Архивистика (стр. 6 )

Можете передохнуть, на этом составление описи завершено.

Если в фонде встретились дела, которые Вы описали подокументно, Вам следует составить внутреннюю опись документов для каждого такого дела. Для начала обратитесь к галерее формуляров к теме 4 и посмотрите, как выглядит внутренняя опись. Во внутреннюю опись документы вносятся в том порядке, в каком они подшиты в дело.

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА № 1

Название фонда:
Конституционно-демократическая партия
Название структурной части: Центральный комитет
Регистрационный № : 25-1
Заголовок документа:
Обращение Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Матросы! Рабочие и крестьяне!” с призывом воздержаться от погромов, насилий и волнений в связи с переворотом партии большевиков 25 октября 1917 года.
№ фонда: 4	Дата документа: 25 октября 1917 г.
№ описи: 1	На листах: 2 Л.
№ единицы хранения:1	Временный номер:
Описал:

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ Д

Название фонда:
Конституционно-демократическая партия
Название структурной части: Центральный комитет
Регистрационный № : 25-1
Заголовок документа:
Листовка Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Граждане матросы!” с призывом на Учредительном собрании голосовать против большевиков.
№ фонда: 4	Дата документа: [ноябрь 1917 г.]
№ описи: 1	На листах: 1 Л.
№ единицы хранения:1	Временный номер:
Описал:

КАРТОЧКА

ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА № 3

Название фонда:
Конституционно-демократическая партия
Название структурной части: Московский губернский комитет
Регистрационный № : 25-3
Заголовок документа:
Листовка Московского губернского комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) с призывом к населению к бойкоту выборов в Городскую Думу, назначенных партией большевиков на 26 ноября 1917 года.
№ фонда: 4	Дата документа: [ноябрь 1917 г.]
№ описи: 1	На листах: 2 Л.
№ единицы хранения:1	Временный номер:
Описал:

Шаблон

Форма внутренней описи.

Дело №_______

№ п/п	Дело-производствен-ный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примеча-ние
1	2	3	4	5	6
1	25-1	25 октября 1917 г.	Обращение Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Матросы! Рабочие и крестьяне!” с призывом воздержаться от погромов, насилий и волнений в связи с переворотом партии большевиков 25 октября 1917 года.	1-2 л.
2	25-2	[Ноябрь 1917 г.]	Листовка Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Граждане матросы!” с призывом на Учредительном собрании голосовать против большевиков.	3 л.
3	25-3	[Ноябрь 1917 г.]	Листовка Московского губернского комитета конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) с призывом к населению к бойкоту выборов в Городскую Думу, назначенных партией большевиков на 26 ноября 1917 года.	4-5 л.
Итого: (цифрами и прописью) 5 (пять) листов документов
Подпись 20 ноября 1998 года. ____________________ Дата: _______________________

Если Вы описали подокументно весь фонд (коллекцию), то каждый документ Вашего фонда (коллекции) образует самостоятельную единицу хранения. В таком случае классификация документов проводится по тем же правилам, что и классификация дел. Заголовки документов, также как и заголовки единиц хранения, вносятся в шаблон № 9.

Следующий этап работы - составление справочного аппарата к описи.

Вам предстоит создать:

- титульный лист описи;

- оглавление описи ;

- список сокращений ;

- предисловие ;

- указатель или указатели

(см. галерею формуляров к теме 4 ).

Работу имеет смысл вести в следующей последовательности:

  Составление списка сокращений.

  Составление указателя (указателей) к описи.

  Составление предисловия к описи.

  Составление оглавления.

1. Составление списка сокращений.

Начнем с несложного участка работы - составления списка сокращений. Поскольку количество единиц хранения, включенных в Вашу опись невелико, список сокращений не должен выглядеть слишком длинным. Вспомните, какие сокращения допускаются в описи. Неправильно сделанные Вами сокращения раскройте непосредственно в описи. Общепринятые и допустимые сокращения выпишите в специальный шаблон № 7, затем расположите их в алфавитном порядке и расшифруйте.

Шаблон

Список сокращений.

Сокращение	Расшифровка
ОНО	отдел народного образования
РПО	республиканское производственное объединение
РСДРП	Российская социал-демократическая рабочая партия
УОНО	уездный отдел народного образования.

2. Составление указателя (указателей) к описи.

Далее приступим к трудоемкой операции по составлению указателей к описи.

Вспомните, какие существуют виды указателей в зависимости от подробности отражаемой информации и наличия аннотаций.

Вспомните, какие элементы информации могут служить рубрикой и подрубрикой в каждом из видов указателей к описи.

Вспомните, какие элементы информации ни в коем случае не могут служить рубрикой ни в одном из видов указателей.

Вспомните, какие бывают разновидности подрубрик в указателях к описи.

Вспомните, что является ссылочными данными в указателях к описи.

Вспомните правила инверсии словосочетаний в указателях (см. тему 4).

Теперь, когда Вы вспомнили так много, постарайтесь удержать все эти данные в своей “оперативной памяти”.

Еще раз обратитесь к галерее формуляров и посмотрите, как выглядит указатель к описи.

Теперь можно приступать к работе. Первая Ваша задача - выделить из заголовков единиц хранения и документов те элементы информации, которые могут быть объектами поиска, а значит являться рубриками указателя к описи. Традиционно указатель составляется на карточках, но мы с Вами, последовательно читая каждый заголовок дела (шаблон № 9), будем выписывать все ключевые слова в том порядке, в каком они встречаются в описи, заполняя предварительный шаблон № 4. В информатике этот процесс называется дескриптизацией, то есть выделением из текста ключевых слов (дескрипторов), которые в совокупности образуют специальный информационно-поисковый язык (словарь дескрипторов).

В процессе работы помните:

- виды документов, структурные подразделения учреждений, отглагольные существительные, обозначающие действия (“борьба”, “организация”) и абстрактные понятия (“стабильность”, “кризис”) рубрикой быть не могут, так как не являются объектом самостоятельного поиска без определяющих или согласованных с ними понятий (“борьба с бандитизмом”, “кризис сельского хозяйства”);

- понятие-рубрику следует выписывать вместе с аспектом, в котором это понятие употреблено, и который впоследствии образует подрубрику.

Например:

Бандитизм, борьба с ним 28

- географический и именной указатели, как правило, не могут быть глухими, поэтому следует выписывать географические названия и имена сразу с краткими аннотациями, раскрывающими понятие.

Например:

Ивановское, село Дмитровского уезда Московской губернии 15

, учитель средней школы № 5 г. Дмитрова. 6

Пример заполнения шаблона № 4.

Предварительная форма указателя к описи

Рубрика, подрубрика	Краткая аннотация для географических названий и имен	Ссылочные Данные (№ ед. хр. по описи)
Российское производственное объединенное мясной промышленности, планирование		2
Российское производственное объединение мясной промышленности, отчетность		3
Работники аппарата управления, численность		4
Рационализаторские предложения, внедрение		5
Свердловск	город, областной центр РСФСР	6
Предприятия мясной промышленности, численность		6
и т. д...

Добросовестно выписав ключевые слова, которые могут быть рубрикой в шаблон № 4, не забудьте про ссылочные данные (№ ед. хр.).

Затем Вам предстоит работать с составленным Вами шаблоном № 4.

Прежде всего выберите вид указателя к описи. Если в Вашем предварительном шаблоне оказалось наряду с предметными понятиями много имен и географических названий, имеет смысл вынести их в отдельную таблицу с помощью операций редактирования (“выделить строку”, “вырезать”, “вставить”).

Если в шаблоне много специфических понятий - названий предприятий, политических партий, газет - возможно, следует составить специальный указатель названий предприятий, газет и т. д. (аналогично скопировав эти рубрики в отдельную таблицу).

Если понятий-рубрик получилось немного, имеет смысл сделать единый (комбинированный) указатель, в котором все понятия-рубрики (предметы, вопросы, имена, географические названия) будут перечислены в алфавитном порядке. Озаглавьте его просто “Указатель”.

Например:

Изобретения

- патентование 8

- внедрение 5, 6, 12.

Свердловск, город 6, 12, 19.

Теперь, когда количество рубрик сократилось, поработайте с подрубриками и аннотациями. Еще раз вспомните виды подрубрик, порядок следования подрубрик после рубрики. Отредактируйте аннотации.

Затем Вам следует поработать со словосочетаниями. Выделите ключевое слово в каждом словосочетании (например, “научно-техническая революция”), произведите инверсию и добавьте в таблицу соответствующие строки в алфавитном порядке. Вспомните, какие понятия не подлежат инверсии.

Например:

научно-техническая революция см. революция научно-техническая.

революция научно-техническая 12

Оформите указатели, введите в таблицу буквы алфавита, с которых начинаются понятия-рубрики, выделите их жирным шрифтом.

На этом работа окончена.

Пример заполнения шаблонов:

Шаблон

Предметный указатель

Рубрика	Подрубрика	Ссылка
А
Аппарат административно-управленческий	численность	3, 8, 12, 25
Административно-управленческий аппарат		см. аппарат административно-управленческий
Делопроизводство	автоматизиция	12
Б
Беломорский мясоконсервный комбинат		см. Комбинаты мясоконсервные
... К
Комбинаты мясоконсервные	- Азовский - Беломорский - Свердловский и т. д.	28 13 32

Шаблон 12.

Географический указатель

Рубрика	Аннотация	Ссылка
А
Астрахань	Город, областной центр РСФСР	28
Белгород	Город, областной центр РСФСР	13
Свердловск (ныне Екатеринбург)	Город, областной центр РСФСР	58

3. Следующий этап работы - составление предисловия к описи.