Инструкция по делопроизводству в ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж» (стр. 2 )

Проект приказа оформляется, как правило, в трех экземплярах:

1-й – регистрирующему лицу (секретарю, сотруднику отдела кадров);

2-й – структурному подразделению, разработавшему проект приказа;

3-й – Правовому центру.

Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения либо содержат другую финансовую информацию, подготавливаются в четырех экземплярах – 4-й экземпляр представляется в бухгалтерию колледжа.

Оформляется проект приказ на бланке, заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом Times New Roman N 14 через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к приказам выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Преамбула в проектах приказов обязательно завершается словом «п р и к а з ы в а ю:», которое печатается вразрядку, в конце слова «п р и к а з ы в а ю» ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

При подготовке проекта приказа не допускается дублирование ранее изданных приказов и других документов.

Текст распорядительной части делится на пункты:

1.  В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его И. О.Ф., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы, например «Ввести, исключить, назначить и т. д.») и указывается срок исполнения.

2.  Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3, и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.

3.  В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа. Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается должность, И. О.Ф или наименование структурного подразделения).

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие:

Например:

п р и к а з ы в а ю:

1.  Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению деятельности колледжа.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе ознакомления, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Согласование проекта приказа возлагается на структурное подразделение колледжа, разработавшее проект приказа.

Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Все приказы согласовываются со службой организационно-правового обеспечения и заместителями директора. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визирует руководитель финансово-экономической службы (главный бухгалтер).

Визы согласования включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение приказа в целом, его инициалы и фамилия.

Например:

2.  Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора

Директор (подпись)

Б). Оборотная сторона

Проект приказа вносит:

(Наименование структурного подразделения)

Исполнитель подпись Ф. И.О.

тел. дата

Согласовано:

Заместитель директора

Дата

Заместитель директора по УМР

Дата

Заместитель директора по ФЭР

Дата

Главный бухгалтер

Дата

Руководитель службы ОПОиКБ

Дата

Лист ознакомления с документом

_____________________________________________________________________________________

Обозначение и наименование документа

Фамилия, инициалы	Должность	Дата ознакомления	Роспись

В дело 00-00 (подпись дата)

В приказах по личному составу констатирующая часть может также отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по личному составу начинается с глагола, обозначающего действие: принять, перевести, уволить, объявить благодарность и т. д. Затем указываются: фамилия, и инициалы (при приеме на работу впервые - имя и отчество полностью) лица, должность и наименование структурного подразделения, время события.

При приеме на работу или перемещении на другую должность указывается вид приема или перевода (временная или постоянная работа), наличие испытательного срока, размер оплаты.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окон­чания отпуска.

В приказе об освобождении от занимаемой должности указы­вают причину увольнения и статью Трудового Кодекса РФ, на основании которой производится увольне­ние.

После каждого пункта приказа по личному составу распо­лагается реквизит: "Основание" (личное заявление работника, пред­ставление, докладная записка, объяснительная записка, справка-вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д.). Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (схемы, графики, таблицы, списки), то они оформляются в виде приложения к приказу, а тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение 1), (приложение 2). В правом верхнем углу таких документов пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например:

Приложение к приказу директора - 03

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкции и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.2.  РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый директором (его заместителем) колледжа (или его заместителем) в целях разрешения вопросов оперативного управления деятельностью колледжа. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную часть (приложение 4).

3.4.3.  ПРОТОКОЛ

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение (приложение 5).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

3.4.4.  СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма - подтверждения, письма - напоминания, письма - предупреждения, письма - извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные".

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма - ответа; б) письма, не требующие письма - ответа.

Для составления служебных писем используются бланки колледжа форматов А4; А5 (приложение 6).

3.4.5.  СПРАВКА

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность колледжа или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные колледжа и трафаретный текст.

Реквизиты данной справки: наименование вида документа; дата, номер (при необходимости), адресат, текст; подпись, печать.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (адресат) (отделение милиции, школа № 21 и т. д.)

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором даются сведения его должности (места учебы), зарплаты.

Справки производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации.

Реквизиты справки: наименование вида документа; адресат; дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись директора колледжа, печать.

В вводной части текста излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части текста приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается директором колледжа, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки по производственным вопросам (внутренние):

·  составляются на стандартном листе А4;

·  имеют те же реквизиты, что и внешние за исключением печати;

·  подписываются составителем.

3.4.6.  ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность колледжа, действия персонала или обучающихся.

Докладную записку в адрес директора оформляют заместители директора (по факту несоответствующего поведения сотрудника образовательного учреждения). Докладная записка хранится в личном деле сотрудника.

Также докладную записку в адрес директора или заместителя директора может оформить любой сотрудник образовательного учреждения (по факту несоответствующего поведения обучающегося). Докладная записка хранится в личном деле обучающегося до окончания срока обучения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.

Внутренняя докладная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.

Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.

Докладная записка должна содержать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения (номер группы), наименование вида документа (докладная записка), дату, при необходимости номер, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

В вводной части текста указываются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.

В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя¸ необходимо предпринять в связи с изложенными фактами (приложение 7).

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются директором колледжа, внутренние – автором.

3.4.7.  СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (СЗ)

Служебная записка (СЗ) – это документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебную записку в адрес директора оформляет любой сотрудник образовательного учреждения (заявка на обеспечение материалом, инструментом, учебной литературой и т. д.).

Служебную записку сотрудник передает директору или иному адресату. При необходимости исполнитель оформляет 2 экз. служебной записки, на втором экз. (копии) получает подпись должностного лица, кому адресована данная служебная записка. Служебные записки хранятся у сотрудников до решения вопроса по ней, а затем уничтожаются.

СЗ оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизиты СЗ: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, текст, подпись.

Текст СЗ состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п. (приложение 8).

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения.

3.4.8.  ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - документ, в котором работник колледжа или обучающийся объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительную записку можно оформлять рукописным способом на стандартном листе в 1 экз. Хранится объяснительная записка в личном деле.

Объяснительная записка должна содержать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения (номер группы), наименование вида документа (объяснительная записка), дату, номер, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель (приложение 9).

3.4.9.  АКТ

Акт — это документ, составленный для подтверждения уста­новленных фактов, событий, действий.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Важнейшей задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, коли­чественные показатели и другие сведения.

Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России.

Акт оформляется на общем бланке колледжа. Обязательными реквизитами акта являются: наименование органи­зации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпи­си, в необходимых случаях — гриф утверждения.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (кон­статирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный доку­мент, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделе­но на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных эк­земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта оп­ределяется количеством заинтересованных в нем сторон или норма­тивными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержа­ние согласовывается с должностными лицами, деятельность ко­торых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или все­ми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не соглас­ное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о сво­ем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные до­кументы) акты утверждаются директором колледжа, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта (приложение 2).

3.5.  Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь

3.5.1.  Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправки секретарю директора. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение (Приложение 10).

3.5.2.  Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

3.5.3.  Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается на телеграф, второй подшивается в дело структурного подразделения.

3.5.4.  В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование колледжа, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.

3.5.5.  Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены исполнителем.

3.5.6.  Правительственные телеграммы подписываются только директором или заместителем директора.

3.5.7.  Перед адресом указываются категории телеграммы: "Правительственная", "Молния", "Срочная".

3.5.8.  В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.

3.5.9.  В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому адресу.

3.5.10.  Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные (смоленские) адреса должна передаваться телефонограммами (приложение 11).

3.5.11.  Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм, подписанных директором колледжа.

3.5.12.  Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения руководства колледжа.

3.5.13.  Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой "FAX (дата и время)".

3.6.  Порядок снятия и выдачи копий с документов

3.6.1.  Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в колледже и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк колледжа, номер, дата, содержание и т. д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".

При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

3.6.2.  При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

3.6.3.  При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать.

3.6.4.  На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

3.7.  Автоматизация документирования

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

4.  КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

4.1.  Организация контроля

4.1.1.  Все поступающие на имя директора колледжа и в адрес колледжа документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

4.1.2.  Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

4.1.3.  Руководители структурных подразделений обязаны контролировать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства колледжа, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

4.1.4.  Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,

документы без указания срока исполнения - в месячный срок,

если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок,

поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа, для входящих документов – с даты поступления.

4.1.5.  Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело N...", подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

4.2.  Порядок снятия документов с контроля

4.2.1.  Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

4.2.2.  Снять документ с контроля могут только директор, заместитель директора колледжа или секретарь директора, который поставил его на контроль.

4.2.3.  Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства колледжа является документ - ответ, подписанный директором, зам. директора либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

5.  ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

5.1.  Вся корреспонденция, поступающая в колледж, принимается и регистрируется в приемной секретарем директора.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

5.2.  Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т. п.), регистрируется в журнале.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение 12).

5.3.  При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

5.4.  На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

5.5.  Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через делопроизводителя (секретаря директора).

5.6.  Документы, не требующие доклада руководству колледжа, направляются делопроизводителем для исполнения в структурные подразделения.

Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

Получив документы на исполнение, сотрудник колледжа должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан организовать в указанный срок его исполнение.

Такие документы тиражируются делопроизводителем и передаются в соответствующие структурные подразделения.

5.7.  Каждый сотрудник колледжа обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

5.8.  Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

5.9.  После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

6.  ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

6.1.  Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

6.2.  До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

6.3.  Документы, подписанные директором колледжа, и документы, подписанные зам. директора, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в приемной и доставляются адресатам в пределах города курьером.

Документы, подписанные зам. директора и руководителями структурных подразделений, регистрируются в приемной и направляются через органы почтовой связи.