Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 9 )

Рисунок 9‑30 Объемно-календарный план производства

ОКПП (Рисунок 9‑30) формируется на основе двух источников данных:

Ø  Производство на заказ. В этом случае потребность в продукции планируется на основе объемов продукции из заказов покупателей. Эта потребность формируется автоматически – с помощи специальной расчетной процедуры;

Ø  Производство на склад. В этом случае потребность в продукции формируется маркетинговой службой предприятия без учета заказов клиентов. Информация о потребности в текущей версии вводится вручную, а содержание заказов покупателей, в отличие от предыдущего варианта, прямого влияния на объемы планирования не оказывает.

В результате суммирования этих двух видов данных в приложении формируется итоговый ОКПП. По желанию пользователя количество, полученное по той или иной позиции итогового ОКПП, может быть скорректировано – т. е. либо уменьшено с учетом остатков на различных местах хранения, либо увеличено на величину нормы запаса, либо до достижения требуемого объема партии. Необходимость внесения таких корректив определяется пользователем – в режиме настройки параметров приложения. Полный объем корректировок возможен в основном плане, а в дополнительном – только применительно к размеру партии.

План-график выпуска продукции

Рисунок 9‑31 План-график выпуска продукции

После утверждения ОКПП происходит разузлование его компонентов. Разузлование выполняется на основании данных спецификаций. В результате, с одной стороны, формируется план-графика выпуска продукции и полуфабрикатов, и, с другой стороны, плановая потребность в материалах и покупных полуфабрикатах.

План-график выпуска продукции (Рисунок 9‑31) формируется по каждому конкретному цеху. Его строки представляют собой наименования продукции и полуфабрикатов/элементов/узлов, входящих в эту продукцию, данные об их номенклатурном номере и группе, к которой они относятся.

По каждой строке указаны количества, которые следует выпустить и сформированы графики выпуска – с распределением этих количеств по датам, лежащим в границах планового периода. Для каждого компонента также рассчитывается трудоемкость изготовления.

Ввод и корректировка данных в этом функциональном режиме не производятся. Здесь предусмотрены только процедура расчета плана, формирования и удаления наряд-заданий.

План потребности

Как и план-график выпуска продукции, план потребности в материалах и полуфабрикатах является результатом разузлования ОКПП, выполняемого на основе спецификаций.

Рисунок 9‑32 План потребности в полуфабрикатах

Напомним, что формирование плана потребности в материальных ресурсах, необходимых для производства продукции, осуществляется с помощью группы режимов, находящихся в папке План потребности.

Первый из этих режимов – Полуфабрикаты – предназначен для определения потребности в полуфабрикатах, используемых для производства продукции, указанной в ОКПП и выпускаемых силами предприятия. Второй – Материалы – определяет потребность в материалах, используемых при производстве данной продукции и ее компонентах, а также в полуфабрикатах покупного происхождения.

Каждая строка плана потребности в полуфабрикатах (Рисунок 9‑32) содержит наименование полуфабриката, сведения о его номенклатурном номере и номенклатурной группе, код спецификации, на основе которой он изготавливается, требуемое количество и название потребляющего цеха.

В строках плана потребности в материалах указаны группа, номенклатурный номер, название материала, аналитический признак (т. е. аналитика этой номенклатуры, если она имеется), количество и потребляющий цех. Ввод и корректировка данных в обоих режимах не предусмотрены. Они предназначены для выполнения расчета содержимого планов, формирования и удаления лимитно-заборных карт.

&

При планировании потребности в материалах предполагается, что остатки, находящиеся в цехах, используются для выполнения предыдущих производственных планов.

Наряд-задания

Наряд - задания (также называемые маршрутными листами) – это плановые документы, формируемые на основании план-графика выпуска готовой продукции полуфабрикатов (Рисунок 9‑33). По сути, они представляют собой задания для цехов.

Рисунок 9‑33 Наряд-задание

Реестр Наряд-задания находится в приложении УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА. Создавать и удалять документы в нем нельзя. Данные действия выполняются с помощью специального пункта меню в режиме План-график выпуска приложения ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА.

Наряд-задания формируются для производственных цехов на каждый выпускаемый полуфабрикат. В заголовке документа отражаются наименование полуфабриката, количество, которое нужно произвести, и общая трудоемкость.

Строки наряд-задания – это перечень операций, которые следует выполнить для изготовления данного полуфабриката согласно его спецификации. Помимо плановых данных, в наряд-задании присутствуют данные о фактическом выполнении операций. Ежедневные данные о фактическом выполнении каждой операций вводятся вручную – в режиме работы с конкретным наряд-заданием (в приложении УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА). На их основе автоматически рассчитываются данные о фактическом выполнении плана по каждой операции и по продукции, указанной в заголовке наряд-задания.

&

Для тех, кто не приобрел приложение ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА, в приложении УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВА предусмотрен режим Учет выработки. Он предназначен для ввода фактических данных о выработке.

Лимитно-заборные карты создаются на плановый период – для каждого производственного цеха в отдельности. На покупные ТМЦ и полуфабрикаты собственного производства оформляются отдельные лимитно-заборные карты.

Отпуск ТМЦ по лимитно-заборным картам в общем случае может производиться с нескольких мест хранения и в несколько этапов. При каждом отпуске оформляются обычные документы на передачу ТМЦ в производство.

Рисунок 9‑34 Лимитно-заборная карта

9.3.3.  Учет производства

Приложение Учет производства адресовано предприятиям с производством сборочного типа, осуществляющим выпуск готовой продукции на склад и на заказ.

Функции данного приложения:

Ø  Ведение технологических спецификаций на сборку продукции;

Ø  Создание конфигурируемых спецификаций для сборки изделий с учетом запросов конкретных заказчиков;

Ø  Учет наличия и движения материалов и полуфабрикатов на складах сырья, в межцеховых кладовых и в рабочих центрах;

Ø  Учет производства продукции и полуфабрикатов в разрезе рабочих центров;

Ø  Учет расходования материалов и комплектующих на выпуск продукции по нормам и фактически;

Ø  Раздельный учет фактического расхода материалов и комплектующих на стандартную продукцию и брак, а также учет материалов в незавершенном производстве;

Ø  Формирование материального отчета рабочих центров о выпуске продукции и расходе материалов за произвольный период;

Ø  Формирование актов учета выработки;

Ø  Расчет плановой себестоимости;

Ø  Расчет фактической себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции.

&

Под производством продукции на заказ в системе БЭСТ-5 подразумевается сборка изделий с использованием типовых элементов и типовых технологий – с учетом запросов конкретного клиента. В частности, подобная сборка широко практикуется в мебельном производстве, при пошиве готовой одежды и пр.

Принципы производственного учета

Производственный учет ведется на уровне следующих структурных подразделений:

Ø  Сырьевых складов, на которых хранятся покупные сырье, материалы и полуфабрикаты, поступившие от поставщиков. Перечень этих мест хранения определяется в рамках настройки приложения Сырье. Материалы;

Ø  Межцеховых кладовых, в которых хранятся покупные сырье, материалы и полуфабрикаты, переданные в производство, а также полуфабрикаты собственного изготовления. Как и сырьевые склады, эти места хранения должны быть описаны пользователем – в рамках настройки приложения СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ;

Ø  Рабочих центров. Рабочим центром (РЦ) в системе БЭСТ-5 называется место выполнения производственных процессов. В реальной производственной практике к этому термину наиболее близок термин «участок». На небольших производствах термин «рабочий центр» совпадает по смыслу с термином «цех»;

Ø  Сложных рабочих центров. Сложный рабочий центр (СРЦ) представляет собой совокупность технологически или организационно связанных рабочих центров. К этому наиболее близок термин «Цех».;

Ø  Складов готовой продукции, получающих продукцию из производства и реализующих ее покупателям. Это места хранения с типом склад, определенные пользователем в рамках настройки приложения Товары. Продукция.

Как следует из только что сказанного, смысловая нагрузка термина «рабочий центр» целиком и полностью зависит от специфики производства и структуры производственных служб предприятия пользователя. Для описания состава имеющихся рабочих центров применяется Справочник рабочих центров (папка Настройка, справочники).

Так, при простой линейной структуре понятие «рабочий центр» – то же самое, что и цех. Для описания иерархической структуры используются сложные рабочие центры. Использование СРЦ или отказ от них определяется в рамках настройки данного приложения, т. е. в режиме Настройка параметров.

В случае принятия решения использовать СРЦ, Вы получаете доступ к заполнению справочника Сложные рабочие центры. Каждая запись в этом справочнике характеризуется кодом, наименованием СРЦ, ссылкой на элемент организационной структуры. Далее для каждого рабочего центра указывается ссылка на СРЦ, к которому он относится. Наличие ссылки не обязательно, т. е. система допускает самостоятельность рабочего центра.

Основой учета в рассматриваемом приложении являются документы, фиксирующие факты выпуска готовой продукции, брака, движение материалов и полуфабрикатов между складами и производственными цехами/рабочими центрами. В качестве точек, между которыми движутся данные документы, выступают именно рабочие центры. При формировании производственных отчетов можно получить отчет как по рабочим центрам, так и по сложным рабочим центрам (в целом или с группировкой по рабочим центрам). Для ввода и хранения документов используются Журналы учета движения.

Учет запасов в производстве

Таким местам хранения как сырьевые склады, межцеховые кладовые, рабочие центры/цеха и склады готовой продукции, ставятся в соответствие определенные счета учета ТМЦ. Для настройки счетов затрат в приложении предназначен специальный режим Настройка счетов затрат. Счета затрат «привязаны» к рабочим центрам и могут быть использованы при подготовке проводок. Помимо этого, в рамках настройки счетов затрат определяется Объект отнесения затрат, т. е. правило формирования документов списания ТМЦ на производство продукции: по РЦ в целом или по РЦ и номенклатуре выпускаемой продукции.

Справочник групп запасов и Номенклатурный справочник являются общими для приложений Сырье. Материалы и Учет производства. Это значит, что независимо от места их ввода, группы номенклатуры и номенклатурные позиции отображаются в обоих приложениях в полном объеме. Настройка Номенклатурного справочника производится в соответствующем настроечном режиме приложения Сырье. Материалы.

Для тех номенклатурных позиций, которые представляют собой продукцию, выпускаемую в рабочих центрах/цехах и подлежащую передаче в приложение Товары. Продукция, необходимо установить связь между номенклатурной позицией из приложения Учет производства и номенклатурной позицией справочника приложения Товары. Продукция. Для этого в Номенклатурном справочнике приложения Учет производства существует специальный пункт меню, доступный при нажатии кнопки «Операции» или при нажатии комбинации клавиш <Ctrl+F2>.

Картотека запасов в производстве представляет собой картотеку учета материальных ценностей, хранящихся в рабочих центрах и необходимых для производства продукции.

Справочник партий является общим для приложений Сырье. Материалы и Учет производства. Однако при этом необходимо иметь в виду следующее. Партии, которые вводятся в первом из упомянутых приложений – не что иное как партии закупки запасов, характеризуемые неким поставщиком и другими значимыми атрибутами поставки. В приложении Учет производства речь идет о производственных партиях, созданных именно в нем и используемых для целей учета полуфабрикатов, готовой продукции и производственного брака. Производственная партия может иметь собственный набор атрибутов, отличный от атрибутов закупочной партии. Если партия была введена в приложении Учет производства, то вне зависимости от места ее отображения, будет использоваться набор атрибутов, определенных в рамках настройки данного приложения.

В приложении Учет производства создаются специальные Прейскуранты плановых цен. Они применяются для ввода цены в документах, оформляющих оприходование готовой продукции или брака. Данные прейскуранты «привязаны» к счетам учета ТМЦ, а их применение зависит от выбранной учетной политики.

Для приложения Учет производства настроены специальные виды движения ТМЦ:

Вид движения	Краткое описание
Передача материалов в производство	Данный вид движения представляет собой внутреннее перемещение с сырьевого склада в рабочий центр/цех. Он оформляется двумя документами – приходным и расходным. Приходный документ оформляется в приложении Учет производства вручную, а расходный – создается в приложении Сырье. Материалы автоматически. Для оформления данного вида движения на сырьевом складе применяется расходная накладная, а в рабочем центре/цехе – требование на отпуск.
Возврат материалов на склад	Отражает внутреннее перемещение из производственного цеха на сырьевой склад. Оформляется двумя документами – приходным и расходным. Расходный документ (возвратная накладная), оформляемый в приложении Учет Производства, создается вручную, а приходный, оформляемый в приложении Сырье. Материалы – автоматически.
Потребление материалов	Представляет собой списание материалов на производственные нужды. Оформляется документом, который называется актом списания. Данный документ формируется на основании расчета потребления материалов, выполняемого при формировании отчета производства. В том случае, если необходимо произвести списание материалов, не связанное с производством продукции, акт списания можно оформить вручную
Оприходование полуфабрикатов–готовой продукции	Фиксирует факт изготовления полуфабрикатов или готовой продукции. Для оформления данного вида движения используются приемо-сдаточные накладные.
Оприходование брака	Оформляется актом на брак. Изделия, в которых возможно устранение брака, приходуются в цехах – для будущей ликвидации выявленных дефектов, а изделия с неустраняемым браком перемещаются либо в цех/рабочий центр для дальнейшей разборки, либо на склад – для продажи по сниженным ценам.

2

Если в процессе планирования были сформированы лимитно-заборные карты, то отпуск материалов и полуфабрикатов со складов в производственные цеха/рабочие центры производится на основании этих документов.

Виды спецификаций

Для каждого вида выпускаемых полуфабрикатов или продукции составляется спецификация. Спецификация – производственный документ, который содержит описание технологического процесса изготовления изделия (Рисунок 9‑35). Порядок ведения спецификаций в системе БЭСТ-5 ориентирован на сборочное производство.

Как известно, некоторые виды изделий могут состоять из множества компонентов (узлов) со сложной иерархической структурой. Приложение обеспечивает ввод информации об изделиях с любой иерархией внутренних элементов и может поддерживать несколько версий спецификаций для одного и того же изделия.

Для ввода спецификаций предназначен режим Спецификация продукции, расположенный в папке Работа с картотекой.

Спецификация включает в себя три раздела:

Ø  Компоненты. Данный раздел предназначен для описания перечня компонентов, необходимых для производства данного изделия и нормы их расхода с учетом безвозвратных отходов;

Ø  Маршрут. В данном разделе содержится перечень операций по изготовлению изделия, указываются порядок их выполнения, норма времени, затрачиваемого на операцию и цех-исполнитель;

Ø  Брак. Данный раздел содержит список бракованных (некондиционных) изделий, которые могут быть получены при производстве продукции по данной спецификации. Для каждой строки этого списка указываются номенклатурная позиция, на которую следует оприходовать брак с целью раздельного учета (т. е. чтобы тем самым отделить его от годной продукции), категория брака (исправимый/неисправимый), допустимый процент брака, а также производственная операция, на которой он возник.

Рисунок 9‑35 Спецификация продукции (конфигурируемая)

Таким образом, наряду с подетальным учетом продукции в системе БЭСТ-5 реализован пооперационный учет производственного процесса. Настройка перечня производственных операций и их характеристик осуществляется в справочнике Операционно-трудовые нормативы, который находится в приложении Общие данные (папка Прочие справочники). Тем самым система БЭСТ-5 позволяет создать унифицированный перечень операций, не привязанный к изготовлению конкретного изделия.

Система БЭСТ-5 поддерживает два типа спецификаций:

Ø  Стандартная. Спецификация, которая включает в себя компоненты, не предусматривающие замен на некоторые альтернативные варианты;

Ø  Конфигурируемая. Спецификация, которая используется на сборочных предприятиях, производящих продукцию на заказ и подразумевает варьирование компонентов изделия с учетом потребностей конкретного клиента.

Для сборочного производства на заказ характерны следующие условия:

Ø  Сборка продукции производится из типовых элементов;

Ø  Сборка изделий выполняется по типовой спецификации, в которой для различных компонентов возможен выбор из нескольких вариантов. Например, в качестве материала для обивки стульев может использоваться гобелен разных цветов и т. д.;

Ø  Общее количество комбинаций типовых элементов изделия очень велико, и поэтому все возможные спецификации не могут быть созданы заранее;

Ø  Конкретная комбинация для выбора формируется по заказу клиента. Т. е. по выбору этого клиента на основе типовой спецификации конфигурируется спецификация под данный заказ;

Ø  Плановая и фактическая себестоимость, как правило, формируются на типовое изделие. Однако возможен расчет себестоимости на каждую конкретную конфигурацию.

Следовательно, тот или иной компонент изделия может существовать в нескольких вариантах. Для описания всех таких вариантов в приложении имеется справочник Список замен. Для каждого такого компонента в нем приводится список допустимых замен. Наиболее часто используемый вариант называется типовым компонентом. Он является заголовком данного списка. Другие позиции в этом списке (т. е. возможные альтернативы для замены) называются вариантами компонента.

В качестве типового компонента может выступать как покупной материал (т. е. номенклатура), так и полуфабрикат, собираемый на данном предприятии (т. е. номенклатура + соответствующая ей спецификация). В качестве вариантов для типового компонента могут использоваться материалы и полуфабрикаты. Если в списке замен нет типового и остальных компонентов, в качестве типового используется просто первый из возможных вариантов.

Конфигурирование продукции

Конфигурирование продукции под потребности заказчика производится следующим образом. Формируя спецификацию на сборку изделия, технолог, наряду с типовой сборочной спецификацией, создает для каждого элемента список возможных замен, допустимых в соответствии с технологией производства.

Соответственно, при приеме заказа на продукцию от клиента ему предоставляется возможность самостоятельно «спроектировать» изделие, исходя из своих пожеланий. Фактически он сам создает спецификацию «модифицированного» вида продукции с использованием списка возможных вариантов для каждого компонента. На этапе разработки спецификации также можно автоматически рассчитать плановую себестоимость и отпускную цену будущего изделия по предварительно настроенному шаблону расчета. После утверждения пользователем предложенной модификации продукции система автоматически сформирует всю необходимую технологическую документацию для производственных приложений. При конфигурировании система отслеживает уникальность структуры спецификаций.

Процедура конфигурирования запускается из реестра спецификаций (нажатием кнопки «Модификация» и далее выбора пункта меню Новая), или из режима работы со сводными заказами (в приложении Продажи. Клиенты). Возможностью конфигурирования продукции при работе с заказами «управляет» параметр Продукция в заказе, устанавливаемый в рамках настройки приложения Продажи. Клиенты. Если в настройке приложения был «разрешен» ввод модификаций продукции, то в окне для выбора номенклатурных позиций заказа появится кнопка «Продукция». При нажатии этой кнопки следует выбрать команду Создать модификацию.

Отчет производства

Центральными документами рассматриваемого приложения являются Отчеты производства. Именно здесь отображаются фактические данные о выпуске готовой продукции, о полуфабрикатах, а также о расходе материалов и комплектующих – по нормам и по факту.

Отчеты производства (Рисунок 9‑36) формируются в разрезе цехов за период, указанный в настройке параметров данного приложения для конкретного цеха/рабочие центры. Они также помогают проконтролировать и объемы запасов незавершенного производства, т. е. объемы запасов, переданных в производственные цеха/рабочие центры, но не использованных при выпуске данных изделий.

Помимо документов, фиксирующих выпуск продукции, в ходе производственного процесса формируются акты учета выработки, где регистрируется выполнение операций по ее изготовлению.

Если в процессе планирования были сформированы наряд-задания на производство, то формирование актов учета выработки происходит с учетом данных этих документов. Далее эти акты передаются в приложение Заработная плата – для расчета сдельной зарплаты на их основе.

Рисунок 9‑36 Отчет производства

Расчет себестоимости

Приложение Учет производства обеспечивает расчет плановой и фактической себестоимости продукции. Эти задачи решаются с помощью группы режимов, находящихся в папке Расчет себестоимости.

Точная информация о фактической себестоимости позволяет объективно судить о рентабельности каждого вида изделий и оперативно принимать различные меры по «перестройке» ассортимента и ценообразования. Калькуляция фактической себестоимости продукции в системе БЭСТ-5 ведется с учетом незавершенного производства.

Расчет фактической себестоимости готовой продукции полуфабрикатов собственного производства производится по следующим группам (элементам) затрат: материалы, заработная плата, косвенные затраты. Для каждого элемента затрат определяется перечень статей калькуляции. Набор калькуляционных статей и правила формирования себестоимости настраиваются исходя из учетных потребностей предприятия пользователя. Сумма затрат на материалы может быть получена либо по данным бухгалтерского учета, либо по данным отчета производства. «Информационным источником» суммы затрат на заработную плату являются данные бухгалтерского учета. Сумма косвенных затрат, «собираемых» на предназначенных для этого бухгалтерских счетах (23, 25, 26) с целью включения их в себестоимость отдельных видов продукции, может быть распределена по рабочим центрам/цехам, видам готовой продукции, а также по спецификациям, созданным для конкретного вида продукции. Данное действие выполняется с использованием ведомостей распределения затрат на основе различных баз распределения. Состав баз распределения и порядок сбора и распределения косвенных затрат в ведомостях также определяются пользователем.

Главное назначение плановой себестоимости – адекватная оценка уровня затрат на новую продукцию перед началом ее выпуска (или оценка объема затрат на уже выпускавшуюся продукцию в новых периодах) для правильного назначения отпускной цены.

При расчете плановой себестоимости стоимость материалов и трудозатрат обычно «заимствуется» из данных спецификации, а остальные составляющие берутся либо по данным прошлого месяца, либо в процентах к прямым статьям затрат. Расчет плановой себестоимости ведется бесполуфабрикатным методом, т. е. путем подсчета общей стоимости конечных материалов и трудозатрат на калькулируемую продукцию без расчета стоимости входящих в нее полуфабрикатов. Плановая себестоимость, так же, как и фактическая, считается по статьям калькуляции. Однако наборы статей калькуляции, используемые при определении плановой себестоимости, разумеется, могут не совпадать с теми статьями, которые применяются для определения фактической себестоимости, а методы расчета сумм по этим статьям, естественно, принципиально различны.

Общая настройка правил расчета выполняется в режиме Настройка, справочникиàНастройка расчета себестоимости. При настройке расчета пользователю предлагается выбрать вид себестоимости – фактическая или плановая и далее настроить метод расчета (т. е. источник и правила формирования данных по статье) и статьи калькуляции. Статьи калькуляции привязаны к элементам затрат. Правила расчета статьи определяются выбором соответствующего метода.

Расчет себестоимости производится в специальных расчетных регистрах – Плановая себестоимость и Фактическая себестоимость, путем создания расчетных ведомостей. Данные ведомости формируются ежемесячно по предварительно настроенным шаблонам.

9.4.  Специальные приложения и режимы

9.4.1.  Автотранспорт

Приложение Автотранспорт (входящее в группу приложений Торговля) адресовано торговым или промышленным предприятиям, имеющим транспортные подразделения и выполняющим перевозки на легковом или грузовом автотранспорте для собственных нужд.

Приложение обеспечивает выполнение следующих функций:

Ø  Ведение картотеки подвижного состава: автомобилей и прицепов. Карточка подвижного состава имеет ссылку на инвентарные объекты картотеки основных средств из приложения Имущество;

Ø  Ведение картотеки водителей. Карточка водителей имеет ссылку на карточку сотрудника предприятия из приложения Заработная плата;

Ø  Формирование путевых листов;

Ø  Учет транспортной работы автомобиля по данным путевых листов с последующей передачей данных в приложение Имущество для расчета амортизации;

Ø  Учет работы водителей по данным путевых листов. Расчет оплаты водителей за выполнение транспортной работы. Передача информации об оплате в приложение Заработная плата;

Ø  Учет ГСМ, выданных водителям со складов предприятия, взаимодействие с приложением Сырье. Материалы;

Ø  Учет заправки автомобилей на АЗС;

Ø  Списание ГСМ на эксплуатацию транспортных средств по фактическому расходу и с учетом норм;

Ø  Формирование проводок по движению ГСМ на счета бухгалтерского учета.

Рисунок 9‑37 Карточка транспортного средства

Автомобили в рассматриваемом приложении классифицируются по типам. Эта классификация ориентирована на правила расчета нормативного расхода ГСМ и описана в справочнике Типы автомобилей (папка Справочники à Автотранспорт). Данный справочник поставляется в заполненном виде, однако пользователь может ввести в него новые записи или отредактировать его содержимое. Для выбранного типа автомобиля Вы можете задать формулу расчета нормативного расхода топлива. Данная формула будет использоваться при расчете нормы расхода топлива по путевому листу. Для типа автомобиля также можно указать формулу расчета нормативного расхода смазки. Эта формула будет задействована при расчете нормы расхода по всем видам смазки по путевому листу.

Основным классификатором данного приложения является справочник Марки автомобилей, расположенный в папке Справочники à Автотранспорт. Он содержит перечень марок транспортных средств, используемых на предприятии. Учитываемые транспортные средства могут относиться к одной из двух категорий: автомобиль и прицеп.

Марка транспортного средства имеет набор присущих ей характеристических признаков (грузоподъемность, вместимость и пр.). Помимо этого для марки автотранспортного средства определяются нормы расхода топлива и тарифы водителей.

Для описания организационной структуры автотранспортных подразделений и мест «приписки» транспортных средств используются справочники Автоколонны и Гаражи.

Основные картотеки

Главным хранилищем информации о транспортных средствах является Картотека автотранспорта. В ней содержатся карточки (лицевые счета) всего автопарка предприятия-пользователя. На каждый автомобиль и на каждый прицеп создается своя отдельная карточка. Каждая карточка (Рисунок 9‑37) содержит следующую информацию:

Ø  Характеристики автотранспортного средства;

Ø  Для автомобиля – сведения о прицепах, для прицепа – сведения об автомобиле, к которому присоединен прицеп;

Ø  Сведения о прикрепленных водителях – только для автомобилей;

Ø  Сведения о пробеге;

Ø  Сведения о горючем в баке – только для автомобилей.

В карточке автомобиля имеется кнопка «Прицепы», при нажатии которой доступен реестр стационарно (долговременно) закрепленных за ним прицепов. К одному автомобилю может быть прикреплено несколько разных прицепов, тогда как один прицеп может быть прикреплен только к одному автомобилю. Если прицеп открепляется от автомобиля, он не удаляется из данной таблицы – для него просто указывают дату открепления. Если прицеп прикрепляется к автомобилю на один рейс, его можно не заносить в данный реестр – временное прикрепление можно отразить непосредственно в путевом листе. При нажатии кнопки «Водители» на экран выводится список водителей, числящихся за данным автомобилем и список сопровождающих его лиц. К одному автомобилю может быть прикреплено несколько разных водителей с одинаковыми или разными видами работы. Однако, один водитель может быть закреплен только за одним автомобилем. Если водитель открепляется от автомобиля, запись о нем не следует удалять из данной таблицы – для него просто указывается дата открепления. Если водитель или сопровождающее лицо прикрепляется к автомобилю на один рейс, его не обязательно заносить в данный список – временное прикрепление можно отразить непосредственно в путевом листе.

Персонал, работающий на автомобиле, подразделяется на три категории:

Ø  Старший водитель;

Ø  Водитель;

Ø  Сопровождающее лицо.

Карточки водителей и лиц, сопровождающих автомобили, содержатся в Картотеке водителей. Помимо общих сведений профессионального плана (класс, категории, удостоверение, водительский стаж и т. д.), карточка содержит различные данные о работе водителя и исходную информацию для целей расчета зарплаты. Так, если у пользователя имеется приложение Заработная плата, то в поле карточки водителя Табельный номер может быть указана ссылка на соответствующую карточку персонального учета, а при нажатии кнопки «Персональная карточка» будет доступно содержимое данной карточки. В карточке водителя также имеется кнопка «Автомобили», позволяющая увидеть список машин, на которых работал данный водитель. Нажав кнопку «Работа», Вы можете просмотреть данные всех путевых листов по этому водителю, а воспользовавшись кнопкой «ГСМ» – увидеть сведения о движении ГСМ по путевым листам.

Учет ГСМ

ГСМ, предназначенные для эксплуатации автотранспорта и хранящиеся на предприятии в стационарных хранилищах, учитывают средствами приложения Сырье. Материалы.

ГСМ, находящиеся в баках транспортных средств, учитываются в приложении Автотранспорт. Для целей их сводного количественно-суммового учета в приложении введены вспомогательные «виртуальные» места хранения (склады), относящиеся к транспортным подразделениям предприятия. Учет ГСМ на таких складах ведется на стандартных карточках складского учета. Учет осуществляется либо в разрезе номенклатуры ГСМ, либо, при партионном способе хранения – в разрезе отдельных партий.

Согласно терминологии, принятой в приложении Автотранспорт, таким «виртуальным» местом хранения ГСМ в баках транспортных средств является склад транспортного цеха. Под транспортным цехом понимается собой структурная единица, за которой числятся транспортные средства предприятия, а также сотрудники, осуществляющие их эксплуатацию. Информация об этих подразделениях находится в общесистемном справочнике Структурные подразделения и Справочнике транспортных цехов (режим Справочники, папка ГСМ).

Склад транспортного цеха представляет собой сводный объект учета, позволяющий оценить суммарное наличие и движение ГСМ в баках по транспортному подразделению в целом – в разрезе номенклатурных позиций и партий. Для таких складов определен специальный тип места хранения – цех (транспорт).

Детальный количественно-суммовой учет ГСМ в баках транспортных средств организован для каждого отдельного транспортного средства категории автомобиль. Такой учет ведется в карточках транспортных средств – в разрезе номенклатуры ГСМ и партии.

Учет ГСМ в баках транспортных средств имеет существенную особенность, связанную с тем, что при ведении бухгалтерского и складского учета используется единица массы (кг, тонны), а при учете ГСМ в баках транспортных средств применяется единица объема (литры, кубометры). При этом единица массы интерпретируется как основная, а единица объема – как дополнительная.

Движение ГСМ во всех документах приложения Автотранспорт ведется в единицах объема, т. е. в дополнительной единице измерения, которая пересчитывается в основную по общим правилам с использованием коэффициента пересчета – плотности. Данный коэффициент зависит от температуры воздуха, а, следовательно, постоянно изменяется.

В приложении Автотранспорт выделяются следующие категории ГСМ:

Ø  Топливо;

Ø  Моторные масла;

Ø  Трансмиссионные масла;

Ø  Пластичные смазки.

Используемая на предприятии номенклатура ГСМ хранится в справочнике Номенклатура ГСМ. Этот справочник является частью Номенклатурного справочника приложения Сырье. Материалы.

ГСМ может поступать в бак транспортного средства двумя способами:

Ø  Выдача из стационарного хранилища;

Ø  Заправка на АЗС.

Обе названных операции должны быть оформлены документами внутреннего перемещения/оприходования запасов на склады транспортного цеха – т. е. на соответствующие карточки складского учета. Одновременно с этим ГСМ приходуется в карточку транспортного средства. Списание топлива по путевому листу должно быть оформлено расходным документом со склада транспортного цеха. Одновременно ГСМ списывается с соответствующей карточки транспортного средства. Документы на перемещение, оприходование и списание ГСМ соответствуют стандартным видам движений по складам сырья и материалов.

В то же время любое движение ГСМ в баках автомобилей отслеживается не только по номенклатуре, но и в разрезе отдельных транспортных средств, водителей и путевых листов.

Текущая информация о состоянии запасов ГСМ отображается в Картотеке ГСМ. Картотека ГСМ входит в состав Картотеки складского учета приложения Сырье. Материалы и представляет собой совокупность карточек складского учета по местам хранения типа цех (транспорт). Нажав на кнопку «Автомобили» в выбранной карточке складского учета, Вы сможете увидеть данные о наличии ГСМ в баках транспортных средств.

Путевые листы

Путевой лист (Рисунок 9‑38) представляет собой документ, фиксирующий работу водителя и автомобиля. Ведение и обработка путевых листов осуществляются в режиме Путевые листы. Путевой лист содержит следующие разделы:

Ø  Общий раздел – сведения об автомобиле, прицепах, водителях и сопровождающих лицах;

Ø  Работа водителя и автомобиля – время выезда и возвращения в гараж и показания спидометра. Результаты работы водителя и автомобиля: время в наряде, пробег, объем перевезенного груза;

Ø  Движение горючего: остаток при выезде и возвращении, сведения о заправках, фактический расход топлива и нормативный расход, исчисленный по данным транспортной работы.

Рисунок 9‑38 Путевой лист

Путевой лист может пребывать в одном из двух состояний (статусов): Открыт и Закрыт.

Закрытие путевого листа означает, что его данные введены полностью, и он может использоваться бухгалтером для списания ГСМ, расчета зарплаты водителей и сопровождающих лиц за транспортную работу для приложения Заработная плата, а также для передачи данных о пробеге транспортного средства в приложение имущество.

Ввод исходных данных об отправляемом в рейс автомобиле осуществляется с использованием Карточки автомобиля (тип, марка, данные о постоянно прикрепленном прицепе и пр.). Данные о водителе вносятся либо из этой же карточки, либо из Картотеки водителей (если водитель не бы указан в карточке автомобиля). По данным выбранной карточки автоматически заполняются ФИО и табельный номер.

Данные о работе водителя и автомобиля вносятся вручную, за исключением показания спидометра при выезде. Показание спидометра при выезде автоматически переносится из предыдущего по дате путевого листа, выписанного на эту же автомашину. При необходимости показание спидометра может быть изменено. Общее правило контроля правильности заполнения полей экранной формы путевого листа – значения показателей на момент возвращения автомобиля должны быть больше, чем значения показателей на момент его выезда в рейс.

В путевом листе осуществляется расчет общего пробега, пробега с грузом, время в наряде, объем перевезенного груза, а также показатели по ГСМ.

Оплата транспортной работы

Оплата транспортной работы заключается в расчете начислений за транспортную работу водителям и сопровождающим автотранспорт лицам. При этом речь идет исключительно о транспортной работе.

Начисления за транспортную работу могут включать:

Ø  Повременную оплату за время работы на транспортном средстве (данное время определяется согласно путевым листам);

Ø  Сдельную оплату за работу на транспортном средстве – как правило, это оплата перевезенного груза в тоннах или тонно-километрах, объем которого также определяется по путевым листам;

Ø  Прочие надбавки за транспортную работу, классность и пр.

Таким образом, отличительной особенностью любых начислений за транспортную работу является то, что их сумма определяется на основании данных о результатах работы водителя и сопровождающих лиц, полученных при обработке данных путевых листов.

Эти начисления экспортируются в лицевые счета сотрудников – т. е. в приложение Заработная плата. Другие начисления, выходящие за рамки транспортной работы и распространяемые на любой персонал предприятия – больничные, отпускные и пр. , а также налоги и взносы рассчитываются в приложении Заработная плата в стандартном порядке.

9.4.2.  Учет питания

Приложение Учет питания, входящее в группу приложений Производство, является центральным звеном отраслевого решения БЭСТ-ПИТАНИЕ. Это решение автоматизирует функции планирования и учета питания в столовых лечебных, санаторно-курортных, дошкольных и образовательных учреждений, а также в столовых, буфетах, кафе, принадлежащих организациям различного профиля. Оно ориентировано на бухгалтеров-калькуляторов, технологов-пищевиков, диетсестер.

Решение БЭСТ-ПИТАНИЕ построено на интеграции приложения УЧЕТ ПИТАНИЯ с приложениями Сырье. Материалы и Товары. Продукция, последнее из которых взаимодействует с приложением Продажи. Клиенты. В результате этой интеграции обеспечивается полный контроль всех стадий движения продуктов питания и приготовленных из них блюд – начиная с поступления закупок на склад и заканчивая продажей готового блюда. Проводки, сформированные на основании документов движения продуктов и блюд, передаются в приложение Главная книга – для отражения в общем учете хозяйственной деятельности и подготовки бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности предприятия.

В функции приложения Учет питания входят:

Ø  Ведение реестра технологических и технико-технологических карт на блюда;

Ø  Расчет планового меню (типового меню) по дням недели, сезонам, времени приема и категориям и количеству питающихся;

Ø  Расчет плановой потребности в продуктах с учетом сезонных норм убыли;

Ø  Определение недостающих компонентов блюд;

Ø  Учет компонентов блюд, которые не хранятся на складе, но есть в рецептуре блюда (вода, бульон и т. д.);

Ø  Различные способы формирования меню-раскладки на каждый день по категориям питающихся – на основании планового меню, вручную, путем копирования ранее сформированных меню-раскладок ;

Ø  Формирование меню на заказ – для последующей реализации блюд;

Ø  Резервирование продуктов на складе по данным меню-раскладок;

Ø  Формирование требований на отпуск продуктов со склада в столовую, накладных на списание в производство, накладных на приход готовой продукции;

Ø  Формирование калькуляционных листов и калькуляционных карточек (форма ОП-1);

Ø  Формирование отчетности по расходу продуктов и приготовлению блюд (плановый и фактический расход продуктов, сводная ведомость затрат и др.)

Ведение учета в приложении организовано следующим образом.

Учет продуктов питания и блюд

Складской учет продуктов питания и готовой продукции (блюд) по складам и столовым (приход, списание, остатки, формирование всех документов движения и подготовка отчетов по складским операциям) ведется средствами приложений Сырье. Материалы и Товары. Продукция.

Взаимодействие с этими приложениями настраивается при помощи режима Настройка видов движения, расположенного в папке Настройка, сервис. Этот режим охватывает настройку видов движения, соответствующих им типовых операций и документов, которые могут быть сформированы после расчета меню-раскладки – для списания продуктов со склада, внутреннего перемещения или оприходования готовой продукции.

В дальнейшем, при необходимости по сформированным документам движения можно создать бухгалтерские проводки и записи на вспомогательных счетах для налогового учета.

В качестве центров учета для данного приложения выступают столовые. Для каждой столовой определяется свой склад продуктов. Количество столовых, в разрезе которых можно вести учет в приложении, при этом не ограничено.

Однородные по назначению/свойствам продукты и готовую продукцию (блюда) можно разделить на группы. Продукты условно делятся на два вида: складируемые и нескладируемые. Складируемыми продуктами называются те, которые покупаются и хранятся на складе. Учет складируемых продуктов ведется в приложении Сырье. Материалы. К нескладируемым относятся виды продуктов, входящие в рецептуру, но которые, в силу их свойств, не могут являться предметом хранения на складах: вода, бульон и т. д. Для описания таких ингредиентов блюд имеется справочник Нескладируемые компоненты.

Продукты также подразделяются на весовые и фасованные. Весовые продукты поступают, перемещаются и списываются с требуемой точностью веса – до килограмма и/или грамма. Фасованные продукты (например, растительное масло в бутылках, кефир и молоко в пакетах и пр.) поступают в единицах фасовки. При этом один и тот же продукт может поступать в упаковках разной вместимости. Для веса продуктов предусмотрено две характеристики – брутто и нетто. В требованиях на склад фигурирует именно вес брутто. Если для выбранного продукта в соответствующем справочнике указан процент убыли, то в требовании на склад требуемое количество будет рассчитано как требуемый вес по расчету меню-раскладки, увеличенный на процент естественной убыли для данного сезона. Учет продуктов на складе и в столовых осуществляется по методу средних.

Рисунок 9‑39 Ввод содержания технологической карты

Технологические карты

В приложении ведется реестр технологических и технико-технологических карт. Для каждой технологической карты указываются технология приготовления блюда, показатели качества, калорийности, содержание белков, жиров и углеводов. Технологические карты (Рисунок 9‑39) могут быть либо введены в систему «с нуля», либо, для экономии времени, созданы на основе уже существующих карт на аналогичные блюда – путем копирования. Тип карты – Технологическая или Технико-технологическая – выбирается в момент ее ввода. Под технико-технологическими понимаются карты, содержащие рецептуру, не опирающуюся на нормативные документы.

Поскольку ввод технологических карт является трудоемкой кропотливой работой, в приложении предусмотрена возможность развертывания уже подготовленного рецептурного справочника. Этот справочник содержит около 700 рецептов различных блюд (с технологией приготовления, показателями качества и энергетической ценности), составленных на основе нормативно-справочной литературы (более 200 наименований). Это возможно при отсутствии каких-либо настроек в приложении Сырье. Материалы – т. е. при «чистых» базах данных.

Рецептурный справочник является дополнительно приобретаемой функцией, а для его выгрузки служит режим Настройка, сервис à Разворот рецептурного справочника.

Меню-раскладка

Рисунок 9‑40 Реестр меню раскладок

Основным рабочим режимом приложения является Меню-раскладка. Меню-раскладка (Рисунок 9‑40) содержит информацию о количестве затраченных компонентов, сгруппированную по приемам пищи и блюдам, а также итоги по приемам и всему дню. На основании расчета формируются требования на склад, определяются недостающие продукты, проводится списание продуктов со столовой, формируются накладные на готовую продукцию (блюда).

В приложении предусмотрено два вида меню-раскладки:

Ø  Меню на питание. Составляется на один день, на каждый прием пищи, для каждой категории питающихся, а также для различных видов диет и заданного количества питающихся;

Ø  Меню на заказ. Используется при продаже блюд и при обслуживании различных мероприятий (банкеты и пр.), а также как дополнительное меню (если основное меню уже подготовлено и сформированы документы движения). Включает в себя информацию о наценке на блюда.

Помимо ввода «с нуля», создание новой меню-раскладки возможно несколькими способами – с помощью планового (типового) меню, путем копирования уже созданного меню, а также путем копирования полного меню за день по каждой категории питающихся.

В случае нехватки каких-либо продуктов для приготовления пищи система выдает соответствующее предупреждение и предлагает вывести отчет о недостающих компонентах. Резервирование продуктов для блюд выполняется согласно настройке, выбранной пользователем. При отключении режима контроля отрицательных остатков на складе (так называемых «красных остатков») резервирование происходит со знаком «минус», а при включении такого контроля – в пределах имеющихся запасов. В итоге продукты, зарезервированные под одно меню, не могут быть задействованы для другого меню. Впоследствии, при заказе и списании продуктов, будут перемещаться и списываться именно те продукты, которые были зарезервированы при расчете.

Формирование документов движения

По рассчитанным меню формируются следующие документы движения:

Ø  Требование на склад. При этом формируется накладная на внутреннее перемещение со склада продуктов в столовую;

Ø  Накладная списания продуктов в производство;

Ø  Накладная на готовую продукцию. Блюда из могут быть оприходованы на склад готовой продукции с указанной наценкой;

Требования и накладные могут быть сформированы за произвольный интервал времени.

Плановое меню

Приложение позволяет вести плановое (типовое) меню для определенных дней недели (понедельник, вторник и пр.) и сезонов (зима, весна, лето, осень). Плановое меню (Рисунок 9‑41) очень удобно использовать при составлении меню на конкретный день. Плановое меню создается для каждой столовой в отдельности (если столовых несколько), но может быть «скопировано» из одной столовой в другую.