УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Губернатора
министр транспорта
________
22 июня 2012 года
Должностной регламент
государственного гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы Ростовской области заведующего сектором делопроизводства отдела правовой работы министерства транспорта Ростовской области.
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы Ростовской области заведующий сектором делопроизводства отдела правовой работы министерства транспорта Ростовской области (далее – заведующий сектором делопроизводства) относится к ведущей должности государственной гражданской службы Ростовской области категории «руководители».
1.2. Назначение и освобождение от должности заведующего сектором делопроизводства осуществляется заместителем Губернатора Ростовской области - министром транспорта.
1.3. Заведующий сектором делопроизводства в своей работе непосредственно подчиняется начальнику отдела правовой работы министерства.
1.4. Заведующий сектором делопроизводства имеет в подчинении работников сектора делопроизводства отдела правовой работы министерства транспорта Ростовской области (далее – сектор).
1.5. Во время отсутствия заведующего сектором делопроизводства (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) его должностные обязанности исполняет ведущий специалист сектора делопроизводства отдела правовой работы министерства.
1.6. Заведующий сектором делопроизводства осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:
Конституции Российской Федерации;
Федерального закона от 01.01.01 года «О системе государственной службы Российской Федерации»;
Федерального закона от 27 июля 2004 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федерального закона от 01.01.2001 года «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
Федерального закона от 01.01.01 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федерального закона от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации»;
других федеральных законов, в том числе федеральных законов, регулирующих особенности прохождения гражданской службы;
Указов Президента Российской Федерации;
постановлений Правительства Российской Федерации, Правительства Ростовской области;
Законов Российской Федерации и Ростовской области;
Областного закона от 01.01.2001 «Устав Ростовской области»;
Областного закона от 01.01.01 года «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
постановления Правительства Ростовской области от 18 ноября 2011 года № 000 «Об утверждении положения о министерстве транспорта Ростовской области»;
нормативных правовых актов министерства транспорта Ростовской области;
Положения об отделе правовой работы министерства транспорта Ростовской области.
2. Квалификационные требования к должности
заведующего сектором делопроизводства
2.1. На должность заведующего сектором назначается лицо, имеющее:
2.1.1 высшее профессиональное образование;
2.2.2. требования к стажу государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности не предъявляются.
2.3. Заведующий сектором делопроизводства должен знать:
Конституцию Российской Федерации;
Федеральный закон от 01.01.01 года «О системе государственной службы Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.01 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 25 декабря 2008 «О противодействии коррупции»;
Федеральный закон от 01.01.01 года «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
Федеральный закон от 01.01.01 года «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.01 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
Федеральный закон от 30 декабря 2001 года «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»;
Федеральный закон от 01.01.01 года «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 года № 000-1 «О государственной тайне»;
Указ Президента Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
Указ Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 года № 000 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 01.01.01 года «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации»;
Областной закон от 01.01.2001 «Устав Ростовской области»;
Областной закон от 01 августа 2011 года «О Правительстве Ростовской области»;
Областной закон Ростовской области от 26 июля 2005 года «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Областной закон от 18 сентября 2006 года «Об обращениях граждан»;
Областной закон от 01.01.01 года «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
Областной закон от 21 марта 2008 года «О полномочиях органов государственной власти Ростовской области в сфере использования автомобильных дорог и дорожной деятельности в Ростовской области»;
Областной закон от 01.01.2001 года «О регулировании отдельных отношений в сфере перевозки пассажиров и багажа легковым такси на территории Ростовской области»;
Указ Губернатора Ростовской области от 31 октября 2011 года № 02«Об утверждении положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области»;
Указ Губернатора Ростовской области «О Регламенте Правительства Ростовской области»;
постановление Правительства Ростовской области от 01.01.2001 года № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
постановление Правительства Ростовской области от 01.01.2001 года № 000 «Об организации перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом»;
постановление Администрации Ростовской области от 01.01.2001 года «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Ростовской области»;
Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области;
приказ министерства транспорта Ростовской области от 17 ноября 2011 года № 000 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве транспорта Ростовской области»;
основы организации труда, управления;
основы делопроизводства и документооборота;
правовые аспекты в области информационно-коммуникационных технологий;
программные документы и приоритеты государственной политики в области информационно-коммуникационных технологий;
правовые аспекты в сфере предоставления государственных услуг населению и организациям посредством применения информационно-коммуникационных технологий;
аппаратное и программное обеспечение;
возможности и особенности применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;
общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности;
основы проектного управления;
правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
другие федеральные и областные правовые акты и служебные документы применительно к исполнению своих должностных обязанностей;
2.4. Заведующий сектором делопроизводства должен иметь профессиональные навыки:
конструктивного и эффективного стиля руководства;
организации и обеспечения выполнения задач;
инновационного мышления;
оперативного принятия и реализации управленческих решений;
квалифицированного планирования работы;
эффективного планирования служебного времени;
контроля, анализа и прогнозирования;
ведения деловых переговоров;
публичных выступлений;
конструктивного ведения диалога;
формирования благоприятного морально-психологического климата в коллективе;
владения приемами межличностных отношений и мотивации подчиненных, стимулирования достижения результатов;
делегирования полномочий подчиненным;
владения конструктивной критикой;
организации работы по эффективному взаимодействию с другими государственными органами, ведомствами, организациями, органами местного самоуправления, сотрудничества с коллегами и подчиненными;
организации подготовки проектов правовых актов, информационно-аналитических материалов, иных документов по вопросам своей профессиональной деятельности;
систематического повышения своей квалификации;
стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах;
работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;
работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;
работы в операционной системе;
управления электронной почтой;
работы в текстовом редакторе;
работы с электронными таблицами;
работы с базами данных;
работы с системами управления проектами;
основ делопроизводства и документооборота;
подготовки делового письма;
осуществления контроля за работой по учету документов;
осуществления контроля за исполнением документов;
осуществления контроля за ведением архивного документооборота;
работы по учету, прохождению и хранению документов ограниченного распространения «Для служебного пользования»;
пользования автоматизированной системой электронного документооборота и делопроизводства «Дело»;
пользования автоматизированной системой «Обращения граждан»;
работы с архивной базой данных;
подготовки анализа о количестве единиц документооборота в министерстве;
подготовки и проведения учебных мероприятий по делопроизводству;
другие навыки, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.
3. Должностные обязанности, права и ответственность
заведующего сектором делопроизводства
3.1. Должностные обязанности заведующего сектором делопроизводства:
3.1.1. Заведующий сектором делопроизводства обязан соблюдать запреты и ограничения, основные обязанности государственного гражданского служащего, предусмотренные Федеральным законом от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации.
3.1.2. Исходя из требований, предусмотренных Федеральным законом от 01.01.2001 «О противодействии коррупции», заведующий сектором делопроизводства обязан уведомлять в установленном порядке представителя нанимателя, органы прокуратуры и другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
3.1.3. Исходя из задач сектора делопроизводства отдела правовой работы министерства транспорта Ростовской области, заведующий сектором обязан:
осуществлять общее руководство сектором, планирование его работы, подготовку должностных регламентов специалистов сектора, распределение текущей работы между специалистами сектора делопроизводства отдела правовой работы министерства;
осуществлять консультирование по вопросам делопроизводства специалистов министерства;
осуществлять организацию и контроль за ведением делопроизводства в министерстве;
осуществлять контроль за приемом, регистрацией и учетом поступающих и отправляемых документов министерства;
осуществлять контроль за своевременной передачей документов на исполнение структурным подразделениям министерства и за сроками их прохождения и рассмотрения;
осуществлять учет и контроль за сроками исполнения поручений Губернатора Ростовской области, Вице – губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области - министра транспорта, председателя и заместителей Законодательного Собрания Ростовской области, руководителя аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, а также еженедельную подготовку информации руководителю министерства, структурным подразделениям об исполнении поручений Губернатора Ростовской области, Вице – губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области – министра транспорта;
осуществлять регистрацию документов ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования», контроль за их прохождением, исполнением и сохранностью;
осуществлять организацию работы с номенклатурой дел министерства и контроль за соответствием формирования дел структурными подразделениями министерства номенклатуре дел;
осуществлять организацию работы по созданию и обеспечению работы архива министерства;
осуществлять разработку положения и инструкции по ведению и организации архивного делопроизводства;
обеспечивать проведение работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
осуществлять разработку предложений по развитию технической базы информационного и программного обеспечения, внедрению современных методов и средств обработки информации, ведению делопроизводства и архивной работы министерства;
осуществлять проведение учебных и консультативных мероприятий;
осуществлять подготовку мобилизационных документов в пределах своих должностных обязанностей;
осуществлять своевременное и качественное выполнение поручений начальника отдела правовой работы министерства.
3.2. Права заведующего сектором делопроизводства:
3.2.1. При исполнении своих должностных обязанностей обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.2.2. Исходя из задач сектора делопроизводства отдела правовой работы министерства транспорта Ростовской области, заведующий сектором делопроизводства имеет право:
принимать решения в соответствии с должностными обязанностями;
давать консультации, указания, разъяснения специалистам министерства по вопросам делопроизводства;
запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для выполнения возложенных на сектор делопроизводства обязанностей информацию и материалы от структурных подразделений министерства и областных органов исполнительной власти, муниципальных образований, областных, городских учреждений, предприятий и организаций вне зависимости от форм собственности и организационно-правовой формы, а также от должностных лиц;
вносить предложения по совершенствованию работы сектора делопроизводства.
3.3. Ответственность заведующего сектором делопроизводства:
3.3.1. Несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.3.2. Несет дисциплинарную ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него обязанностей, выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением неправомерных.
3.3.3. Согласно статье 15 Федерального закона от 01.01.2001 №79–ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» гражданский служащий несет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с Федеральным законом в случае исполнения им неправомерного поручения.
4. Перечень вопросов, по которым заведующий сектором делопроизводства вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения
4.1. Заведующий сектором вправе:
не принимать к делопроизводству неправильно адресованные и оформленные документы;
не принимать к рассмотрению документы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти;
проводить проверку наличия документов и порядка ведения делопроизводства в структурных подразделениях министерства;
подготавливать докладные записки руководителям структурных подразделений о срыве сроков исполнения документов;
осуществлять организацию и контроль за порядком ведения делопроизводства в министерстве;
осуществлять организацию работы по созданию и обеспечению работы архива министерства.
5. Перечень вопросов, по которым заведующий сектором вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
Заведующий сектором вправе и обязан:
участвовать в подготовке проектов приказов, распоряжений министерства транспорта Ростовской области по вопросам делопроизводства, архива и организации работы с обращениями граждан, запросов, докладов, писем, отзывов, инструкций, рекомендаций, служебных записок в соответствии со своей компетенцией по вопросам, входящих в его должностные обязанности.
6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
Заведующий сектором осуществляет подготовку, согласование и рассмотрение: проектов управленческих и иных решений в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области, требованиями Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, Инструкции по делопроизводству в министерстве транспорта Ростовской области.
7. Порядок служебного взаимодействия заведующего сектором делопроизводства в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями
Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав заведующий сектором делопроизводства в порядке, установленном действующими нормативными актами и иными организационно-распорядительными документами взаимодействует с:
федеральными и областными органами исполнительной власти (аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе; отделом по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области; канцелярией Правительства Ростовской области и структурными подразделениями аппарата Правительства Ростовской области, приемными заместителей Губернатора Ростовской области);
муниципальными органами и ведомствами, организациями, гражданами; руководителями структурных подразделений министерства транспорта Ростовской области и специалистами по вопросам делопроизводства, архива и работы с обращениями граждан.
8. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности заведующего сектором делопроизводства
8.1. Показатели эффективности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Баллы |
1 | Использование в процессе работы методов планирования | - навыки планирования отсутствуют; - планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; - планирование осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу | 0 1 2 |
2 | Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т. п.) | - выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям; - выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям; - выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям | 0 1 2 |
3 | Широта использования знаний, указанных в п.2.2 должностного регламента, при выполнении работ | - используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности сектора или сферы управления; - используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности сектора или сферы управления; - используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений или сфер управления | 1 2 3 |
4 | Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации | - навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют; - возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме; - возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме | 0 1 2 |
5 | Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения | - низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения); - средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом); - высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени) | 0 1 2 |
6 | Интенсивность работы | - низкая (работа выполняется крайне медлительно); - средняя (работа выполняется в нормальном режиме); - высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ) | 0 1 2 |
7 | Инновационность в работе | - низкая (инновационные решения не генерируются); - средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно); - высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме) | 0 1 2 |
8.2. Показатели результативности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Баллы |
1 | Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями | - порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно; - порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; - отдельные поручения выполняются несвоевременно; - порученная работа всегда выполняется своевременно | 0 1 2 3 |
2 | Качество выполненных работ | - выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок; - выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок; - выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок | 0 1 2 |
Начальник отдела
правовой работы
«___»______________2012
