Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 8 )

При расчете система определяет себестоимость ТМЦ и формирует/корректирует по каждому документу проводки, отражающие списание фактической себестоимости. Расчет производится согласно настроенным методам учета и списания ТМЦ. После выполнения расчета в документах расхода (для номенклатуры, учитываемой по фактическим ценам) изменяется величина цены списания.

Режим Расчет налоговой себестоимости доступен для запуска, если в настройке параметров приложения в качестве значения параметра Налоговый учет указано Да.

Учет товаров, переданных на консигнацию и товаров «в пути»

Документы передачи товаров на консигнацию оформляются в приложении Товары. Продукция, в режиме Учет движения товаров. При входе в него следует выбрать вид движения Передача на консигнацию. Одновременно со вводом этих документов автоматически появляются соответствующие записи в Журнале учета товаров отгруженных. Ведение записей в данном журнале осуществляется в разрезе счетов учета товаров отгруженных, заданных в рамках настройки типовых операций для этого вида движения. Если таких счетов у Вас несколько, то при входе в этот журнал надо предварительно указать номер счета.

Информация в Журнале учета товаров отгруженных структурирована по получателям. По каждому получателю выводится список отгруженных ему ТМЦ.

В нижней части экрана указываются сведения о документе, которым оформлена данная отгрузка товара, о плательщике и счете расчетов. В верхней строке отображается стоимость товаров в отпускных ценах (в рублях или валюте). Ввод и корректировка записей о товарах выполняются не в Журнале учета товаров отгруженных, а в соответствующем документе движения.

2

Непосредственно в Журнале учета товаров отгруженных вводятся только начальные остатки.

Списание отгруженных товаров с соответствующего счета (при получении оплаты от консигнатора или в силу иных причин) производится в режиме Журнал списания товаров с учета. Сама процедура заключается в оформлении ведомости списания. Ведомость может включать в себя произвольное количество строк, относящихся к одному или нескольким консигнаторам. Строки ведомости, содержащие названия, количества и суммы списываемых ТМЦ, вводятся на основании Журнала товаров отгруженных. При этом, в зависимости от настройки параметров приложения для ввода выбираются либо все данные, либо данные только по тем контрагентам, от которых поступила оплата.

Создание проводок

Бухгалтерские проводки в приложениях Товары. Продукция и Сырье. Материалы могут формироваться двумя способами: автоматически и вручную. Создание проводок осуществляется на основании данных первичных документов, оформляющих приход и расход. Для автоматизации подготовки проводок используется аппарат типовых операций. Если у типовой операции настроен статус Оперативная, то проводки автоматически запишутся в Книгу учета операций – в момент сохранения документа.

Отражение проводок в Книге учета операций может происходить не только напрямую, но и опосредованно – через так называемый буфер проводок. В буфере можно добавлять новые записи, а также корректировать и удалять уже существующие.

Используя буфер проводок, Вы сможете создавать проводки по документам в отложенном режиме. В этом случае никаких записей в Книге учета операций не производится и, по сути, ведется только оперативный учет. Такая схема может использоваться, например, в ситуации, когда документы, оформляющие движение ТМЦ, вводятся складским персоналом, не знающим (и в принципе, не обязанным знать) основы бухгалтерского учета. Бухгалтер, исходя из внесенных данных, позднее автоматически формирует проводки в режиме Специальные режимы и расчеты à Генерация проводок.

Проводки создаются на основании предварительно настроенных шаблонов типовых операций, имеющих статус Отложенная. При этом вовсе не обязательно записывать проводки сразу в Книгу учета операций. Вы можете предварительно сформировать буфер проводок, просмотреть его содержимое (это делается в режиме Работа с буфером проводок), исправить неверно подготовленные записи (или внести поправки непосредственно в документы и вновь запустить режим генерации проводок), и только после этого перенести данные в Книгу учета операций.

Формирование отчетов

В режиме Формирование отчетов доступен широкий спектр ведомостей, сводок и справок, отражающих состояние и движение товарных запасов в различных аналитических срезах. Формы отчетов сгруппированы в следующие папки:

Ø  Синтетические и аналитические отчеты (ведомости операций по счетам учета запасов, отчеты по оборотам, аналитические ведомости);

Ø  Ведомости учета остатков (остатки на дату, остатки по картотеке);

Ø  Ведомости учета движения (карточки учета, ведомости поступления и выбытия, оборотные ведомости, детальная ведомость движения, товарный отчет по форме ТОРГ-29);

Ø  Отчеты по товарам отгруженным (ведомости движения и списания товаров отгруженных);

Ø  Показатели прибыли (отчеты о валовой прибыли, прибыли на рубль себестоимости, на рубль реализации и на единицу ТМЦ);

Ø  Реестр документов;

Ø  Расчеты с контрагентами;

Ø  Ведомость дефицита.

9.2.3.  Закупки. Поставщики

Каждое предприятие периодически решает задачи, связанные с пополнением материальных запасов и/или приобретением различных работ и услуг, т. е. совершает сделки закупки.

Функции учета и контроля сделок закупки сосредоточены в приложении Закупки. Поставщики, которое обеспечивает:

Ø  Ведение договоров на закупку ТМЦ/приобретение работ, услуг;

Ø  Ведение реестра актов оприходования выполненных работ и оказанных услуг;

Ø  Формирование отчетов по закупкам в любой момент времени и в любом аналитическом срезе: по датам и периодам, поставщикам, договорам, операциям, видам товаров и услуг и др.

Договоры закупок

Закупки, совершаемые у постоянных поставщиков, на долгосрочной основе, предполагающие большие объемы или серии поставок, оформляются договорами. Ведение этих договоров осуществляется в режиме Договоры закупок.

При проведении сделки закупки, оформляемой договором, предприятие-поставщик и предприятие-покупатель – каждое со своей стороны – контролируют исполнение условий договора и определяют баланс расчетов по договору на основании документов оплат и поставок. Если баланс расчетов (т. е. соотношение сумм оплат и поставок) равен нулю, сделка считается завершенной. При балансе расчетов, отличном от нуля, возникают обязательства поставщика или покупателя.

2

Логика работы с договорами закупки аналогична той, которая используется при ведении договоров продажи (см. п.9.2.1).

Разовые сделки закупки или закупки в небольших объемах либо оформляются счетами-фактурами, либо могут вообще не иметь документа-основания. Во всех перечисленных случаях для оформления поступления ТМЦ, являющихся предметом сделки, используются приходные накладные, а оформление приемки работ и услуг выполняется с помощью актов.

Система БЭСТ-5 позволяет оперативно контролировать обязательства по поставкам как в рамках отдельно взятой сделки, так и по партнеру в целом.

Приложение Закупки. Поставщики взаимодействует с другими функциональными блоками системы БЭСТ-5:

Ø  СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ, ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ – совместное использование номенклатурных справочников, контроль оприходования поставляемых ТМЦ;

Ø  КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ – автоматическая регистрация счетов-фактур поставщиков на основании актов о выполнении работ, услуг, ведение реестра счетов-фактур на закупку и книги покупок;

Ø  КАССА. ПОДОТЧЕТЫ, СЧЕТА В БАНКАХ – разнесение оплат по актам выполнения работ/оказания услуг;

Ø  РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ – отражение и контроль расчетов по обязательствам перед поставщиками;

Ø  Главная книга – формирование проводок по актам выполнения работ, услуг.

Учет приобретения работ и услуг

Описание групп работ, услуг и их характеристик (код, наименование, ставка НДС и др.) производится в Справочнике групп услуг, работ. Среди характеристик работ и услуг, вводимых в справочник Номенклатура услуг, работ, – код группы, к которой относится вид работы/услуги; уникальный код вида работ/услуг в пределах этой группы (т. е. номенклатурный номер); единица измерения (если работы/услуги являются «измеряемыми» – например, в часах), цена за единицу и т. д. В данном справочнике также могут присутствовать дополнительные характеристики (атрибуты). Возможные значения этих характеристик вводятся в Справочнике атрибутов услуг.

Для оформления оприходования выполненных работ/оказанных услуг используется режим Акты о выполнении работ, услуг. Акт о выполнении работ/ оказании услуг может быть или введен вручную, или сформирован на основании соответствующего счета-фактуры, зарегистрированного в приложении Книга покупок-продаж.

По актам о выполнении работ, услуг могут быть сформированы бухгалтерские проводки – автоматически (при помощи типовых операций) или вручную.

9.2.4.  Книга покупок-продаж

Приложение Книга покупок-продаж предназначено для учета расчетов по НДС на основе книги покупок и книги продаж. Оно объединяет функции регистрации и оформления счетов-фактур и ведения книг покупок и продаж.

Среди возможностей приложения:

Ø  Формирование счетов-фактур на оприходование и отгрузку (при этом реализована связь с документами, формируемыми в приложениях Товары. Продукция, с актами на выполненные работы, формируемыми в приложениях Закупки. Поставщики и Продажи. Клиенты, а также с документами приложения Имущество);

Ø  Формирование авансовых счетов-фактур, связь с наличными и безналичными платежами;

Ø  Отражение счетов-фактур в расчетах по обязательствам;

Ø  Автоматическое формирование записей в книги покупок и продаж;

Ø  Исправление ошибок, ведение дополнительных листов в книгах покупок и продаж;

Ø  Поддержка различных групповых операций со счетами-фактурами;

Ø  Формирование проводок по записям в книгах покупок и продаж.

Реестры счетов-фактур

Ведение входящих и исходящих счетов-фактур осуществляется в реестрах Счета-фактуры на закупку и Счета-фактуры на продажу соответственно.

Счета-фактуры (Рисунок 9‑26) вводятся по видам движения материальных ресурсов и денежных средств относительно предприятия-пользователя. Виды движения определяют регламент формирования и разнесения счетов-фактур в книги покупок и книги продаж. Перечень видов движения определен разработчиками системы и закрыт для корректировки. В него включены следующие виды движения:

Вид счета-фактуры	Виды движения
Счет-фактура на закупку	Ø  Закупка ТМЦ Ø  Безвозмездное получение
Счет-фактура на продажу	Ø  Отгрузка Ø  Безвозмездная передача Ø  Предоплата Ø  Поступление прочих денежных средств

В строках одного счета-фактуры могут присутствовать:

Ø  Товары. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Товары. Продукция;

Ø  Запасы. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Сырье. Материалы;

Ø  Услуги. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника услуг и работ, общего для приложений ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ и ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ;

Ø  Имущество. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Имущество;

Ø  Прочее имущество. Данная позиция вводится вручную – без использования каких-либо справочников.

В строках счета-фактуры на предоплату и поступление прочих денежных средств могут отражаться:

Ø  Наличные платежи;

Ø  Безналичные платежи.

Рисунок 9‑27 Счет-фактура

Система БЭСТ-5 предусматривает различные варианты формирования счетов-фактур:

Ø  Ввод счетов-фактур в реестре вручную. В дальнейшем на основе счета-фактуры, введенного в реестре вручную, в соответствующих приложениях могут быть сформированы документы склада, акты о выполнении работ/оказании услуг, документы поступления имущества. В складских документах и актах о выполнении работ/оказании услуг нужный счет-фактура выбирается в одноименном поле документа. В документе поступления имущества для этого имеется специальная кнопка «Фактура». Если счет-фактура был выставлен на основании договора или заказа продажи, то этот договор или заказ следует указать в поле Основание. Выбор договора/заказа осуществляется в том случае, если расчеты с партнером, указанным в счете-фактуре, ведутся в разрезе договоров/заказов (т. е. по сделкам);

&

При вводе строк счета-фактуры налоги по строке и по документу в целом считаются в соответствии с настроенными налоговыми моделями. Налоги, рассчитанные по документу в целом, можно посмотреть при помощи кнопки «Налоги».

Ø  Формирование счетов-фактур из реестра на основе на основе документов на отгрузку, оприходование ТМЦ или актов о выполнении работ/оказании услуг. Для использования этих документов в роли источников, в форме счета-фактуры существует кнопка «Документы». При нажатии на данную кнопку необходимо сначала выбрать тип документа-источника: Товары, Запасы или Услуги. Далее, в реестре документов указанного типа, отфильтрованных по партнеру и документу-основанию (если он существует), нужно отметить один или несколько документов-источников. Их данные будут перенесены в строки счета-фактуры;

Ø  Формирование счетов-фактур на предоплату и на поступление прочих денежных средств из реестра на основе документов-источников. В этом случае при нажатии кнопки «Документы» Вы можете выбрать одну из двух разновидностей документов-источников: Платежи безналичные и Платежи наличные. В первом случае Вам будет предложен список входящих платежных документов, прошедших по выписке банка и отфильтрованных по покупателю, указанному в счете-фактуре. Во втором случае предлагается список приходных кассовых документов, также отфильтрованный по данному покупателю. В предложенном списке нужно отметить один или несколько платежей. Далее отмеченные позиции будут перенесены в строки счета-фактуры;

Ø  Формирование счетов-фактур на отгрузку и оприходование из соответствующих складских документов и актов о выполнении работ/оказании услуг. Для решения этой задачи в реестрах перечисленных видов документов используются функциональные клавиши <Alt+F> и <Alt+J> или кнопка «Фактура»;

Ø  Формирование счетов-фактур на предоплату и поступление прочих денежных средств из приходных документов, зарегистрированных по выписке банка. Для этого, находясь в реестре таких документов, следует воспользоваться кнопкой «Фактура». Формирование счета-фактуры будет выполняться либо на полную сумму данного платежа в основной валюте, либо на сумму неразнесенного остатка по этому документу. Не покидая режима работы с банковским документом, Вы можете получить информацию о неразнесенном остатке: или с помощью кнопки «Основание», или в поле Док.-основание;

Ø  Формирование счетов-фактур на предоплату и поступление прочих денежных средств из приходных кассовых ордеров. Эта задача решается с помощью кнопки «Фактура», расположенной в реестре кассовых документов. Если выбранный кассовый ордер не был оформлен на основании какого-либо отгрузочного счета-фактуры, то при нажатии данной кнопки будет создан счет-фактура на предоплату/поступление прочих денежных средств – на полную сумму платежа, выраженную в основной валюте.

Книга покупок и книга продаж

В приложениях существуют режимы Книга покупок и Книга продаж, построенные на едином регистре (Рисунок 9‑28). Главный способ формирования записей в книге покупок и книге продаж – автоматический, однако при необходимости записи можно вводить и вручную.

При формировании записей в книги покупок и продаж на основе счетов-фактур система предоставляет следующий ряд возможностей:

Ø  Обеспечение связи счетов-фактур со всеми первичными документами, влияющими на порядок их регистрации в книгах, если таковые имеются. Прежде всего это касается безналичных платежей, прошедших по выпискам банка; наличных платежей, оформленных кассовыми ордерами; платежей через подотчетных лиц, выполненных с использованием авансовых отчетов; прочих форм оплаты, отражаемых через справки о зачете обязательств;

Ø  Максимальная экономия времени пользователя при отнесении платежей на счета-фактуры. Так, при отнесении платежного документа на расчеты по обязательствам связь между ним и счетом-фактурой устанавливается автоматически – во всех случаях, когда это возможно.

Записи книги покупок

В книге покупок предусмотрены следующие виды записей:

Ø  Оприходование;

Ø  Прочие покупки;

Ø  Сторно аванса;

Ø  Возврат денежных средств (данные записи должны вводиться в том случае, если полученный ранее аванс, зарегистрированный в книге продаж, возвращается покупателю).

Записи по регистрации оприходования ТМЦ, работ и услуг формируются либо на основе складских документов и актов о выполнении работ/оказании услуг, либо вводятся в книгу вручную.

Записи, отражающие возврат денежных средств, формируются либо на основе платежных документов (оформляющих наличные и безналичные платежи), либо вводятся в книгу вручную – т. е. без ссылки на документ-источник.

Записи по регистрации сторно аванса формируются из книги продаж.

Записи по прочим покупкам – это единственный вид записей в книгу покупок, не имеющий ссылку на счет-фактуру. Соответственно, это единственный вид записей, создаваемый только из реестра. Во всех остальных случаях ссылка на является обязательной.

Таким образом, автоматическое формирование записей в книгу покупок производится:

Ø  При формировании счета-фактуры на основе документов оприходования;

Ø  При формировании документа оприходования на основе счета-фактуры.

При автоматическом формировании записи в книгу покупок ее сумма исчисляется, исходя из неразнесенного остатка по счету-фактуре и суммы по документу оприходования. В случае надобности сумму записи можно скорректировать вручную.

В случае ручного формирования записей на оприходование выбирается счет-фактура, не разнесенный в книгу на полную сумму. Документ оприходования может быть выбран из реестра документов на оприходование запасов, товаров или услуг, также не разнесенных полностью на счета-фактуры. Заметим, что выбор документа не является обязательным: сумму оприходования можно ввести вручную. Сумма записи в книгу покупок формируется автоматически, исходя из неразнесенного остатка по счету-фактуре и суммы по документу оприходования, и может быть скорректирована вручную.

При ручном формировании прочих записей в книгу покупок указание счета-фактуры и документа не является необязательным – в этом случае запись полностью формируется вручную.

Вручную записи в книгу покупок можно формировать:

Ø  Непосредственно в реестре записей книги;

Ø  В режиме работы со счетом-фактурой – на закладке Регистрация;

Ø  Из реестра счетов-фактур (в этом случае записи формируются по счету-фактуре, на котором установлен курсор).

Если после разнесения записей в книгу покупок обнаружится, что часть оприходованных ТМЦ использовалась для хозяйственных операций, не облагаемых НДС, то сумму записи в книге покупок можно уменьшить.

Рисунок 9‑28 Запись книги продаж

Вы можете это сделать либо вручную – непосредственно в самой записи, либо с помощью команды Групповой пересчет, доступной при нажатии кнопки «Операции». Данная операция обрабатывает список записей, отмеченных пользователем (с помощью клавиши <Insert>) и позволяет ему задавать правила для группового пересчета их сумм:

Ø  Процент пересчета ( значение поля в процентах);

Ø  Сумму – источник пересчета. Тогда, при выборе способа пересчета от текущей суммы текущая сумма записи будет изменена на указанный процент. При выборе способа пересчета от первоначальной суммы будет восстановлена первоначальная сумма записи, которая далее должна измениться на указанный пользователем процент.

Если счет-фактура был полностью разнесен в книгу покупок, ему автоматически присваивается статус Полностью разнесен в книгу. В то же время данный статус можно установить и вручную – при помощи кнопки «Операции» с последующим выбором команды меню Изменить статус или, что то же самое, комбинации клавиш <Alt+S>.

Записи книги продаж

В книге продаж предусмотрены следующие виды записей;

Ø  Отгрузка;

Ø  Сторно аванса (после формирования данная запись показывается и в книге продаж, и в книге покупок);

Ø  Прочие продажи.

Записи по регистрации отгрузки формируются либо на основе складских документов и актов о выполнении работ/оказании услуг, либо вводятся вручную – без ссылки на документ-источник.

Записи по регистрации аванса либо создаются автоматически – при формировании авансового счета-фактуры на основе платежного документа, либо вручную – при создании авансового счета-фактуры без документа-источника.

Записи по регистрации сторно аванса могут быть созданы либо на основе тех платежных документов, по которым была раньше сформирована запись на аванс, либо вручную – без ссылки на платежные документы.

Записи по прочим продажам формируются только вручную. Это единственный вид записей в книгу продаж, не имеющий ссылку на счет-фактуру. Для всех остальных видов записей ссылка на счет-фактуру является обязательной.

Таким образом, автоматическое формирование записей в книгу продаж производится:

Ø  При формировании счета-фактуры на основе документов отгрузки;

Ø  При формировании документа отгрузки на основе счета-фактуры;

Ø  При формировании авансового счета-фактуры на основе документов, оформляющих наличные/безналичные платежи.

При автоматическом формировании записи на основе документа отгрузки ее сумма исчисляется, исходя из неразнесенного остатка по счету-фактуре и суммы по документу оприходования. Сумма записи может быть скорректирована вручную.

При автоматическом формировании записи на основе документа оплаты ее сумма равна сумме авансового счета-фактуры.

Ручное формирование записей на отгрузку в книгу продаж начинается с выбора счета-фактуры, не разнесенного в книгу на полную сумму. Документ отгрузки может быть выбран из реестров расходных складских документов или актов о выполнении работ/оказании услуг, также не разнесенных полностью на счета-фактуры. Однако выбор документа отгрузки не является обязательным: нужную сумму записи можно внести вручную.

Сумма записи формируется системой автоматически, исходя из неразнесенного остатка по счету-фактуре и суммы по документу отгрузки. В случае надобности сформированная сумма может быть скорректирована вручную.

При ручном формировании прочих записей в книгу продаж указание счета-фактуры и документа не является обязательным – в этом случае запись полностью формируется вручную.

Ручное формирование записей в книгу продаж осуществляется:

Ø  Непосредственно из реестра записей книги;

Ø  При работе со счетом-фактурой – на закладке Регистрация;

Ø  Из реестра счетов-фактур (в этом случае записи формируются по счету-фактуре, на котором установлен курсор).

Если при формировании отгрузочного счета-фактуры требуется отсторнировать ранее сформированную запись на аванс, Вы можете это сделать непосредственно в счете-фактуре. Сторнирование выполняется на закладке Регистрация – с помощью команды меню Сторно аванса, вызываемой нажатием кнопки Регистрац. После этого на экране появится окно для ввода сторнировочной записи, содержащее все необходимые сведения из счета-фактуры. В окне Вам следует выбрать соответствующий авансовый счет-фактуру (из числа тех, которые не были отсторнированы полностью) и далее создать по нему нужное количество записей-сторно – столько, сколько потребуется.

Сторнировочные записи также можно создавать из реестра счетов-фактур на продажу и реестра книги продаж – во всех случаях с записью в книгу покупок.

Отметим, что счета-фактуры на отгрузку и оприходование (кроме авансовых) могут использоваться в качестве документов-оснований для расчетов с партнером. В этом случае по документам на отгрузку, оприходование и платежи формируются записи в регистры расчетов по счетам-фактурам. Данные записи не связаны с формированием книги покупок и продаж и учитываются только в одном случае – при формировании авансовых счетов-фактур из платежных документов. Они формируются на остаток суммы, не разнесенный на отгрузочные счета-фактуры.

Заполнение дополнительных листов в книгах покупок и продаж

Если по истечении налогового периода были выявлены ошибки в счетах-фактурах, то записи по этим счетам аннулируются с включением их в дополнительный лист книги покупок/продаж за этот период. Для этого в реестре счетов-фактур используется команда Аннулировать записи в книге, вызываемая нажатием кнопки «Операции». Эта команда аннулирует все записи по счету-фактуре, на котором установлен курсор. После аннулирования счет-фактуру можно откорректировать. Если по этому счету-фактуре не были созданы новые записи в книгу, то аннулированные записи можно восстановить при помощи соответствующего пункта меню, доступного при нажатии кнопки «Операции». После корректировки счета-фактуры и формирования по нему новых записей система предложит включить их в нужный дополнительный лист – либо в уже существующий дополнительный лист, либо в новый, вновь создаваемый лист.

В том случае, если по каким-то причинам необходимо создать записи в дополнительные листы книги покупок/продаж, то дополнительный лист за налоговый период можно выбрать в соответствующем поле любой записи книги покупок/продаж.

Проводки на счета расчетов по НДС

При необходимости, Вы можете сможете сформировать проводки на счета расчетов по НДС по записям в книги покупок и продаж. Подготовка проводок осуществляется либо с использованием механизма типовых операций, либо вручную. Предварительная настройка типовых операций выполняется в режиме Справочники à Типовые операции. Само формирование проводок может выполняться либо в режиме работы с соответствующей записью книги – на закладке Проводки, либо в режиме Книга учета операций данного приложения.

Ситуации, когда нужны такие проводки, в бухгалтерской практике встречаются достаточно часто. Это отражение НДС при поступлении авансовых платежей, проводки по исправительным записям в дополнительных листах, обработка счетов-фактур при окончании строительства в строительных организациях, при организации учета налоговых агентов и др.

Формирование проводок может выполняться либо в режиме работы с соответствующей записью книги – на закладке Проводки, либо в режиме Книга учета операций данного приложения.

9.2.5.  Торговый зал

Торговый зал – специализированное приложение для управления продажами в розничной торговле (магазинах). Оно легко адаптируется к учетной специфике конкретного торгового предприятия при минимуме затрат на торговое оборудование и информационные технологии.

Данное приложение обеспечивает:

Ø  Полный количественный и суммовой учет товародвижения;

Ø  Оперативную информацию о розничных продажах в любой момент времени и в различных аналитических срезах: по датам и периодам, операциям, документам, видам, группам, партиям и потребительским свойствам товаров(цвета, размеры, сорта и т. д.), а также по складам, поставщикам, торговым секциям и др.;

Ø  Полную поддержку технологий штрихового кодирования;

Ø  Ведение учета с использованием контрольно-кассовой техники. Обмен данными с широким спектром кассовых аппаратов различных типов – от POS-терминалов до фискальных регистраторов;

Ø  Взаимодействие со специализированным торговым оборудованием (сканеры Metrologic, Zebex (ручные, лазерные, светодиодные, многоплоскостные, встраиваемые)¸ весы (DIGI, CAS – с печатью этикеток) терминалы сбора данных (Сipher, Symbol)¸ и пр.);

Ø  Ведение прайс-листов на товары;

Ø  Учет продаж методом снятия остатков при отсутствии количественного учета;

Ø  Интеграцию с известными кассовыми программами (СуперМаг УКМ, АТОЛ: РМК и др.);

Ø  Формирование документов продажи и возврата товаров;

Ø  Формирование товарных отчетов;

Ø  Бухгалтерская обработка документов движения.

Приложение Торговый зал работает только при наличии приложения Товары. Продукция.

Центрами учета в приложении Торговый зал являются секции. Секция однозначно определяет место хранения или продажи товаров. Секции и их основные характеристики (код, наименование, материально-ответственное лицо) должны быть описаны либо в Справочнике секций приложения Торговый зал, либо в Справочнике складов и МОЛ приложения Товары. Продукция. Далее, в приложении Товары. Продукция для секций настраиваются схемы хранения (т. е. распределение групп ТМЦ по складам и их привязка к счетам бухгалтерского учета).

Помимо секций, в приложении Торговый зал существуют такие объекты бизнес-структуры, как магазины. Для их описания применяется Справочник магазинов. В справочнике определяется список магазинов, по которым ведется раздельный учет и могут поддерживаться различные розничные цены. Магазин может объединять в своем составе несколько секций, для которых проводится единая ценовая политика. Если же предприятие имеет несколько магазинов, но во всех этих магазинах поддерживается единая ценовая политика (т. е. на одни и те же товары устанавливаются одинаковые отпускные цены), то в Справочник магазинов рекомендуется ввести только одну запись – с некоторым обобщающим наименованием. Другими словами, Справочник магазинов предназначен к использованию в тех предприятиях розничной торговли, которые имеют несколько торговых точек (магазинов), причем в каждой из них ведется свой собственный прайс-лист.

В приложении предусмотрены специальные настроечные режимы, управляющие порядком взаимодействия системы БЭСТ-5 с кассовой техникой и весами. Система БЭСТ-5 поддерживает различные схемы торговли:

Ø  Прилавочная торговля (одна касса на один отдел, одна касса на несколько отделов);

Ø  Самообслуживание (кассы на выходе из торгового зала);

Ø  Комбинированная схема (различные принципы расположения касс).

Текущая работа с приложением Торговый зал состоит в регистрации розничных продаж и возврата товаров от покупателей. Документы о продажах (товарные отчеты) могут быть:

Ø  Автоматически сформированы на основании отчетов кассовых аппаратов;

Ø  Автоматически сформированы на основании ведомости остатков;

Ø  Введены вручную.

Документы, оформляющие поступления товаров в секции, вводятся в приложении Товары. Продукция. Приход товаров в секции может быть оформлен как внутреннее перемещение с другого склада, и/или как поступление непосредственно от поставщика. Все документы – введенные как в приложении Торговый зал, так и в приложении Товары. Продукция – автоматически отражаются в карточках складского учета. Все данные склада (документы движения и картотека складского учета) доступны в приложении Торговый зал только для просмотра.

Для каждого магазина ведется свой реестр прайс-листов (текущий прайс-лист и архивные прайс-листы), на основе которых формируются все отчеты о движении и остатках товаров в розничных ценах, необходимые для целей оперативного учета. Функции управления прайс-листами сосредоточены в папке Ведение прайс-листов.

Если в торговом зале (или в отдельных секциях торгового зала) не ведется текущий количественный учет продаж, используется режим Снятие остатков. Он предназначен для формирования ведомости остатков. Каждая ведомость остатков оформляется как отдельный документ. В ведомость вносятся остатки, полученные по результатам описи (инвентаризации) наличия товаров в секции. Отчет о снятии остатков может быть сформирован по выбору пользователя – на основе цен текущего или архивного прайс-листа (в последнем случае срок его действия должен соответствовать дате отчета. Для удобства ввода данных на экране открывается картотека остатков товаров в данной секции. В ней отображаются остатки, сложившиеся на дату отчета. Пользователь должен уточнить те позиции, по которым реальные остатки не соответствуют данным картотеки.

Папка Просмотр документов склада включает в себя два режима:

Ø  Просмотр документов движения;

Ø  Картотека складского учета.

В первом из них доступны для просмотра документы складского учета (прихода и расхода),структурированные по секциям торгового зала. Режимы ввода, корректировки и удаления документов отключены.

Во втором режиме можно просмотреть картотеку складского учета для секций торгового зала. В этом случае возможен только просмотр данных. Ввод, исправление или удаление информации не предусмотрены. Единственное действие по изменению, которое разрешается в этом режиме – автоматическое уточнение текущих остатков по номенклатуре после просмотра движения по карточке.

Режимы, включенные в папку Экспорт/Импорт, обеспечивают взаимосвязь приложения с кассовыми аппаратами и электронными весами.

Как и в любом другом приложении системы БЭСТ-5, в приложении Торговый зал существует режим Формирование отчетов. В нем можно получить разнообразные отчеты и справки по розничным продажам.

9.2.6.  Анализ товаров и услуг

В приложении Анализ товаров и услуг проводится оперативный анализ ассортимента, закупок и продаж, а также реализации работ и услуг, ориентированный на менеджеров среднего и высшего звена. Приложение позволяет формировать следующие виды отчетов:

Ø  Отчеты по объему продаж в различных разрезах;

Ø  Отчеты с ранжированием продаж по доходу и валовой прибыли;

Ø  ABC-анализ продаж с управляемым делением объектов на группы;

Ø  Отчеты по остаткам и движению запасов по местам хранения.

Отчеты могут быть получены в табличном и графическом виде – с различной степенью детализации данных (Рисунок 9‑29). В качестве исходных данных при получении этих отчетов используются данные оперативного учета, накопленные в информационных базах системы БЭСТ-5, а именно – в приложениях группы Торговля (за исключением приложения Сырье. Материалы). Основной упор в подготовке отчетов сделан именно на анализе продаж, т. к. продажи являются главным источником денежных средств торгового предприятия.

В роли ключевых аналитических показателей, представленных в отчетах по продажам, выступают валовая прибыль и выручка (за вычетом НДС, налога с продаж и акциза). Отчеты по продажам формируются в количественном и/или стоимостном выражениях. Возможные направления анализа – периоды времени, группы товаров, покупатели, регионы продаж, торговые агенты (или менеджеры). В отчетах предоставляется информация о количестве, валовой прибыли, средней цене продажи по каждой номенклатурной позиции за интересующие периоды времени.

При компоновке структуры ассортимента важно установить, что продается лучше всего и, что, наоборот, неохотно приобретается покупателями. При этом могут использоваться самые разные критерии оценки товаров. Система БЭСТ-5 дает возможность сравнить товары по приносимой ими выручке и по прибыли. Во-первых, это позволяет увидеть реальный вклад группы или отдельных видов товаров в общий итог работы компании, и, во-вторых, сделать правильный вывод о выгодности конкретной товарной позиции. Очевидно, что далеко не всегда товар, дающий наибольшую выручку, может давать и наибольшую прибыль. Ранжируя товары по выручке и по валовой прибыли, в БЭСТ-5 можно вывести либо полный список товаров, либо только «Топ-лист», включающий первые N позиций с наибольшим значением показателя (выручки или прибыли).

При ранжировании групп товаров информация может быть структурирована по покупателям, торговым агентам, регионам продаж. Аналогично ранжированию продаж, можно провести ранжирование клиентов. Этот вид анализа удобен для предприятий с постоянными каналами сбыта и постоянным составом покупателей. Ранжирование точно также проводится по выручке и по прибыли. Оно позволяет обоснованно управлять скидками и надбавками и совершенствовать сбытовую политику фирмы.

Рисунок 9‑29 Пример аналитического отчета по продажам

БЭСТ-5 реализует и такой вид анализа, как АВС-анализ продаж. Он представляет собой группировку товаров по выбранному критерию (выручке или прибыли). А, В и С – условное деление проданных товарных позиций на категории по степени «вклада» в итоговый показатель, выбранный при подготовке отчета (выручку или прибыль).

При анализе продаж не менее важно знать их динамику, т. е. то, как они меняются с течением времени. В качестве анализируемых периодов времени могут быть выбраны сутки, неделя, месяц, квартал и год.

Регулярное составление отчетов о закупках, осуществляемое с помощью этого приложения, позволит выстроить эффективные отношения с Вашими поставщиками. Так, например, Вы можете построить рейтинг Ваших поставщиков (т. е. провести их ранжирование). Ранжирование делается по стоимости поставки или по фактической стоимости поступления.

Большое внимание в системе БЭСТ-5 уделяется анализу товарных запасов. Анализ запасов позволит повысить оборачиваемость денежных средств за счет контроля затрат на приобретение неликвидных товарных позиций и оптимально спланировать будущие закупки, обеспечив товар в необходимом количестве.

Принципы работы с приложением предельно просты. В меню приложения Вы выбираете нужную тему и форму отчета, указываете требуемые виды аналитических срезов, вариант его представления (табличный и/или графический вид), после чего система выдаст построенный отчет на экран. Полученный отчет может быть выведен на печать или сохранен в файле. Если Вы выбрали графический вариант представления данных, то также можно и указать и желаемый способ построения графика: столбчатая или круговая диаграмма.

9.2.7.  Мобильная торговля

Приложение Мобильная торговля обеспечивает взаимодействие системы БЭСТ-5 с популярной автоматизированной системой управления мобильной торговлей ОПТИМУМ (разработчик – группа компаний CDC).

Система ОПТИМУМ предназначена для организации учета работы мобильных торговых представителей с использованием карманных компьютеров (КПК), функционирующих под управлением Microsoft Windows Mobile (Pocket PC) или Palm OS.

Система ОПТИМУМ позволяет работать по различным бизнес-схемам:

Ø  Сбор предварительных заказов в торговых точках (Pre Selling),

Ø  Прямая доставка товаров (Van Selling),

Ø  Сбор маркетинговой информации (ассортимент, цены, остатки и пр.).

В системе ОПТИМУМ имеется центральный сервер на базе MS SQL, который накапливает информацию о мобильной торговле. Торговые агенты используют карманные персональные компьютеры, которые связываются с центральной базой данных через Mobile Application Server. Связь может быть прямой в рамках локальной сети или через мобильные телефоны. Перед началом работы в КПК загружаются необходимые данные из центральной базы данных. Далее агенты используют КПК для сбора заказов, оформления продаж или маркетинговой деятельности. Накопленная информация передается в центральную базу данных.

Для построения единого учетного пространства корпоративная информационная система (в данном случае, система БЭСТ-5) интегрируется с центральной базой данных ОПТИМУМ. Вся необходимая информация, хранящаяся в системе БЭСТ-5, преобразуется в «понятную» для ОПТИМУМ форму и передается в ее центральную базу данных. Сведения, полученные от КПК, периодически передаются в систему БЭСТ-5.

Таким образом, приложение Мобильная торговля решает задачи по интеграции этих обеих систем:

Ø  Формирование данных, которые отсутствуют в системе БЭСТ-5, но необходимы для работы программы ОПТИМУМ;

Ø  Преобразование данных в системе БЭСТ-5 к виду, который распознается системой ОПТИМУМ, а также обратное преобразование информации;

Ø  Экспорт данных из системы БЭСТ-5 с импортом информации в центральную базу данных системы БЭСТ-5;

Ø  Синхронизация данных в обоих программных комплексах.

Эти задачи решаются с помощью следующих функциональных режимов:

Режим	Назначение
Журнал синхронизаций	Предназначен для регистрации операций по синхронизации данных между двумя системами. Каждая запись в журнале представляет собой описание операции по синхронизации, включая дату и время начала и окончания операции, вид синхронизации, статус процесса. При работе в этом журнале можно запускать синхронизацию данных в ручном режиме.
Виды синхронизаций	Ведение справочника видов синхронизации. Функции синхронизации описываются с использованием встроенного языка программирования Harbour, а затем регистрируются посредством этого справочника.
Функции интеграции	Предназначен для отображения справочника функций интеграции данных систем БЭСТ-5 и системы ОПТИМУМ. Сами функции разрабатываются на встроенном языке программирования Harbour. В этом режиме заранее подготовленные функции включаются в общий справочник.
Справочники подсистемы (Объединяет режимы ведения справочников, используемых в обеих системах)
Торговые агенты	Модификация и дополнение аналогичного справочника системы БЭСТ-5
Группы товаров	Модификация и дополнение аналогичного справочника системы БЭСТ-5
Единицы измерения	Справочник единиц измерения, сформированный на основе аналогичного справочника в системе БЭСТ-5.
Виды оплат товаров	Новый справочник, сформированный на основе справочников центров оплат (касс, счетов в банках) в программе БЭСТ-5.
Настройка приложения	Объединяет режимы настройки приложения, включая настройки управляющих параметров для систем БЭСТ-5 и ОПТИМУМ, а также сервисные режимы подсистемы.

9.3.  Группа «Производство»

Приложения, относящиеся к группе Производство, обеспечивают выполнение функций настройки параметров производственного процесса и производственной инфраструктуры, планирования объемов производства, расчета календарных графиков производства, потребностей в материальных ресурсах, контроля хода производства, учета материалов, продукции, полуфабрикатов и брака, формирования производственной отчетности и калькуляции затрат на производство.

Здесь же решаются задачи по управлению пищеблоками, входящими в состав предприятий и предназначенными для организации питания персонала, пациентов, отдыхающих, учащихся и т. д.

Группа ПРОИЗВОДСТВО включает в себя следующие приложения:

Ø  СЫрье. МАТЕРИАЛЫ;

Ø  Планирование производства;

Ø  Учет пРОИЗВОДСТВА.

9.3.1.  Сырье. Материалы

Приложение Сырье. Материалы предназначено для оперативного, бухгалтерского и налогового учета материальных ценностей, используемых для производственных нужд. О нем было рассказано в п. 9.2.2.

9.3.2.  Планирование производства

Данное приложение решает задачи разработки производственных планов, исходя из исходя из потребности в продукции. Приложение реализует методику дискретного месячного планирования, которая востребована на большинстве предприятий стран СНГ.

&

Иные методики, в том числе MRPII, в настоящее время в республиках СНГ, как правило, не имеют широкого применения.

В процессе дискретного планирования все плановые документы создаются из расчета на месяц. При этом план за следующий календарный месяц не зависит от результатов выполнения плана за предыдущий месяц.

Приложение обеспечивает выполнение следующих функций:

Ø  Формирование объемно-календарного плана для производства продукции «на заказ» и «на склад». В плане объединяются все потребности. Даже если продукция производится на заказ, здесь можно ввести дополнительный заказ, исходя из общих представлений о сбыте. Например, в начале месяца заказы еще не собраны, а производить продукцию уже требуется;

Ø  Формирование план-графика выпуска продукции и полуфабрикатов;

Ø  Подготовка наряд - заданий цехам на изготовление полуфабрикатов и готовой продукции;

Ø  Формирование плана потребности в материалах и полуфабрикатах, формирование лимитно-заборных карт с контролем отпуска материалов по ним;

Ø  Формирование отчетов по планированию.

Общие принципы планирования

Планирование производства в системе БЭСТ-5 выполняется в несколько этапов. На первом этапе формируется Объемно-календарный план производства (ОКПП). Задача ОКПП – определить состав и количества выпускаемых изделий, т. е. полуфабрикатов и готовой продукции. Потребность в полуфабрикатах и готовой продукции формируется на основе внешних по отношению к данному приложению источников информации, или так называемого независимого спроса. В общем случае такими источниками могут являться:

Ø  Прогнозы продаж;

Ø  Заказы клиентов;

Ø  Внутренние заказы и др.

В процессе планирования данные из этих источников объединяются по определенному алгоритму и формируют ОККП. ОКПП составляется не для конкретных подразделений, а для предприятия в целом. Как уже было сказано, он может включать в себя как конечную продукцию, так и полуфабрикаты (в том случае, если, например, предприятие наряду с готовой продукцией торгует различными комплектующими).

После того, как ОКПП сформирован, проводится процедура разузлования его составляющих на компоненты – на основе сборочных спецификаций. В результате этого формируется зависимый спрос:

Ø  Календарный план-график выпуска продукции и полуфабрикатов собственного производства для каждого производственного цеха (режим План-график выпуска). Для отдельного производственного цеха план-график определяет номенклатуру и количество продукции/полуфабрикатов, которые он должен выпустить за плановый период. В свою очередь план-график является источником для формирования Наряд-заданий производственным цехам;

Ø  Общая потребность в материалах и полуфабрикатах (папка План потребности). В режимах, которые находятся в этой папке, для каждого цеха определяется потребность в покупных материалах и полуфабрикатах. Здесь также определяется потребность в полуфабрикатах собственного производства, которые данный цех должен получить со складов сырья, межцеховых кладовых или из смежных цехов для выполнения план-графика. Данные о покупных компонентах и о компонентах собственного производства отображаются раздельно. В свою очередь, на основе общей потребности для производственных цехов формируются лимитно-заборные карты на получение материалов и полуфабрикатов. Лимитно-заборные карты создаются отдельно для покупных компонентов и отдельно компонентов собственного производства.

Информация об общей потребности в покупных материалах и полуфабрикатах, получаемая с помощью данного приложения, позволяет рационально планировать закупки запасов и своевременно оформлять заказы поставщикам.

Объемно-календарный план производства

Принципы подготовки ОКПП заключаются в следующем. Напомним, что периодом производственного планирования в системе БЭСТ-5 является календарный месяц. В рамках этого календарного месяца данные некоторых плановых документов могут быть разделены на более мелкие периоды – сутки. При этом разделение на сутки используется только для контроля хода производства: отдельные документы за интервалы времени менее месяца не формируются.

На один и тот же календарный период может быть сформировано несколько ОКПП. При этом один из них позиционируется как основной, а остальные – как дополнительные. Дополнительный план может быть сформирован в том случае, если после утверждения и запуска в производство основного плана на предприятии было решено скорректировать его объемы на плановый период. Такая возможность корректировки определяется в рамках настройки параметров приложения. Отметим, что дополнительные планы могут как увеличивать, так и уменьшать значения числовых данных, представленных в основном плане.

Основной и дополнительный планы независимы друг от друга. Для каждого плана ( как основного так и дополнительного) формируется собственный комплект плановых документов: план-график, потребность в материалах, наряд - задания, лимитно-заборные карты.