Архивистика (стр. 4 )

№№ пп	Названия групп докумен-тов, крайние Даты	№№ описей	№№ дел по опи-сям	Кол-во дел	Примеча-ния
1	Переписка с библиотечными коллекторам г. Москвы, Лениграда, Новосибирска о снабжении научно-технических библиотек отрасли технической литературой. 10 января-31 марта 1987 года.	б/о	б\о	три ед. хр.	ст.959

Отразив в таблице все дела, выделенные Вами к уничтожению, внизу проставьте цифрами и прописью общее количество выделенных на уничтожение дел и их краткие даты (см. карточки).

Далее Вам следует дать характеристику документов, оставленных на хранение. Проставьте количество оставленных на хранение дел, их крайние даты и укажите состав документов, оставленных на хранение (т. е. перечислите виды документов). Источником для Вас должны служить карточки описания дел, сроки хранения которых не истекли и дел постоянного хранения.

Обратите внимание на то, что Вам не следует переписывать в графе “оставлено на хранение” заголовки дел, а только указать виды документов (постановления, протоколы, планы, отчеты, и т. д.).

Практическое занятие № 4

К разделу 1. Государственная архивная служба и государственные архивы

По теме 1.5 Составление описи документов архивного фонда

Цель занятия - овладеть методикой составления собственно описи и справочного аппарата к ней.

Для выполнения задания по данной теме Вам понадобятся карточки описания дел и документов, которые Вы должны были составить в процессе работы над заданием по теме 2 .

Работа над описью будет включать в себя три этапа:

1) Составление схемы классификации дел фонда;

2) Составление собственно описи;

3) Создание справочного аппарата к описи.

Для составления схемы классификации Вам необходимо освежить в памяти признаки классификации дел внутри архивного фонда. Затем следует еще раз тщательным образом изучить историю фондообразователя. Для этого обратитесь к электронному архиву. Найдите фонд, описанный Вами, и щелкните по разделу “Историческая справка”.

Изучая историческую справку, постарайтесь найти ответы на следующие вопросы:

- годы деятельности учреждения (годы жизни человека); прекратило ли учреждение свою деятельность и когда, по возможности, укажите законодательные и другие нормативные акты, регламентирующие деятельность учреждения ;

- отрасли (функции) учреждения (направления деятельности человека); изменялись ли функции учреждения в течение его деятельности;

- особое внимание уделите структуре учреждения; установите, была ли структура стабильной, или часто менялась;

- выясните подведомственность учреждения (организации), его подчиненность, выясните, имело ли учреждение (организация) местные отделения или филиалы, какие структуры подчинялись данной организации, существовали ли при учреждении какие-либо общественные организации (комиссии, комитеты, профсоюзы и т. д.);

- если возможно, выясните особенности организации делопроизводства в учреждении, а именно: была ли система делопроизводства централизованной, децентрализованной, смешанной;

- для фонда личного происхождения установите круг родственных связей и ближайших соратников фондообразователя в его деятельности, творчестве.

Шаблон № 1.

Для фонда учреждения:

Название и номер фонда
Местонахождение фонда (название архива)
Законодательные или нормативные акты (с точными датами) о создании, ликвидации, реорганизации учреждения, организации
Переименования фондообразователя с крайними датами каждого названия
Изменения подведомственности (подчиненности) учреждения с датами
Годы деятельности учреждения (организации)
Крайние даты документов фонда
Функции (отрасли деятельности) учреждения, их изменения
Структура учреждения (за тот период, который отражен в подборке электронного архива). Изменения структуры ( с датами)
Какие учреждения (организации) подчинялись фондообразователю
Наличие местных филиалов, отделений
Общественные организации и др. структуры, существующие при фондообразователе
Система делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

Шаблон № 2.

Для фонда личного происхождения

Название ( Ф. И.О. лица, членов семьи, рода) и номер фонда
Местонахождение фонда (название архива)
Годы жизни лица, членов семьи, рода
Крайние даты документов фонда
Направления деятельности фондообразователя, лица, членов семьи, рода ( государственная, общественная, литературная, художественная, научная, военная и т. п. деятельность, интересы, хобби)
Имущественно-хозяйственное положение
Родственники фондообразователя
Соратники фондообразователя. Круг знакомств

Изучив историю фондообразователя, выберите тип схемы классификации. П

Составьте “каркас” схемы классификации дел фонда, указав тип схемы и первые два классификационных деления (разделы и подразделы). Заполните графу 1 и 2 шаблона № 3.

Шаблон № 3.

Схема классификации дел фонда № _______ название фонда ______________
ТИП СХЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ:
№ раздела/подраздела	Название раздела и подраздела	Признаки классификации дел внутри подразделов.	Временные номера дел, относящихся к подразделам
1	2	3	4
Раздел 1
1.1.
1.2...и т. п.
Раздел 2
2.1.
2.2и т. п.
Раздел 3
3.1.
3.2.
...и т. п.
и т. д.

Затем внимательно изучите карточки описания дел Вашего фонда и систематизируйте их (осуществляя операции редактирования “выделить”, “вырезать”, “вставить”) в соответствии со схемой.

Наверняка в пределах одного подраздела у Вас обнаружится несколько карточек. Проведите классификацию в пределах самой мелкой группы дел с помощью дополнительных признаков классификации. Закончите заполнение шаблона № 3.

В графе 3 укажите признак классификации (номинальный, авторский, корреспондентский и т. д.), которым Вы руководствовались, проводя классификацию внутри данной группы дел. В графе 4 укажите временные номера дел, отнесенных к данному подразделу схемы классификации в том порядке, в каком они должны, в соответствии с признаком классификации, избранным Вами для данной группы, следовать в описи. Еще раз отсистематизируйте карточки, расположив их в полном соответствии со схемой (осуществляя операции редактирования “выделить”, “вырезать”, “вставить”).

Однако и это может быть еще не конец - в пределах одной группы у Вас снова может образоваться несколько однородных карточек, которые тоже необходимо систематизировать. Например, по номинальному признаку - к одному разделу может относиться три карточки с отчетами. В этом случае снова нужно выбрать признак классификации - хронологический, авторский или тематический и указать его в графе 3.

Изучите пример заполнения шаблона № 3 с хронологически-структурной схемой классификации дел фонда.

Схема классификации дел фонда № 000 Российского республиканского объединения мясной промышленности. (ГА РФ).
ТИП СХЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ: хронологически-структурная.
№ раздела / подраздела	Название раздела и подраздела	Признак классификации дел внутри подразделов	Временные номера дел, относящихся к подразделам
1	2	3	4
Раздел 1.	1980 г.
1.1.	Административно-хозяйственный отдел	Номинальный (приказы - 8[1], планы -12, отчеты - 5)	8, 12, 5
1.2.	Планово-экономический отдел	Номинальный (планы - 33; отчеты - 6, 21, 8, 16). В пределах номинальной группы “отчеты” - тематический (отчеты о численности аппарата управления - 6; - о внедрении новой техники -21; - об изобретениях -8; - о наличии лабораторий –16.)	33, 6, 21, 8,16
1.3.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности	Географический (отчеты территориториальных объединений Астраханской -18, Архангельской -3, Ленинградской -1 , Московской областей -22)	18, 3, 1, 22
Раздел 2	1981 г.
2.1.	Административно-хозяйственный отдел	Номинальный (приказы - 2, планы -13, отчеты -1, справки-16)	2, 13, 1, 16
	и т. д...

Проставьте в карточках описания дел архивный шифр (заполните графы “№ фонда”, “№ описи”, “№ дела”), закрепив за каждым делом его валовый номер по описи в соответствии со схемой классификации. Если это Ваша первая попытка создания описи, присвойте ей почетный первый номер, если вторая - второй.