Инструкция по судебному делопроизводству мирового судьи Республики Башкортостан (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА

приказом

Государственного комитета

Республики Башкортостан

по делам юстиции

от15 июня 2015г.№293

ИНСТРУКЦИЯ

по судебному делопроизводству мирового судьи

Республики Башкортостан

Инструкция по судебному делопроизводству мирового судьи Республики Башкортостан (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей Республики Башкортостан (далее – мировых судей).

Настоящая Инструкция определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства мировых судей Республики Башкортостан, предусматривая учет и ведение документооборота в судебном участке, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного

делопроизводства мирового судьи

1.1. Инструкция устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для мировых судей и всех работников аппарата мирового судьи Республики Башкортостан.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р7.0.8-2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также на основании Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебногодепартамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 года № 36 (в редакцииприказа Судебного департамента приВерховном Суде РФ от 16 апреля 2014 года).

1.3. Все работники аппарата мирового судьи и мировой судья ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящейИнструкции осуществляется отделом организационного обеспечения деятельности мировых судей Государственного комитета Республики Башкортостан по делам юстиции(далее – Комитет) в сфере кадрового, организационного и ресурсного обеспечения деятельности мировых судей.

1.5. Мировой судья контролирует выполнение всеми работниками аппарата мирового судьи требований настоящей Инструкции, руководит делопроизводством и отвечает за его состояние. Мировой судья систематически, но не реже 1 раза в месяц проверяет состояние делопроизводства в судебном участке, и своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

1.6. Мировой судья:

а) вправе издавать распоряжения по организации работы канцелярии судебного участка в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по ведению судебной статистики в судебных участках мировых судей Республики Башкортостан, утвержденной приказом министра юстиции Республики Башкортостан от 26 июня 2006 года № 48, а также связанные с выполнением своим аппаратом требований государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию;

б) в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга мировой судья распределяет обязанности между работниками аппарата мирового судьи в случае длительного отсутствия на рабочем месте одного из них и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

в) контролирует сроки прохождения по судебному участку дел и материалов;

г) организует хранение, отбор и сдачу в архив документов, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

д) не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

е) дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;

ж) внедряет в практику судебного участка передовой опыт работы других мировых судей по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;

з) обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками аппарата мирового судьи по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда;

и) утверждает номенклатуру дел судебного участка, выносит приказы о внесении в неё изменений.

1.7. В случае временного отсутствия мирового судьи (болезнь, отпуск, иные уважительные причины) работой аппарата судебного участка руководит мировой судья, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего мирового судьи.

1.8. При временном отсутствии мирового судьи секретарь аппарата мирового судьи, либо секретарь судебного заседания мирового судьи временно могут быть направлены по согласованию сКомитетом для работы в другой судебный участок в порядке, предусмотренном трудовым законодательством и законодательством о государственной гражданской службе. При этом приостановление деятельности канцелярии судебного участка, по которому мировой судья временно отсутствует, не допускается.

1.9. Обязанности и права работников аппарата мирового судьи, помощника мирового судьи, заведующего канцелярией определяются должностными регламентами, утверждаемыми приказом Комитета.

1.10. Прием посетителей производится мировым судьей и ответственными работниками аппарата мирового судьи ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) в течение всего рабочего дня.

1.11. Прием обращений граждан и юридических лиц в электронной форме осуществляется в соответствии с Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21 июня 2010 года № 000.

1.12. Выдача документов осуществляется ответственными работниками аппарата мирового судьи ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) в течение всего рабочего дня.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, как поступающие по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в судебный участок (за исключением заявлений, принятых мировым судьей на личном приеме), принимаются, а также отправляются по назначению заведующим канцелярией (секретарем аппарата) мирового судьи.

2.2. Заведующий канцелярией (секретарь аппарата мирового судьи) вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице дела (письма и т. п.) штамп, где указывается дата поступления материала в судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма №1).

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается мировому судье и составляется соответствующий акт (приложение №1), один экземпляр которого направляется отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.

Почта на имя работников суда с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению.

2.3.Поступившие в судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции, формирующегося в базе данных специализированного автоматизированного учета, в день поступления.

Журнал учета входящей корреспонденции формируется нарастающим итогом путем еженедельной распечатки из базы данных специализированного автоматизированного учета. Распечатанные листы подшиваются в твердую обложку, нумеруются. После того, как количество листов достигнет двухсот, журнал заверяется подписью и печатью мирового судьи, на обложке ставится отметка «Том 1», и секретарь аппарата приступает к формированию второго тома журнала учета входящей корреспонденции.

Предварительное согласование с мировым судьей акта регистрации входящей корреспонденции (т. е. фиксации его поступления в журнале вхо­дящей корреспонденции), а также даты его регистрации не допускается.

По просьбе лица, представившего корреспонденцию непосредственно в судебный участок, заведующий канцелярией (секретарь аппарата) на дополнительной копии представленного документа в правом нижнем углу ставит штамп судебного участка, указав дату поступления в судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции, подпись, фамилию и должность лица, принявшего корреспонденцию, после чего копия возвращается этому лицу.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной регистрации.

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

2.6.Не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания с отметкой о времени поступления их в судебный участок для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные мировому судье;

б) расписки в получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений, жалоб.