01.2001г.;

- от имени академии документы подписывает ректор или проректор, который исполняет обязанности ректора;

- при подписании документа двумя или несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности;

- документы структурных подразделений подписывают их руководители;

- заявление подписывает заявитель.

08. Приложение:

- в распорядительных документах, информационных письмах возможно наличие приложений, в этом случае указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений они нумеруются;

- в приложении указываются при необходимости дата и номер приказа, протокола и т. п.

09. Печать:

- оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на

наиболее важных документах, удостоверяющих права лиц, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи;

- печать свидетельствует о подлинности документа и о его принадлежности к указанному в документе подразделению академии;

- оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности, инициалы;

- перечень документов, на которых ставится гербовая печать, устанавливается распорядительными документами.

10. Отметка об исполнителе:

- в левом углу после подписи руководителя указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя, подпись на экземпляре, который остается в общем отделе академии.

11. Дата:

- дата является обязательным реквизитом документа и оформляется установленными парами арабских цифр. Дата также разделяется точками, например, 06.04.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 06 апреля 2009г. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита;

- датой для любого утверждаемого документа считается дата его подписания.

12. Регистрационный номер документу присваивает общий отдел:

- этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документами;

- на документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита (после даты);

- при подготовке служебного письма-ответа, отчета и т. п. необходимо указание ссылки на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть ответ (Приложение , №8)

13. Адресат:

- в состав реквизита адресата может входить почтовый адрес, установленный правилами оказания услуг почтовой связи;

- при адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже;

- при направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже;

- при адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата;

- при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес;

- при адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

(Приложение , № 6, № 8)

4. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающих документов.

4.1. Общий отдел академии осуществляет:

прием, обработку, регистрацию корреспонденции, внутренних (из структурных подразделений академии) и внешних поступающих документов почтой, факсом, курьером, электронной почтой централизованно, путем занесения данных в компьютер.

4.2. Все конверты, присланные почтой (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются документоведом. При вскрытии конвертов с почтой проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, а также указанных к ним приложений.

4.3. Конверты сохраняются и прилагаются к судебным повесткам, а также к документам в том случае, когда по ним можно установить адрес отправителя, дату отправления из пункта назначения и прибытия в г. Ставрополь. В остальных случаях конверты уничтожаются. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

4.4. Поступившие в академию документы учитываются и сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение )

- регистрируемые документы подлежат регистрации в день их поступления путем проставления в правом нижнем углу лицевой стороны документа штампа академии, где указывается дата поступления и его порядковый номер, который исчисляется с начала года.

4.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка (Приложение: на __ листах, в __ экз.)

4.6. Если получено письмо-ответ, к нему документовед прикрепляет запрос, письмо, служебное письмо, отправленное академией.

4.7. Регистрация входящей корреспонденции вышестоящих организаций (министерств, законодательной и исполнительной власти), заявлений, обращений граждан, внутренних документов производится в программе электронного документооборота.

4.8. На каждый документ, подлежащий регистрации указываются необходимые данные о документе:

- дата поступления;

- присвоение входящего номера;

- наименование и адресат отправителя;

- номер и дата поступившего документа;

- краткое содержание

4.9. После регистрации входящие документы (корреспонденция) передаются на рассмотрение ректору академии, а в его отсутствие – исполняющему обязанности ректора или по назначению проректорам.

4.10. Без предварительного рассмотрения ректором академии поступающие документы регистрируются и передаются по назначению - адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам академии (кафедра нормальной анатомии, профессору Ф. И.О. и т. п.).

4.11. При рассмотрении документов указание по исполнению документа дается в форме резолюции.

Резолюция:

проставляется на документе ниже реквизита «адресат» или на любой свободной от текста площади, кроме полей, первого листа документа (заявления, служебные записки и т. п.):

- резолюция может быть также оформлена на специальном бланке ректора или проректора и прикреплена степлером;

- резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату;

- если в резолюции поручение дается двум или нескольким исполнителям, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы;

- на документах, не требующих указаний и имеющих типовые сроки исполнения, например, заявки на канцтовары, хозяйственные товары, мебель, на заправку картриджей, заявление на повышение квалификации, счета, в резолюции указывается только исполнитель, подпись ректора, дата;

- допускается оформление резолюции на отдельном листе.

4.12. Рассмотренные ректором документы возвращаются в общий отдел, где документовед заносит резолюцию в программу электронного документооборота, указывает Ф. И.О. исполнителя и передает под роспись самому исполнителю или ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях академии.

4.13. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется специалистами общего отдела и ответственными лицами за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении.

5. Порядок подготовки и организация работы с документами в структурных подразделениях.

5.1. Служебные письма, заявки, заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, справки, направляемые структурными подразделениями на рассмотрение ректору, проректорам и другим руководителям, направляют в общий отдел академии правильно оформленными, на бланке структурного подразделения:

- в правом верхнем углу указываются ученая степень ректора и ученое звание;

- текст документа;

- подпись руководителя структурного подразделения;

- на бланке проставляется дата (дата должна соответствовать календарному дню поступления документов в общий отдел) и регистрационный номер (фиксируется в журнале исходящих документов в структурных подразделениях);

- документ должен иметь наличие визы, согласования, при необходимости - ходатайства;

- на документе, подлежащем утверждению, в правом углу проставляются гриф «утверждаю», Ф. И.О., ученая степень и ученое звание ректора, дата утверждения.

5.2. Заявление составляет и подписывает заявитель, визирует или согласовывает с непосредственным руководителем и руководителем структурного подразделения:

- заявление сотрудника академии визирует непосредственный руководитель структурного подразделения, заведующий кафедрой;

- заявление заведующего кафедрой визирует декан;

- заявление деканов визирует проректор;

- заявление студента визирует декан соответствующего факультета.

5.3. Все заявления на отпуск, командировку визирует руководитель структурного подразделения, декан, начальник отдела кадров.

5.4. Структурные подразделения получают зарегистрированные и рассмотренные ректором документы, поступившие в академию, у документоведа общего отдела под роспись.

5.5. Структурные подразделения могут получать корреспонденцию, которая пришла с почтой по назначению, самостоятельно.

5.6. Документы, зарегистрированные в общем отделе академии, в структурных подразделениях повторно не регистрируются, а записываются в журнал входящих документов с номером общего отдела, Ф. И.О. исполнителей, текстами резолюций и сроками исполнения.

5.7. Документы, предназначенные для текущей работы, остаются в структурных подразделениях.

5.8. Документы, предназначенные для исполнения, в установленные сроки возвращаются в общий отдел исполненными в виде ответа на письмо для подписания ректором, второй экземпляр которого должен быть завизирован исполнителем и руководителем структурного подразделения. К письму – ответу прилагается письмо, входящее для формирования архива общего отдела.

5.9. При подготовке письма – ответа на подпись ректору исполнитель прилагает письмо – запрос.

6. Юридическая сила документа.

6.1. Юридическая сила – это свойство официального документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий издавшей его академией и установленным порядком оформления.

6.2. Документ имеет юридическую силу, если текст не противоречит нормативно-правовым актам России, содержит достоверную информацию, соответствующую действительности, и имеет юридически значимые реквизиты:

- бланк академии;

- подпись, или гриф утверждения;

- дату документа, печать;

- регистрационный номер документа.

6.3. Отсутствие подписи или даты делает документ недействительным.

6.4. Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа.

7. Прием и передача документов с использованием электронной и электрической связи.

7.1 Телеграммы визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к письмам;

- телеграмма должна быть напечатана четко, прописными буквами через два интервала в которой содержатся следующие реквизиты:

- заголовок;

- указание категории телеграммы (простая, срочная);

- должность, инициалы и фамилия получателя;

- полный почтовый адрес получателя;

- текст – содержание телеграммы;

- дата и подпись;

- адрес и наименование отправителя.

При адресовании телеграммы одного содержания в два и более адреса прилагается указатель рассылки.

7.2 Факсограмма

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения и сдается в общий отдел;

- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- оригиналы переданных и принятых по телефаксу документов учитываются в журналах установленной формы;

- на оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи, наименование корреспондента и номер его факса;

- подлинники документов после передачи и регистрации возвращаются исполнителям;

- ответственность за правильность передачи (приема) и регистрацию факсограммы возлагается на специалиста общего отдела;

- ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя и его руководителя;

- не подлежат передаче по телефаксу документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.

7.3 Электронная почта

- документы, поступившие в академию в электронном виде проходят прием и регистрацию в общем отделе, передаются на рассмотрение руководству, а затем исполнителю;

- документы, направляемые по электронной почте, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами для исходящих документов (подписаны руководством, завизированы исполнителем, зарегистрированы в журнале исходящей корреспонденции);

- ответственность за своевременный прием и передачу документов в электроном виде возлагается на начальника общего отдела и его заместителя.

8. Порядок организации контроля за исполнением документов.

Порядок контроля и сроки исполнения документов определяются Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 №30. «Типовой регламент, пункт 6, взаимодействие органов исполнительной власти РФ».

Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля.

Поступающие в адрес академии документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

Автоматизированному контролю подлежат все приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора академии.

В каждом структурном подразделении должен быть назначен работник, отвечающий за контроль и своевременную организацию исполнения документа.

Контроль за сроками исполнения поручения осуществляет общий отдел.

Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанные сроки;

- с грифом «срочно» - в 3-дневный срок;

- с грифом «оперативно» - в 10-дневный срок.

Если в резолюции не указан срок исполнения, то документ исполняется в течение 30 дней со дня его регистрации в общем отделе.

Документы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, требующие срочного ответа рассматриваются в тот же день.

В случае несвоевременного получения документа (по причине отправителя или почтовой связи) сроки, которых уже нарушены, то отдел которому отписан документ обязан проинформировать исполнителя по телефону, проинформировать общий отдел и доложить ректору.

В случае необходимости дополнительного времени для решения вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено исполнителем не менее чем за 3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.

Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или органом, давшим поручение.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений продлению не подлежат.

В случае исполнения документа несколькими отделами его подлинник направляется ответственному исполнителю, стоящему первым в резолюции, а копии – остальным исполнителям. Указанный в поручении первым, является головным исполнителем поручения, который осуществляет свод, несет ответственность и организует работу по его выполнению.

Ответственный исполнитель докладывает об исполнении поручения руководству академии не менее чем за 3 дня до истечения контрольного срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Снятие документа с контроля оформляется общим отделом отметкой о его исполнении. В регистрационную карточку вносятся краткие сведения об исполнении, ссылка на исходящий документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, с указанием фамилии исполнителя отдела.

9. Порядок рассмотрения обращений граждан.

9.1. Поступившие в академию письма и обращения граждан, а также полученные во время личного приема граждан их письменные предложения, заявления и жалобы подлежат регистрации и исполнению в соответствии с Федеральным законом №59-ФЗ от 01.01.2001г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

9.2. Поступившие в академию письменные обращения граждан в зависимости от содержания докладываются ректору, проректорам в соответствии с распределением обязанностей.

Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации в общем отделе) в академию:

- не требующие дополнительного изучения, – не более 15 дней;

- требующие дополнительного изучения, проверки фактов – до 1 месяца;

- поступающие в рубрику «Вопрос ректору» на официальном сайте академии – до 3-х дней;

- поступающие от студентов с просьбой о переводе с коммерческой формы обучения на бюджетную, снижении стоимости обучения или предоставлении отсрочки оплаты за обучение с визами деканов факультетов регистрируются в общем отделе и передаются на рассмотрение комиссии, утвержденной приказом академии 09.09.2011 г. № 000 – срок рассмотрения в течение 10 дней, после чего они утверждаются на очередном заседании ректората. После утверждения на ректорате заявления возвращаются в общий отдел для передачи исполнителю. Срок рассмотрения таких заявлений не более 30 дней.

9.3. Анонимные обращения (без подписи и указания фамилии, имени, отчества и почтового адреса), не поддающиеся прочтению, содержащие оскорбительные выражения, а также дубликатные (второй и последующие тексты одного обращения, направленные гражданином в различные адреса или повторяющие текст предыдущего обращения, на которое дан ответ) в академии, как правило, не рассматриваются.

9.4. В академии ведется личный прием граждан ректором и его заместителями.

Прием граждан руководством академии ведется по графику. Информация о месте приема, а также об установленных днях и часах приема доводится до сведения граждан через информационный стенд, официальный сайт академии, по телефону приемной ректора, проректоров, деканов.

Обращения с личного приема граждан подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений граждан.

Прием посетителей ректором академии осуществляется еженедельно по четвергам с 15-00 до 17-00 часов.

Прием посетителей проректорами академии осуществляется еженедельно по вторникам, четвергам с 15-00 до 17-00 часов.

Прием деканами академии осуществляется еженедельно по вторникам, четвергам с 15-00 до 17-00 часов.

10. Номенклатура дел.

10.1. Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию работы с документами в делопроизводстве, является составление номенклатуры академии и формирование дел.

10.2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в структурных подразделениях академии, с указанием сроков их хранения по установленной форме.

Обязанность ее составления возлагается на общий отдел.

10.3. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

10.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

10.5. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается в срок до 15 ноября текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, согласовывается с общим отделом.

10.6. Сводная номенклатура дел академии составляется общим отделом на основании номенклатур дел структурных подразделений в срок до 15 декабря текущего года.

10.7. Сводная номенклатура дел академии подписывается начальником общего отдела и после согласования с экспертно-проверочной комиссией комитета Ставропольского края по делам архивов утверждается ректором академии.

10.8. После утверждения сводной номенклатуры дел академии структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

III. Использование и хранение печатей и штампов

1.1. Основная круглая печать академии (гербовая) должна находиться у ректора и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам, когда ректор отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами академии.

1.2. Вспомогательные печати и штампы находятся у руководителей структурных подразделений академии, ответственных за их использование и сохранность.

1.3. Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

2. Учет печатей и штампов

2.1. Для учета печатей и штампов первым отделом ведется журнал, по правилам ведения документов строгой отчетности, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью ректора академии. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

2.2. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

2.3. При утрате печати или штампа, работник отвечающий за их сохранность, должен сразу обратиться в правовой отдел.

3. Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

3.1. Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) ректора по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

3.2. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом ректора. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается ректором академии. В акте должны быть указаны:

·  время и место уничтожения;

·  состав комиссии;

·  основание уничтожения печатей и штампов;

·  наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

·  способ уничтожения;

·  заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

·  подписи членов комиссии.

3.3. Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

4. Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

4.1. Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая ректору для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, ректор  назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.  

4.2. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом ректора ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.

IV. Порядок работы с договорами

1. Порядок составления и согласования договоров

1.1. Договоры должны соответствовать обязательным требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Договоры заключаются исключительно в письменной форме. Подписываемые договоры должны содержать следующие сведения:

- наименование договора;

- дату, место подписания договора;

- полное наименование сторон с указанием организационно-правовой формы;

- предмет договора;

- цену договора;

- порядок расчетов (при наличии счета-фактуры возможна оплата полностью, в остальных случаях предоплата может составлять не более 30% от цены);

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- основания изменения или расторжения договора;

- срок и условия вступления договора в силу;

- срок действия договора;

- наименование должностей и ФИО уполномоченных лиц, подписывающих договор;

- юридические адреса сторон и их платежные реквизиты;

- подписи сторон;

- приложения (если имеются).

Кроме вышеперечисленных сведений договоры должны содержать другие, предусмотренные законодательством, сведения.

1.2. Для всех структурных подразделений, должностных лиц устанавливается следующий порядок согласования договоров:

а) проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора;

б) проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) в отдел правового обеспечения. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;

в) юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов договоров рассматривает их в течение 3-х (трех) рабочих дней. При наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение за его подписью, которое содержит мотивированное резюме и замечания по договору. При отсутствии замечаний юрисконсульт согласовывает представленный проект договора;

г) при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;

д) после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в порядке, указанном в пункте 1 п. п. а)-в);

е) после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись ректора (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью и регистрируется в установленном порядке.

1.3. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:

а) исполнитель договора;

б) проректор (руководитель структурного подразделения) по принадлежности к предмету договора;

в) проректор по финансовой работе

г) начальник планово-финансового отдела;

д) главный бухгалтер;

е) юрисконсульт.

1.4. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в академии. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.

1.5. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются ректором академии (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.

1.6. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает руководитель организации, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении или с протоколом собрания учредителей контрагента, либо с уставом контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий руководителя, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т. д. Например, в уставе организации, в разделе "Компетенция генерального директора" может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

1.7. Договоры от имени академии подписывает ректор и (или) уполномоченное лицо.

1.8. Отделом правового обеспечения могут подготавливаться формы договоров по направлениям деятельности академии, которые используются структурными подразделениями как типовые. Типовые формы договора утверждаются ректором академии.

В случае изменения утвержденной типовой формы договора, проект типового договора с внесенными изменениями должен быть согласован в соответствии с пунктами 1.2-1.3.

1.9. Проекты договоров, соглашений и других документов, регулирующих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, арендные и иные отношения, в рамках Федерального закона «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» готовятся в соответствии с требованиями Федерального закона 94-ФЗ и действующим законодательством группой закупок планово-финансового отдела и согласовываются в порядке, указанном в пункте 1.3.

2. Регистрация, выполнение и хранение договоров

2.1. Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению.

На данные структурные подразделения возлагается обязанность по контролю за исполнением заключенного договора, и представлению копий заключенных договоров в планово-финансовый отдел и отдел правового обеспечения, а также иные структурные подразделения академии при необходимости.

2.2. Оригиналы договоров, в которых предусмотрены расчетные обязательства хранятся в бухгалтерии, которая следит за их исполнением.

Оригиналы договоров, заключенных в рамках 94-ФЗ хранятся в группе закупок планово-финансового отдела.

Оригиналы договоров аренды, возмещении коммунальных услуг хранятся в планово-финансовом отделе.

Оригиналы договоров о сотрудничестве, иные соглашения хранятся в структурном подразделении или отделе правового обеспечения.

Оригиналы договоров безвозмездного пользования помещениями, предоставляемыми ЛПУ и договоров о совместной деятельности с ЛПУ, страховании и медицинского обслуживания хранятся в отделе организации лечебной работы.

2.3. Обязанность по регистрации договоров и дополнительных соглашений к ним возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в следующем порядке:

- трудовые договоры и соглашения и договоры о материальной ответственности регистрируются в отделе кадров;

- договоры, подготовленные в рамках 94-ФЗ, регистрируются в группе закупок планово-финансового отдела;

- договоры на обучение студентов, аренды, возмещения коммунальных услуг регистрируются в планово-финансовым отделе;

- договоры на обучение по программам последипломного и дополнительного образования регистрируются институтом последипломного и дополнительного образования;

- договоры о совместной деятельности по довузовскому образованию регистрируются факультетом довузовского образования;

- договоры на обучение иностранных студентов регистрируются деканатом иностранных студентов;

- договоры безвозмездного пользования помещениями, предоставляемыми ЛПУ и договоры о совместной деятельности с ЛПУ, страховании и медицинского обслуживания регистрируются в отделе организации лечебной работы;

- гражданско-правовые и административно-хозяйственные договоры, представленные контрагентом без номера или типовые договоры, подготовленные отделом правового обеспечения, а также иные соглашения регистрируются в отделе правового обеспечения.

2.4. Номер договора состоит из нескольких групп цифр, которые пишутся через дробь (ххх/ххх):

- первые цифры обозначают номер журнала, в котором зарегистрирован договор,

- вторые цифры обозначают порядковый номер договора в журнале.

2.5. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями в специальных журналах, регистрационный номер которых является частью номера договора.

Журналы для регистрации договором должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны отделом правового обеспечения и скреплены печатью академии. Журналы регистрации договоров ведутся лицами, утвержденными приказом ректора по представлению руководителя соответствующего структурного подразделения.

Реестр выданных журналов для регистрации договоров ведется отделом правового обеспечения.

2.6. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.

2.7. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.

V. Порядок передачи документов на хранение в архив

1.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив академии включает работу общего отдела и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в академии создается постоянно-действующая экспертная комиссия.

1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях академии непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под руководством работников архива.

1.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в архив академии, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

1.6. В архив академии передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения и по личному составу не позднее чем через пять лет после их завершения в делопроизводстве.

1.7. Передача дел в архив академии осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному ректором академии.