Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (стр. 13 )

Передаваемые средствами факсимильной связи документы на иностранном языке отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ, и должностным лицом, подготовившим его.

3.3.11.4. Непосредственную передачу и прием документов, их учет осуществляет управление специальной документальной связи администрации Правительства Кировской области (далее – УСДС).

Через УСДС передаются факсимильные сообщения за подписью
Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, руководителей структурных подразделений, входящих в администрацию Правительства Кировской области, и структурных подразделений при
Правительстве Кировской области.

Для передачи в УСДС представляется подлинник отправляемого документа, если его отправка не предполагается параллельно почтовой или
фельдъегерской связью (в противном случае – ксерокопия), с указанием точного кода страны (для международных), города, номера факса получателя, фамилии и телефона исполнителя. После передачи документ остается в УСДС и подшивается в дело.

Принятые по факсу документы учитываются в УСДС в журнале учета, под роспись передаются в отдел документооборота, где регистрируются, а затем направляются для рассмотрения Губернатору области, исполняющему обязанности Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области или в соответствующее подразделение. Документы с резолюцией Губернатора области или заместителей Председателя Правительства области передаются в соответствующее подразделение и
после исполнения поручения хранятся в делах данного органа исполнительной власти.

Принимаемые средствами факсимильной связи документы, не требующие решения и ответа (в основном информационного, статистического, рекламного характера), после регистрации в УСДС передаются непосредственно в соответствующее подразделение под роспись в журнале учета.

3.3.11.5. Ответственность за правильность передачи, приема, учета
документов, передаваемых по каналам факсимильной связи, возлагается на работников УСДС.

Ответственность за содержание и оформление документа, передаваемого средствами факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти.

Ответственность за составление, оформление, учет, передачу, прием и хранение документов как переданных, так и принятых другими органами исполнительной власти, имеющими средства факсимильной связи, возлагается на их руководителей. При этом регистрация входящих (исходящих) документов, принятых (переданных) средствами факсимильной связи с просьбами и требующих решения, должна осуществляться в отделе
документооборота.

3.3.12. Договоры, соглашения, доверенности

3.3.12.1. Текст договоров (контрактов) и соглашений фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти
отношения.

3.3.12.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий организации (ее подразделению), должностному или физическому лицу от имени доверителя.

3.3.12.3. Проекты договоров и соглашений Правительства Кировской области готовятся органами исполнительной власти или должностными лицами на основании поручений Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области.

3.3.12.4. Договоры, соглашения области и доверенности на право совершения каких-либо действий от имени Правительства области подписывает Губернатор области либо в его отсутствие исполняющий обязанности Председателя Правительства области.

3.3.12.5. Договоры и соглашения за подписью Губернатора области либо исполняющего обязанности Председателя Правительства области (до их подписания) должны быть завизированы соответствующим заместителем Председателя Правительства области, руководителями соответствующих органов исполнительной власти и начальником правового управления или замещающим его лицом, а связанные с расходованием средств областно-

го бюджета – главой департамента финансов Кировской области (далее – департамент финансов) или замещающим его лицом.

После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатями сторон и зарегистрированы в отделе документооборота.

3.3.12.6. Подлинники подписанных и заверенных печатями договоров и соглашений в течение текущего года хранятся у начальника управления делопроизводства, а затем в установленном порядке сдаются в архив.

3.3.12.7. Договоры и соглашения могут подписываться также заместителями Председателя Правительства области или должностными лицами, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании доверенностей, подписанных Губернатором области или в его отсутствие исполняющим обязанности Председателя Правительства области.

3.3.12.8. Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности органов исполнительной власти при Правительстве Кировской области имеет право подписывать на основании доверенности заместитель Председателя Правительства области – управляющий делами Правительства области или лицо, его замещающее (по доверенности), а также начальник хозяйственного управления (по доверенности).

3.3.12.9. Доверенности регистрируются в специальном журнале и в
течение календарного года хранятся у начальника управления делопроизводства.

3.3.13. Служебные (докладные) записки

Служебная (докладная) записка – документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Записка должна иметь адресата, наименование документа (заголовок к тексту), дату, регистрационный номер, подпись с указанием полного наименования должности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

3.4.1.1. Требования к организации документооборота в органах исполнительной власти базируются на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределении документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

3.4.1.2. В документообороте органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.

3.4.1.3. В администрации Правительства Кировской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электронной почты.

3.4.2. Приём и первичная обработка поступивших документов

3.4.2.1. Поступившая в адрес Правительства Кировской области, отдельных должностных лиц и подразделений корреспонденция и другие служебные документы принимаются, регистрируются и учитываются (кроме секретных документов) в отделе документооборота.

3.4.2.2. Конверты и пакеты с надписью «Лично» в отделе документооборота не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если
содержащаяся в них корреспонденция не является личной перепиской и оказывается служебной, она возвращается в отдел документооборота для регистрации.

3.4.2.3. В случае поступления в орган исполнительной власти документов, содержащих важную информацию или требующих решения или ответа, они передаются для регистрации и учета в отдел документооборота.

3.4.2.4. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимаются оперативным дежурным в здании № 1 Правительства области с последующей передачей их утром первого рабочего дня в отдел документооборота для регистрации и учета.

Копии документов с надписью «Весьма срочно» или «Срочно» передаются оперативным дежурным непосредственно адресату, а в случае его отсутствия – ответственному дежурному по Правительству области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале, подлинник данного документа передаётся утром первого рабочего дня в отдел документооборота для регистрации в установленном порядке.

3.4.2.5. При приеме и первоначальной обработке поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.

3.4.2.6. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, при отсутствии возможности в рабочем порядке устранить выявленное несоответствие составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в отделе документооборота, а третий приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю.

3.4.2.7. Конверты от документов уничтожаются, за исключением документов из судебных органов, органов прокуратуры и случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

3.4.2.8. Заказные письма, полученные в отделении связи отделом документооборота и адресованные органам исполнительной власти, являющимся юридическими лицами, передаются ответственным за делопроизводство под роспись.

3.4.2.9. Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются и прикладываются к письмам.

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором области или заместителями Председателя Правительства области, осуществляет отдел документооборота.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения является направление
документа для оформления указания по исполнению документа (резолюции) Губернатором области, заместителями Председателя Правительства области, руководителями подразделений в соответствии с распределением обязанностей.