Инструкция по ведению делопроизводства в университете (стр. 7 )

ОДОБРЕНО Протокол ЭК СГУ от «____» _______________№__

СОГЛАСОВАНО Протоколом ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов от «____»_______________№__

Приложение 24 Форма итоговой записи к номенклатуре дел

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ В 2004 г.
Постоянного хранения	дел, в т. ч. переходных
Временного хранения (св.10 лет)	в т. ч. переходных
Временного хранения (менее 10 лет)	в т. ч. переходных
Методист, ответственный за делопроизводство «____»___________200_ г. Итоговые сведения переданы в архив СГУ. Методист, ответственный за делопроизводство «____»___________200__г.

Наименование должности лица,

передавшего сведения в архив (подпись)

Приложение 25 Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. № ___________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого в деле прошито и пронумеровано ____________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего опись (подпись)

Дата

Приложение 26 Форма листа - заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________ _________________________________________________ листов.

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ____________________________________________

пропущенные номера ________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись (подпись)

Дата

Приложение 27 Форма обложки дел постоянного и длительного сроков хранения

Код Росархива _________

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«сМОЛЕНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Подразделение ______________________________________________________________

Дело № ___ Том № _____

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(дата)

На ___________ лист_

Хранить _______________

Фонд № _______ Опись № ______ Дело № _______

Приложение 28 Форма описи дел постоянного и длительного сроков хранения

	УТВЕРЖДАЮ Ректор (подпись) Н Е. Мажар 00.00.2007
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «сМОЛЕНСКИЙ гУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФОНД № ______

ОПИСЬ № ______

дел постоянного хранения

за _____________________

Название раздела
№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________________единиц хранения

(цифрами и прописью)

с № ___________________ по № ________________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________

Наименование должности

составителя описи (подпись)

«___»_________________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов от «___»________________________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК СГУ от «__»______________

Приложение 29 Структура листа-заместителя ( при извлечении документа из дела или из архива )

Лист - заместитель

Документ № ___________от _____________, поступивший

____________________________________________________

наименование корреспондента

По вопросу_________________________________________

Выдан__________________ ______________________

( дата ) ( кому)

Выдал______________________________________________

Получил____________________________________________

22. ОБРАЗЦЫ КОНКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

22.1. Пример приказа

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«сМОЛЕНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

приказ

20.12.2007 № 15/02-11

О распределении

обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

утвердить следующее распределение обязанностей:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ректор (подпись)

С приказом ознакомлены: (подписи)

00.00.00

(даты ознакомления)

22.2.Пример приказа по основной деятельности

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«сМОЛЕНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

приказ

01.09.2007 № 25/02-11

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в университете и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в университете.

2.  Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 20.05.2002 г.

3.  Всем структурным подразделениям и сотрудникам университета с 20.05.2002 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4.  Делопроизводителю совместно со специалистом по КМА обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 20.05.2002 г.

5.  Контроль выполнения настоящего приказа возложить на начальника административно-правового отдела .

Ректор (подпись)

Визы согласования

заинтересованных лиц (подпись)

00.00.00

(дата ознакомления)

(подпись)

00.00.00

(дата ознакомления)

22.3.Пример распоряжения

 

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«сМОЛЕНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

распоряжение

30.08.2007 № 01 / 02-11-Р

О проведении ремонта

В связи с неисправным состоянием освещения в комнате 203

ОБЯЗЫВАЮ:

1.  Произвести ремонтные работы в комнате 203.

Ответственный – начальник хозяйственного отдела

Срок исполнения - 15.03.2001 г.

2.  Контроль исполнения ремонтных работ возложить на проректора по АХЧ

Ректор (подпись)

Визы согласования

заинтересованных лиц (подписи)

(даты)

С распоряжением ознакомлены:

должности (подписи)

(даты)

В дело 01-13

Подпись 14.03.2001

22.4 .Пример акта

	УТВЕРЖДАЮ Ректор (подпись) Н Е. Мажар 07.03.2001
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «сМОЛЕНСКИЙ гУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

АКТ

06.03.2001 № 12

проверки работы с документами на

факультете

Основание: приказ ректора от 01.03.01 г. № 25 "О совершенствовании документационного обеспечения деятельности университета".

Составлен комиссией:

Председатель:

Члены комиссии:

Присутствовали:

05.03.99 комиссия проверила состояние работы с документами на факультете.

В результате проведенной проверки установлено:

1.  На факультете несвоевременно формируются в дела исполненные документы.

2.  Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.

3.  Отсутствуют два дела с перепиской за 2000 г.

4.  Не проведена предархивная обработка документов 2000 г., подлежащих длительному хранению.

Таким образом, в ведении делопроизводства на факультете имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.

Составлен в 4-х экземплярах:

1-й - в дело 00-00;

2-й - проректору ________________

3-й - декану факультета;

4-й - председателю комиссии.

Приложение: объяснительная записка методиста факультета________________. на 1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии (подпись) _________________

Члены комиссии (подпись) ________________

(подпись) _________________

С актом ознакомлены:

Декан факультета (подпись) __________________

06.03.2001

Методист факультета (подпись) __________________ 06.03.2001

В дело 00-00

Подпись, дата

22.5.Пример служебного письма

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«сМОЛЕНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

214014 Смоленск, ул. Герцена, д. 2 E-mail:*****@***ru

03.03.1999 № 01-37

На № _____ от _______

Об участии в конференции

!

Ознакомившись с программой конференции, проводимой Вашей компанией, направляем нашу заявку на участие в конференции.

Просим включить выступления наших сотрудников в список докладчиков на пленарном заседании конференции.

Приложение: тезисы 2-х докладов на 2-х листах каждый в 1 экз.

С уважением,

Проректор по (личная подпись)

научной работе

,