Инструкция по делопроизводству в ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж» (стр. 4 )

В соответствии с запросом от 02.№ ин/11-13 направляем Вам предложения по модернизации системы среднего профессионального образования.

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Директор

Образец исходящего письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

01.09.2012

Начальнику отдела

О чем….

докладная записка.

Вводная часть: Излагается проблема, вопрос, ситуация (не рекомендуется текст начинать со слов «Довожу до Вашего сведения …».

Основная часть: выводы, предложения,

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включают в заголовок. Оформляют приложение, если оно есть.

Приложение: 1. Наименование приложения, кол-во листов, кол-во экземпляров.

2. Наименование приложения, кол-во листов, кол-во экземпляров.

Должность лица,

подписавшего документ Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Заместителю директора по финансово-экономической работе

руководителя службы организационно-правового обеспечения и комплексной безопасности

22.06.2012

О выделении денежных средств

служебная записка.

В связи с перерегистрацией транспортных средств колледжа в Управлении ГИБДД УМВД России по Смоленской области, просим Вас выделить денежные средства для оплаты государственной пошлины в размере 4500 (Четыре тысячи пятьсот) рублей с указанием назначения платежей.

Руководитель службы ОПОиКБ (подпись)

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Директору ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно - экономический колледж»

22.06.2012

Об отсутствии на работе

объяснительная.

В связи с тем, что 21.09.2012 я находилась в судебном заседании районного суда в качестве свидетеля, в этот день я отсутствовала на работе.

О получении судебной повестки я предупредила начальника отдела

К данной объяснительной записке прилагаю судебную повестку.

Должность лица,

подписавшего документ Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

ТЕЛЕГРАММА

СРОЧНАЯ

ЧЕЛЯБИНСК 14 УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ПСИХОЛОГИИ

ПРОШУ ПРЕДСТАВИТЬ 15 МАРТА СПИСОК УЧАСТНИКОВ КОНФЕРНЕЦИИ

ПСИХОЛОГОВ ВЫСЛАТЬ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ ТЧК ДИРЕКТОР КОЛЛЕДЖА ТАТАРИНОВА

__________________________________________________________________________

214 018, г. Смоленск, просп. Гагарина, д. 56,

Директор ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно -

экономический колледж»

05.03.2012

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Администрация Смоленской области Передала Секретарь Тел.

Директору ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно- экономический колледж» Приняла секретарь Тел. 12 ч. 20 мин.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

18.09.2012  № 43

г. Смоленск

21 сентября 2012 в 13.00 состоится совещание директоров средних специальных учебных учреждений …..

Глава Администрации

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Перечень нерегистрируемой корреспонденции

1.  Периодические издания (газеты, журналы, бюллетени, книги, каталоги).

2.  Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, конференций

3.  Копии счетов на оплату.

4.  Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5.  Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6.  Пригласительные билеты.

7.  Сводки и информация, присланные для сведения;

8.  Учебные планы, программы.

9.  Прейскуранты, прайс-листы

10.  Формы статистической отчетности

11.  Объяснительные записки

12.  Факсограммы, электронные сообщения

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

ДЕПАРТАМЕНТ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ОБРАЗОВАНИЮ И НАУКЕ

Областное государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Смоленский промышленно-экономический колледж»

(ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж»)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

г. Смоленск

	УТВЕРЖДАЮ Директор ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж » ___________ (личная подпись) ___.___. 2012
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дел (томов, частей) и № статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01.Администрация. Приемная директора
01/01	Приказы по основной деятельности (01)	1	До минования надобности	Подлинники в Правовом центре
01/02	Журнал регистрации приказов по основной деятельности	1	До минования надобности
01/03	Приказы и инструктивные письма Минобразования	1	До минования надобности	Подлинники
01/04	Входящие документы	1	До минования надобности	Подлинники
01/05	Журнал регистрации входящих документов	1	До минования надобности
01/06	Исходящие документы	1	До минования надобности	Подлинники
01/07	Журнал регистрации исходящих документов	1	До минования надобности
01/08	Распоряжения	1	До минования надобности	Подлинники
01/09	Исходящая отчетная документация	1	До минования надобности	Копии
02. Служба образовательной деятельности и научно- методического сопровождения 02.1.Отдел научно - методической работы
02.1/01	Положение отдела	1	постоянно
02.1/02	Должностные инструкции сотрудников отдела	1	постоянно
02.1/03	План работы отдела	1	1 год
02.1/04	План работы научно-методического совета	1	1 год
02.1/05	Протоколы заседаний научно-методического совета	1	5 лет
02.1/06	ГОС СПО по специальностям	7	постоянно
02.1/07	Учебные планы по специальностям	1	постоянно
02.1/08	Примерные программы по дисциплинам специальностей	13	постоянно
02.1/09	Материалы по работе аттестационной комиссии колледжа	1	5 лет
02.1/10	Номенклатура дел	1	постоянно
02.1/11	И т. д.

……….

Зам. директора

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________________

___________________________________________________ 200 __ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
Переходящих	С отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного	4	4	4
Временного (свыше 10 лет)	-	-	-
Временного (до 10 лет включительно)	6	-	-
Итого:	10	4	4

Делопроизводитель Абрамова

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

ДЕПАРТАМЕНТ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ОБРАЗОВАНИЮ И НАУКЕ

Областное государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Смоленский промышленно-экономический колледж»

(ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж»)

АКТ

_____________________ № _____________

г. Смоленск

УТВЕРЖДАЮ

(при необходимости)

Директор ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж »

___________

(личная подпись)

___.___. 2012

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

На основании__________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

______________________________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №________________________________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты	Номера описей (номен клатур) за год(годы)	Индекс дела (тома, части) по номенк - латуре или номер дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого____________________ дел за ______________________________________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, а по личному составу согласованы

с ЭПК ____________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ____________________ № ___________ )

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

протокол ЭК

от ___________ №_______

Документы в количестве _______________________ дел, весом ________________ кг

сданы в____________________________ на переработку

(наименование организации)

по приемно-сдаточной накладной от________ № _____________________

Наименование должности

работника организации,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

ведомственного архива

(службы делопроиз­водства),

внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

________________________________________________________________________________

(название вышестоящей организации)

________________________________________________________________________________ (наименование учебного заведения}

ДЕЛО №_______

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(заголовок дела)

Начато: __________________ 200__ г. Окончено:_________________200 __ г. На______________ листах Хранить________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ 17

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

__________ 200___

документов дела №___________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	№№ листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________ документов

( цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________

(цифрами и прописью)

Должность Подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 18

УТВЕРЖДАЮ

(при необходимости)

Директор ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж »

___________

(личная подпись)

___.___. 2012

Фонд № ___________

Опись №___________

дел постоянного хранения

за______________год

_________________________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения учебного заведения)

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ________ по №________ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись

Заведующий ведомствен­ным

архивом (лицо,

ответ­ственное за архив) Подпись

Дата

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения От _______ № _________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации От ________ № ________