Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 7 )

Группа ТОРГОВЛЯ включает в себя следующие приложения:

Ø  Продажи. Клиенты

Ø  Товары. Продукция

Ø  Закупки. Поставщики

Ø  КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ

Ø  Торговый зал

Ø  Мобильная торговля

Рассмотрим каждое из них более подробно.

9.2.1.  Продажи. Клиенты

Продажи – основной источник доходов практически каждого предприятия. Поэтому в системе БЭСТ-5 всегда уделялось и уделяется пристальное внимание вопросам учета, контроля и анализа торговли товарами, готовой продукцией, реализации работ и услуг.

Круг задач, связанных с управлением сбытом, решается в приложении Продажи. Клиенты, в котором реализованы следующие функции:

Ø  Ведение договоров с покупателями на продажу товаров, выполнение работ/оказание услуг;

Ø  Учет заказов покупателей на товары и продукцию;

Ø  Учет заказов покупателей на выполнение работ и оказание услуг;

Ø  Ведение сводных заказов для многоэтапных сделок;

Ø  Регистрация актов на выполненные работы при реализации работ и услуг;

Ø  Выписка счетов на оплату, оформление накладных и других товарно-сопроводительных документов;

Ø  Ведение прайс-листов;

Ø  Управление отпускными ценами, скидками и надбавками;

Ø  Подготовка широкого спектра оперативных отчетов по продажам в различных аналитических срезах (по датам, периодам, видам, группам и свойствам товаров, покупателям и группам покупателей, операциям, заказам, регионам, менеджерам и пр.)

Система поддерживает различные схемы торговых операций и расчетов с клиентами. В БЭСТ-5 ведутся учет обычных следок купли-продажи (как с предоплатой, так и отсрочкой оплаты), бартерных операций и взаимозачетов.

Развитые средства управления ценообразованием (дифференцированное назначение цен и скидок в зависимости от объема покупки, категории покупателя и т. д.) позволяют проводить гибкую ценовую политику, нацеленную на сохранение и приумножение клиентской базы предприятия пользователя. В качестве покупателей могут выступать как юридические, так и физические лица.

Договоры продажи

Сделки продажи, подразумевающие серии поставок в течение длительного периода времени и/или имеющие ряд обособленных друг от друга этапов, для которых характерны большие объемы поставок и сложные схемы расчетов, оформляются договорами. В рамках учета договоров решаются такие задачи, как:

Ø  Ведение картотеки договоров продажи;

Ø  Ведение многоэтапных договоров;

Ø  Контроль исполнения договоров по срокам, этапам, объемам обязательств;

Ø  Расчет штрафных санкций;

Ø  Формирование отчетов об исполнении договорных обязательств.

Рисунок 9‑19 Картотека договоров

Ведение договоров с покупателями осуществляется в режиме Договоры продажи. Договоры продажи подразделяются на категории. Под категорией понимается группа однотипных договоров с одинаковым реквизитным составом. Так, например, среди договоров продажи можно выделить категории собственно договоров продажи и договоров поставки. Настройка категорий договоров выполняется в одноименном справочнике, расположенном в режиме Настройка, справочники à Справочники à Справочники в договорах à Категории договоров. Для каждой категории определяется собственный состав дополнительных реквизитов, создаваемых по усмотрению пользователя.

В свою очередь, категории делятся по видам договоров. Виды договоров используются для организации нумерации, управления печатными формами и т. д. Настройку видов договоров осуществляют в режиме Настройка, справочники à Справочники à Справочники в договорах à Виды договоров. Например, среди категории договоров продажи можно выделить два вида договоров: дилерский и дистрибьюторский.

Режим Договоры продажи представляет собой картотеку договоров (Рисунок 9‑19), заключенных с клиентами предприятия-пользователя. Именно здесь Вы можете получить оперативную информацию о том, с кем и когда были оформлены те или иные договоры; каковы их условия, как они выполняются и какова текущая сумма задолженности по договорным обязательствам. При входе в режим на экране отображается реестр договоров выбранной категории.

В картотеке договоров отображается наиболее важная, и в том числе изменяющаяся по мере выполнения различных хозяйственных операций, информация о договоре: его регистрационный и юридический номера, дата, контрагент, сумма и валюта ее исчисления, а также текущий статус договора. В нижней части картотеки выводятся некоторые дополнительные сведения о договоре, на который указывает курсор, а также текущие данные о картине расчетов по этому договору.

Ввод и изменение данных по договору выполняются в специальной форме – карточке договора. Карточка договора (Рисунок 9‑20) состоит из заголовочной и табличной частей. В заголовочной части содержатся общие сведения о заключаемом договоре – дата регистрации, вид, регистрационный и юридический номера, контрагент, сумма, содержание, ответственный менеджер, вид и размер финансовых санкций за ненадлежащее исполнение договорных обязательств, а также период в сутках (отсрочка) , после которого начинает действовать данный вид санкций. В заголовочной части также находится специальный параметр Договор без этапов, определяющий правила ввода данных в табличной части.

Если этот параметр включен (т. е. отмечен галочкой), это значит, что договор не имеет этапов. Иными словами, он является каким-либо рамочным соглашением, расчеты по которому ведутся в разрезе конкретных заказов. Поскольку этапы отсутствуют, табличная часть карточки договора будет недоступна.

Наоборот, включение этого параметра означает необходимость ввода операций по договору в табличную часть. Операции по договору, вводимые в его табличной части, делятся на два вида:

Ø  Этап договора. Под этапом понимается операция поставки материальных ценностей, выполнения работ/оказания услуг. Для каждого этапа указывается его содержание, период выполнения и стоимость этапа;

Ø  Оплата договора – т. е. внесение платежа за поставляемые материальные ценности, работы, услуги. Если по договору предусмотрен особый характер оплаты, то в договоре может быть описан и план платежей.

Под перечнем операций отображаются итоговые суммы этапов и поставок по договору – согласно плановым и фактическим данным. По договору также можно ввести произвольное описание/комментарий, реквизиты компании, с которой он заключается, а также произвольный набор дополнительных реквизитов.

Отметим, что карточка договора используется не только для ввода информации о договоре, но и для контроля его исполнения в разрезе этапов и плановых платежей. Поэтому табличная часть карточки договора также имеет альтернативные варианты представления:

Рисунок 9‑20 Карточка договора

Ø  План-фактный анализ. В этом случае по каждой операции отображаются плановая и фактическая суммы, а также процент отклонения фактических данных от плановых;

Ø  Документы по договору. В этом случае выводится перечень документов, оформляющих выполнение операций по данному договору и влияющих на картину расчетов по обязательствам. В нижней части этой формы расположена кнопка «Применить». Она действует, если курсор установлен на строке с одним из документов. С помощью этой кнопки операцию, оформленную данным документом, можно «перепривязать» к другому этапу договора.

Переключение между всеми перечисленными формами отображения осуществляется с помощью комбинации клавиш <Alt+T> или же кнопки «Операции» (пункт меню Изменить вид).

Зарегистрированный договор может находиться в одном из трех состояний (статусов). Для управления статусом применяется комбинация клавиш <Ctrl+S> или команда Изменить статус, вызываемая нажатием кнопки «Операции». Статус Проект устанавливается в момент регистрации договора. Договор, находящийся в этом состоянии, не влияет на картину движения финансовых и материальных потоков, и, соответственно, на картину расчетов по обязательствам. Это фактически черновой, проектный вариант документа, который не отображается в других наборах данных системы. На данной стадии допускается любое изменение содержания договора, а его дата может быть не определена.

Статус Действует подразумевает реальную работу по выполнению договора. Перевод договора в данное состояние осуществляется по решению пользователя. В этом случае должна быть указана дата договора, а корректировка его содержания запрещается.

Контроль исполнения договорных обязательств осуществляется на основании данных платежных и отгрузочных документов – как по договору в целом, так и на уровне отдельно взятых этапов. При равенстве сумм всех оплат и отгрузок договор считается выполненным.

Как из картотеки, так и из карточки договора можно получить разнообразную информацию о выполнении договорных обязательств. Так, при нажатии в картотеке кнопки «Справки» выдается меню, предоставляющее справки о расчетах по выбранному договору, расчеты по этапам договора, список заказов, относящихся к данному договору, а также перечень платежных и отгрузочных документов, сформированных на основании этого договора. В карточке договора доступна кнопка «Баланс», позволяющая получать справки о состоянии расчетов по договору, если он является объектом расчетов с партнером.

Для расчетов по договорам используются стандартные средства приложения Расчеты с партнерами. При регистрации договора с партнером, расчеты с которым проводятся в разрезе договоров, как только договор переводится в состояние Действует, создаются Карточка расчетов с партнером (если она не была сформирована ранее) и Карточка расчетов по договору. При вводе первичных документов, влияющих на состояние расчетов с этим партнером и на расчеты по этому договору, вносится соответствующая запись в Регистр расчетов. Далее на основании сведений, отраженных в Регистре расчетов и Карточке расчетов, контролируется состояние расчетов по договору.

2

Если расчеты с партнером выполняются в рамках этапов договоров, система просит указать соответствующую операцию договора, к которой относится данный первичный документ. Другими словами, фактические данные, оформленные в виде платежных документов и документов поставки, «разносятся» по плановым операциям.

После окончания работ по договору его можно перевести в состояние Закрыт. Этот перевод также выполняется по усмотрению пользователя. При закрытии система проверяет баланс расчетов по договору. Если баланс расчетов равен нулю, договор закрывается. Любые изменения в содержании договора и ссылки на него запрещаются, а Карточка расчетов, соответствующая данному договору, становится недоступной. Если баланс расчетов по договору отличен от нуля, его закрытие невозможно. При необходимости закрытый договор может быть переведен в состояние Действует. Наконец, из состояния Действует договор можно вернуть в состояние Проект – при условии, что по нему не было операций.

Заказы и их обработка

Для оформления краткосрочных сделок продажи ТМЦ, в рамках которых планируются, как правило, разовые поставки, применяются документы, называемые заказами. В системе БЭСТ-5 выделяется два типа заказов:

Ø  Заявки на продажу. Ведение заявок на продажу осуществляется в одноименном функциональном режиме. Заявка на продажу – это извещение от покупателя о том, что он желает сделать покупку в указанных ассортименте, количестве и в названные им сроки. Таким образом, заявка рассматривается как предварительный, неакцептованный заказ клиента – т. е. как начальный этап работы по сделке. Заявка может быть введена вручную или импортирована из текстового файла;

Ø  Заказы продажи. Документ, предназначенный для планирования и контроля обязательств по сделке (Рисунок 9‑21). По сути, заказы продажи соответствуют простым видам договоров, выполняемым в один этап. Заказы продажи ведутся в одноименном функциональном режиме. В заказе продажи может быть указана ссылка на соответствующий договор продажи. Заказ продажи можно ввести вручную или перенести из реестра заявок на продажу – после ее акцепта.

Рисунок 9‑21 Заказ продажи

На основании заказов может быть выписан счет на оплату. По одному и тому же заказу можно вывести на печать несколько счетов на оплату, формы которых генерируются по усмотрению пользователя. Далее, по выставленным счетам покупатель оплачивает ТМЦ, работы или услуги – либо наличными, либо через банковский счет. При соответствующей настройке, выполненной в приложении Расчеты с партнерами, счет на оплату может выступать в роли объекта расчетов (т. е. по нему будет отслеживаться баланс платежей и отгрузок при учете взаиморасчетов с партнером).

Система БЭСТ-5 располагает развитыми средствами учета сроков оплаты и поставки. Данные сроки могут рассчитываться по формулам, настроенным пользователем. Формула задает временной интервал, который отсчитывается относительно некоторой условной даты. Сроки могут устанавливаться различными способами: на уровне группы расчетов, к которой относится та или иная совокупность клиентов (т. е. в рамках настройки приложения Расчеты с партнерами) или для отдельно взятого покупателя (т. е. соответствующей карточке из Картотеки партнеров).

В роли источников данных о товарах и ценах при оформлении заявок, заказов и подготовке счетов на оплату выступают прайс-листы. Отпускные цены в прайс-листах могут быть указаны в любых денежных единицах. Пересчет цен в национальную валюту производится автоматически – по курсу, указанному пользователем. Коммерческий курс, применяемый для расчета цен в прайс-листах, может как соответствовать курсу ЦБ РФ, так и устанавливаться в произвольном порядке. При этом Вы можете настроить свои алгоритмы расчета отпускных цен.

Заказ продажи также является основанием для отгрузки ТМЦ со склада. Формирование расходной накладной на основании заказа продажи выполняется двумя способами:

Ø  В приложении Товары. Продукция. В режиме оформления расходной накладной, при установке курсора в поле Заказ, система выдает список заказов, готовых к отгрузке, из которого следует выбрать необходимый документ-основание. Данные из выбранного заказа (включая строки товарной спецификации) будут автоматически перенесены в накладную. Возможность использования информации из заказов при формировании накладных обеспечивается за счет соответствующей настройки параметров приложения Товары. Продукция;

Ø  В приложении ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ – в режиме работы с заказом. Для этого, при работе с окном, где находятся строки заказа, следует воспользоваться комбинацией клавиш <Alt+O> или кнопкой «Накладная».

ТМЦ, указанные в заказе продажи, могут быть отгружены как полностью, так и частично. Если происходила частичная отгрузка товаров, то каждая последующая расходная накладная будет формироваться с учетом предыдущих отгрузок.

В процессе оформления заказа продажи система предусматривает одновременное резервирование указанных в нем ТМЦ. ТМЦ, зарезервированные на складе по оформленному заказу, становятся недоступными для распределения при обработке новых заказов. Иными словами, при оформлении каждого нового заказа количество свободного (т. е. доступного для продажи) товара на складе уменьшается на резервируемое количество – несмотря на то, что фактической отгрузки этой номенклатуры не было. Применять механизм резервирования или нет – решает сам пользователь. Если при обработке заказов продажи практикуется резервирование товарных позиций, то при начальной настройке параметров приложения Продажи. Клиенты указывается количество дней, предусмотренное для резервирования ТМЦ на складе. Резерв автоматически отменяется после отгрузки заказанных товаров со склада, а также при закрытии или аннулировании данного заказа.

Нередко предприятия оформляют сделки продажи, предметом которых являются ТМЦ, отсутствующие на данный момент на складе. Типичные примеры таких ситуаций – прием заказов на ТМЦ, ожидаемые в ближайших поставках, или организация эксклюзивных поставок товаров строго по заявкам конкретных клиентов. Такая возможность реализована и в БЭСТ-5. Эта задача решается с помощью параметра Использовать лимит?, значение которого устанавливается в режиме Настройка приложения àНастройка параметров. Если данный параметр принимает значение Нет, система разрешает выписку счетов без учета остатков на складе.

Заказ продажи, по которому либо были выполнены все операции, либо их выполнение отменяется/откладывается на неопределенный срок, может быть закрыт по усмотрению пользователя. После закрытия заказ переносится в реестр закрытых заказов, и, если по нему не производились отгрузки, его можно открыть повторно (т. е. восстановить в реестре открытых заказов продажи – вместе с восстановлением резервирования указанных в нем ТМЦ).

Сводные заказы

Система БЭСТ-5 позволяет отслеживать исполнение обязательств по сделкам продажи, состоящим из ряда этапов. Контроль исполнения обязательств осуществляется на уровне ассортимента поставки, объемов и цен. Как правило, подобные сделки оформляются договорами продажи. Для отражения предмета поставки (т. е.спецификации) такого договора используются сводный заказ.

Работа с данными документами ведется в режиме Сводные заказы. При входе в этот режим отображается список сводных заказов. Сводные заказы либо формируются на основании заключенных договоров продажи, либо вводятся вручную.

Основные особенности сводных заказов заключаются в следующем:

Ø  Сводный заказ содержит ссылку на соответствующий договор продажи;

Ø  Каждая строка спецификации сводного заказа содержит дату поставки;

Ø  В строке спецификации содержатся данные о количестве данной номенклатурной позиции в заказе, сформированных заказах на отгрузку и отгруженных товарах;

Ø  Сводные заказы не могут выступать основанием для формирования накладных или актов о выполнении работ/оказании услуг;

Ø  По сводным заказам не выполняется резервирование номенклатурных позиций на складах предприятия;

На основании сводного заказа создается заказ-этап. Заказ-этап представляет собой обычный заказ продажи. Он включает в себя совокупность номенклатурных позиций из сводного заказа, имеющих одну и ту же дату поставки. Заказ-этап полностью определяется сводным заказом и не может существовать или изменяться вне зависимости от сводного заказа. Во всех остальных отношениях заказы-этапы не отличаются от заказов продажи и хранятся в том же реестре, что и заказы продажи. Каждый заказ-этап содержит ссылку на соответствующий сводный заказ.

При формировании заказ-этапа пользователь должен указать дату поставки. Система просматривает сводный заказ и выявляет все неотгруженные позиции со сроком поставки, более ранним, чем указанная дата или совпадающим с нею.

Иными словами, в заказ-этапе будут отражены те товары, которые должны быть отгружены в указанный день, а также товары с более ранними сроками отгрузки, на которые еще не были оформлены другие заказ-этапы.

Контроль исполнения заказов по договорам и заказ-этапов осуществляется за счет сопоставления плановых данных, указанных в эти документах, с фактическими данными по отгрузкам.

Прайс-листы и управление ценообразованием

Управление прайс-листами осуществляется с помощью режимов, находящихся в папке Ведение прайс-листов. Система БЭСТ-5 позволяет вести один основной и произвольное количество дополнительных прайс-листов.

Список товаров, включаемых в прайс-лист (Рисунок 9‑22), может быть сформирован одним из двух способов:

Ø  На уровне номенклатурного справочника товаров и готовой продукции. При использовании этого способа каждая позиция прайс-листа однозначно соотносится с записью номенклатурного справочника – независимо от того, ведется ли учет товаров по партиям или нет;

Ø  На уровне партий ТМЦ. В этом случае каждая позиция прайс-листа соотносится с определенной партией поставки. Соответственно, для всех партий одного и того же товара могут быть назначены разные отпускные цены. Это значит, что при вводе заказа менеджер, помимо номенклатуры, должен точно указывать код партии;

Ø  По аналитикам. Одни и те же товары могут отличаться по какому-либо характеристическому признаку (размеры, материал, цвета и т. д.). Данные признаки в системе БЭСТ-5 называются аналитиками номенклатуры (Подробнее об этом см. п.9.2.2). Данный способ формирования прайс-листа означает формирование отпускных цен для каждой разновидности одного и того же товара.

Выбор видов ТМЦ, включаемых в прайс-лист, осуществляется в приложении Товары. Продукция. Однако пополнение прайс-листа возможно не только в приложении Товары. Продукция, но и непосредственно в режиме работы с прайс-листом.

При входе в Основной прайс-лист на экране отображается список товаров и готовой продукции, продаваемых на данный момент предприятием пользователя. Для каждой позиции указываются:

Ø  Остаток товара на складе (если прайс-лист сформирован по партиям, то остаток по каждой партии;

Ø  Лимит перезаказа;

Ø  Количество зарезервированного товара и текущий остаток (с учетом резерва),

Ø  Цены в рублях и в валюте.

Система БЭСТ-5 предусматривает различные способы назначения отпускных цен – как в «привязке» к учетной цене товаров на складе, так и в произвольном порядке. Выбор нужного варианта ценообразования осуществляется в режиме настройки параметров приложения Продажи. Клиенты.

Настраивать алгоритмы расчета отпускных цен можно как для прайс-листа в целом, так и для каждой группы и даже для каждой номенклатуры. При этом действует иерархический принцип: если для конкретной номенклатуры задан свой способ расчета цен, то используется именно он. Если этот способ не задан, то используется настройка для группы. Если настройка для группы не задана, используется настройка для всего прайс-листа.

&

В том случае, если алгоритм расчета отпускной цены определяется для товаров, учитываемых по партиям, он будет действовать для всех партий данной номенклатуры.

Система позволяет настраивать до 4 видов отпускных цен в основном прайс-листе. Другими словами, прайс-лист представляет собой «объединение» четырех одновременно используемых прайс-листов.

Кроме того, в папке Ведение прайс-листов также существует режим Дополнительный прайс-лист. С его помощью может быть создано любое количество прайс-листов, имеющих индивидуальную настройку.

Рисунок 9‑22 Прайс-лист

В системе БЭСТ-5 реализовано шесть гибких методов управления ценообразованием, которые могут применяться как независимо, так и в сочетании друг с другом. В их числе:

Ø  Управление по видам цен. Установка нескольких видов отпускных цен для одного и того же товара с указанием условий их применения;

Ø  Выбор вида цен по групповым шкалам. Выбор отпускной цены в зависимости от количества закупаемого товара по соответствующему прайс-листу. Данный метод используется совместно с предыдущим и определяет правила использования того или иного вида цен, исходя из количества приобретаемого клиентом товара.;

Ø  Расчет цен по групповым шкалам скидок. Заключается в вычислении отпускных цен исходя из количества приобретаемого товара. Количество товара, при продаже которого действует та или иная цена, указывается в виде интервала. Для каждой шкалы может быть указано до четырех таких интервалов. Далее, для каждого интервала настраивается алгоритм расчета отпускной цены. При этом за основу берется базовая цена прайс-листа. В отличие от предыдущего метода, здесь задействован только один прайс-лист – т. е. используется только одна отпускная цена;

Ø  Индивидуальные скидки/накидки. Для каждой позиции прайс-листа вводятся диапазоны количеств и скидки, распространяемые на эти диапазоны. Всего может быть установлено до 5 диапазонов скидок. Скидка устанавливается как некоторый процент от базовой цены;

Ø  Скидки/накидки для заказа или клиента. Начисление скидок/накидок в зависимости от суммы заказа или для определенных категорий клиентов;

Ø  Ручное управление ценами. В ситуациях, когда применение перечисленных методов по мнению пользователя считается нецелесообразным, цены товаров после формирования заказа могут быть пересчитаны или введены вручную – непосредственно в заказе. При этом цена, указанная в прайс-листе, используется в роли подсказки – как начальный ориентир.

При ведении прайс-листов, оформлении документов и контроле расчетов с партнерами важно рассчитать соответствующие косвенные налоги. Для этого в режиме Настройка приложения существует режим Калькуляция отпускной цены. В нем настраиваются модели калькуляции отпускных цен с вхождением/начислением НДС и т. д. Модели калькуляции отпускных цен являются общими для приложений Продажи. Клиенты и Товары. Продукция. Так, например, используя модели калькуляции, Вы можете вести прайс-лист в ценах без НДС, а при формировании заказов автоматически калькулировать суммы вместе с НДС.

Учет реализации работ, услуг

Оформление сделок, предметом которых является выполнение работ/оказание услуг, ведется на основе заказов. Заказы клиентов на выполнение работ/оказание услуг учитываются с помощью режима Заказы на работы и услуги, который находится в папке Работы и услуги.

Факты реализации работ и услуг оформляются соответствующими актами. Для формирования этих актов существует режим Акты на работы и услуги, расположенный в папке Работы и услуги.

Акты о выполнении работ/оказании услуг могут быть или введены непосредственно, или формироваться на основании соответствующих заказов, а также на основании счетов-фактур, зарегистрированных в приложении Книга покупок-продаж. Расчет цен и сумм в данных актах ведется с помощью моделей калькуляции, настроенных в соответствующем функциональном режиме.

Бухгалтерская обработка актов о выполнении работ/оказании услуг осуществляется в режиме Книга учета операций. Для автоматической подготовки проводок по актам в Справочнике типовых операций актов необходимо присвоить типовым операциям статус Оперативная и настроить для них соответствующие шаблоны проводок. В момент формирования или редактирования акта также можно ввести или откорректировать проводки вручную.

Если Вы присвоите типовой операции имеет статус Отложенная, то проводки по актам не генерируются. При желании можно вести только оперативный учет реализации услуг, не настраивая шаблоны проводок для типовых операций.

9.2.2.  Учет товарно-материальных запасов

Товарно-материальные ценности, предназначенные для целей торговли и производства продукции, учитываются в двух приложениях – Товары. Продукция (группа Торговля) и Сырье. Материалы (группа Производство).

Так как в этих двух приложениях используются практически одинаковые подходы к учету запасов и в основном решаются сходные виды задач, то их описание представлено в едином разделе.

Функции приложений:

Ø  Ведение номенклатурного классификатора запасов;

Ø  Учет запасов в разрезе аналитики номенклатуры и по серийным номерам;

Ø  Учет запасов по местам хранения и по партиям поступления;

Ø  Документарный учет поступления, выбытия и перемещения запасов;

Ø  Калькуляция закупочной себестоимости товаров;

Ø  Расчет себестоимости запасов для целей бухгалтерского учета;

Ø  Расчет себестоимости запасов для целей налогового учета;

Ø  Учет товаров, переданных на консигнацию и товаров «в пути»;

Ø  Переоценка и инвентаризация запасов на складах;

Ø  Формирование проводок по счетам учета при движении запасов;

Ø  Формирование отчетов о наличии и движении запасов.

Документы движения и виды движения

Учет товарно-материальных запасов ведется в натуральном и стоимостном выражении.

Рисунок 9‑23 Документ движения ТМЦ

Все операции по движению запасов оформляются первичными документами (Рисунок 9‑23). Первичные документы могут быть сформированы как самостоятельно, так и по документам-основаниям (например, договорам, заказам, счетам-фактурам). На основании данных, содержащихся в документах, формируются разнообразные виды отчетов (об остатках, поступлении и выбытии, расчетах с поставщиками и покупателями, показателях прибыли и т. д.) и создаются проводки, передаваемые в Книгу учета операций.

В свою очередь, данные документы регистрируются и оформляются в разрезе видов движения. Виды движения предназначены для управления вводом и обработкой данных. Одна из важнейших особенностей вида движения заключается в том, что он определяет типы контрагента и сделки в создаваемом документе.

Виды движения могут быть двух направлений: «Приход» и «Расход». Помимо направлений, виды движения также классифицируются по типам: обычный приход, внутреннее перемещение, возврат брака на склад и т. д.

Для видов движения настраиваются наименования группы полей соответствующего ему документа, электронная форма ввода данных (вид первичного документа, используемого по умолчанию, возможность обращения к картотеке складского учета при вводе и пр.), а также ставятся в соответствие те или иные шаблоны печатных форм и др.

Номенклатурный справочник

Информационным каркасом для учета запасов в каждом из этих двух приложений является Номенклатурный справочник (Рисунок 9‑24). В него заносятся данные обо всей номенклатуре запасов, используемой на предприятии и ее основных учетных характеристиках.

Номенклатурный справочник формируется при начальной настройке системы и далее пополняется в процессе работы с ней. Именно под его управлением происходит заполнение всех документов, в которых фигурируют ТМЦ. При входе в данный режим на экране появится таблица номенклатуры. В качестве столбцов этой таблицы используются код группы номенклатуры, номенклатурный номер, наименование запаса, основная единица его измерения, вид аналитики. Используя кнопочное меню, расположенное в нижней части экрана, Вы можете получить разнообразную оперативную информацию о об остатках Ваших запасов в различных разрезах (по партиям, по складам, аналитикам и др.), ввести различные дополнительные учетные характеристики (например, штрих-коды) и т. д.

В форме для ввода/корректировки записи номенклатурного справочника (Рисунок 9‑25) имеется три закладки – Общее, Поставки, Прочее. На первой из них вводятся основные реквизиты запасов, на второй указывается ряд параметров, характеризующих процессы закупки и производства, на третьей – реквизиты вспомогательного назначения (для планирования закупок/производства и пр.)

Записи номенклатурного справочника бывают двух типов – Товар или Продукция. Все запасы, покупаемые для перепродажи или внутреннего потребления относятся к первому типу, а все, что производится предприятием, - ко второму типу. Основополагающая характеристика записи номенклатурного справочника – номенклатурный номер.

Для каждой записи номенклатурного справочника можно определить до четырех используемых единиц измерения. Первая из них выбирается в качестве основной (именно в ней в дальнейшем будет вестись учет в картотеке складского учета). Остальные единицы используются при вводе документов прихода или расхода.

Однородная по свойствам номенклатура запасов объединяется в группы. Принципы разделения запасов на группы и общее количество этих групп зависят от профиля деятельности и особенностей учета конкретного предприятия. Группа – это не только способ классификации запасов по некоторым критериям, но также один из уровней аналитики в схеме учета запасов, используемой в системе БЭСТ-5. Описание состава и настройка характеристик групп (код, наименование, параметры калькуляции цен и др.) выполняются в Справочнике групп ТМЦ. В свою очередь, каждая запись номенклатурного справочника содержит ссылку на номер той группы, к которой относится данная разновидность запасов.

Рисунок 9‑24 Номенклатурный справочник

Аналитика номенклатуры

На практике часто возникает необходимость учитывать разновидности одной и той же номенклатурной позиции, которые отличаются друг от друга по некоторым характеристикам (свойствам). Так, например, пальто или платье одной и той же модели могут быть разного цвета и пр. Эти разновидности в системе БЭСТ-5 называются аналитикой номенклатуры.

Для решения этой учетной задачи в Номенклатурном справочнике существует специальный реквизит Вид аналитики, а сами значения аналитических кодов указываются в документах движения и карточках складского учета. Построение аналитики номенклатуры полностью соответствует принципам, применяемым для аналитики счетов

бухгалтерского учета. При учете номенклатуры Вы точно также можете использовать одно или несколько аналитических измерений. В последнем случае измерения образуют сегменты аналитического учета, разделенные специальными символами– разделителями. Все вместе образуют единую сегментную аналитику объекта.

Для целей учета номенклатуры применяются общие и локальные измерения. Общие измерения включены в справочник Виды измерений, расположенный в приложении Общие данные (группа Настройка), в папке Аналитические измерения. Те измерения, которые могут использоваться в учете номенклатуры, отмечены в этом справочнике галочкой в колонке Запасы. Наряду с общими измерениями при учете запасов также могут использоваться и локальные измерения. Они применяются только в рамках учета номенклатуры и создаются по мере необходимости – при вводе вида аналитики номенклатуры. Если при вводе значения параметра Вид аналитики нажать клавишу <F2>, то на экране появится перечень видов измерений, допустимых для данного участка учета. С одной стороны, в него включены все доступные общие измерения. С другой стороны, здесь могут быть созданы новые локальные измерения (клавиша <F4>), а также изменены/удалены уже существующие. Удаление измерения разрешается только в том случае, если оно является локальным и ранее не использовалось при вводе номенклатурных позиций в документах. В отличие от основных измерений, в локальных измерениях можно использовать различные типы данных: Символьный, Числовой, Даты.

Рисунок 9‑25 Запись номенклатурного справочника

Для аналитики номенклатуры в справочнике также предусмотрен параметр Способ учета. Этот параметр управляет способом ее ввода. Если его значение выбрано как С учетом на складе, то в дальнейшем по каждой разновидности номенклатурной позиции, будет вестись раздельный учет остатков. Соответственно, аналитические признаки будут фиксироваться в карточках складского учета и документах движения. В итоге, при применении данного способа будет вестись полный учет запасов в разрезе аналитики. Если значение данного параметра выбрано как Учет при движении, то аналитические признаки указываются только в документах прихода и расхода. Следовательно, остатки на складе ведутся без учета аналитики. Этот способ используется тогда, когда необходимо вести учет только по аналитикам прихода или расхода. Наоборот, первый способ применяется для детального учета запасов; он более трудоемок, но в то же время более точен.

В качестве аналитики для выпускаемой продукции может использоваться спецификация, на основе которой она изготавливается.

Учет запасов по серийным номерам

В системе БЭСТ-5 также реализована возможность учета номенклатуры по серийным или индивидуальным номерам. При учете по серийным номерам один и тот же номер может быть указан для нескольких объектов учета. При учете по индивидуальным номерам один номер соответствует только одному объекту. В дальнейшем мы будем говорить об учете по серийным номерам, подразумевая оба эти случая.

Для организации такого учета в Номенклатурном справочнике предусмотрен специальный параметр Серийные номера, принимающий значения Учитывать/Не учитывать. В первом случае при вводе данных указываются серийный номер и количество единиц. Как и для аналитик номенклатуры также следует указать желаемый способ учета – С учетом на складе/Учет при движении.

Если был выбран вариант Учет при движении, то серийные номера указываются только в документах прихода и расхода. Напротив, при выборе варианта С учетом на складе учет соответствующих запасов будет вестись в разрезе серийных номеров. Формально карточка складского учета одна, однако для нее ведется аналитический учет по серийным номерам. При производстве радиоэлектронных изделий нередко осуществляют полный учет продукции в разрезе серийных номеров. В торговых организациях на складе подобный учет, как правило, не ведут, но при продаже указывают номера изделий. Типичными примерами являются торговля мобильными телефонами или бытовой техникой.

Учет комплектов и наборов ТМЦ

Многие виды запасов (мебель, комплектующие компьютеров и др.) могут интерпретироваться и как отдельный номенклатурный объект, и как элементы другого номенклатурного объекта. Система БЭСТ-5 предлагает два способа описания и учета номенклатурных позиций, имеющих составную структуру:

Ø  Комплекты. Это ТМЦ, компонентами которых являются другие товары или продукция. Комплект является объектом хранения (т. е. складского учета). Система приходует или списывает комплект целиком, а не отдельные его составляющие;

Ø  Наборы. Набор – это список ТМЦ, объединенных под общим названием. Наборы используются для одновременного ввода нескольких номенклатурных позиций в спецификацию документа. После того, как пользователь укажет нужный набор при заполнении документа, в спецификацию будут автоматически вписаны все ТМЦ из выбранного набора. При необходимости сформированный список ТМЦ можно откорректировать. Далее система БЭСТ-5, в зависимости от ситуации, оприходует или спишет каждую из этих позиций в отдельности.

Комплект представляет собой ТМЦ особого вида. Исходная информация о комплекте хранится в Номенклатурном справочнике. При вводе такой номенклатуры указывается отличительный признак – Комплект. Для номенклатурной позиции, обозначенной как Комплект, предусмотрен ввод входящих в нее компонентов. С комплектами выполняются все операции, которые используются при работе с товарами. Учет по серийным номерам для комплектов не ведется. Используемые наборы должны быть описаны в Справочнике наборов. Характеристиками набора являются его уникальный код (по которому и осуществляется его идентификация в документах), название, а также наименования и количества входящих в него ТМЦ.

&

В предыдущих версиях системы БЭСТ-5 этот справочник назывался Справочник комплектов.

Артикулы

В дополнение к номенклатурному номеру или независимо от него для идентификации номенклатурной позиции также может использоваться артикул.

Артикул является полем для быстрого поиска и сортировки. Длина артикула составляет 24 символа. Для каждого объекта номенклатуры Вы можете указать уникальный артикул, или вообще не заполнять это поле. Такая характеристика, как артикул, может быть востребована на производственных предприятиях, ведущих учет продукции по кодам конструкторско-технологической классификации.

Учет номенклатуры, относящейся к ГСМ

В Номенклатурном справочнике, который ведется в приложении Сырье. Материалы, существует особый классификационный признак Вид ГСМ. Он позволяет «отличить» номенклатурные позиции, относящиеся к ГСМ, от прочих номенклатурных позиций. ГСМ являются одним из предметов учета в приложении автотранспорт и имеют специфические учетные характеристики. По умолчанию, значение данного параметра не заполняется (т. е. подразумевается, что номенклатурная позиция не входит в число ГСМ).

Основные и дополнительные атрибуты

В предыдущих версиях системы БЭСТ-5 в ее Номенклатурном справочнике пользователь мог указать ряд основных атрибутов номенклатуры. Всего таких атрибутов 6. Четыре из них являются символьными, а два могут содержать числовые значения. Стандартные названия символьных атрибутов: Марка, Сорт, Профиль, Размер. Стандартные названия числовых атрибутов: Стандарт, Параметр. При настройке системы Вы можете сами определить названия таких атрибутов, переименовав их по своему усмотрению, а также указать необходимость их применения. Эти атрибуты используются для всего Номенклатурного справочника.

Начиная с версии 3.4, в системе БЭСТ-5 вводится еще один набор атрибутов, именуемых дополнительными. Всего дополнительных атрибутов 6: это 4 символьных и 2 числовых поля. Четыре поля символьные и два поля числовые. Вы можете изменять наименования дополнительных атрибутов, а также управлять признаками использования этих полей.

Несмотря на внешнюю схожесть основных и дополнительных реквизитов, между ними имеются и существенные различия. Во-первых, для ввода дополнительных атрибутов можно использовать справочники – виды общесистемных измерений, используемых в БЭСТ-5. Во-вторых, дополнительные атрибуты назначаются для каждой группы запасов в отдельности. Напомним, что управление для основных атрибутов организовано только на уровне всего справочника. Дополнительные атрибуты вводятся на закладке Прочее.

Справочник складов и МОЛ

Поступление, перемещение и выбытие запасов отслеживаются относительно мест хранения, т. е. складов. Для описания мест хранения используется специальный классификатор – Справочник складов и МОЛ. Количество мест хранения, поддерживаемое системой БЭСТ-5, при этом не ограничено.

Картотека складского учета

Информация о текущих остатках номенклатуры, а также история ее движения хранится в Картотеке складского учета, которая и обеспечивает количественный учет запасов (Рисунок 9‑26). Все картотеки ведутся в разрезе складов, поэтому при вызове режима Картотека складского учета система вначале предложит Вам выбрать название нужного склада.

Рисунок 9‑26 Картотека складского учета

2

Перед началом работы с приложением необходимо ввести начальные остатки товаров и готовой продукции непосредственно в картотеках складского учета (т. е. соответственно завести учетные карточки на имеющиеся у Вас ТМЦ). В дальнейшем при вводе документов, оформляющих движение запасов, текущие остатки в картотеках складского учета будут автоматически пересчитываться.

Ä

Подробные сведения о структуре Номенклатурного справочника и Картотеки складского учета представлены в разделах «Товары. Продукция» и «Сырье. Материалы» «Руководства пользователя».

Способы хранения запасов

Система БЭСТ-5 поддерживает два способа хранения товарно-материальных запасов: партионный и сортовой. При сортовом способе хранения запасы идентифицируются по коду группы и по номенклатурному номеру. При партионном учете к двум этим характеристикам добавляется третья – код партии. Соответственно, для каждой номенклатурной позиции с партионным способом хранения открывается еще один, особый вид карточек – карточка партии. При наличии аналитики номенклатуры карточки образуются и по аналитике.

Партионный способ хранения удобен для контроля движения одинаковых товаров/материалов, поступающих от разных поставщиков и/или по разным ценам. Главное преимущество партионного способа – возможность увидеть полную историю движения каждой партии: приход, все данные о расходе, текущий остаток. В карточке партии хранятся данные о поставщике, изготовителе, сроках изготовления ТМЦ, о поступлении и хранении, а также ряд других сведений, характеризующих эту партию (сертификат, ГТД и др.).

В итоге Вы будете контролировать движение товарных и производственных запасов в разрезе конкретных поставщиков, отслеживать сроки годности каждой из партий и получать различные отчеты по каждой поставке интересующей номенклатурной позиции. Кроме того, партионный способ хранения позволяет вести учет ТМЦ не только в национальной, но также и в иностранной денежной единице. Карточка партии содержит стоимость в ценах поставщика и учетную стоимость на складе, выраженные в рублях и валюте. Таким образом, Вы можете получить отчеты о движении партии в этих ценах. В то же время применение партионного способа приводит к увеличению количества карточек, хранящихся в базе данных.

Если был выбран сортовой способ хранения, то все поступления одного и того же вида запасов отражаются на одной карточке. С одной стороны, это упрощает ведение складского учета. С другой стороны, поскольку учет ведется по номенклатурной позиции в целом, то при его применении нет возможности проследить движение этой позиции в разрезе каждой поставки и, соответственно, определить, от кого и по каким ценам она приходила.

Выбор того или иного способа хранения ТМЦ зависит от целей, которые ставит конкретное предприятие при автоматизации складского учета. Как правило, выбирается единый способ хранения для всей номенклатуры на предприятии. Однако в системе БЭСТ-5 реализован более гибкий подход: по усмотрению пользователя, ряд групп ТМЦ (например, дорогие, штучные и/или поступающие из-за границы товары) учитываются партионным, а другие — сортовым способом. Хранение карточек партий и ввод начальных остатков по партиям осуществляются в Справочнике партий ТМЦ.

Работа со штрих-кодами

Работа со штрих-кодами товарных запасов ведется только при соответствующей настройке параметров данного приложения. В противном случае такая возможность не поддерживается. Для одной записи Номенклатурного справочника (т. е. для одной номенклатурной позиции) можно ввести любое число штрих-кодов. Если с одной записью Номенклатурного справочника связано несколько разновидностей запаса на складе (т. е. у номенклатуры имеется аналитика), то каждая разновидность имеет свою собственную маркировку штрих-кодом. При этом штрих-код у такой разновидности может быть только один. Задача формирования штрих-кодов с учетом аналитики решается в приложении ТОРГОВЫЙ ЗАЛ.

В случае наличия нескольких штрих-кодов у номенклатурной позиции один из них позиционируется как основной, а другие – как дополнительные.

Калькуляция закупочной себестоимости и отпускной цены ТМЦ

В ходе учета закупок ТМЦ бухгалтер оперирует ценами двух видов: ценой поставщика и ценой, по которой товары приходуются на склад. В простейшем случае обе эти цены совпадают, т. е. оприходование товаров идет по цене, указанной в документе поставщика. Между тем, для определения закупочных цен бухгалтеру очень часто приходится выполнить ряд расчетов.

В системе БЭСТ-5 для каждого возможного вида поставок бухгалтер заранее определяет формулу исчисления стоимости ТМЦ на складе. Эта формула вводится в виде модели калькуляции.

В поставку системы входят настроенные модели калькуляций цены оприходования, которые наиболее часто используются в бухгалтерской практике. Поэтому многие пользователи могут начать работу без предварительной настройки этих моделей. При необходимости Вы можете добавить новые модели калькуляции или внести коррективы в уже существующие.

Настройка моделей калькуляции осуществляется в режиме Настройка, справочники à Дополнительная настройка à Модели калькуляции закупок. Модели калькуляции закупок используются при формировании документов прихода ТМЦ. Для выполнения расчета складской цены модели калькуляции должны быть «привязаны» к соответствующим типовым операциям.

В модели калькуляции пользователь предварительно указывает некоторые формулы, а система автоматически рассчитывает по ним конкретные суммы в ходе формирования бухгалтерских проводок.

При настройке формулы, по которой будет рассчитываться сумма, можно использовать предусмотренные системой параметры. Данный подход не только избавляет бухгалтера от трудоемких расчетов, но и существенно сокращает время обработки документов и повышает качество обработки данных.

При оформлении документов и контроле расчетов с партнерами важно обеспечить корректный расчет цен и сумм к оплате с учетом косвенных налогов. Для этого в режиме Настройка, справочники à Дополнительные справочники существует режим Калькуляция отпускной цены. В нем настраиваются модели калькуляции отпускных цен с вхождением/начислением НДС и т. д.

Методы оценки запасов при их выбытии со склада

Система БЭСТ-5 поддерживает различные методы определения себестоимости списываемых запасов. Данные методы зависят от выбранного способа хранения и выбранного метода учета ТМЦ:

Способ хранения	Метод учета ТМЦ на складе
По учетным ценам	По фактическим ценам
Сортовой	Списание запасов осуществляется по учетной цене.	Для списания запасов используется один из следующих методов: Ø  По себестоимости первых по времени закупок – метод ФИФО; Ø  По себестоимости последних по времени закупок – метод ЛИФО; Ø  Метод средних цен.
Партионный	Списание производится по учетным ценам – в данном случае в роли учетной цены выступает цена соответствующей партии.	Списание выполняется по средним ценам.

Режим Расчет себестоимости применяется при учете запасов на складе по фактическим ценам. В нем выполняется расчет себестоимости для целей бухгалтерского учета.