Архивистика (стр. 2 )

Состав дела	Входящий, исходящий или внутренний документ.	Реквизиты данного документа, позволяющие определить фондовую принадлежность дела.
Документ 1.
Документ 2.
Документ 3.
Документ 4.
Документ 5.
Документ 6.
Документ 7.
Документ 8.
Документ 9.
Документ 10.

Фондообразователь для дела № 5	Обоснование:

Практическое занятие № 2

К разделу1. Государственная архивная служба и государственные архивы.

Тема 1.4 Описание документов и дел

Цель занятия - овладеть методикой описания документов и дел.

Первым этапом Вашей работы будет описание единиц хранения из электронного архива обучающей системы.

Итак, обратитесь к электронному архиву нашей обучающей системы.

Выберите исторический период, который отвечает Вашим научным интересам, войдите в соответствущий раздел электронного архива, щелкнув мышью по его названию.

Выберите систему документации (государственных учреждений, общественных организаций, личного происхождения).

ВНИМАНИЕ! Для выполнения задания по даннной теме раздел "РОССЫПЬ" выбирать не следует!

Войдите в выбранный раздел. Выберите фонд или коллекцию для описания, щелките мышью по названию фонда.

ВНИМАНИЕ! Начните работу над фондом с изучения исторической справки. Щелкните по соответствующему разделу и внимательно изучите историю фондообразователя и фонда.

Далее можно приступать к описанию каждой единицы хранения. Для этого поочередно щелкните по номеру каждого дела, затем по номеру каждого листа ( надпись "л.5 об." означает, что за данной графической ссылкой скрывается изображение оборота пятого листа).

Внимательно прочитайте текст каждого документа, изучите его реквизиты (адресат, бланк или угловой штамп, печать, подпись, регистрационные штампы, резолюции, пометы).

Далее Вам придется работать, поочередно обращаясь то к файлу Word с шаблоном-организатором по данной теме, то к выбранному Вами разделу электронного архива.

Просмотрите дело, определите его фондовую принадлежность и внесите название или фамилию фондообразователя (как можно более полно) в графу "Фонд". Вернитесь к первому листу дела. В графе 4 "Примерные заголовки документов дела и даты документов" последовательно сформулируйте заголовок каждого документа дела и его дату.

Для этого Вам следует вспомнить правила передачи каждого элемента информации заголовка документа:

- вида документа;

- автора;

- корреспондента;

- предмета или вопроса;

- территории;

- времени;

- внешних особенностей.

При этом следует помнить, что:

- если Вы работаете с документами дореволюционного периода или личного происхождения, для определения вида документа Вам лучше обратиться к терминологической базе обучающей системы, поскольку Вам могут встретиться весьма экзотические виды документов - рапорты, меновые и жалованные грамоты и др.;

- все названные выше элементы заголовка одновременно почти никогда не применяются вместе, их набор зависит от вида документа (чтобы оживить в памяти элементы описания, характерные для каждого вида документа, обратитесь к теме 2);

- сформулировав заголовок документа, приведите его дату. Для этого вспомните, как датируются входящие и исходящие документы, а также декреты, законы, планы, отчеты, книги и копии документов.

После даты приведите сведения о подлинности и копийности, способе воспроизведения документа, его внешних особенностях:

Например:

Л.1-3. Протокол заседания советско-американской комиссии по сотрудничеству в области жилищного и другого строительства при Министерстве промышленности строительных материалов СССР. Подлинник. Машинопись.22 марта 1987 г.

Совершенно не обязательно составлять отдельный заголовок на каждый документ дела. Если в деле встречается последовательно подшитая группа однородных документов, попытайтесь составить групповой заголовок, например :

Л. 12-23. Письма Станиславского Константина Сергеевича актеру и режиссеру МХАТ Орлову Владимиру Александровичу. Автографы. 5 писем, 1916-17 гг.

Наконец, по мере описания каждого документа, обращайте внимание на названия структурного подразделения фондообразователя, которые встречаются Вам в тексте. Если в документе упоминаются названия структурных подразделений, внесите их в соответствующую графу карточки-черновика.

Пример заполнения карточки предварительного описания дела:

1.ВРЕМЕННЫЙ НОМЕР ДЕЛА	5
1. ФОНД	Государственный институт техники управления Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР (ИТУ)
2. Упоминания о СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕ-ЛЕНИИ	Отдел делопроизводства и учета
3. Примерные ЗАГОЛОВКИ ДОКУМЕНТОВ И ДАТЫ.	Л.1-3- Письма Центрархива РСФСР ИТУ о необходимости разработки нормативных актов по реорганизации делопроизводства в центральных учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 28 марта -3 апреля 1926 года. Л.4-8. Письмо Центрархива РСФСР ИТУ о замечаниях и дополнениях к проекту Правил постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 30 мая 1926 года. Л. 9-42. Проект Правил постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Копия. Машинопись. б/д [1926 г.] Л. 43-50. Письма ИТУ Центрархива РСФСР с замечаниями о предложениями о Правилах постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 3 июля -16 августа 1926 года. Л. 51-85. Проект Правил постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Копия. Машинопись с рукоп. правкой. б/д [1926 г.] Л. 86-89. Письмо Центрархива РСФСР ИТУ об обсуждении проекта Правил постановки документальной части делопроизводства в архивных учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 25 сентября 1926 года. Л. 90. Графическая схема рационализации документооборота в учреждении, составленная ИТУ, Рукопись, Подлинник. б/д

После того, как Вы сформулировали заголовки всех документов дела, на время оставьте электронный архив, и сосредоточтесь на файле с шаблоном-организатором по теме. Вам предстоит заполнить “чистовик” карточки описания дела. Не паникуйте и внимательно посмотрите на нее. Вы видите, что графы карточки соответствуют информационным характеристикам единицы хранения. Вам следует указать:

- название учреждения фондообразователя;

- название его структурной части, в деятельности которой отложилось дело;

- делопроизводственный номер дела (для ведомственного архива - индекс дела по номенлатуре);

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- временный номер;

- архивный шифр;

- свою фамилию.

Все эти данные Вам следует взять из черновика карточки данного дела.

Начнем с самого легкого. Укажите название учреждения-фондообразователя. Помните, что название дается полностью, с указанием ведомства, к которому учреждение относится.

Далее Вам предстоит самое сложное - сформулировать заголовок дела в целом. Элементы заголовка дела:

- вид документов или единицы хранения;

- автор;

- корреспондент;

- предметы или вопросы;

- территория;

- время;

- внешние особенности.

Также, как и при составлении заголовка документа, набор элементов информации зависит от вида документа.

Внимательно посмотрите на заголовки документов, составленные Вами. Если в деле встречаются разные виды документов, подумайте, нельзя ли в данном случае применить термины "Дело", "Материалы", "Переписка".

В зависимости от состава и разнообразия тематики документов дела Вам следует решить вопрос о том, какой тип заголовка в данном случае применить - простой, обобщающий, сложный или их сочетания.

Вспомните также о требованиях, предъявляемых к заголовку: избегайте смысловых неточностей, схематизма и обобщений, канцеляризмов, идеологических штампов.

После составления заголовка единицы хранения датируйте дело в целом. Если Вы аккуратно выписали даты всех документов в черновик, Вам не составит труда найти самую раннюю и самую позднюю дату, даже если документы расположены не по хронологии. Если в деле нет ни одной даты, попытайтесь ее установить по содержанию документов.

Проставьте количество листов в деле. Помните, что в архивном деле нумеруются именно листы, а не страницы, поэтому обороты в число листов не входят.

Наконец, следует проставить название структурного подразделения, в деятельности которого образовалось дело. Для этого следует еще раз обратиться к исторической справке, учитывая содержание дела и даты документов.

Шифр дела при описании не указывается, поэтому ограничтесь обозначением временного номера дела.

Пример заполнения шаблона по теме 2:

ДЕЛО № 5

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

Название фонда:
Государственный институт техники управления Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР (ИТУ)
Название структурной части:
Отдел делопроизводства и учета
Делопроизводственный № :
Заголовок единицы хранения:
Проект Правил постановки архивной части делопроизводства в учреждениях СССР (копия), переписка с Центральным архивом РСФСР о разработке проекта Правил и о реорганизации делопроизводства в центральных учреждениях РСФСР. Машинопись.
Аннотация: Л. 90. Графическая схема рационализации документооборота в учреждении, составленная ИТУ, Рукопись, Подлинник. б/д
№ фонда: 4	Начато: 28 марта 1926 г.	Окончено: 25 сентября 1926 г.
№ описи:	На листах: 90 л.
№ единицы хранения:	Временный номер:
Описал: Иванов

Последний этап работы - описание отдельных документов дела. Для этого Вам также следует воспользоваться черновиком карточки.

Описание документов осуществляется при составлении аннотации, а также в том случае, если дело содержит фотографии, листовки, нормативные акты, особо ценные документы. В последнем случае на дело составляется внутренняя опись.

Если дело нуждается во внутренней описи, скопируйте шаблон карточки описания документа столько раз, сколько документов в деле после карточки описания данной единицы хранения. Если дело не нуждается во внутренней описи, уничтожьте шаблон каточки описания документа, приведенный для данного дела.

Пример заполнения шаблона карточки описания документа:

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА

Название фонда:
Всероссийский комитет “Союза 17 октября”
Название структурной части:
Регистрационный № : 25-1
Заголовок документа:
Листовка Санкт-Петербургского комитета партии “Союз 17 октября” “К рабочим” с призывом не поддаваться на призывы к политическим забастовкам.
№ фонда: 4	Дата документа: 1 мая 1907 г.
№ описи:	На листах: Л. 5.
№ единицы хранения:	Временный номер:
Описал: Иванов

Карточка предварительного описания дела

1.ВРЕМЕННЫЙ НОМЕР ДЕЛА
2. ФОНД №
3. УПОМИНАНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕ-ЛЕНИИ
4. ПРИМЕРНЫЕ ЗАГОЛОВКИ ДОКУМЕНТОВ И ДАТЫ.

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

Название фонда:
Название структурной части:
Делопроизводственный № :
Заголовок единицы хранения:
№ фонда:	Начато:	Окончено:
№ описи:	На листах:
№ единицы хранения:	Временный номер:
Описал:

Дело № 2

Карточка предварительного описания дела

1.ВРЕМЕННЫЙ НОМЕР ДЕЛА
2. ФОНД №
3. УПОМИНАНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕ-ЛЕНИИ
4. ПРИМЕРНЫЕ ЗАГОЛОВКИ ДОКУМЕНТОВ И ДАТЫ.

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

Название фонда:
Название структурной части:
Делопроизводственный № :
Заголовок единицы хранения:
№ фонда:	Начато:	Окончено:
№ описи:	На листах:
№ единицы хранения:	Временный номер:
Описал:

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА

Название фонда:
Название структурной части:
Регистрационный № :
Заголовок документа:
№ фонда:	Дата документа:
№ описи:	На листах:
№ единицы хранения:	Временный номер:
Описал:

Дело № 3