Архивистика (стр. 1 )

Правительство Санкт-Петербурга

Комитет по образованию

Государственное образовательное учреждение
среднего профессионального образования

Санкт-Петербургский колледж управления и экономики
«Александровский лицей»

АРХИВИСТИКА

Санкт-Петербург

2010

Учебно-методический комплекс дисциплины обсужден на заседании методической комиссии по специальности СПО 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведения» (протокол № 1 от 01.01.2001) и одобрен методическим советом Санкт-Петербургского колледжа управления и экономики «Александровский лицей» (протокол № 3 от 01.01.2001).

Составитель:

Оглавление

Пояснительная записка	4
Практическое занятие № 1. Классификация документов и дел в пределах архива	5
Практическое занятие № 2. Описание документов и дел	14
Практическое занятие № 3. Экспертиза ценности документов и комплектование архивного фонда	27
Практическое занятие № 4. Составление описи документов архивного фонда	31
Практическое занятие № 5.Государственный учет документов Архивного фонда РФ	46
Список используемой литературы	60

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Данные методические указания к интерактивному обучающему курсу «Архивистика» предназначены для оказания помощи студентам второго курса средних специальных учебных заведений повышенного уровня обучения в их подготовке к практическим занятиям в компютерном классе.

Предназначение методических указаний - акцентировать внимание студентов на наиболее важных проблемах курса, представить им необходимый справочный материал и освободить от механического конспектирования текста лекции, а также помочь выполнить самостоятельную работу по обработке документов.

Методические указания позволяют обучающимся получить средства для дальнейшего самостоятельного изучения курса архивоведения. Структура изложения материала каждой темы достаточно удобна для восприятия. Предлагаемые методические указания позволят улучшить подготовку студентов, расширить их кругозор, а также обеспечить средствами для самостоятельного и более глубокого вхождения в предметную область архивоведения.

Методические указания включают материал по пяти важнейшим темам курса, а именно сбора, обработки и поиска ретроспективной документной информации, научной организации документов, комплектования, экспертизы ценности и учета документов, аналитико-синтетической обработки документной информации

По каждой теме имеется шаблон-организатор к практическому занятию, в который студент может самостоятельно вносить полученные данные.

Практическое занятие № 1

К разделу 1. Государственная архивная служба и государственные архивы

Тема 1.1.6 Классификация документов и дел в пределах архива. Классификация документов и дел в пределах архивного фонда.

Цель занятия - овладеть методикой определения фондовой принадлежности документов и дел.

Для выполнения задания Вам следует обратиться к электронному архиву нашей системы, выбрать историческую эпоху, с документами которой Вам интереснее работать и “щелкнуть” по соответствующему разделу. Далее Вам следует обратиться к разделу “Россыпь”.

В этом разделе Вас ожидает “виртуальная куча мала”, составленная из единиц хранения разных организаций. Вам следует ознакомиться с каждым делом, изучить документы и определить фондообразователя для каждой единицы хранения. Результаты этой работы (название учреждения-фондообразователя и обоснование Вашего вывода) следует изложить на шаблонах образцы которых приведены ниже.

Внимательно знакомясь с документами дела Вы должны определить, является ли данный документ входящим, исходящим или внутренним. Далее Вы должны вспомнить признаки определения фондовой принадлежности для входящего, исходящего или внутреннего документа и сделать соответствующие заметки в шаблоне № 1, приведенном ниже.

Образец заполнения шаблона № 1

по делу (Переписка МГИАИ с ГАУ при СМ СССР, 1972 год):

Состав дела

Входящий, исходящий или внутренний документ.

Реквизиты данного документа, позволяющие определить фондовую принадлежность дела.

Состав дела	Входящий, исходящий или внутренний документ.	Реквизиты данного документа, позволяющие определить фондовую принадлежность дела.
Документ 1.	Входящий	Реквизиты: адресат - “Ректору МГИАИ”
Документ 2.	Исходящий	Содержание: “Московский государственный историко-архивный институт просит Вас сообщить архивным учреждениям о правилах приема на заочное отделение...”
Документ 3	Внутренний	Заголовок : “Протокол №2 заседания Ученого Совета Историко-архивного института”

Изучив все документы дела, следует определить его фондовую принадлежность и указать фондообразователя в специальном шаблоне № 2, приведенном ниже.

Помните! Фондообразователем, как правило, может выступать юридическое лицо
. Поэтому название фондообразователя не может звучать следующим образом:

Центральный совет

Первый департамент

Главное управление научно-технической политики.

Даже если структурное подразделение является фондообразователем, следует указать учреждение, к которому оно относится.

Например:

Центральный Совет всесоюзного общества “Друг детей”.

Первый Департамент Московского надворного суда.

Главное управление научно-технической политики Министерства промышленности строительных материалов СССР.

Указать фондообразователя значить указать его географическое местоположение и юрисдикцию.

Название фондообразователя не может звучать следующим образом:

волисполком

профсоюз работников текстильной промышленности.

Правильно:

Кукаринский волостной исполнительный комитет Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов.

Можайский уездный комитет профсоюза работников текстильной промышленности.

Образец заполнения шаблона № 2:

Фондообразователь	Обоснование:
Московский государственный историко-архивный институт (МГИАИ).	Первый документ дела является входящим, значит он получен фондообразователем. В качестве адресата указан ректор МГИАИ. Второй документ является исходящим. Из содержания ясно, что отправителем также является Московский государственный историко-архивный институт (МГИАИ). Третий документ – внутренний. В его названии указан Историко-архивный институт.

При обнаружении непрофильных документов в делах Вы должны составить акт по следующей форме:

АКТ №_______

Об обнаружении документов, не относящихся к данному делу

В ходе____________________________________________________________было

(вид работы)

обнаружено___________________________________________________________

(в деле)

№№ пп	Заголовки документов	Шифр (если есть)	К какому фонду относится

Итого обнаружено ____________________________________________документов

(цифрами и прописью)

Перед заполнением шаблона укажите период, с документами которого вы работаете. Например: Документ за .

Дело № 1.

Состав дела	Входящий, исходящий или внутренний документ.	Реквизиты данного документа, позволяющие определить фондовую принадлежность дела.
Документ 1.
Документ 2.
Документ 3.
Документ 4.
Документ 5.
Документ 6.
Документ 7.
Документ 8.
Документ 9.
Документ 10.

Фондообразователь для дела № 1	Обоснование:

Дело № 2.

Состав дела	Входящий, исходящий или внутренний документ.	Реквизиты данного документа, позволяющие определить фондовую принадлежность дела.
Документ 1.
Документ 2.
Документ 3.
Документ 4.
Документ 5.
Документ 6.
Документ 7.
Документ 8.
Документ 9.
Документ 10.

Фондообразователь для дела № 2	Обоснование:

Дело № 3.

Состав дела	Входящий, исходящий или внутренний документ.	Реквизиты данного документа, позволяющие определить фондовую принадлежность дела.
Документ 1.
Документ 2.
Документ 3.
Документ 4.
Документ 5.
Документ 6.
Документ 7.
Документ 8.
Документ 9.
Документ 10.

Фондообразователь для дела № 3	Обоснование:

Дело № 4.

Состав дела	Входящий, исходящий или внутренний документ.	Реквизиты данного документа, позволяющие определить фондовую принадлежность дела.
Документ 1.
Документ 2.
Документ 3.
Документ 4.
Документ 5.
Документ 6.
Документ 7.
Документ 8.
Документ 9.
Документ 10.

Фондообразователь для дела № 4	Обоснование:

Дело № 5.