Инструкция по делопроизводству в ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж» (стр. 1 )

Утверждена Директором ОГБОУ СПО СПЭК «20» января 2012г.

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 1

2. ДОКУМЕНТЫ КОЛЛЕДЖА.. 2

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 2

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ.. 20

5. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.. 20

6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ.. 21

7. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 22

8. ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА.. 22

9. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ.. 22

10. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.. 23

11. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ.. 24

12. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.. 24

13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.. 25

14. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.. 26

15. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.. 27

16. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ.. 27

17. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ.. 28

18. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ КОЛЛЕДЖА.. 28

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в колледже, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Правовой основой Инструкции являются федеральные законы от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации», от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 29.12.94 «Об обязательном экземпляре документов», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 01.01.2001 и Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении (утв. Приказом Минобразования РФ от 01.01.01 № 000).

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в колледже осуществляет Правовой центр колледжа.

Правовой центр дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями, проверяет состояние делопроизводства в структурных подразделениях.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в Правовой центр колледжа

1.6. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства колледжа.

1.7. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение 2), 1-й экз. – остается в структурном подразделении, 2-й экз. – передается в Правовой центр, 3-й экз. – выдается на руки передающего дела.

1.8 Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется директором или зам. директора колледжа (по поручению директора).

Ведение переписки от имени колледжа с другими организациями осуществляется директором или зам. директора или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

1.10. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника колледжа, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.

2.  ДОКУМЕНТЫ КОЛЛЕДЖА

1.   

2.   

2.1.  Колледж, как учебное заведение издает следующие документы: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции.

2.2.  В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в колледже устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в колледже могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

3.  ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. 

2. 

3. 

3.1.  Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

3.2.  Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках колледжа и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

В колледже применяются бланки (приложение 1):

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через Правовой центр.

Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях.

1. 

2. 

2.1. 

2.2. 

3.3.  Оформление реквизитов документов

1. 

2. 

3. 

3.1. 

3.2. 

3.3. 

3.4. 

3.5. 

3.3.1.  Наименование организации - автора документа

Наименование колледжа указывается в точном соответствии с Уставом колледжа. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

Например:

ОБЛАСТНОЕ Государственное БЮДЖЕТНОЕ

образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Смоленский промышленно-экономический колледж»

( ОГБОУ спо «Смоленский промышленно-экономический колледж»)

Полное и сокращенное наименования филиалов колледжа указывается в точном соответствии с Уставом колледжа и Положением о филиале.

3.3.2.  Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного колледжем, должно быть определено уставом колледжа и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

Например: ПРИКАЗ

Положение и т. д.

3.3.3.  Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2012

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат, например: 08 сентября 2012 г.

Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2012.09.08

3.3.4.  Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Например:

Областное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Смоленский промышленно-экономический колледж» Правовой центр

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Главному специалисту

или

Директору Московского государственного открытого университета

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования,

Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала "Вестник образования" Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Начальнику Департамента

Смоленской области по вопросам

местного самоуправления

3.3.5.  Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются директором колледжа, вышестоящими или межведомственными органами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о структурных подразделениях, отделениях, т. д. подлежат утверждению директором колледжа и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ Директор ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж » ___________ (личная подпись) 09.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж » ___________ (личная подпись) 09.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-экономический колледж» от 23.№

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

3.3.6.  Резолюция

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект договора к 05.10.2012

Личная подпись

Дата

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций форма А6.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.3.7.  Заголовок к тексту

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста, должен быть согласован с наименованием вида документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы, например: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…» и т. д. Заголовок располагается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, печатается полужирным шрифтом Times New Roman № 12, 14 через 1 межстрочный интервал.

Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом письма. Заголовок может занимать не более пяти строк по 28-30 знаков в одной строке. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указываться.

3.3.8.  Отметка о контроле

Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.3.9.  Текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 12, 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: …прошу рассмотреть вопрос об...;

3-го лица единственного числа: ...Администрация учреждения не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: …представляем на рассмотрение и утверждение....

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от _______ _____ г. N ______ "Об утверждении...";

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.

Для выделения заголовка в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.3.10.  Оформление приложений к документу

Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.

Например: Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение 2 к приказу Федерального агентства по образованию России от 01.01.2001 N 623

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 01.01.2001 N 251

3.3.11.  Подпись документа

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ОГБОУ СПО «Смоленский промышленно-

экономический колледж» __________

или на бланке

Директор __________

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Документы, направляемые колледжем в вышестоящие органы, подписываются директором, зам. директора по поручению директора.

Документы, направляемые колледжем в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями или начальниками структурных подразделений колледжа в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят:

наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Зам. директора Басовская

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель Карпова

Члены комиссии Попова

Романова

Филина

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, с учетом алфавитного порядка.

Например:

Директор Семенов

Руководитель службы ОД Воропаев

Руководитель ФЭС Павлова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Начальник учебного отдела _________

Начальник юридического отдела ____________

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и. о.", "зам").

Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

3.3.12.  Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри колледжа (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

Например:

Главный бухгалтер

____________

(личная подпись)

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

____________

(личная подпись)

23.11.2012

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в колледже, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра образования

Российской Федерации

____________

(личная подпись)

05.10.2012

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Совета колледжа

от 01.01.2001 N 6

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минобразования России

от 01.01.2001 N 06-15/1945-Р

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

- с подведомственными колледжу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);

- с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

3.3.13.  Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью учреждения.

3.3.14.  Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы. Копии документов заверяются директором колледжа или уполномоченными им должностными лицами (замести­телем директора, Правовым центром, отделом кадров и др.).

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) со­стоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Например:

Верно

Инспектор службы кадров личная подпись

01.06.2012

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению учреждения.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостове­ряться печатью.

3.3.15.  Отметка об исполнителе

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оператив­ной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполните­ле (инициалы и фамилия, номер телефона) печатается шрифтом Times New Roman № 12 через 1 межстрочный интервал, располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

341256

3.3.16.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах, подле­жащих подшивке в дело для последующего хранения и использо­вания в справочных целях.

Отметка проставляется на первой странице документа на ниж­нем поле и включает в себя слова "В дело", номер дела по номен­клатуре дел, личная подпись исполнителя документа или руково­дителя подразделения и дата исполнения. Отметка может допол­няться сведениями о характере исполнения документа.

В дело № 12-25

Серова 24.05.2012

3.4.  Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.4.1.  ПРИКАЗ

А). Лицевая сторона

Приказ - правовой акт, издаваемый директором колледжа для решения основных и оперативных задач, стоящих перед колледжем. (приложение 3)

Приказ может быть издан директором или лицом, исполняющим обязанности директора колледжа в случае его отсутствия. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно - воспитательного процесса, физического развития и т. п. Приказы должны оформляться на бланке колледжа и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Приказы по основной деятельности имеют код 01, за которым следует порядковый номер приказа (например: № 01-06).

Проекты приказов по основной деятельности подготавливаются структурными подразделениями колледжа.

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия руководства колледжа, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, направление в командировку, поощрения и взыскания и т. п. Приказы по личному составу имеют код 02, за которым следует порядковый номер приказа (например: № 02-36).

Проекты приказов по личному составу подготавливаются отделом кадров колледжа.

В приказах по образовательной деятельности решаются вопросы учебной деятельности, учебно-воспитательного процесса и социальной защиты студентов (зачисления, отчисления, перевода; назначения и снятия стипендий, предоставления студентам общежития, выселения и т. п.). Приказы по образовательной деятельности имеют код 03, за которым следует порядковый номер приказа (например: № 03-42).

Проекты приказов по образовательной деятельности подготавливаются службой образовательной деятельности или отделом кадров колледжа.

Приказ вступает в силу, с момента его подписания руководителем образовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ с кодом 01 регистрируется в специальном журнале секретарем директора (делопроизводителем), приказ с кодом 02 и 03 - уполномоченным лицом отдела кадров.

Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций, допускается только с разрешения руководства колледжа.

Проекты приказов разрабатываются соответствующими структурными подразделениями колледжа по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя:

- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

- подготовку проекта приказа;

- согласование проекта;

-подписание директором, регистрацию;

- ознакомление с приказом лиц, ответственных за его исполнение.

Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении.., О регистрации.., О создании...

После подписания приказа директором и его регистрации, руководитель структурного подразделения колледжа, разработавшего проект приказа (или уполномоченное им лицо), если приказом не установлен иной порядок, обязан обеспечить письменное ознакомление с приказом лиц, ответственных за его исполнение и предоставить данным лицам копию приказа. Один экземпляр любого приказа после его подписания и регистрации должен представляться в Правовой центр колледжа.