Федеральное государственное учреждение здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре», Регламент (стр. 2 )

5.4.7. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления.

Письма и телеграммы, несвязанные с деятельностью ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», к отправке не принимаются.

Служебные документы, в формулярах которых нет указаний адресата и других сведений, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами.

5.4.8.  В зависимости от срочности документы доставляются адресатам почтой, нарочным, по факсу, в виде телефонограммы и электронной почтой.

5.4.9. Ответственность за отправку документов факсом, телефонограммой и нарочным несет делопроизводитель канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

Для централизованного учета и регистрации исходящих документов - ответов последние должны направляться факсом или телефонограммой только сотрудниками канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

Все документы – ответы, отправленные факсом (телефонограммой) подлежат учету и регистрации в специальном журнале канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» . Минимальным набором реквизитов данного журнала являются: номер по порядку, регистрационный номер, дата и время отправления, автор, название и вид документа, получатель (телефон), роспись об отправки.

5.4.10. Доставка документов нарочными осуществляется делопроизводителями канцелярии с использованием автотранспорта ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», выделяемого в соответствии с заявками, поданными в транспортный отдел. Регистрация документов, направляемых адресатам нарочным, осуществляется общепринятым для исходящих документов порядком.

5.4.11. Доставка нарочными документов, оформленных Управлением Роспотребнадзора по ХМАО-Югре, осуществляется канцелярией с использованием автотранспорта ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», выделяемого в соответствии с заявками, утвержденными Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителями.

5.4.12. При отправке документов по почте, конвертирование (упаковка) документов осуществляет канцелярия ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре». Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, указанных в рассылке.

5.4.13.  Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и степень срочности определяется исполнителем. На заказную почту составляется опись рассылки, в которой работник, занимающийся доставкой почты, указывает свою фамилию и дату отправки.

5.4.14.  Протоколы результатов лабораторных исследований регистрируются в специальных журналах лабораторий ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его филиалов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»), в соответствии с СП 1.2.036-95 «Порядок учета, хранения, передачи и транспортирования микроорганизмов 1 - 4 групп патогенности» и приказом МЗ СССР № 000 от 04.10.80 г., причем номер протокола результата исследования соответствует регистрационному номеру образца в журнале регистрации поступающего материала.

Выдача протокола осуществляется за подписями: специалиста, выполнившего исследование, заведующего профильным отделением лаборатории и заведующего соответствующей лабораторией.

5.5.  Порядок приема (отправления) документов по электронной почте.

5.5.1. Срочные документы (приказы, письма и др.) могут передаваться адресатам электронной почтой.

Документы, нуждающиеся в отправлении электронной почтой, направляются адресатам незамедлительно.

Отправка документов по электронной почте не заменяет их направление по почте в установленном порядке. Документы после отправки по электронной почте направляются адресату на бумажном носителе, а в случае срочности информации дублируются по факсу.

5.5.2. Официальным получателем (отправителем) документов, направленных в адрес ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (отправляемых ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре) по электронной почте, является канцелярия ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.5.3. Ответственность за регистрацию, прием, доведение до исполнителей, и своевременное отправление документов, отправляемых ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», Управлением Роспотребнадзора по ХМАО - Югре(направленных в адрес ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре) по электронной почте возлагается на начальника организационно-методического отдела.

5.5.3. Ответственность за функционирование электронной (интернет) почты, оборудование рабочего места, настройку сетевого компьютера и обучение делопроизводителей канцелярии приему (отправке) документов в адрес ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (из ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре), возложена на начальника отдела компьютерных технологий.

5.5.4. Прием (получение) электронной почты Центра и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре осуществляется в помещении канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.5.5. Непосредственно прием и отправление документов по электронной почте ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре, их регистрацию и доведение до исполнителей осуществляет заведующая канцелярией (делопроизводитель, ответственный за работу с электронной почтой).

5.5.6. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются в специальном журнале канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

Указанный журнал должен иметь следующий минимальный набор реквизитов: номер по порядку, дата и время получения, регистрационный номер, название и вид документа, дата и время передачи в приемную Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или канцелярию Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре, назначенный исполнитель, передача документа исполнителю под роспись.

5.5.7. Заведующий канцелярией ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (делопроизводитель, ответственный за работу с электронной почтой) распечатывает документ, полученный по электронной почте (в одном экземпляре), регистрирует в вышеуказанном журнале и незамедлительно представляет Главному врачу (его заместителям) для оформления резолюции.

После оформления резолюции Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его заместителя) делопроизводитель канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» ксерокопирует документ и передает его копию исполнителю под роспись. Первый экземпляр полученного документа остается в делопроизводстве канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» 5.5.8. При необходимости взятия на контроль исполнения поручений, изложенных в полученном по электронной почте документе, последний ксерокопируется в двух экземплярах. Вторая копия передается начальнику организационно-методического отдела.

5.5.9. Если документ, полученный по электронной почте, адресован в Управление Роспотребнадзора по ХМАО-Югре, он после регистрации в вышеуказанном журнале подлежит немедленной передаче, под роспись заведующей канцелярией Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.

5.5.10.  При необходимости отправки документов по электронной почте руководители отделов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» представляют их заведующему канцелярией (делопроизводителю, ответственному за работу с электронной почтой), оформленными соответствующим образом на бумажном и магнитном носителях, с обязательным указанием электронного адреса получателя.

5.5.11. После проверки правильности оформления документы, подготовленные для отправки электронной почтой, регистрируются в специальном журнале канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и отправляются по указанному электронному адресу.

В журнале регистрации документов, отправленных по электронной почте, следует иметь следующие минимальный набор реквизитов: номер по порядку, автор и вид документа, заголовок документа, инициатор отправки документа (ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или Управление Роспотребнадзора по ХМАО-Югре), регистрационный номер (присвоенный в канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре ), адресат и его электронный адрес, дата и время оправления.

5.5.12.Порядок отправки по электронной почте документов, полученных из канцелярии Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре аналогичен вышеописанному.

5.5.13.  Сотрудник ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»), ответственный за работу с электронной почтой, обязан дважды: в первой и во второй половине рабочего дня – осуществлять проверку содержимого официального почтового ящика своей организации.

5.5.14.  На каждое письмо, пришедшее на официальный адрес электронной почты должен отправляться ответ, подтверждающий получение письма с указанием даты и времени получения.

5.5.15.  При поступлении оригинала документа, ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному по электронной почте.

5.6.  Порядок организации работы с документами, размещенными на сайте Роспотребнадзора в сети интернет и на корпоративном разделе.

5.6.1. Сотрудник ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», на которого возложены обязанности по работе с сайтом Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре и его корпоративным разделом, обязан не менее двух раз в течении рабочего дня осуществлять заход на корпоративный сайт с обязательной авторизацией.

5.6.2. Документы, распечатанные с сайта Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре и его корпоративного раздела регистрируются в соответствии с правилами, указанными в п. 5.5.6. – обязательны для исполнения в указанные сроки.

5.7. Учет и регистрация распорядительных документов.

5.7.1. К распорядительным документам ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», относятся приказы, распоряжения и протоколы совещаний Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре». Кроме этого Главный врач ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» может давать поручения и распоряжения в служебных письмах.

Информация обо всех распорядительных документах заносится в соответствующий журнал и электронный банк данных делопроизводства канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.7.2. Регистрация и обработка приказов и распоряжений, контроль исполнительской дисциплины в делопроизводстве ведется как по распорядительным документам в целом, так и отдельно по составляющим его пунктам (поручениям).

5.7.3. Регистрация переписки по исполнению пунктов приказов, решений, и распоряжений, как внутренних, так и внешних ведется в обязательном порядке в специальных журналах и электронном банке данных канцелярии с привязкой к соответствующим распорядительным документам, с присвоением статуса «Входящих ответов» или «Исходящих ответов».

5.7.4. Ответственность за доведение распорядительных документов до исполнителей несет начальник организационно-методического отдела ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.8. Организация выполнения поручений Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.

5.8.1. Для организации планового выполнения мероприятий по обеспечению деятельности Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре план мероприятий ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» составляется на основе годового плана работы Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре. Квартальные планы работы отделов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре », и его филиалов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» составляются на основе годового плана основных организационных мероприятий ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» с учетом предложений начальников отделов Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела).

Задачи по обеспечению деятельности Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре могут появляться и в неплановом порядке, что, прежде всего, связано с постановкой задач от вышестоящих организаций, изменениями санитарно – эпидемиологической обстановки, поступлением жалоб населения, необходимостью работы с правоохранительными органами.

Для упорядочения указанных работ и организации контроля своевременного и качественного выполнения поручений Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (отделов) установлен нижеизложенный порядок.

5.8.2. Задание на выполнение выше перечисленных работ ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его филиалы) получают от Руководителя Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела) или его заместителей.

5.8.3. Поручение заведующим отделами ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его филиалов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») на выполнение работ по поручению Управления Роспотребнадзора ХМАО-Югре (территориального отдела) выдается руководителями ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (Главный врач ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», его заместители). В срочных случаях допускается оперативный прием поручений от начальников отделов Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела), при условии одновременного оформления соответствующего поручения, подтверждающего данное задание руководством ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»).

5.8.4. ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его филиалы) принимает поручения Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела) централизованно через приемную. Документы – ответы, после утверждения Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его заместителями), передаются в Управление Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориальные отделы) также централизованно через канцелярию ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»).

5.8.5. В приемной все документы - поручения Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела) регистрируются в специальном журнале и при помощи электронных средств (компьютеров), без изменения ранее присвоенного регистрационного номера.

5.8.6. Для регистрации документов Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела), требующих учета исполнения, устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов:

порядковый номер, номер регистрации, дата поступления, автор и вид документа, заголовок документа, резолюция Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителей (исполнитель, содержание поручения), срок исполнения, дата передачи исполнителю и его роспись, дата выполнения, дата передачи исполненного документа в Управление Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориальный отдел) и роспись в его получении.

5.8.7. Канцелярия ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») после регистрации документа – поручения представляет его для рассмотрения и оформления резолюции Главному врачу ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») или его заместителям. В рабочее время документ – поручение должен быть доставлен сотрудниками канцелярии в приемную Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его заместителей) в течение часа с момента его получения, а документы с отметкой: срочно - немедленно.

5.8.8. После оформления резолюции Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») или его заместителей документ - поручение поступает в канцелярию ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» для регистрации решения руководства в вышеуказанном журнале и передачи его руководителю отделов (исполнителю) под роспись.

5.8.9. Руководитель отделов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») при получении документа – поручения Управления Роспотребнадзора ХМАО-Югре (территориального отдела), регистрирует его в своем специальном журнале учета поручений, назначает исполнителя, и срок исполнения. Регистрация документа в отделах осуществляется без изменения ранее присвоенного номера. Обязательный перечень реквизитов журнала регистрации поручений Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела) в структурных подразделениях ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиалах) состоит из: порядкового номера, номера регистрации, даты поступления в отдел, вида и автора документа, заголовка документа, резолюции Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителей, срока исполнения, даты исполнения, даты передачи исполненного документа в канцелярию ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») с росписью.

5.8.10. Руководитель отделов утверждает подготовленный документ – ответ у Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его заместителей) и передает его в канцелярию ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») под роспись. При необходимости оформления сопроводительного письма последнее подписывается Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его заместителями) одновременно с утверждением документа – ответа.

5.8.11. Утвержденный Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его заместителями) документ – ответ предается руководителем отделов в канцелярию ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») под роспись.

После соответствующей отметки о выполнении поручения канцелярия ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») под роспись передает документ – ответ в канцелярию Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре. (отдела).

5.8.12. Ответственность за исполнение поручений Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре несет руководитель отделов, подчиненный которого является его исполнителем.

5.8.13. Контроль исполнения документов - поручений Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела) в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиале) осуществляет начальник организационно-методического отдела и руководители отделов, получивших данное поручении согласно резолюции Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (его заместителей).

5.8.14. Канцелярия ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») ведет ежедневный контроль за соблюдением сроков исполнения поручений Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела). За три дня до истечения срока исполнения документа заведующий канцелярией (делопроизводитель) напоминает руководителю отделов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»), принявшему его к исполнению, о необходимости срочного выполнения поручения.

5.8.15. При необходимости продлить срок исполнения поручения исполнитель обязан заблаговременно, не позднее, чем за три дня до истечения срока, обратиться со служебной запиской, аргументирующей просьбу к Главному врачу (его заместителям).

5.8.16. О неисполнении поручений Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре (территориального отдела) к указанному сроку немедленно докладывается Главному врачу ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») служебной запиской.

5.9. Контроль исполнения поручений Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.9.1. Поручения Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и его заместителей должны быть исполнены в соответствии с содержанием резолюции в установленные сроки.

Постановка документов на контроль осуществляется Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и его заместителями.

Контроль исполнения поручений Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и его заместителей возлагается на заведующего организационно-методическим отделом, главных врачей филиалов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и руководителей отделов, сотрудники которого осуществляют исполнение.

5.9.2. Перечень мероприятий, осуществляемых в ходе контроля исполнения специалистами организационно-методическим отделом, включает:

- за три дня до истечения срока исполнения документа делопроизводитель напоминает руководителю отдела ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», принявшему его к исполнению, о необходимости срочного выполнения поручения;

-  ежемесячную подготовку и представление руководителям отделов сведений о количестве неисполненных в срок документов;

-  ежеквартальную (при необходимости – ежемесячную) подготовку и представление заведующим отделом планирования и организации деятельности отчета Главному врачу ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» о состоянии исполнительской дисциплины;

-  о неисполнении поручений Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителей к указанному сроку немедленно докладывается служебной запиской.

Особому контролю подлежат документы, требующие срочного исполнения и подготовки ответов, с резолюцией Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителей, маркированные символом «К».

5.9.3. Срок исполнения распорядительных документов исчисляется в календарных днях, начиная с даты их подписания. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

При необходимости продлить срок исполнения поручения исполнитель обязан заблаговременно, не позднее, чем за три дня до истечения срока, обратиться со служебной запиской, аргументирующей просьбу к руководителю, давшему поручение.

5.9.4. В случае, когда поручение дается нескольким исполнителям, с документа снимается необходимое количество копий для направления соисполнителям. Ответственным за выполнение поручений, в таком случае, является исполнитель, чья фамилия указана в поручении первой.

5.9.5. О выполнении поручения исполнитель докладывает служебной запиской, оформленной на имя должностного лица, давшего поручение.

5.10. Составление и оформление документов

5.10.1. Документы служебного характера должны быть подготовлены на персональном компьютере в текстовом редакторе или в виде электронной таблицы. Служебные документы оформляются децентрализовано структурными подразделениями ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.10.2. Документы, направляемые во внешние организации, печатаются на специальных бланках (приложение № 3 – 7 и 9). Внутренняя переписка ведется на бумаге. В отдельных случаях допускается печатанье документов с использованием оборотной стороны листа.

5.10.3. Текст и все реквизиты документа располагаются в соответствии с положениями данного Регламента.

Реквизиты отделяются друг от друга 2 – 4 межстрочными интервалами. Реквизит «подпись» отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Все реквизиты, кроме первой строки абзаца и цифровых обозначений пунктов и подпунктов, печатаются от нулевого положения курсора.

5.10.4. Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами, без слов «страница» и знаков препинания.

5.10.5. На последних (подписных) листах писем – ответов, в левом нижнем углу указываются фамилия, имя и отчество, номер рабочего телефона исполнителя.

5.10.6. Документы, создаваемые не на бланках ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», должны иметь поля не менее: 20 мм – слева, 10 мм – справа, 20 мм – сверху и 20 мм – снизу.

5.10.7. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы «о чем?» или «о ком?». Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

5.10.8. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2 – 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Во всех документах используется шрифт полужирный Times New Roman, размер №13 или 14.

Наименование учреждения указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование, официально зарегистрированное Уставом учреждения, может применяться в тексте документов только вслед за полным.

5.10.9. Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подпись лица, ответственного за их содержание, дату, отметку о согласовании).

О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже текста перед подписью. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, при этом знак: № (без кавычек) перед цифровыми обозначениями не ставится.

Отметка о наличии в документе приложений оформляется следующим образом:

·  в письмах - Приложение: на 5 л., в 2 экз.;

·  в организационно – распорядительных документах – на первом листе, в правом верхнем углу пишут: Приложение № (без кавычек), с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не указывается, например, «Приложение: программа в 2 экз.».

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: «Приложение: на 7 л., в 2 экз., только в первый адрес».

5.10.10. Датой документа является:

·  для распорядительных документов и писем – дата его подписания;

·  для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более учреждениями, должны иметь одну дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя арабскими цифрами, например: 23.08.2005 (без точки в конце даты).

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно – цифровой способ оформления даты, например: 23 августа 2005 г.

5.10.11. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресации документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделение указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы указывают перед фамилией. При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т. п.), в том числе, общепринятой сокращенной форме. При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

Главному врачу

г-ну

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Главным врачам филиалов

ФГУЗ «Центр гигиены и

эпидемиологии ХМАО-Югре

5.10.12.

Почтовый адрес указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 г. № 000. Порядок написания почтового адреса:

·  наименование адресата (организации или ФИО физического лица);

·  название улицы, номер дома, номер квартиры;

·  название населенного пункта;

·  название области, края, автономного округа, республики;

·  страна (для международных отправлений).

Например:

,

г. Москва, 119459

При направлении письма более чем в четыре адреса, подписывается первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии со списком рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата.

5.10.13. Отметка об исполнителе документа включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер телефона, которая располагается в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего (подписного) листа (не оформляется на бланке приказа, распоряжения), размер шрифта –10, например:

5.11. Тиражирование документов

5.11.1. Тиражирование инициативных документов и документов – ответов как ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», так и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре осуществляется централизовано через канцелярию деятельности ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре». Непосредственное тиражирование документов осуществляется в кабинете копировально-множительных машин ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.11.2. Тиражирование указанных документов осуществляется на основании заявки, подписанной заведующим отделом планирования и организации деятельности ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.11.3. Заявки на тиражирование должны регистрироваться делопроизводителем в специальных журналах отдельно для ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре с целью учета поручений последнего.

Минимальными реквизитами тиражируемых документов, регистрируемых в журнале учета, являются: номер по порядку, дата тиражирования, наименование документа и автор, инициатор тиражирования (учреждение, отдел), количество экземпляров, количество листов, выдача тиражированных документов под роспись (должность, фамилия, роспись).

5.11.4. Ответственность за тиражирование документов делопроизводитель ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», инициатор тиражирования (соответствующий руководитель отделов) .

5.12. Порядок оформления и выдачи копий документов

5.12.1. Копии с документов (выписки) по запросам сторонних организаций выдаются с разрешения Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителей.

5.12.2. Запросы на выдачу копий документов регистрируются в канцелярии ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» установленным порядком и представляются Главному врачу (его заместителям) для оформления резолюции. После получения положительной резолюции запросы на выдачу копий документов передаются исполнителю.

5.12.3. Копии с документов, хранящихся в архиве, делает заведующий архивом ( далее лицо назначенное за архив приказом). Копии санитарно – эпидемиологических экспертиз на виды деятельности и продукцию оформляются специалистами подразделений, обеспечивающих государственный санитарно-эпидемиологический надзор и защиту прав потребителей.

5.12.4. При оформлении копии (выписки) с документа ставится отметка: «Копия» или «Выписка из ….».

ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» может заверять подлинность копий только тех документов, которые создавались его структурными подразделениями. При заверении соответствии копии документа подлиннику, ниже реквизита: Подпись (без кавычек), проставляют отметку о заверении, которая состоит из заверительной надписи: Верно (без кавычек), должности лица заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения.

5.12.5. Должностное лицо, выполнившее копирование документа, заверяет его подписью Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителя с приложением первого экземпляра документа. Заверение копии документа заключается в признании его соответствия подлиннику и оформляется по форме: Верно (без кавычек), наименование должности, личная подпись заверившего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения копии и печать.

5.12.6. Подготовленные архивные копии и выписки направляются в адрес заинтересованной организации или лицу с сопроводительным письмом за подписью Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (заместителя).

5.12.7. Заверенные копии документов вместе с сопроводительными письмами передаются в канцелярию ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» для направления их адресатам установленным порядком.

5.13. Заверение документов печатью.

5.13.1. ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре », (филиалы ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре») имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Все документы, предусматривающие наличие подписи Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре », или его заместителей (главных врачей филиалов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»), заверяются печатью ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»). Кроме этого, к документам, заверяемым печатью ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиала ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»), относятся: все документы, подписанные Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителями; доверенности; извещения о кредитных операциях; инструкции; исполнительные листы; командировочные удостоверения; контракты и изменения к ним; образцы оттисков печатей и подписи работников, имеющих право совершать финансово – хозяйственные операции; договора; представления к награждению и присвоению почетных званий; Положения и Уставы; приказы; заключения; сметы расходов; трудовые книжки; служебные удостоверения; характеристики и справки; штатное расписание и изменения к нему.

5.13.2. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть подписи должности лица, подписавшего документ.

5.13.3. Место хранение печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» приказом по ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (филиалу ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре»).

5.13.4. Печати должны храниться в металлических шкафах. Ключи от указанных шкафов должны находиться у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение согласно приказу Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.14. Порядок работы с документами «Для служебного

пользования»

5.14.1. На документах, делах и изданиях (брошюра, книга, методическое пособие), содержащих несекретные сведения ограниченного распространения проставляется гриф «Для служебного пользования» (далее «ДСП»), а на документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров.

5.14.2. Гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма.

5.14.3. Определение необходимости проставления грифа «ДСП» производится на основании инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел, и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения: на документе – исполнителем и лицом, подписывающим документ, а на издании – автором и руководителем, утверждающим издание к печати.

5.14.4. Ответственность за организацию правильного ведения, учета, хранения, размножения и использования документов и дел с грифом «Для служебного пользования» несет Главный врач ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре». Ответственность за непосредственную работу с данными документами несет заведующий канцелярией и руководители отделов, работающие с ними.

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования таких документов, а также за неразглашением сведений, содержащихся в них, возлагается на Специальную часть отдела организации мероприятий ГО и в условиях ЧС.

5.14.5. Сотрудники, имеющие отношение к работе с документами «ДСП», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с данными требованиями.

Всем исполнителям запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах.

5.14.6. Прием и учет (регистрация) документов с грифом «Для служебного пользования» осуществляется делопроизводителем канцелярии отдела планирования и организации деятельности ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», ответственным за данную работу.

5.14.7. При поступлении в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его филиалы корреспонденции «ДСП» проверяется количество листов и экземпляров документов, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в пакетах документов «ДСП» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

5.14.8. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы «ДСП», которые должны учитываться по количеству листов, а издания с грифом «ДСП» - по экземплярно.

Документы с грифом «ДСП» после исполнения группируются в отдельные дела.

5.14.9. Учет документов «ДСП» ведется в специальном журнале отдельно от учета другой несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

5.14.10. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер и дата поступления документа.

5.14.11. Размножение и рассылка документов и изданий с грифом «ДСП» в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» и его филиалах осуществляется только после письменного разрешения Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» специалистом Специальной части отдела организации мероприятий ГО и в условиях ЧС.

5.14.12. К работе с делами «ДСП» допускается ограниченный круг должностных лиц в соответствии со списками, составленными Специальной частью и утвержденными Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.14.13. Издания «Для служебного пользования», хранящиеся в кабинете научно – технической информации могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу с разрешения Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» (заместителя) на основании письменных запросов руководителей отделов, которым эти материалы требуются.

5.14.14.  Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом «ДСП» ежегодно проверяются с целью контроля наличия, возможности передачи в архив, уничтожения или снятия грифа.

5.14.15. Проверка документов «ДСП» осуществляется специально назначенной Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» комиссией, возглавляемой специалистом по защите информации Специальной части. Результаты проверки оформляются актом.

5.14.16. Документы, дела и издания «ДСП» должны храниться в канцелярии и в кабинете научно – технической информации ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» в отдельных шкафах.

Выданные для работы дела «ДСП» подлежат возврату в канцелярию или в кабинет научно – технической информации в тот же день.

Передача документов «ДСП» другим сотрудникам запрещена.

5.14.17. Запрещается выносить документы, дела и издания «ДСП» из служебных помещений ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» для работы на дому или в других местах.

Передача дел и должности при смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов «ДСП», осуществляется через акт приема-передачи, утверждаемый Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.15. Подготовка и передача дел в архив

5.15.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу через год после их окончания.

5.15.2. Передача дел отделов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство, по описям после проверки правильности их оформления, в соответствии с количеством дел, включенных в опись. Методическое руководство по составлению описи осуществляет сотрудник архива.

5.15.3. Отсутствие дел, числящихся по номенклатуре, объясняется справкой, которая подписывается руководителем отделов и передается в архив вместе с описью. Опись и справка об отсутствии дел составляются в двух экземплярах: один передается в архив вместе с делами, другой остается в подразделении.

5.15.4. Дела, подлежащие сдаче в архив, оформляются с соблюдением следующих правил:

- из дел изымаются лишние экземпляры и черновики документов, а также документы временного хранения;

- дела прошиваются на 3 – 4 прокола через твердую обложку с учетом возможности прочтения документов;

- в начале каждого дела подшивается титульный лист;

- все листы дела нумеруются арабскими цифрами.

5.15.5. Ответственность за своевременную сдачу дел в архив и качественное составление описи несет руководитель отделов.

5.15.6. Выдача документов и дел во временное пользование, а также справок, копий документов и выписок из документов производится только с разрешения Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» по письменным запросам.

Выдача документов из архива регистрируется в специальном журнале, заведенном в архиве ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

5.15.7. Выдача документов из архива сторонним организациям на основании письменного разрешения Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителей оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах: один остается в архиве, другой выдается получателю. Указанный акт подписывается Главным врачом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителем. Подпись скрепляется гербовой печатью.

5.15.8. Перед выдачей документов заведующая архивом проводит проверку его названия на соответствия запросу, полноту документа, его состояние и нумерацию листов.

Архивные документы выдаются в структурные подразделения ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» на срок, не превышающий 10 дней, в сторонние организации – 1 месяц.

5.15.9. Состояние возвращаемых документов проверяется в присутствии сдающего. При выявлении недостачи листов или неудовлетворительного состояния документа заведующая архива составляет акт в двух экземплярах, один из которых направляется в адрес руководителя организации, временно пользовавшейся документом, для привлечения виновных к ответственности.

После возвращения документов в акте, хранящемся в архиве, делается соответствующая отметка.

6. Составление и оформление документов

6.1. Приказы и распоряжения

6.1.1. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.06.04 г.№ 000 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека» ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» вправе осуществлять нормативно – правовое регулирование в установленной для него сфере деятельности.

К документам нормативно – правового регулирования сферы деятельности ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» относятся: приказы, распоряжения, положения и инструкции.

6.1.2. Проекты приказов (распоряжений, инструкций, положений) готовятся согласно указанию Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» или его заместителей руководителями одного или нескольких отделов ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре». При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку проекта нормативно – правового документа, с учетом их функций и компетенции и срок его подготовки. К подготовке нормативно – правовых документов в обязательном порядке привлекается начальник юридического отдела ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре».

Распоряжения, как правило, готовятся по текущим, оперативным административно-хозяйственным вопросам (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 200_ г. – срок хранения приказов, распоряжений по основной деятельности – постоянно, по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет).

6.1.3. Проекты приказов (распоряжений, инструкций, положений) должны иметь заголовки к тексту, которые формулируются в предложном падеже и отвечают на вопрос: «О чем?». Заголовки пишутся в левой части бланка над текстом документа.

6.1.4. Приказ должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

6.1.5. Тексты приказов (распоряжений, инструкций, положений) и приложений к ним печатаются в редакторе "Word", полужирным шрифтом Times New Roman, размер шрифта №13 или 14, на соответствующем бланке без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N13 или 14. Точка в конце заголовка не ставится.

Не допускается разрыв дат, знака «№» и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, при чем день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце даты). Например:

15.08.2006

№ 47

Текст приказов (распоряжений, инструкций, положений) отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №13 или 14, через 1,5 (при большом объеме текста – через 1) интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При частом повторении названий учреждений допускается после однократного (первого) использования полного названия, после ссылки: «Далее …» - использовать однотипное сокращенное наименование.

6.1.6. При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений, инструкций, положений) на них делаются ссылки. На приложениях в правом верхнем углу первого листа размером шрифта №12 проставляется следующая отметка:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу Главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре» …

Приложения к приказу подписываются руководителем отделов, подготовившего проект. Подпись ставится после текста документа (на последнем листе приложения).

6.1.7. Текст проекта приказа (распоряжения) должен состоять из двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной. Констатирующая часть приказа (распоряжения) должна быть предельно краткой и содержать только цель издания документа.

В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т. п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов (распоряжений) завершается словом (без кавычек): «ПРИКАЗЫВАЮ:» (в приказах) или «ПРЕДЛАГАЮ:» и «ОБЯЗЫВАЮ:» (в распоряжениях), которые печатаются на отдельной строке от нулевого положения курсора строчными буквами, без кавычек, с двоеточием.

В констатирующей части приказа (распоряжения) допускается приведение текста отдельных разделов документов вышестоящих органов.

6.1.8. Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму

изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Содержание распорядительной части приказа при необходимости разделяется на пункты и подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами. Одному пункту или подпункту должно соответствовать одно задание или поручение по конкретному вопросу со сроком исполнения.

6.1.9. Если поручение возлагается на структурное подразделение в целом, то его наименование указывается в дательном падеже. Если на конкретного руководителя, то соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы ставятся после фамилии) в дательном падеже.

В тех случаях, когда одному ответственному исполнителю необходимо дать несколько разных заданий (поручений), подлежащих исполнению в один и тот же срок, то исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты.

6.1.10. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт (предпоследний), который начинается словами «Признать утратившим силу...» (без кавычек).

6.1.11. При оформлении совместного распорядительного письма, наименования учреждений располагаются на одном уровне, наименование вида документа - центровано, подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Текст совместного распорядительного документа излагается от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ: » (без кавычек).

Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным листом согласования.

Издавать совместные приказы, распоряжения и письма Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре и ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в ХМАО-Югре», запрещено.

6.1.12. В последнем пункте приказа (распоряжения) указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа или распоряжения в целом.

6.1.13. Перед подписанием проект приказа (распоряжения, письма, инструкции, положения) визируется с целью согласования его содержания с заинтересованными должностными лицами. При визировании кроме личной подписи следует указывать ее расшифровку и наименование должности, дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.