Руководство по делопроизводству в военных судах (стр. 19 )

1. В графу «Выбыло» вносится каждое выбытие дел отдельно с указанием причины выбытия: уничтожено по акту, передано в ЦА МО и т. д.

2. В окружных (флотских) военных судах основанием для записей служат: в графу «Поступило» – накладная на принятые дела от сдатчиков, в графу «Выбыло» – акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.

3. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года.

Форма № 000

к пункту 21.6.3

Книга

учета описей и архивных дел (нарядов), принятых на хранение

Начата «____» ___________ 20___ г.

Окончена «___» _________ 20___ г.

На _________ листах

Наимено-вание (номер) дела	Номер описи	Количество дел, числящихся по описи	Номера дел, имеющихся в наличии	Из них	Примечание
совершенно секретных и секретных	несекретных
1	2	3	4	5	6	7

Форма № 000

к пункту 21.6.3

Кому представляется _________________________

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется ____________________________________

(наименование и адрес отчитывающегося архива)

Паспорт

_____________________________________________________________________

(полное название архива и его подчиненность на 1 декабря 20___ г.)

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилищ, кв. м	Загруженность архивохранилищ, проценты
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
Все-го	Крайние даты	Из них внесено в описи	Хранится сверх установ-ленного срока	Образу-ется в год дел
Началь-ная	Конеч-ная	всего	крайние даты
началь-ная	конеч-ная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников
301

4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Архивохранилища:	есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.
Отопление:	центральное, печное; отсутствует.
Стеллажи:	металлические, деревянные; комбинированные; нет.
Шкафы:	деревянные, металлические; отсутствуют.
Сигнализация:	пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал:	есть, нет.
Температурно-влажностный режим	соблюдается, не соблюдается.

«____»___________ 20___ г.

Председатель______ суда Подпись Расшифровка подписи

Ф. И.О. и телефон исполнителя

Форма № 109

к пункту 21.6.3

Книга

учета поступления и выбытия описей дел

___________________________________________________________

(наименование архива, архивохранилища)

Начата «____» ___________ 20___ г.

Окончена «____» _________ 20___ г.

На _________________ листах

Примечание	10
В какое архивохранилище переданы дела и опись	9
Количество по описи несекретных дел	8
Количество по описи совершенно секретных и несекретных дел	7
Количество листов описи во всех экземплярах	6
Количество экземпляров описи	5
За какой год	4
Гриф секретности	3
На дела какого фонда составлена опись (наименование военного суда)	2
Номер описи по порядку	1

Пояснения по ведению книги

1. В книге учета регистрируются описи совершенно секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.

2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.

3. В графе 9 указывается место хранения описей.

Форма № 000

к пункту 21.6.3

СЕКРЕТНО

(по заполнении)

Список фондов

Номер фонда	Название фонда и крайние даты его существования	Примечание
1	2	3

Пояснения по ведению списка фондов

1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом.

2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.

3. В графе 2 указывается полное наименование военного суда (фондообразователя) и крайние даты его существования.

Если военный суд в процессе своей деятельности переименовывался или преобразовывался, а его документы составляют один фонд, то такой военный суд вносится в список всего один раз соответственно его переименованию или преобразованию по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, военный трибунал Калининского гарнизона последовательно подвергался преобразованию в военный суд Тверского гарнизона и Тверской гарнизонный военный суд. Документы этих судов в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер.

4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд.

Форма №  111

к пункту 21.6.3

_________________

(гриф секретности)

УТВЕРЖДАЮ

_________________________

(должность, подпись,

______________________________

инициалы, фамилия)

М. П.

«____»________ 20___ г.

Опись №___

страхового фонда

№ п/п единиц хранения страхового фонда	Дата копирова-ния документов	Количество кадров в единицах хранения страхового фонда	Количество дел, включенных в единицу хранения	Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда	Примечание
Номера фондов	Номера описей	Номера дел
1	2	3	4	5	6	7	8

Всего в опись внесено _______________________________ единиц хранения.

(цифрами, прописью)

______________________________________________________________________

(должность, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)

«____»___________ 20___ г.

Примечание. Графы бланка формы № 000 должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 4, 5, 7 – по 20 мм, графы 3, 6, 8 – по 30 мм.

Форма № 000

к пункту 21.6.4

СЕКРЕТНО

(по заполнении)

Книга

учета актов на уничтоженные

архивные дела (наряды)

_____________________________________________________

(наименование архива, архивохранилища)

Начата «____» ___________ 20__ г.

Окончена «____» _________ 20__ г.

На ____ листах

Место нахождение акта	9
Дата уничтожения	8
Всего уничтожено с начала года	7
Количество дел, разрешенных к уничтожению	6
Количество дел, внесенных в акт	5
Наименование фонда	4
Дата составления акта	3
Номер акта	2
№ п/п	1

Пояснения по ведению книги

1. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии.

2. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год, и за все годы.

Форма № 000

к пункту 21.6.4

Книга

учета недостающих архивных дел (нарядов) и описей

Начата «____» ___________ 20___ г.

Окончена «____»_________ 20___ г.

На _________________ листах

№ п/п	Наименование и номер фонда	Номер описи	Номер дела	За какой год	Для отметок
1	2	3	4	5	6