По результатам проверки соблюдения архивного законодательства в Муниципальном образовании «Юсьвинский муниципальный район»

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Агентства по делам архивов Пермского края ___________________ _____________ 2009

АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПЕРМСКОГО КРАЯ

АКТ

_______________ № _______________

г. Пермь

 

Комиссией Агентства по делам архивов Пермского края в составе консультантов , , заместителя начальника отдела комплектования, личных фондов, ведомственных архивов ГКУ «Государственный архив Пермского края» , действующих на основании приказа Агентства осуществлена проверка соблюдения архивного законодательства архивным отделом администрации Юсьвинского муниципального района, проверка соблюдения правил организации хранения, учета и использования архивных документов в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Юсьвинском районе (далее - управление), СПК «Колхоз «Заря будущего» (далее - колхоз).

При проверке со стороны архивного отдела присутствовали заведующий архивным отделом , ведущий специалист отдела , заведующий архивохранилищем

Юридический адрес архивного отдела: , с. Юсьва, 619170.

Телефон: (2

Проверка начата: 02.06.2

Окончена 02.06.2

Во время проверки произведен визуальный осмотр помещений архива, проанализированы следующие документы:

1. Положение об архивном отделе.

2. Должностные инструкции сотрудников.

3. Планово-отчетная документация за 2007 – 2008 гг.

4. Инструкция по делопроизводству в архивном отделе.

5. Номенклатура дел архивного отдела.

6. Описи дел архивного отдела.

7. Книги выдачи дел во временное пользование и в читальный зал.

8. Схема учета документов.

9. Картотека учета розыска дел.

10. Инструкция об охранном режиме архивного отдела.

11. Инструкция о мерах пожарной безопасности архивного отдела.

12. Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях.

13. Схема эвакуации документов из архивохранилищ архивного отдела.

14. Паспорта архива на 01.01.2008 и 01.01.2009 и объяснительные записки к ним.

15. Книга учета поступлений документов.

16. Список фондов.

17. Листы (карточки) фондов.

18. Дела фондов.

19. Описи дел и документов.

20. Реестр описей.

21. Схема учета документов.

22. Журнал работы с ПК «Архивный фонд».

23. Список организаций - источников комплектования архивного отдела.

24. Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архивного отдела.

25. Наблюдательные дела организаций – источников комплектования.

26. Графики согласования номенклатур дел, утверждения описей дел и приема дел в архивный отдел.

27. Документы по проведению семинаров, учеб ответственных за делопроизводство и архив.

28. Книга учета поступающих запросов и писем граждан.

29. Письма и заявления граждан на получение справок социально-правового характера.

30. Образцы справок о зарплате, о стаже, образец отрицательного ответа.

31. Книга учета поступающих тематических запросов.

32. Журнал учета использования архивных документов.

При проверке выявлено:

Работа архивного отдела строится в соответствии с законодательством об архивном деле, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации , зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации от 01.01.2001 г., регистрационный № 000 (далее – Правила), методическими указаниями Федерального архивного агентства и Агентства по делам архивов Пермского края.

Вместе с тем в результате проверки выявлены следующие недостатки:

В нарушение Федерального закона от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации» Положение об отделе, утвержденное постановлением главы района не в полной мере соответствует действующему законодательству.

Не соответствуют требованиям п. 2.11.1.2 Правил помещения архивного отдела (нуждаются в косметическом ремонте).

В нарушение раздела II «Специальных правил пожарной безопасности в государственных архивах Российской Федерации», утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации :

- двери хранилищ не соответствуют требованиям пожарной безопасности и обеспечению охранного режима;

- инструкция по пожарной безопасности в архивном отделе не соответствует Специальным правилам (утверждена главой района 14 июля 2007 г).

В нарушение п. 2.11. Правил архив не комплектуется. В связи с этим, отсутствует возможность принятия на муниципальное хранение документов, находящихся в архивах организаций.

В нарушение п. 2.11.2.2. Правил:

- двери архивохранилищ, а также рабочих комнат, в нерабочее время не опечатываются;

- хранятся запасные комплекты ключей архива;

- отсутствует договор между органом местного самоуправления и подразделением охраны об охране архива, охранно-пожарная сигнализация не выведена на пульт подразделения охраны.

Не соблюдается п. 2.11.2.3. Правил в части осуществления контроля за соблюдением температурно-влажностного режима в архивохранилищах.

Не соответствует п. 2.11.2.5. Правил санитарно-гигиенический режим в архивохранилищах (не проводится микологический осмотр документов с целью выявления плесневых грибов).

В нарушение п. 2.11.3. Правил 30% архивных дел хранятся на стеллажах без коробок или других первичных средств хранения.

В нарушение п. п. 4.4.1. Правил непринятые дела не учитываются в актах приема-передачи и книге учета поступлений документов, нет справок о причинах отсутствия дел.

В нарушение п. 4.2.2.1 Правил отсутствует список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования.

В нарушение решения ЭПМК в отделе отсутствуют документы, подтверждающие работу по обучению на семинарах ответственных за делопроизводство и архив.

Не соответствует «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (далее – «Типовая инструкция…»), утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций разработанная в архивном отделе типовая инструкция по делопроизводству для организаций – источников комплектования.

Не соответствует архивному законодательству Положение о постоянно действующей экспертной комиссии СПК «Колхоз «Заря будущего» (1998 года).

В нарушение п. 4.7. «Типовой инструкции…» ведется Журнал регистрации документов в колхозе (отсутствует графа «номер дела, в котором хранится документ»).

В нарушение п. 6.1.9 «Типовой инструкции…» номенклатуры дел ежегодно не уточняются и не перепечатываются.

В нарушение п. 5.8. и 5.8.3. Правил сроки исполнения социально-правовых запросов превышают 30 дней.

В нарушение п. 2.11.10.2. Правил отсутствуют записи в Книге учета выдачи дел во временное пользование за 2007 г. (акт № 1 от 01.01.2001).

Не соблюдается п. 5.15. Правил в части использования выставочного оборудования, позволяющего применять современные формы передвижных документальных выставок.

В нарушении п. 2.11.1.1. отсутствует читальный зал и свободные рабочие места для пользователей в рабочих кабинетах.

В целях устранения выявленных нарушений рекомендуется:

1. В срок до 01.12.2009:

1.1. привести Положение об отделе в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации;

1.2. разработать и представить на утверждение в администрацию района должностные инструкции руководителя и специалистов архивного отдела;

1.3. обеспечить безопасность получателей услуг и работников архива при прохождении на второй этаж, произвести ремонт лестничного марша;

1.4. запланировать на 2010 г. проведение косметического ремонта в рабочих комнатах и архивохранилищах отдела;

1.5. изыскать возможность выделения дополнительных площадей под архивохранилища для дальнейшей работы отдела по комплектованию документами;

1.6. запланировать на 2010 г. картонирование документов постоянного хранения до 100%;

1.7. решить вопрос о подписании договора с соответствующим подразделением охраны об охране архива;

1.8. выполнить в полном объеме приказ Агентства «О внедрении специальных правил пожарной безопасности» от 01.01.2001 № СЭД4;

1.9. привести в соответствие с вышеназванными Правилами пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивах Инструкцию по пожарной безопасности в архивном отделе;

1.10. оборудовать рабочие комнаты и архивохранилища огнетушителями в соответствии с нормами Специальных правил пожарной безопасности;

1.11. обработать поверхность фотодокументов, зараженных плесневым грибом, 3-х процентным раствором формалина;

1.12. представить на рассмотрение ЭПМК предложения по расширению списка организаций - источников комплектования (за счет организаций системы образования, культуры и т. д.);

1.13. разработать и представить на рассмотрение ЭПМК проект Списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования;

1.14. систематизировать документы в наблюдательных делах организаций и составить внутренние описи к ним;

1.15. завести дело «Документы по проведению семинаров для ответственных за делопроизводство» и обеспечить его формирование;

1.16. типовую инструкцию по делопроизводству привести в соответствие с «Типовой инструкцией…»;

1.17. Запланировать на 2010 год приобретение современного выставочного оборудования. При выделении дополнительного помещения учесть необходимость оборудования читального зала для пользователей документов;

1.18. переработать и утвердить руководителем СПК «Колхоз «Заря будущего» новое положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

2. В срок до 01.12.2010:

2.1. установить цельнометаллические двери с повышенной технической укрепленностью, оснащенными замками повышенной секретности, согласовав вопрос с Росохранкультурой.

3. Постоянно:

3.1. регулярно осуществлять контроль за соблюдением температурно-влажностного режима в архивохранилищах;

3.2 проводить опечатывание дверей архивохранилищ и рабочих комнат после окончания рабочего дня;

3.3. исключить из практики работы:

3.3.1. нарушение Инструкции об охранном режиме в части хранения запасного комплекта ключей архива;

3.3.2. нарушение сроков проведения проверок соблюдения архивного законодательства в организациях – источниках комплектования;

3.4. регулярно осуществлять контроль за работой по розыску необнаруженных дел в организациях и снятию их с учета;

3.5. осуществлять постоянный контроль за соблюдением сроков и качеством разработки нормативных документов по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов в организациях - источниках комплектования;

3.6. осуществлять контроль за работой по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками ведомственного хранения в организациях – источниках комплектования;

3.7. осуществлять контроль за работой по розыску необнаруженных дел в организациях и снятию их с учета;

3.8. исключить из практики работы превышение сроков исполнения социально-правовых запросов;

3.9. выдавать дела во временное пользование в соответствии с п. 2.11.10.2. Правил.

4. Представить в Агентство по делам архивов Пермского края План мероприятий по устранению выявленных нарушений в срок до 30.09.2009.

5. Направить в Агентство по делам архивов Пермского края информацию по устранению нарушений вместе с отчетом за 2009 г.

Вшивкова

Еременко

Зам. начальника отдела

комплектования, личных фондов,

ведомственных архивов

ГКУ «Государственный

архив Пермского края»