Инструкция по делопроизводству в аппарате Владимирского областного суда (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА

Приказом председателя Владимирского областного суда от 01.01.2001 №76/02-01-1

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ВЛАДИМИРСКОГО

ОБЛАСТНОГО СУДА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Владимирского областного суда (далее – Инструкция) разработана с учетом Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000, Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. №30, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 000, и Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000, Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых, областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000, Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000, ГОСТа Р6 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами общего делопроизводства, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий в аппарате Владимирского областного суда (далее – областной суд). Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в областном суде, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. В работе с документами в областном суде используется подсистема «Документооборот» Государственной автоматизированной системы «Правосудие».

1.4. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами открытого характера. Порядок работы с документами ограниченного пользования в аппарате областного суда регламентируется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения во Владимирском областном суде, утвержденным приказом председателя областного суда от 01.01.01 г. № 000/02-01-1, с секретными документами – законодательством Российской Федерации о защите государственной тайны.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется отделом государственной службы, кадров и делопроизводства (далее – отдел делопроизводства).

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, состояние делопроизводства и обучение служащих основам делопроизводства в структурных подразделениях областного суда возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет лиц, ответственных за ведение делопроизводства, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.

Права и обязанности служащих, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

Поступающие на государственную гражданскую службу служащие структурных подразделений должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителем соответствующего структурного подразделения.

1.7. При работе с документами областного суда не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.8. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, работникам других организаций или гражданам допускается только с разрешения (устного, письменного) руководства областного суда.

1.9. На период временного отсутствия (отпуска, командировки, болезни) служащего структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, руководитель структурного подразделения определяет иное лицо, на которое возлагаются указанные обязанности.

Служащий, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении областного суда, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, журналы регистрации, картотеки непосредственному руководителю, либо иному лицу, назначенному руководителем структурного подразделения.

1.10. В случае утраты документа, зарегистрированного в отделе делопроизводства, немедленно информируется руководитель соответствующего структурного подразделения и сообщается в отдел делопроизводства. По факту утраты документа руководителем соответствующего структурного подразделения проводится служебное расследование (с изложением фактов в объяснительной записке), о результатах которого информируются председатель областного суда и заместитель начальника отдела делопроизводства.

1.11. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех государственных гражданских служащих областного суда.

1.12. Государственные гражданские служащие областного суда несут персональную ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В АППАРАТЕ ОБЛАСТНОГО СУДА

Движение документов в областном суде с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Различается три основных потока документации:

документы, поступающие из сторонних организаций и от граждан (физических лиц) (входящие);

документы, отправляемые в другие организации или гражданам (исходящие);

документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы аппарата областного суда (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в аппарате областного суда, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях областного суда и должностными регламентами государственных гражданских служащих.

2.1. Организация доставки документов

Доставка корреспонденции (судебных дел, материалов, документов) в областной суд (за исключением принятой на личном приеме) осуществляется, как правило, специализированными службами доставки почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров или непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

По каналам связи в областной суд поступают факсограммы, телефонограммы, а также могут поступать документы в электронном виде.

С помощью почтовой связи в областной суд доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания и телеграммы.

2.2. Прием, регистрация и распределение

поступающей (входящей) корреспонденции

2.2.1. Документы, поступающие в областной суд на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, в необходимых случаях рассмотрение председателем областного суда и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в областной суд, производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства.

2.2.2. Служащие отдела делопроизводства, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

2.2.3. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой «Лично». Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то служащему по реестру (Приложение ) под роспись.

2.2.4. Служащие отдела делопроизводства вскрывают пакеты, не допуская повреждения документов, проверяют наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяют номера документов с номерами, указанными на пакетах.

Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, либо в случае получения поврежденного документа, то об этом немедленно докладывается заместителю начальника отдела делопроизводства и составляется акт (Приложение ) в трех экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в отделе делопроизводства, третий экземпляр приобщается к поступившим документам.

2.2.5. При поступлении документов с пометкой «Для служебного пользования» они принимаются и регистрируются служащим отдела делопроизводства, ответственном за их учет.

2.2.6. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Конверты (пакеты) от других документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.2.7. Вся поступившая корреспонденция сортируется служащими отдела делопроизводства на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Не подлежат регистрации и передаются в соответствующие структурные подразделения только с отметкой о времени получения следующие документы:

- судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

- расписки в получении судебных повесток, копий обвинительных заключений, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

2.2.8. В зависимости от важности и назначения документов они распределяются на требующие обязательного рассмотрения председателем областного суда и на регистрируемые и передаваемые непосредственно в структурные подразделения. Во всех случаях председателю областного суда передаются документы правительственных и вышестоящих органов, а также другие важные документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности суда.

2.2.9. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. В аппарате областного суда основными регистрационно-контрольными формами регистрации поступающих дел и документов являются Журналы регистрации входящей корреспонденции, либо электронные регистрационные карточки (подсистема «Документооборот» Государственной автоматизированной системы «Правосудие»).

Регистрация документов может производиться одним из следующих способов: путем ввода в электронную регистрационную карточку автоматизированной подсистемы «Документооборот» Государственной автоматизированной системы «Правосудие» основных реквизитов и данных о документе; либо путем записи в Журнале регистрации входящей корреспонденции (Приложение ).

Журналы ведутся отдельно на дела и на переписку, а журналы на переписку - отдельно для соответствующих инстанций, входящих в состав структурных подразделений областного суда.

2.2.10. На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп установленной формы (Приложение ) с указанием даты поступления документа и входящего номера. Входящий номер документа состоит из условного обозначения (индекса) того структурного подразделения областного суда (инстанции), в которое документ должен быть передан и после тире - порядкового номера документа. Штамп ставится в правом нижнем углу первой страницы документа или обложки дела.

Для регистрации входящей корреспонденции в областном суде устанавливается перечень индексов (Приложение ).

2.2.11. Поступающие в областной суд телеграммы принимаются под роспись с указанием даты и времени, регистрируются и передаются на рассмотрение и исполнение на общих основаниях.

2.2.12. Документы, поступившие в областной суд по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в следующем порядке:

- средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов служебных документов организациям и приема текстов от организаций;

- служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам связи, не является официальным документом, последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна;

- прием факсограмм на имя руководства областного суда по общим вопросам осуществляется в отделе делопроизводства, по вопросам обеспечения гражданского судопроизводства – в отделе обеспечения судопроизводства по гражданским делам, по вопросам обеспечения уголовного судопроизводства – в отделе обеспечения судопроизводства по уголовным делам;

- принятые факсограммы учитываются в Журнале учета факсимильных отправлений (Приложение ), на лицевой стороне первого листа принятой факсограммы в правом нижнем углу проставляется отметка с указанием порядкового номера (берется из Журнала учета факсимильных отправлений), даты, времени поступления, а также росписи лица, ответственного за прием и регистрацию факсимильных отправлений;

- поступившие факсограммы передаются ответственными лицами адресатам в день приема, срочные – немедленно, под расписку в Журнале учета факсимильных отправлений;

- подлежащий передаче по факсу документ учитывается в Журнале учета факсимильных отправлений, его регистрация и передача осуществляется непосредственным исполнителем;

- при передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»;

передаваемые документы (тексты, схемы, графические изображения) выполняются на бумаге формата A4 черным цветом;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

служащий, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления (отметка оформляется на лицевой стороне первого листа подлинника документа, который остается у исполнителя).

2.2.13. Текст телефонограмм записывается (печатается) получателем на листе бумаги (Приложение ), регистрируется в Журнале учета телефонограмм (Приложение ) и оперативно передается лицу, которому она адресована.

2.2.14. Документы, поступающие в областной суд в электронном виде, принимаются служащими информационно-технического отдела, а затем обрабатываются служащими отдела делопроизводства аналогично документам, поступающим на бумажных носителях.

2.2.15. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на доклад и исполнение.

2.2.16. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения председателем областного суда, передается через помощников председателя суда под роспись в Журнале регистрации входящей корреспонденции (либо в реестре регистрационных электронных карточек).

2.2.17. На основании рассмотрения служебных документов председатель областного суда даёт поручения исполнителям в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке (Приложение ), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель областного суда делает на них отметки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления) и о приобщении к делу.

2.2.18. Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства для внесения резолюций в Журнал регистрации входящей корреспонденции, либо в реестры электронных регистрационных карточек.

По окончании регистрации документы передаются в структурные подразделения для последующего исполнения. Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям – копии, которые подготавливаются служащими отдела делопроизводства.

Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

2.2.19. Документы передаются по назначению в течение следующего рабочего дня, срочные документы - в течение часа после их получения, а весьма срочные - немедленно.

Документы передаются исполнителям под роспись в Журнале регистрации входящей корреспонденции, либо в реестрах электронных регистрационных карточек.

2.3. Учет и хранение отдельных видов документов

2.3.1. Учет документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования» и их хранение в аппарате областного суда возлагается распорядительным актом председателя областного суда на служащего отдела делопроизводства и осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения с информацией ограниченного распространения во Владимирском областном суде, утвержденным приказом председателя областного суда от 01.01.01 г. № 000/02-01-1.

2.3.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившие в областной суд, после доклада председателю областного суда передаются в отдел делопроизводства служащему, в функциональные обязанности которого входит систематизация законодательства и который несет ответственность за их учет, систематизацию и хранение.

2.3.3. Поступившие копии приказов и распоряжений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Владимирской области, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, приказов и распоряжений Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации после доклада председателю областного суда передаются в отдел делопроизводства.

Ответственность за их учет и хранение возлагается на заместителя начальника отдела.

2.3.4. Приказы и распоряжения председателя областного суда регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном разделом 4.1. настоящей Инструкции.

Ответственность за их регистрацию и хранение возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

2.3.5. Планы, протоколы оперативных совещаний при председателе областного суда, планы работы областного суда на конкретный период и перспективу, отчеты о работе областного суда учитываются и хранятся в отделе делопроизводства.

2.3.6. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан и организаций, не подлежащие рассмотрению в порядке, предусмотренном гражданским процессуальным и уголовным процессуальным законодательством, поступившие в областной суд, после первичной регистрации в отделе делопроизводства передаются лицам, назначенным распорядительным актом председателя областного суда ответственными за работу с такими обращениями.

2.3.7. Договоры, заключенные областным судом с другими организациями, регистрируются в финансово-бухгалтерском отделе.

После регистрации один экземпляр договора (визовой) передается подразделением-исполнителем на хранение в финансово-бухгалтерский отдел, а другой экземпляр - пересылается организации, заключившей договор с областным судом.

Ответственность за организацию учета договоров и хранение их копий возлагается на начальника финансово-бухгалтерского отдела.

2.4. Регистрация и отправка исходящих документов

2.4.1. Отправка документов в аппарате областного суда производится в централизованном порядке отделом делопроизводства.

2.4.2. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации только после их подписания. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.4.3. Исходящие документы регистрируются в делопроизводстве соответствующих структурных подразделений областного суда.

2.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в предусмотренных Номенклатурой дел областного суда делах (нарядах) только после подписания документов.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела (наряда), в котором документ был зарегистрирован и через дробную черту порядкового номера документа.

Зарегистрированные документы сдаются исполнителями на отправку в отдел делопроизводства.

2.4.5. Прием дел и документов для их отправки по назначению производится служащими отдела делопроизводства ежедневно до 16.30, в пятницу – до 15.30. По истечении указанного времени к отправке принимаются, как правило, материалы, требующие срочной отправки.

2.4.6. При приеме на отправку документов служащие отдела делопроизводства производят в присутствии исполнителя проверку наличия всех элементов почтового адреса в реквизите «Адресат» (фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи), соответствия даты, указанной на документе, дате его поступления в отдел, наличия указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма. После этого проставляется отметка (подпись и дата) о поступлении материалов в отдел делопроизводства на втором экземпляре документа, либо сопроводительного письма - при отправке дел.

2.4.7. Служащими отдела делопроизводства осуществляется сортировка, адресование, фальцевание и вложение материалов в конверты, взвешивание, маркирование и проставление стоимости отправлений, составление описи заказных бандеролей, писем, повесток, а также их упаковка.

2.4.8. Сдача исходящей корреспонденции в почтовое отделение связи осуществляется, как правило, служащими отдела делопроизводства ежедневно в 11.00.

2.4.9. Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в готовом виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются.

2.4.10. Телеграммы, подписанные руководством или судьями областного суда, сдаются в отдел делопроизводства для их последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи,

утверждёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000.

2.5. Порядок оформления и прохождения

внутренних документов

2.5.1. К внутренним документам относятся докладные записки, справки, информации, заявки, представляемые председателю областного суда, а также служебные записки, представляемые заместителям председателя областного суда и руководителям структурных подразделений.

2.5.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата A4) без бланка.

2.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении, для председателя областного суда, заместителей председателя областного суда - через помощников председателя суда.

2.6. Учет количества документов

2.6.1. Учет количества документов за определенный период (год, квартал) производится по месту их регистрации.

2.6.2. Результаты учета количества документов обобщаются в отделе делопроизводства, который производит обобщение полученных данных и представляет их председателю областного суда.

2.6.3. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Поступающие, отправляемые и внутренние документы подсчитываются отдельно.

3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Областной суд осуществляет управленческую деятельность посредством издания организационно-распорядительных документов и ведения переписки с вышестоящими, сторонними, подведомственными организациями и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию.

Служебные документы, создаваемые в областном суде, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 с использованием текстового редактора Microsoft Word версии 2003 и выше (с обязательным сохранением документов в формате, совместимом с текстовым редактором Microsoft Word версии 2003), шрифтом Times New Roman размером №13 или №14 через 1 - 2 межстрочных интервала, а для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером №12.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм - верхнее;

20 мм – нижнее.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т. п.) разрешается писать от руки.

3.1. Основные виды служебных документов

В областном суде издаются и применяются следующие виды документов:

- распорядительные документы (приказы, распоряжения) председателя суда;

- решения коллегиальных органов областного суда (Президиума областного суда по общим вопросам, оперативного совещания, комиссий);

- утверждаемые документы (инструкции, положения, планы, акты, графики, повестки дня оперативного совещания и др.);

- служебные письма;

- аналитические и информационные материалы (отчеты, справки, доклады, обзоры и др.);

- ответы на обращения граждан;

- докладные, служебные и объяснительные записки, заявления и иные документы.

3.2. Бланки служебных документов

3.2.1. Служебные документы областного суда должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм), A5 (148 x 210 мм) и A6 (105 x 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

3.2.3. Состав видов и формы бланков, применяемых в областном суде, утверждаются председателем областного суда по представлению начальника отдела делопроизводства.

В областном суде применяются следующие бланки:

бланки писем (Приложения №10);

бланки распорядительных документов (Приложения №11,12).

При переписке между структурными подразделениями бланки не используются.

3.2.4. Для подготовки писем в областном суде используются угловые бланки с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3.2.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление гербовых бланков осуществляется через отдел материально-технического обеспечения, эксплуатации и ремонта зданий на основании заявки, подписанной начальником отдела делопроизводства.

3.2.6. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. Учет бланков ведется в специальном Журнале учета выдачи бланков (Приложение ) раздельно по видам бланков.

Гербовые бланки хранятся в отделе делопроизводства, подлежат учету и должны использоваться строго по назначению.

Ответственность за учет и хранение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также за их выдачу структурным подразделениям возлагается на отдел делопроизводства.

Указанные бланки выдаются руководителям структурных подразделений только под роспись. Передача бланков другим организациям и сторонним лицам не допускается. Руководители структурных подразделений организуют хранение и выдачу (без росписи) исполнителям полученных в отделе делопроизводства гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.

3.2.7. Уничтожение бланков производится отделом делопроизводства по акту (Приложение ). Об уничтожении бланков в учетных формах делаются соответствующие отметки.

3.2.8. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании руководителем соответствующего структурного подразделения проводится служебное расследование, результаты которого докладываются председателю областного суда.

3.2.9. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка и должны иметь одну дату.

3.2.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению председателя областного суда. Соответствующие предложения вносятся начальником отдела делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.3. Требования к оформлению

основных реквизитов служебных документов

Служебные документы, подготавливаемые исполнителями, должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения, с учетом ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов областного суда в соответствии с Федеральным конституционным законом от 01.01.01 г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

3.3.2. Наименование организации

Наименование областного суда на бланках указывается в точном соответствии с Федеральным конституционным законом от 01.01.01 г. «О судебной системе Российской Федерации» - Владимирский областной суд,

3.3.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

3.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИННН/КПП)проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

3.3.5. Справочные данные об организации

Справочные данные об областном суде включают: почтовый адрес (элементы почтового адреса - в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефона и факса, а также при необходимости другие сведения (адрес электронной почты и т. д.).

3.3.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, решение, протокол, акт) должно соответствовать компетенции областного суда и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

3.3.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата заседания; для акта - дата события.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста, под реквизитом «Подпись».

На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц - две пары арабских цифр; год - четыре арабских цифры). Например, дату 15 августа 2009 года следует оформлять: 15.08.2009. В текстах нормативных, распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 августа 2009 г.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте документа не предусмотрено иное.

3.3.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа в областном суде состоит из цифрового индекса дела (наряда), в котором данный документ регистрируется (в соответствии с Номенклатурой дел областного суда) и порядкового номера документа. Например, №01-07/155 означает: 01-07 - индекс дела (наряда) (для исходящих документов); 155 - порядковый номер. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в последовательности указания авторов в документе.

3.3.9. Ссылка на регистрационный номер, дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: на №6/74 от 01.01.01 г. В случае оформления служебного документа на угловом бланке областного суда ссылка на регистрационный номер и дату документа делается в специально предназначенном месте бланка (под строкой с датой и номером документа).