Рабочая программа по дисциплине «Деловая корреспонденция и делопроизводство» (стр. 2 )

Подразделение документов по функциям управления. Организационно-распорядительные, справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Типология служебных документов по наименованию, месту составления (внешние и внутренние), содержанию (простые и сложные), форме (индивидуальные, трафаретные, типовые), срокам исполнения (срочные и несрочные), происхождению, виду оформления, средствам фиксации.

Понятия «оригинал», «подлинник», «копия», «дубликат», «выписка».

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», Гражданский кодекс, постановления правительства, указы Президента РФ.

Тема 3. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация и стандартизация как средство регулирования информационных потоков и средство юридического закрепления управленческой информации. Унификация документов по форме и составу. Унификация бумажных форматов (А3, А4, А5, А6), графическая унификация текстов.

Составление и ведение Табеля форм документов и Альбома форм документов. Унифицированные системы документации (УСД), отраслевые и функциональные.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. ОКПО, ОКУД, ОКОНХ. Государственные стандарты на управленческую документацию. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Тема 4. Основные правила оформления управленческих документов

Формуляр документа. Типовой формуляр документа. Формуляр-образец. Реквизит документа. Требования к оформлению реквизитов документов УС ОРД в соответствии с ГОСТ РФ 6.30-2003.

Понятие “обязательный реквизит документа”. Бланк документа. Бланки общие, для писем, гербовые. Заголовочная и оформляющая части документа (дотекстовые и послетекстовые реквизиты). Грифы. Согласование (внешнее и внутреннее) и утверждение документа.

Порядок адресования документов. Заголовок к тексту как важнейший поисковый признак документа.

Понятие авторства. Удостоверение документа (реквизиты «подпись», «печать»). Отметки на документе как фиксация прохождения документом различных этапов работы с ним. Заверение копии.

Тема 5. Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительная документация. Документы организационные (устав, положение), документы распорядительные (постановление, распоряжение, приказ, указание, решение). Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоначалия (приказ, указание, распоряжение) и коллегиальности (решение, постановление). Правила оформления.

Тема 6. Особенности составления и оформления справочно-информационных и справочно-аналитических документов

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Справка как основной документ данного типа. Справки внешние и внутренние, простые и сложные.

Особенности оформления актов разных типов (подписание, утверждение структура текстовой части). Документирование коллегиальной деятельности, особенности оформления протокола. Докладные и объяснительные записки. Заявление.

Тема 7. Служебная корреспонденция

Служебная корреспонденция (письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения).

Разновидности деловых писем (сопроводительное, запрос, предложение, приглашение, напоминание, отказ, подтверждение, рекламация и пр.).

Бланки для писем. Реквизиты “приложение к тексту”, “справочные данные о предприятии”, “ссылка на дату и номер документа”.

Логическая схема расположения информации в письмах. Стандартные и трафаретные выражения в текстах писем.

Речевой этикет в деловой корреспонденции.

Международные письма. Некоторые отличия зарубежного делопроизводства от делопроизводства, предусмотренного российскими стандартами.

Тема 8. Документы по личному составу и ведение кадровой документации

Документы по личному составу (персоналу). Трудовой контракт (договор).

Приказы по личному составу и кадровые приказы, их отличия.

Особенности ведения трудовых книжек. Личные карточки формы Т-2.

Личные дела. Ведение кадровой документации.

Составление документов личного характера (автобиография, заявление, доверенность, расписка).

Резюме как новый вид документа.

Тема 9. Требования к тексту документа

Логическая структура текста документа. Рубрикация текста.

Типичные ошибки в организации текста служебных документов. Классификация текстов по различным принципам.

Формализованные тексты (трафарет, таблица, анкета). Требования к машинописному оформлению документа (шрифт, интервалы, поля).

Тема 10. Язык и стиль служебного документа

Язык и стиль служебных документов. Официально-деловой функциональный стиль.

Экстралингвистические признаки стиля: точность, стандартность, логичность, безличность, нейтральный тон изложения и пр. Информативность и лаконичность как конкурирующие характеристики текстового документа.

Лингвистические особенности стиля – лексические (окрашенная и нейтральная лексика, переосмысление общеупотребительной лексики, книжная лексика, юридическая и финансовая терминология, слова с официальной окраской, общеупотребительная лексика в специальном значении) и грамматические (номинативность, десемантизация глагола, расщепление глагольной семантики, использование инфинитива, настоящего времени долженствования, страдательного залога, причастия, деепричастия, числительных, производных предлогов, местоимений, цепочек родительных падежей, однородных членов предложения, вводных и вставных конструкций и др.).

Использование в тексте документа клише и клишированных конструкций. Тавтология как следствие стремления документа к максимальной точности. Аббревиатуры лексические и графические.

Типичные ошибки в тексте документа и его редактирование. Корректурные знаки и правила их применения. Отражение требований этикета делового общения в документах.

Тема 11. Ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан

Особенности данной группы документации и работы с ней. Классификация (предложения, заявления, жалобы), сроки рассмотрения, регистрация и контроль исполнения обращений граждан.

Тема 12. Организация работы с документами

Документооборот и документопотоки (входящий, исходящий, внутренний). Понятие «объем документооборота». Структура документооборота предприятия. Требования, предъявляемые к документообороту учреждения. Нормативно-методические документы, регламентирующие документооборот предприятия. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящих документов.

Регистрация и контроль исполнения документов. Контроль сроковый, предупредительный (текущий), последующий (итоговый). Регистрационные учетные формы (журнальная, карточная, автоматизированная). Регистрационно-контрольная карточка (РКК). Справочно-информационные системы (справочная, контрольная, контрольно-справочная картотеки). Индексирование документов.

Учет документов, их поиск, справочная работа. Рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения (непосредственным исполнителям). Исполнение документов, обработка и движение отправляемых и внутренних документов. Анализ исполнительской дисциплины.

Тема 13. Систематизация документов и их хранение

Систематизация документов. Группировка документов в первичные комплексы.

Понятие “дело”. Принципы формирования дел – номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический, экспертный. Требования к оформлению обложек дел постоянных сроков хранения.

Номенклатура дел предприятия. Конкретная, примерная и типовая номенклатура дел.

Передача документов в архив. Понятие “экспертиза ценности документа”.

Экспертная комиссия предприятия. Оформление дел и составление описи.

Тема 14. Организация делопроизводства в учреждении

Структурные подразделения, осуществляющие документооборот (службы ДОУ) в учреждении: канцелярия, секретариат, общий отдел, экспедиция. Функции и задачи.

Документы, регламентирующие работу службы ДОУ в учреждении. Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции сотрудников службы ДОУ. Организация секретарской деятельности. Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.

Тема 15. Использование современных компьютерных технологий в документообороте учреждений и организаций

Компьютерные технологии делопроизводства в антикризисном управлении, цели, задачи, направления.

Основные понятия информационных технологий. Системные и прикладные программные средства автоматизированного рабочего места. Автоматизация документооборота (обработки документов, контроля над исполнительской дисциплиной, хранения, поиска и организации доступа к информации).

Корпоративная компьютерная сеть учреждения, предприятия, организации.

2.  Тематика семинарских занятий

Семинар 1. Документ в системе управления (2 ч.)

1.  ДОУ как деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

2.  Документ и его функции.

3.  Способы документирования.

4.  Типология служебных документов.

Семинар 2. Основные правила оформления управленческих документов (2 ч.)

1.  Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

2.  Типовой формуляр документа.

3.  Реквизит документа. Отметки на документе как фиксация прохождения документом различных этапов работы с ним.

Семинар 3. Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов (2 ч.)

1.  Устав ТОГУ, Положение об университете как примеры организационных документов.

2.  Постановление, распоряжение, приказ, указание, решение (изучение документов и составление проектов аналогов документов).

Семинар 4. Особенности составления и оформления справочно-информационных и справочно-аналитических документов (2 ч.)

1.  Справки внешние и внутренние, простые и сложные.

2.  Документирование коллегиальной деятельности (составление проекта протокола заседания кафедры).

3.  Докладные и объяснительные записки. Заявление студента.

Семинар 5. Служебная корреспонденция (2 ч.)

1.  Разновидности деловых писем.

2.  Логическая схема расположения информации в письмах.

3.  Составление электронного делового письма.

4.  Речевой этикет в деловой корреспонденции.

Семинар 6. Требования к тексту документа (2 ч.)

1.  Рубрикация текста. Типичные ошибки в организации текста служебных документов.

2.  Требования к машинописному оформлению документа (шрифт, интервалы, поля).

Семинар 7. Язык и стиль служебного документа (2 часа)

1.  Официально-деловой функциональный стиль.

2.  Использование в тексте документа клише и клишированных конструкций.

3.  Типичные ошибки в тексте документа и его редактирование.

Семинар 8. Организация работы с документами (2 часа)

1.  Документооборот и документопотоки (входящий, исходящий, внутренний).

2.  Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящих документов.

3.  Учет документов, их поиск, справочная работа.

Семинар 9. Организация делопроизводства в учреждении (2 часа)

1.  Службы ДОУ в учреждении: канцелярия, секретариат, общий отдел, экспедиция. Функции и задачи.

2.  Должностные инструкции сотрудников службы ДОУ.

3.  Автоматизация документооборота (обработки документов, контроля над исполнительской дисциплиной, хранения, поиска и организации доступа к информации).

Практические занятия

№ п/п	№ лекционного занятия	Наименование практического занятия
1.	1, 2	Документ в системе управления
2.	3, 4	Основные правила оформления управленческих документов
3.	3, 5	Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов
4.	3, 6	Особенности составления и оформления справочно-информационных и справочно-аналитических документов
5.	7	Служебная корреспонденция
6.	8, 9	Требования к тексту документа
7.	9, 10	Язык и стиль служебного документа
8.	11, 12	Организация работы с документами
9.	13, 14, 15	Организация делопроизводства в учреждении

1.  Домашние задания

Подготовка к практическим занятиям:

№	Наименование задания	Кол-во часов
1.	Подготовка к практическим заданиям (поиск, изучение литературы, составление докладов, составление проектов документов)	54

2.  Контроль знаний студентов

Вопросы входного контроля по дисциплине «Деловая корреспонденция и делопроизводство»:

1.  Отличия официально-делового от иных стилей речи в русском языке.

2.  Роль документов в повседневной жизни гражданина.

3.  Различия в написании резюме и автобиографии.

4.  Необходимость унификации и стандартизации в практической деятельности.

5.  Сферы применения навыков делопроизводства.

Вопросы текущего контроля по дисциплине «Деловая корреспонденция и делопроизводство»:

1.  Анализ особенностей языка и стиля служебных документов.

2.  Правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии «документ».

3.  Оригинальность, подлинность и фальсификация документов.

4.  Унификация текста документа (типовые, трафаретные тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы).

5.  Использование новых, современных технологий в документировании деятельности конкретной организации, предприятия, фирмы.

6.  Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов.

7.  Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления.

8.  Требования законодательства к порядку оформления и выдаче доверенностей.

9.  Структура, методика составления и особенности оформления должностной инструкции.

10.  Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления.

11.  Законодательное регулирование употребления гербовой символики на документах. Правила оформления реквизитов «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации».

12.  Практика ведения деловой переписки за рубежом.

13.  Согласование и редактирование – важнейшие этап работы по созданию документа.

14.  Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД.

15.  Регламентация воспроизведения эмблемы на бланках организаций, федеральных ведомств. Требования законодательства к использованию товарного знака (знака обслуживания).

16.  Виды и порядок применения печатей и штампов.

17.  Отметки на документах: требования к их оформлению, значение.

18.  Документы на новейших носителях информации: область применения и придание юридической силы.

19.  Система технической документации.

20.  Эволюция материальных носителей информации.

21.  Оформление оттиска печати на документе. Методика проверки подлинности оттиска печати.

22.  Юридическая сила – основное свойство служебного документа.

23.  Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе.

24.  Документирование деятельности коллегиального органа.

25.  Распорядительная деятельность коллегиального органа и отражение управленческих решений в документах.

Вопросы выходного контроля по дисциплине «Деловая корреспонденция и делопроизводство»:

1.  Роль и функции документа в системе управления.

2.  Унификация и стандартизация документов.

3.  Системы документации. Единая государственная система ДОУ.

4.  Государственные стандарты по оформлению документов и типовые инструкции по делопроизводству.

5.  Бланки документов.

6.  Унификация бумажных форматов.

7.  Альбом и Табель форм документов учреждения.

8.  Правила оформления даты и регистрационного номера документов.

9.  Правила оформления грифа утверждения.

10.  Реквизит «резолюция», особенности оформления.

11.  Реквизит «адресат», особенности оформления.

12.  Внешнее и внутреннее согласование документа.

13.  Удостоверение документа (подпись, печать).

14.  Отметки на документах.

15.  Язык и стиль служебного документа.

16.  Организационно-распорядительные документы.

17.  Правила оформления приказов. Разновидности приказов.

18.  Информационно-справочные документы.

19.  Правила оформления актов.

20.  Особенности оформления докладной и объяснительной записки.

21.  Особенности документирования коллегиальной деятельности.

22.  Правила оформления протокола.

23.  Деловая корреспонденция. Виды писем.

24.  Составление личных документов (резюме, автобиография, заявления, доверенность, расписка).

25.  Ведение кадровой документации.

26.  Организация службы ДОУ в учреждениях.

27.  Инструкция по делопроизводству предприятия, учреждения, организации.

28.  Систематизация документов и их хранение. Принципы формирования дел.

29.  Номенклатура дел как основной классификатор документации предприятия.

30.  Контроль и регистрация исполнения документов.

31.  Организация и ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан.

32.  Применение компьютерных технологий в организации документооборота предприятий, учреждений, организаций.

Учебно-методическое обеспечение дисциплины

Основная литература:

1.  , , Воронцова делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007.

2. ГОСТ Р “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. М., 1998

3.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УС ОРД: Требования к оформлению документов. М., Госстандарт России, 2003

4.  Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991

5.  Делопроизводство: Учебник для вузов / под общ. ред. проф. . М.: МЦФЭР, 2004.

6.  Захарова в кадровой службе. М.: МЭСИ, 2004.

7.  Кирсанова делопроизводства: Документационное обеспечение управления. М.- Новосибирск, 2003.

8.  , Щуко письмо: Справочник / Изд. 2-е, перераб. и доп. М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 2004.

9.  Методические рекомендации на основе ГОСТ РФ 6.30-2003УСОРД. Требования к оформлению документов. Федеральная архивная служба, 2003.

10.  Организация работы с документами: учебник / под ред. . М.: ИНФРА-М, 1998.

11.  , , Воробьев по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Изд. 9-е, перераб. и доп. М.; СПб.: Издательский дом “Герда”, 20с.

12.  Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000.

13.  Справочник кризисного управляющего / под ред. – М.: Тандем, 1998.

14.  Стенюков . Делопроизводство. М., 2004.

15.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (Утверждена приказом Федеральной архивной службы России ). М.: Научная книга, 2001.

Дополнительная литература:

1.  Андреева . М., 2004.

2.  Андреянова организовать делопроизводство на предприятии. М.: ИНФРА-М., 1998.

3.  Веселов делового письма. М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1993.

4.  Веселов деловое письмо в промышленности. М.: Издательство стандартов, 1998.

5.  Делопроизводство и требования к его ведению (Документационное обеспечение управления персоналом) // Книга работника кадровой службы: Учебно-справ. пособие / под общ. ред. проф. . М.: Экономика, 1998. С. 107 – 175.

6.  Журнал «Секретарское дело».

7.  Как правильно подготовить и оформить приказ / сост. . 2-е изд. М.: ИНФРА-М, 1998.

8.  Колтунова и деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет. М.: Экономическая литература, 2002.

9.  , Гюльмасаров письма на английском языке. Образцы с переводом на русский язык: практ. пособие. М., 1999.

10.  Культура делового общения. М., 1999.

11.  Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник-практикум. М.: Флинта, Наука. 2004.

12.  , Дорофеева для секретаря. Ростов н/Д.: Феникс, 2003.

13.  Общероссийский классификатор управленческой документации. М.: Издательство стандартов, 1994.

14.  Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

15.  Рахманин деловой речи и редактирование служебных документов. 4-е изд. - М.: Высшая школа: ИНФРА-М, 1998.

16.  Справочник по деловой переписке. М.: Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

17.  Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УС ОРД). Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применения. М. 1993

18.  Фионова и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. – Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.

Электронные ресурсы:

1.  http://praxis. *****/public. htm

2.  http://www. *****/index. php/article/sub/3.html

3.  http://www. *****/home. asp

4.  http://www. *****

Методические рекомендации по организации изучения дисциплины

На основании программы кафедры разрабатывается рабочая учебная программа дисциплины с учетом фактического числа часов, отведенных на ее изучение. В программе дисциплины предусматривается изучение документационной теории и практики в управлении на основе научно-обоснованных принципов и методов.

Целью разработанных в курсе семинарских занятий является получение базовых навыков по составлению проектов основных документов, используемых в управлении, в соответствии с существующими нормами и правилами; составление проектов основных бланков учреждения (внешних, внутренних, гербовых, бланков конкретного вида документов, бланков должностного лица); редактированию текста служебного документа с учетом норм логики и языка; ведению деловой корреспонденции и документации, а также при решении этих задач современных программных средств.

Программа рассчитана на 108 часов.

Предусматривается домашнее задание, предполагающее задачи по закреплению студентами основных понятий документооборота, правил создания управленческих документов и принципов работы с ними.

Программа составлена в соответствии с государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования по направлениям подготовки в области регионоведения.

Тематический план лекционных занятий

№ темы	Раздел (тема) дисциплины	Объем часов по направлению ЗР
Спец 1	Спец 2	Спец 3
1.	Делопроизводство как профессиональный навык. Введение в дисциплину	2
2.	Документ в системе управления	4
3.	Унификация и стандартизация управленческих документов	2
4.	Основные правила оформления управленческих документов	2
5.	Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов	2
6.	Особенности составления и оформления справочно-информационных и справочно-аналитических документов	2
7.	Служебная корреспонденция	2
8.	Документы по личному составу и ведение кадровой документации	2
9.	Требования к тексту документа	2
10.	Язык и стиль служебного документа	4
11.	Ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан	2
12.	Организация работы с документами	4
13.	Систематизация документов и их хранение	2
14.	Организация делопроизводства в учреждении	2
15.	Использование современных компьютерных технологий в документообороте учреждений и организаций	2
Итого	36 ч.

Тематический план семинарских занятий

№ темы	Раздел (тема) дисциплины	Объем часов по направлению ЗР
Спец 1	Спец 2	Спец 3
1	Документ в системе управления	2
2.	Основные правила оформления управленческих документов	2
3.	Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов	2
4.	Особенности составления и оформления справочно-информационных и справочно-аналитических документов	2
5.	Служебная корреспонденция	2
6.	Требования к тексту документа	2
7.	Язык и стиль служебного документа	2
8.	Организация работы с документами	2
9.	Организация делопроизводства в учреждении	2
Итого	18 ч.

План – график Самостоятельной работы студентов	По дисциплине _____Деловая корреспонденция и делопроизводство_______________	Институт (факультет) _СГФ __ направление __ЗР__________________________	Семестр ____1__________________ часов в неделю (36-0-18 / _________________	Распределение нормативного времени самостоятельной работы студентов по неделям семестра	17		1		2		3	лектор _____________________
					16		1		2		3
					15		1		2		3
					14		1		2		3
					13		1		2		3
					12		1		2		3
					11		1		2		3
					10		1		2		3
					9		1		2		3
					8		1		2		3
					7		1		2		3
					6		1		2		3
					5		1		2		3
					4		1		2		3
					3		1		2		3
					2		1		2		3
					1		1		2		3
				Объем домашних заданий	Чертежей формата А4
				Страниц текста
				Распределение часов учебного плана	Самостоятельная работа в семестре	В том числе	На сессию
				Выпол­нение задания					14
				На изу­чение теории					40
				всего					54
				аудиторных	36	0	18	0	54
				Вид занятий	лекции	Лаборатор. работы	Практич. занятия	КП, КР, РГР, РФ	Итого